省錢高效的采購技巧

內(nèi)容概要

　　控制和節(jié)約成本對企業(yè)來說意義重大，做好采購管理是其中關鍵的一環(huán)。但如何做才能真正既省錢又高效？采購的各個環(huán)節(jié)中到底有哪些竅門和技巧？　　《省錢高效的采購技巧》從實際問題入手，深入分析采購管理中的各個環(huán)節(jié)，詳細講解采購所需要的方法和技能。注重對實際案例的解析、在每個技能點后均附有“實踐練習”的環(huán)節(jié)、強調(diào)實用性和講練結合都是本書的特點和優(yōu)勢?！　∑髽I(yè)采購經(jīng)理、財務成本主管、分管采購的企業(yè)高層經(jīng)理人可以用本書來提升技能，也可以在日常工作中參考本書并當成工作手冊使用。

書籍目錄

前言第一章 采購組織與人員技能點1 如何組建采購部門技能點2 如何針對不同物品特性選擇采購策略技能點3 如何明確采購部門人員職責技能點4 如何招聘采購人員技能點5 如何培訓采購人員第二章 采購計劃與預算技能點1 如何制定認證計劃技能點2 如何制定訂單計劃技能點3 如何保證采購計劃的準確性技能點4 如何制定采購預算技能點5 如何選擇預算編制方法第三章 采購招標、投標與評標技能點1 如何選擇招標采購方式技能點2 如何成功開展招標采購技能點3 如何進行招標公證技能點4 如何進行投標技能點5 如何進行評標第四章 采購談判技巧與策略技能點1 如何進行談判準備技能點2 如何做好談判開局階段工作技能點3 如何進行磋商談判技能點4 如何在談判過程中進行討價還價技能點5 如何進行互利型談判技能點6 如何爭取對己方有利型談判第五章 采購認證與訂單技能點1 如何準備認證技能點2 如何初選供應商技能點3 如何進行試制認證技能點4 如何準備訂單技能點5 如何確定供應商技能點6 如何進行合同簽訂工作技能點7 如何進行訂單跟蹤工作技能點8 如何進行物料檢驗與接收第六章 采購成本與價格技能點1 如何通過商品成本分析來降低采購成本技能點2 如何通過網(wǎng)上采購降低采購成本技能點3 如何利用JIT采購降低采購成本技能點4 如何制作底價技能點5 如何正確進行詢價技能點6 如何處理報價技能點7 如何制定議價策略技能點8 如何成功進行議價第七章 采購審核與控制技能點1 如何對采購決策進行審核技能點2 如何對采購計劃進行審核技能點3 如何對采購管理過程進行審核技能點4 如何對采購方式進行審核技能點5 如何對采購合同進行審核技能點6 如何對應付賬款進行審核技能點7 如何對供貨廠商的產(chǎn)品質(zhì)量進行控制技能點8 如何對采購和付款業(yè)務進行控制技能點9 如何防止暗箱操作第八章 供應商的開發(fā)與選擇技能點1 如何對供應商進行調(diào)查技能點2 如何尋找潛在供應商技能點3 如何對潛在供應商進行資格審核技能點4 如何分析評估潛在供應商技能點5 如何分析評估現(xiàn)有供應商技能點6 如何選擇供應商第九章 供應商控制與管理技能點1 如何進行完全競爭控制技能點2 如何進行合約控制技能點3 如何防止被供應商控制技能點4 如何與供應商建立伙伴關系技能點5 如何對供應商進行管理

章節(jié)摘錄

第一章 采購組織與人員技能點1　如何組建采購部門主題詞　采購與供應商管理？組織與人員？采購部門組建適用情景 當為成功地完成采購任務要建立一個平臺時，查看此技能。技能描述采購部門是企業(yè)為了采購活動以保證生產(chǎn)運作順利進行而建立的一個組織。隨著企業(yè)與市場的聯(lián)系日益緊密，采購部門的工作狀況直接影響整個企業(yè)的運作流程與競爭優(yōu)勢。那么如何建立一個精干高效的采購部門呢？具體步驟如下：小詞典采購部門的建立，亦稱為采購內(nèi)部組織的部門化，就是將采購部門應負責的各項職能整合起來，按照不同的分工，建立不同的部門加以執(zhí)行。1.確定采購部門的組織結構一般來講，中、小規(guī)模企業(yè)的采購組織，通常缺乏稽查、管理、研究的功能，或者沒有分設這些部門。對于這種主要執(zhí)行購買功能的采購部門來說可以有以下四種組織結構形式：（1）產(chǎn)品結構式：是指將企業(yè)所需采購的產(chǎn)品分為若干類，每一個或幾個采購人員分成一組，負責采購其中的一種或幾種商品的組織形式。運用這種結構形式可使采購人員對其經(jīng)辦的項目非常精通，能夠做到“熟能生巧”、“觸類旁通”。這種形式適合于所需采購的商品較多、專業(yè)性較強、商品間關聯(lián)較少的企業(yè)。（2）區(qū)域結構式：是指將企業(yè)采購的目標市場劃分為若干個區(qū)域，每一個采購人員負責一個區(qū)域的全部采購業(yè)務。一般是依照采購物品來源進行區(qū)域的劃分。這種組織形式便于明確工作任務和績效考核，利于調(diào)動員工的積極性并使之與供應商建立良好的人際關系，也適合于交易對象及工作環(huán)境差異性大的企業(yè)。（3）顧客結構式：是指將企業(yè)的采購目標市場按顧客的屬性進行分類，每個采購人員負責同一類顧客。這種組織形式可使員工較為深入地了解顧客的供應情況及存在的問題，通常適用于同類顧客較為集中的企業(yè)。（4）綜合式采購組織：這種組織形式綜合考慮了上述三種因素的重要程度和關聯(lián)狀況。稍具規(guī)模的企業(yè)在采購量較大、作業(yè)過程復雜、交貨期長等情況下可以選擇此種結構形式。根據(jù)企業(yè)具體特點選定了部門結構形式后，就需要進行部門人員的選擇。2.選擇采購部門的人員一般來講，采購部門的人員包括：（1）總經(jīng)理：是采購部門的最高領導，主要向運營副總裁負責，負責從供應、服務到行政管理的各個環(huán)節(jié)，并統(tǒng)管整個采購部門的運作?？偨?jīng)理必須在最大限度地利用資產(chǎn)的同時，努力降低采購部門的成本，保證滿足企業(yè)供應的需要。（2）采購科長：受總經(jīng)理的直接領導，主要負責安排本科室的具體工作，并制定本科室的中、短期計劃，幫助辦事人員協(xié)調(diào)部門內(nèi)部的工作，對內(nèi)部人員實行管理。（3）助理：是科長的助手，輔助科長開展日常工作，協(xié)助科長根據(jù)具體需要制定中、長期計劃，協(xié)助科長安排具體工作、監(jiān)督和管理下屬人員，并整理和管理與科室相關的檔案資料。（4）采購人員：是在科長直接領導下，日常工作的具體執(zhí)行者，主要按照部門和各科室制定的計劃來進行工作。3.確定采購部門人員的數(shù)量在確定采購人員的職能后，就需要確定采購部門人員的數(shù)量。采購部門在確定一個采購經(jīng)理后，其余的部門成員數(shù)量應視具體情況而定。如果涉及的工作量大，且難度較大時，成員的數(shù)量可相對多一些；如果涉及的工作量不大，且任務較輕時，成員的數(shù)量可相對少一些。通常情況下，采購部門的成員數(shù)量以能滿足工作的需要為標準，太多則容易增加成本，造成浪費；太少又易造成工作的延誤，難以滿足工作要求和完成工作任務。4.明確采購部門的職責采購部門的職責包括一切與采購工作直接或間接相關的活動。具體包括下列內(nèi)容：（1）物料來源的開發(fā)與價格調(diào)查；（2）請購單內(nèi)容的審查；（3）交貨的稽催與協(xié)調(diào)；（4）物料的退貨與索賠；（5）采購計劃與預算的編制；（6）采購制度、流程、表單等的設計與改善；（7）對供應商的選擇、評價和管理；（8）國外采購的處理。明確了組織結構構成，根據(jù)組織結構選定采購組織人員，確定人員數(shù)量，明確其職責后，采購部門就構建完畢，可以進行運作了。技能點2　如何針對不同物品特性選擇采購策略主題詞　采購與供應商管理？組織與人員？采購策略適用情景 當想選擇合適的方式來最有效地利用企業(yè)資源時，查看此技能。技能描述企業(yè)的采購策略有兩種：集中制采購和分散制采購。兩種策略有不同的特性和適用條件。企業(yè)進行采購策略的選擇時，需要根據(jù)不同物品和采購策略的特性，結合企業(yè)自身條件進行選擇。1.明確兩種策略的特性和適用條件2.結合企業(yè)自身特點進行選擇（1）采購物品的共性要求。若各事業(yè)部或下屬單位所需原材料或零部件共性很強，采取集中采購更為有利。（2）地理位置的分布。若各事業(yè)部或下屬單位分布在不同的國家或地區(qū)，各地的商業(yè)貿(mào)易政策不同、文化習慣各異，宜采用地區(qū)性的分散采購策略。（3）供應市場的結構。如果供應商具有市場壟斷地位，應采取集中策略，統(tǒng)一談判并盡量爭取與供應商發(fā)展伙伴關系。（4）降低成本的潛力。有些原材料或零部件的采購價格與采購量有很大的關系，則應集中起來統(tǒng)一訂購以降低采購成本。（5）專業(yè)技能的要求。有些產(chǎn)品的采購需要特定的專業(yè)知識與技能，應集中起來由專業(yè)采購人員統(tǒng)一采購。（6）價格浮動的影響。有些原材料如金屬、油品、橡膠、大米等對政治、經(jīng)濟、環(huán)保十分敏感，宜于集中采購。（7）客戶需求。若客戶對本公司所用的原材料或者零部件有指定性要求，為遵循客戶個性化要求，顯然應實行分散采購。企業(yè)在采購時，應該根據(jù)各種采購策略的特點，結合企業(yè)自身條件進行選擇。充分把握好集中與分散的最佳結合點，對降低采購成本、建立通暢的采購渠道、提高采購工作效率有很大的作用。技能點3 如何明確采購部門人員職責主題詞　采購與供應商管理？組織與人員？明確采購部門人員職責適用情景 當對采購部門人員職責不明確時，查看此技能。技能描述采購部門人員的職責不明確常常會造成企業(yè)的管理混亂、資源浪費，因此有必要對其部門人員的職責進行明確劃分。一般來講，部門人員的職責與其在企業(yè)中所處的崗位必然相關，不同職位層次具有不同的職責，主要有以下幾種：1.采購經(jīng)理是采購組織的最高領導，主要向運營副總裁匯報工作。負責從供應、服務到行政管理的各個方面的工作。具體職責是：（1）擬訂采購部門的工作方針與目標；（2）負責主要原料與物料的采購；（3）編制年度采購計劃與預算；（4）簽訂審核訂購單與合約；（5）撰寫部門周報與月報；（6）負責采購人員的教育培訓；（7）與供應商建立良好的伙伴關系；（8）主持或參與與采購相關的業(yè)務會議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。2.采購科長是采購經(jīng)理的直接下屬，主要安排具體工作事宜，其職責主要包括：（1）安排采購人員及助理的日常工作；（2）負責次要原料或物料的采購；（3）協(xié)助采購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等；（4）跟蹤采購進度；（5）督導保險、公證、索賠；（6）審核一般物料采購案；（7）市場調(diào)查；（8）考核供應商。3.助理是采購科長的助手，輔助采購科長開展日常工作，其職責主要包括：（1）請購單、驗收單的登記；（2）交貨記錄及稽催；（3）訪客的安排與接待；（4）采購費用的申請與報支；（5）進出口文件報批及手續(xù)的申請；（6）承辦保險、公證事宜；（7）電腦作業(yè)與檔案管理。4.采購員是具體采購工作的執(zhí)行者，其職責主要包括：（1）經(jīng)辦一般性物料的采購；（2）查訪廠商；（3）與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等；（4）確認交貨日期；（5）處理一般索賠案件；（6）處理退貨；（7）收集價格情報及替代品資料。對以上采購部門中幾個職位職責進行明確劃分，可以避免工作中發(fā)生相互推諉的現(xiàn)象，提高工作效率，避免資源浪費。技能點4　如何招聘采購人員主題詞　采購與供應商管理？組織與人員？招聘采購人員適用情景　采購部門需要招聘采購人員時，查看此技能。技能描述在現(xiàn)代企業(yè)中，采購部門的作用越來越大，采購人員素質(zhì)的高低直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，能否招聘到優(yōu)秀的采購人員對企業(yè)的發(fā)展將產(chǎn)生重大影響。具體招聘過程可分為以下幾步：提醒因事設人，而不是因人設事。1.進行崗位需求分析采購部門應該根據(jù)本部門的情況和崗位要求，研究各個崗位所需招聘人員的條件、數(shù)量等。2.擬訂招聘標準根據(jù)采購部門的崗位要求，擬訂所需采購人員的條件。（1）才能方面：①價值分析能力。采購人員必須具有“成本效益”觀念，精打細算，隨時將投入與產(chǎn)出加以比較；此外，采購人員還必須能夠?qū)髢r單的內(nèi)容逐項進行剖析評判。②預測能力。采購人員應能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，研究、判斷資源是否充裕；從物品原材料價格的漲跌，能推斷采購成本受影響的幅度；能對物品未來的供應趨勢作出預測。③表達能力。采購人員須能正確、清晰地表達所欲采購物品的各種條件，如規(guī)格、數(shù)量、交貨期等；具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間；具有“曉之以理，動之以情”的爭取優(yōu)惠采購條件的表達技巧。④專業(yè)知識。采購人員須具有原料來源、組合過程、基本功能、品質(zhì)、用途、成本等方面的專業(yè)知識，能主動開發(fā)新來源或替代品。（2）品德方面：①公正與誠實。采購人員必須以公平、公開、公正的方式來評價供應商，不可心存偏見，厚此薄彼；以實事求是的態(tài)度與供應商來往，不可有欺瞞行為，造成不道德的采購。②臨財不茍。采購人員對供應商的威逼或利誘必須保持“平常心”，不能因貪圖私利損害公司利益。③敬業(yè)精神。采購人員須抱有“我主管、我負責”的態(tài)度，負責調(diào)度企業(yè)所需物料，絕不能使企業(yè)出現(xiàn)“停工斷料”事件。④虛心與耐心。采購人員對供應商必須公平禮貌，不可傲慢無理，與供應商談判過程中需有忍耐、等待的修養(yǎng)。3.選擇招聘渠道具體招聘渠道有：（1）內(nèi)部征召。內(nèi)部征召是指吸引正在企業(yè)任職的員工，填補采購部門的空缺職位。如果企業(yè)內(nèi)部有合適人選，應首先選擇內(nèi)部征召。這樣對其員工也是一種有效的激勵，可以提高員工士氣，而且風險也較小。如果內(nèi)部沒有合適的人選，就可以進行外部招聘。（2）外部招聘。外部招聘是指從組織外面選取合適的人才來填補采購部門的職位空缺?？梢猿浞掷每菑V告、員工和顧客推薦、校園招聘、在線招聘、就業(yè)機構和專業(yè)獵頭公司等多種招聘渠道選擇合適的員工。提醒將這些招聘方法結合起來使用，往往更有效。4.選擇招聘方法現(xiàn)代企業(yè)甄選員工的方法非常多，如背景調(diào)查、情景模擬、心理和體格測驗、筆試和面試等。采購部門常用的基本方法有：（1）對求職申請者進行背景調(diào)查。根據(jù)求職者的求職申請表進行背景調(diào)查，以了解申請者的教育經(jīng)歷、工作履歷、個人品質(zhì)、工作能力等方面的重要信息。這是企業(yè)進行篩選的第一步。（2）情景模擬。情景模擬可為企業(yè)選擇到最佳人選，可為企業(yè)節(jié)省培訓費用，也可使被測者得到一次實際的鍛煉。情景模擬的內(nèi)容包括：公文處理、與人談話、無領導小組討論、角色扮演和即席發(fā)言等。小詞典情景模擬是根據(jù)被測試者可能擔任的職務，編制一套與該職務實際情況相似的測試題目，讓被測試者處理可能出現(xiàn)的各種問題，以此來測評應聘者的心理素質(zhì)、潛在能力的一種方法。（3）面試。甄選進入最后一輪都會有一次面談，一般由部門主管親自進行。面談可以通過交流和觀察等方法了解應聘者的個性特點、態(tài)度、隨機應變能力以及形象、氣質(zhì)等方面的特性，從而挑選到合適的人員。一般說來，這些招聘方法是交叉混合使用的。背景調(diào)查和面試幾乎是進行招聘時必用的方法。情景模擬、心理測驗、體格測驗及筆試等方法，視公司具體情況而定。技能點5　如何培訓采購人員主題詞　采購與供應商管理？組織與人員？培訓采購人員適用情景 當想提升采購人員的素質(zhì)時，查看此技能。技能描述培訓是組織的義務，接受培訓是員工的權利。所有的組織都需要對員工進行培訓，采購組織也不例外。采購人員的培訓包括崗前培訓（主要包括公司文化、公司歷史及與本職工作相關的工作訓練與介紹）及在職培訓。崗前培訓一般由人力資源部統(tǒng)一安排，不需要采購部門單獨進行。那么如何安排在職培訓呢？主要有以下幾個步驟：小詞典培訓是由某個機構或個人，根據(jù)某一部分人員在某一時刻的工作需要，通過書面、口頭傳達等溝通方式對員工進行教育和示范，以達到更新其知識、理念，提升其綜合素質(zhì)，影響和改變其行為方式，提高其工作能力，促進企業(yè)或團隊更快速、更健康發(fā)展的行為。1.進行員工培訓需求分析對員工培訓進行需求分析，是有效實施培訓的前提條件。不同層次的員工有不同的培訓需求。2.確定員工培訓內(nèi)容（1）采購專業(yè)課程：①供應商管理。包括供應商管理、供應商考察與審核、供應商認可、合同與協(xié)議、供應商績效考核與改進、供應市場調(diào)研與分析等內(nèi)容。通過學習了解供應商管理的基本概念、流程、工具，學會供應商審核、考評及績效指標衡量的基本方法。②原材料的采購。包括所需材料的市場與品牌，收集、組織、分析市場信息，問價與談判，供應風險分析等內(nèi)容。通過培訓了解原材料的基本分類、市場分布、談判及采購技巧。③采購與環(huán)境。包括環(huán)境管理體系、相關環(huán)保法規(guī)與標準、環(huán)保管理體系與采購和供應商的關系等內(nèi)容。通過學習了解環(huán)保的基本要求、環(huán)保管理體系、環(huán)保管理體系與采購和供應商的關系等。

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