半天會寫商務文書

內容概要

本書講授了商務文書寫作的格式要領，詳細介紹了行政文書、市場文書、企業(yè)宣傳文書、工商財務稅務文書、社交禮儀文書等的寫作規(guī)范。對每一種文書都是先闡述基礎的“技能描述”，其中的“小看板”更是清晰地歸納了寫作的要點，接著是針對細節(jié)的“提醒您”，簡潔的“牢記要點”，經典的“實用范例”，最后是幫助讀者鞏固的“實踐練習”。    讀者將從中熟練掌握不同類別商務文書的寫作方法，熟悉文書的正確格式，規(guī)避常見的錯誤，撰寫出規(guī)范、標準、合法的商務文書。    本書適合企業(yè)行政秘書、市場推廣和公關人員、財務人員等作為案頭常備書。

書籍目錄

前言第一章  商務文書的一般寫作技巧　技能點1　如何合理安排寫作步驟　技能點2　如何體現(xiàn)文書的主旨　技能點3　如何挑選處理文書材料　技能點4　如何運用合理的布局吸引讀者　技能點5  如何增加文字的可讀性　技能點6  如何傳達負面信息　技能點7  如何運用圖表、空白和標題行　技能點8  如何處理特殊表達　技能點9  如何修改文書第二章   通用行政文書　技能點1　如何撰寫通知　技能點2　如何撰寫決定　技能點3　如何撰寫報告　技能點4　如何寫請示　技能點5　如何寫批復　技能點6  如何制定制度　技能點7  如何制定計劃　技能點5　如何撰寫聲明　技能點6  如何寫好會議紀要第三章   市場文書　技能點1　如何寫好調查問卷　技能點2　如何撰寫市場調查報生　技能點3　如何撰寫可行性研究報告　技能點4　如何撰寫市場決策報生　技能點5　如何撰寫經濟活動分析報生 　技能點6  如何撰寫產銷分析報告 第四章  企業(yè)宣傳文書　技能點1　如何撰寫公司介紹　技能點2　如何撰寫公關策劃書　技能點3　如何撰寫廣告策劃書　技能點4　如何寫好商品說明書　技能點5  如何撰寫商務消息　技能點6  如何撰寫商務通訊第五章  工商財務稅務文書　技能點1　如何撰寫企業(yè)設立登記申請報告　技能點2　如何撰寫商標注冊申請書　技能點3　如何編制資產負債表　技能點4　如何編制利潤表　技能點5  如何編制利潤分配表　技能點6  如何編制現(xiàn)金流量表　技能點7  如何撰寫財務分析報告　技能點8　如何撰寫內部審計報告　技能點9  如何填寫減免稅申請書第六章　社交禮儀文書　技能點1　如何撰寫請柬　技能點2　如何致歡迎辭　技能點3　如何致開幕辭　技能點4　如何致答謝辭　技能點5　如何撰寫賀信　技能點6　如何撰寫慰問信　技能點7  如何撰寫倡議書附錄　附錄1  市場調查計劃表模板　附錄2　可行性研究報告模板　附錄3  市場決策報告模板　附錄4　產品營銷分析表　附錄5　企業(yè)暢銷產品分析表　附錄6　公關策劃書模板　附錄7  企業(yè)設立登記申請注冊書　附錄8  組建股份公司申請書模板　附錄9　授權委托書模板

章節(jié)摘錄

　　第一章 商務文書的一般寫作技巧　　技能點1 如何合理安排寫作步驟　　主題詞 商務文書寫作·一般寫作技巧·寫作步驟　　適用情景 當準備開始商務文書寫作時，查看此技能?！　〖寄苊枋觥　∥臅姆N類雖然很多，但是通常都會有一個相對固定的寫作步驟，按照這種步驟寫作，您的文書不但可以更加規(guī)范準確，而且也更有利于實現(xiàn)有效寫作。一般來說，正式的寫作可以分為以下五個步驟：　　1. 明確寫作目的　　在寫作之前，一定要先確定寫作目的。通常情況下，商務寫作主要是為了完成如下幾種任務：　?。?）通知傳達。例如，通知、月報、工作報告、人力資源信息等；　?。?）說服對方。如提案、申請、商務廣告等；　?。?）指導建議。如商品說明書、項目建議書、倡議書等；　?。?）做記錄。如個人總結、會議記錄、談判備忘錄等?！　〈送猓恍┪臅€有簽訂契約、制定規(guī)則等目的?！　⊙芯勘砻鳎喝绻覀儗懽鲿r確定一個單一明確的目標，會比兼顧多個目標更有效率。所以除去一些不得不實現(xiàn)兩個甚至兩個以上目標的特殊情況外，我們還是應該在每一篇文書中確定一個單一目標，特別是在信件、備忘錄、電子郵件等類似的文書寫作中目標單一化，可以取得更好的效果?！　?. 制定寫作提綱　　既然已經在寫作之前明確了一個目標，為了進一步理清文書書寫的脈絡，您最好首先列出一個提綱。當然，提綱并非是需要嚴格遵守的東西，因為在寫作過程中您可能還要根據(jù)實際情況，做適當?shù)恼{整、變動?！　≡诹刑峋V的過程中，您可以把能夠想到的零星想法都寫下來，然后再集中精力設想各種分論點，排出最理想的順序。　　下面是幾種組織論點的方式：　?。?）按時間順序。適合指導建議類寫作，也適合記錄性寫作?！　。?）先重后輕。適合通知、傳達類寫作，也適合那些只關心最終結果的讀者的需要。　?。?）先輕后重。比較適合說服建議類寫作。　　有了明確的提綱，我們就可以根據(jù)需要，選定寫作需要的材料了?！　?. 掌握正式開始寫作的步驟　　終于要動筆寫正文了，不過先別忙，如果您還不認識、不了解讀者，您最好先假想一下您即將面對的讀者有哪些特點?！　√嵝选　≡趯懽鬟^程中，要不時地反問自己：“你到底想說什么？”　　當頭腦中有了讀者的形象，就可以用提綱做指導，在與他們的“對話”中，自然而然地往下寫了。這種方法會使文字變得生動而有效，而且會自然地形成一種風格。要做到這一點，您要牢記與讀者達成共識的四個要素：了解讀者的相關信息、檢查文字的易讀性、避免寫作前對讀者不必要或過高的假設，站在讀者的立場上寫作。　　關于語言，有以下幾個建議：　?。?）盡量使用簡單的語言；　　（2）避免使用可能引起誤解的模糊詞句；　?。?）句子要簡短。　　4. 了解文章修改的方法　　從讀者的角度來閱讀文章，必要時可以大聲朗讀一遍?！　ψ约簢栏褚恍灰呦д蔚膭h改。　　如果修改的地方過多，您就要注意了，這說明您的計劃可能做得不是很好，下次要多加小心了。　　5. 了解編輯的注意事項　　通篇檢查文章用詞的準確性、邏輯合理性和標點正確性。在英文寫作中，還要注意諸如語法、拼寫的問題?！　‘斎唬@里講的只是文書的一般寫作規(guī)范，您不必機械地摹仿書寫，可以根據(jù)實際情況做適當?shù)恼{整。　　技能點2 如何體現(xiàn)文書的主旨　　主題詞 商務文書寫作·一般寫作技巧·文書主旨　　適用情景 當需要明確突出文書的主旨時，查看此技能?！　〖寄苊枋觥　∩虅瘴臅闹髦?，就是通過文章的具體材料描述所要表達的中心思想、基本觀點或者要說明的主要問題，是作者對商務事務的見解、評價和態(tài)度?！　√嵝选　∩虅瘴臅c文學作品不同，主旨不可含蓄，要做到“明白顯露”?！　?. 明確要求　　首先，要明確商務文書主旨的要求。這主要包括：　?。?）符合政策、法令。否則就不能在商務活動中發(fā)揮有效的作用?！　。?）符合上級意圖。即符合上級對經濟活動的基本目的、基本要求和基本主張?！　。?）單一、鮮明、有強烈的針對性。這與上一個技能點中談到的確定單一的寫作目的是相通的。　　2. 顯旨方法　　明確了對主旨的要求后，才可以有效地顯旨。以下是商務文書顯現(xiàn)主旨的幾種常用方法：　?。?）標題點旨。標題即具體商務文書的名稱，用標題概括點明主題，即為標題點旨，這是比較常見的方法?！　。?）開門見山。文書一開頭就能喚起讀者注意，使其先有一個總概念，不得不繼續(xù)看下去。主要表現(xiàn)為開頭使用主旨句，或者直接闡述意義、主張或基本觀點?！　。?）先寫原由，引出主旨。在文書開頭直接表明制發(fā)文書的原由、背景，而后順帶自然地引出文書的意義、目的?！　。?）以段旨、層旨整合出主旨。通過各個段落、層次中的段旨句、層旨句整合出主旨?！　。?）妙用小標題。將主旨分解成以小標題“領頭”的幾個部分。　?。?）首尾呼應。在開頭提出一個令人關注的問題，在結尾處做出相應的明確答復；或者在開頭對某一情況做出多種解釋，在結尾處給出相對正確的解釋?！　。?）篇尾點旨。在正文結尾處點明主旨?！　≈档米⒁獾氖?，實際操作中的文書寫作往往是綜合使用幾種方法的。掌握了這些方法，相信您的文書主旨就會更加鮮明了?！　〖寄茳c3　如何挑選處理文書材料　　主題詞 商務文書寫作·一般寫作技巧·選材處理　　適用情景 當需要選擇、整理出準確、詳實的文書材料時，查看此技能?！　〖寄苊枋觥　∩虅瘴臅牟牧?，是指為了寫作需要，用于提煉、確立、表現(xiàn)寫作主旨的事實和觀念。它主要包括作者在寫作前搜集、積累的各種事實、數(shù)據(jù)、意見、觀點、經驗、問題以及上級有關指示精神等?！　?. 選材標準　　要想利用好材料，首先就要做好選材的工作。商務文書選材的標準主要有：　?。?）準確。文書寫作采用的材料，必須做到真實準確，確鑿無誤?！　。?）切題。材料要有針對陛，既要做到與觀點統(tǒng)一，又要有實用性。　?。?）典型。材料能深刻表現(xiàn)出經濟活動的內在規(guī)律，具有代表性，這樣才能使材料具有說服力?！　。?）科學。以科學的思維去看待各種經濟現(xiàn)象?！　。?）新穎。選材需要與時俱進，有時代感。　　2. 整理材料的方法　　選材后，還要根據(jù)實際需要，對材料加以整理。整理材料的常用方法有：　?。?）分類法。通常有兩種分類方法，一種是依據(jù)材料的性質進行分類；另一種是依據(jù)滿足工作需要的程度來分類。通過分類，可以找出各個“類”之間的內部聯(lián)系，便于提煉出有價值的觀點?！　。?）篩選法。即經過反復多次甄選，從眾多材料中找出那些最符合需要的材料。　?。?）節(jié)選法。刪繁就簡，選用一個完整事件的片斷去表現(xiàn)觀點。　?。?）提煉法。把有價值但又過于詳細的材料去粗取精，突出精華部分。　　提醒　　節(jié)選不能斷章取義或歪曲原意，應注意上下文銜接的流暢　　及論述角度的一致?！　】傊瑤追N方法要注意靈活、綜合運用。有了適宜的材料，文書才不至于顯得空洞無力?！　〖寄茳c4　如何運用合理的布局吸引讀者　　主題詞 商務文書寫作-一般寫作技巧·謀篇布局　　適用情景 當需要一個良好的文章布局時，查看此技能?！　〖寄苊枋觥　∥臅牟季植粌H體現(xiàn)了您的整體思維能力，也是對您智慧的挑戰(zhàn)。那么如何設計一個得體而且吸引讀者的布局呢？　　提醒　　創(chuàng)造第一印象的機會永遠只有一次。　　1. 注意問題　　布局前，您要注意以下一些問題：　?。?）創(chuàng)造良好的第一印象。第一印象是十分重要的，所以您需要盡量提供一種可能，讓讀者不用太費力就能比較輕松地“進入”到您的文字中。因此，開頭幾段要寫得簡短一些。情況允許的話，可以用標題和附言來增加吸引力。　?。?）結構明確。文書結構要明確，不宜過于繁雜，思維脈絡清晰，這樣才不會令讀者產生抵觸、厭倦的心理。　?。?）適應不同文種體式。注意按照各種文種的固定格式書寫，以便于讀者可以盡快找到他們所需要的信息?！　?. 布局方法　　文書在外形結構上一般都要分作開頭、結尾、主體三大部分?！　。?）掌握常規(guī)的開頭方式。一般說來，文書的開頭應該是對全篇內容的高度概括和主題的集中反映。比較常見的開頭方式有：　?、偾闆r概述。主要概括說明與文中內容有關的情況，像報告、會議紀要等多采用這種方式開頭。　?、谡f明原因。主要說明文中所提及的主要問題的起因、目的和根據(jù)，一般使用“為了”、“因為”、“根據(jù)”等關鍵詞開頭。這種方法適用范圍較廣，尤其是在通用文書和管理類文書中經常采用?！　、蹎栴}解答。也就是用對問題采取一問一答的設問方式來開頭，這種方法有利于吸引讀者的注意力，并引發(fā)思考?！　、荜U明主旨。直接用簡短的語句在開篇就對文書的主題做出概括。　?、荼砻鲬B(tài)度。直接闡明自己的觀點、態(tài)度。批復、批轉性的文書通常都使用此種方法開頭。　?、蘖眍愰_頭。在一些特殊的文書開頭用故事、趣聞、問題、例子或是驚人的數(shù)據(jù)來吸引讀者的注意。當然，這只適用于非常少的一部分在格式上要求并不嚴格的文書，比如商務往來文書及員工個人寫作文書中的個別種類?！　。?）了解主體的基本結構。就文書的主體而言，對于那些格式要求比較嚴謹?shù)奈臅?，通常有三種基本形式：　?、倏v式結構。這是指文書的思想體系是縱向展開的，每個層次之間的關系是層層遞進的，或按時間先后順序，或按事件發(fā)展的過程，或依照事理的層次來安排主體結構。各個層次間關系具體表現(xiàn)為主從、因果、總分關系等?！　、跈M式結構。文書各個層次之間不是從屬或遞進的關系，而是并列關系。它或者是一件事理的并列組成部分，或者是并行的各個類別。決定、規(guī)章制度類文書，各種法律、契約類文書等，多采用這種結構方式?！　、刍旌鲜浇Y構。也就是將縱式和橫式結構結合在一起來安排文書的結構。常見的混合式文書結構，一般是按照先縱后橫的順序來安排?！　〈送?，在文書主體的寫作中，您也要善于利用各種過渡來引導讀者，并使讀者一直保持閱讀下去的興趣?！　。?）掌握常見的結尾方式。比較常用的結尾方式有：　?、倏偨Y全文。簡短地總結全篇，復述一下需要強調的主要觀點?！　、谔岢鱿ＭＬ岢霰容^明確的希望和要求，或者相應的建議?！　、垩a充說明。對有關事宜做適當?shù)难a充?！　、芄奈杼栒?。常用于決定類文書，或者比較靈活的商務信件，像倡議書等。　?、蒉q證分析。對文書中的有關問題作一分為二的分析，在肯定經驗、成績的同時，也要找出差距和問題?！　×硗?，結尾的書寫還要根據(jù)需要，注意與開頭的呼應?！　⌒枰⒁獾氖牵恍┪臅]有傳統(tǒng)意義上的開頭、結尾，比如一些采用橫式主體結構的文書，它們或是平行并列的幾個層次，或是從頭到尾的條目開列，這時候最實際的方法恐怕就是盡可能地讓這些并列的層次條目精煉化，過多的修飾有時反而會弄巧成拙?！　‘斎?，以上關于開頭、主體、結尾的寫作方法并沒有完全囊括所有實際使用的方法。您在寫作中，也應該根據(jù)文書的種類和主旨的表達需要，選取適當?shù)牟季址绞??！　〖寄茳c5　如何增加文字的可讀性　　主題詞 商務文書寫作·一般寫作技巧·寫作語言　　適用情景 當需要在占用讀者最少時間的前提下傳達信息時，查看此　　技能?！　〖寄苊枋觥　懽鞯哪康氖菫榱讼蜃x者表達某種意思，明確了這一點，寫作者就應該設法增加文書文字的可讀性，只有這樣讀者才能在盡可能少的時間內獲取您所要傳達的信息?！　√嵝选　『芏嗌虅瘴臅P系到公司的決策，文字意思不準確，后果將不堪設想?！　?. 可讀性標準　　怎樣的語言才算是具有可讀性的呢？基本要求是語言要清晰、平實、簡潔、得體?！　。?）清晰。文書語言力求準確，所傳達的信息意思要單一，易于理解，所以盡量不要使用長句，減少語言的密集程度。　?。?）平實。語言樸素，語意直白。將公文內容做簡要而直接的陳述，說明具體而直白，議論要簡短。去除文學化的、或者過于深奧的語言，忌用難懂的俚語俗語，直來直去的表達才有利于閱讀?！　。?）簡潔。語言簡要、明確，而不是堆砌詞藻、越多越好。這在整體篇幅上表現(xiàn)為簡短，而在具體詞語上則是簡潔、明快，沒有歧義?！　。?）得體。文書語言要保持一種嚴肅的態(tài)度，注意用詞和語境的符合，慎用方言、口語，但并不排斥通俗、高雅的大眾化語言。　　2. 組織語言　　在具體的文書語言組織過程中，務必要注意以下兩個問題：　?。?）學會選詞。寫作者要注意區(qū)別詞的不同含義，尤其要注意同義詞在程度、范圍、感情色彩上的細微差別，應選用通俗易懂的書面語，不要生造詞語?！　∥臅鴮Ｓ迷~語主要有：　?、匍_端用詞。用來表示行文目的、依據(jù)、原因等。如根據(jù)、為了、按照、由于、關于、隨著、目前、據(jù)、查、茲有等?！　、诔袉⒂迷~。用于上下文的銜接。如為此、據(jù)此、鑒于、綜卜所述等?！　、垡龜⒂迷~。用于引敘來文時的用詞。如現(xiàn)接、前接、悉、收悉、驚悉等。　?、芊Q謂用詞。用于表示各種不同人稱。如本、你、該、貴等?！　、萁涋k用詞。用于說明事務處理的情況。如業(yè)經、現(xiàn)經、責成、試行、執(zhí)行等。　?、夼D用詞。用于上級對下級來文批示意見或向下轉發(fā)。如批示、審批、閱批、審閱、轉發(fā)、下達、頒發(fā)等?！　、弑響B(tài)用詞。用來對來文表示意見。如可以、應當、可行、不可以、同意等?！　、嗥谕迷~。用來表示發(fā)文者的愿望、請求。如希、請、望、盼、懇請、切望等?！　、嵴髟冇迷~。用來表示征請、詢問對有關事項的意見。如當否、妥否、可否、意見如何等?！　、饨Y尾用詞。如為盼、為要、為荷、特此通知、請批示等?！　。?）注意煉句。使語句通順、合理，獲得最佳表達效果。注意語句意思明確，句子成分完整，指示代詞準確，語序順暢妥當。　　如果按照以上的要求注意在您的寫作中推敲您的文字，您所寫的文書就一定能夠更具可讀性?！　〖寄茳c6　如何傳達負面信息

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