最新高級(jí)文秘與辦公自動(dòng)化

前言

本書(shū)是專為從事或即將從事辦公室工作的人員編寫(xiě)的一本非常實(shí)用的教材。它能幫助從業(yè)人員快速了解辦公室工作程序、商務(wù)禮儀、公文寫(xiě)作、網(wǎng)絡(luò)辦公、辦公設(shè)備的使用等知識(shí)。本書(shū)也可作為高校畢業(yè)生就業(yè)應(yīng)聘快速提高的培訓(xùn)教程?！案呒?jí)文秘與辦公自動(dòng)化”是一門(mén)培養(yǎng)辦公實(shí)踐能力的課程，大部分高校都為文秘類專業(yè)或相近專業(yè)開(kāi)設(shè)了這門(mén)課程。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及和社會(huì)信息化水平的不斷提高，辦公自動(dòng)化已成為現(xiàn)代辦公的一種標(biāo)志，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行日常辦公和管理已成為現(xiàn)代辦公人員應(yīng)該具備的基本技能。不論是在政府部門(mén)還是公司企業(yè)，網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境都已經(jīng)變得非常普遍，用人單位對(duì)任職人員的現(xiàn)代辦公能力越來(lái)越重視。據(jù)了解，全國(guó)有80％以上的大學(xué)生對(duì)現(xiàn)代辦公了解很少，其基本能力已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代辦公室工作的需要，所以，從在校大學(xué)生到各行各業(yè)的管理人員，都迫切地希望能夠系統(tǒng)地學(xué)習(xí)高級(jí)文秘與辦公自動(dòng)化知識(shí)，為自己的職業(yè)生涯增加光彩。本書(shū)的編寫(xiě)結(jié)合了編者多年的計(jì)算機(jī)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，圖文并茂，循序漸進(jìn)；文字表述上力求通俗易懂、突出重點(diǎn)、簡(jiǎn)明扼要：內(nèi)容選擇上堅(jiān)持“學(xué)以致用”，遵循“多講實(shí)例、內(nèi)容精練”的原則，注重能力的培養(yǎng)，采用了案例式教學(xué)，列舉了大量實(shí)例，便于讀者按照案例步驟上機(jī)練習(xí)，加深對(duì)知識(shí)的理解和掌握。本書(shū)的編者均是從事多年行政管理、文秘寫(xiě)作和計(jì)算機(jī)教學(xué)工作的教師，擁有豐富的教學(xué)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并已編寫(xiě)出版過(guò)多本計(jì)算機(jī)相關(guān)書(shū)籍。本書(shū)由郭國(guó)慶編寫(xiě)第1、2章；王法能編寫(xiě)第3、4章；楊曉元編寫(xiě)第5、6章；潘曉中編寫(xiě)第7、8章；楊曉龍編寫(xiě)第9、10章。全書(shū)由王法能統(tǒng)稿。武警工程學(xué)院潘曉中、楊曉龍?jiān)诒緯?shū)的編寫(xiě)過(guò)程中做了大量的工作。由于編者水平有限，書(shū)中疏漏之處在所難免，懇請(qǐng)廣大讀者及專家不吝賜教。

內(nèi)容概要

　　本書(shū)詳細(xì)介紹了文秘基礎(chǔ)、公文寫(xiě)作技巧、網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)、電子商務(wù)、Windows xP與辦公管理、Word文字處理與辦公實(shí)踐、Excel電子表格與數(shù)據(jù)處理、PowerPoint演示文稿制作、常用辦公工具軟件等內(nèi)容。通過(guò)本書(shū)的學(xué)習(xí)，讀者可以快速掌握高級(jí)文秘基礎(chǔ)、公文寫(xiě)作及與網(wǎng)絡(luò)辦公相關(guān)的基本知識(shí)和基本技能?！　”緯?shū)內(nèi)容新穎、重點(diǎn)突出、圖文并茂、實(shí)踐內(nèi)容豐富、通俗易懂，并注重基礎(chǔ)知識(shí)與實(shí)際應(yīng)用的結(jié)合，詳細(xì)講述了各知識(shí)點(diǎn)的具體操作步驟和使用方法，使讀者能夠掌握相關(guān)知識(shí)點(diǎn)的技術(shù)要領(lǐng)。　　本書(shū)適合作為高等院校及各類培訓(xùn)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公相關(guān)課程的教材，也可供文秘人員、公務(wù)員及計(jì)算機(jī)初學(xué)者學(xué)習(xí)和參考。

書(shū)籍目錄

第一章  文秘基礎(chǔ)第一節(jié)  文秘工作的發(fā)展趨勢(shì)1.文秘人員職業(yè)專門(mén)化2.文秘人員工作手段現(xiàn)代化3.文秘人員向女性化發(fā)展4.文秘教育研究得到發(fā)展第二節(jié)  文秘工作的地位和特點(diǎn)1.文秘工作的地位2.文秘工作的作用3.文秘工作的特點(diǎn)第三節(jié)  文秘工作的修養(yǎng)1.文秘人員的修養(yǎng)2.文秘人員應(yīng)知第四節(jié)  文秘的商務(wù)禮儀1.見(jiàn)面禮儀2.稱呼禮儀3.問(wèn)候禮儀4.握手禮儀5.介紹禮儀6.遞名片禮儀7.交談禮儀8.訪問(wèn)禮儀9.談判禮儀10.請(qǐng)客禮儀第五節(jié)  辦公室禮儀1.辦公禮儀2.電話禮儀第二章  公文寫(xiě)作技巧第一節(jié)  公文寫(xiě)作基礎(chǔ)1.公文的概念2.公文擬寫(xiě)的步驟3.公文寫(xiě)作應(yīng)該注意的問(wèn)題第二節(jié)  常用的商務(wù)公文1.請(qǐng)示公文寫(xiě)作格式2.報(bào)告公文寫(xiě)作格式3.通知公文寫(xiě)作格式4.公函公文寫(xiě)作格式5.會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)作格式6.簡(jiǎn)報(bào)寫(xiě)作格式第三節(jié)  文秘寫(xiě)作技巧1.提高公文寫(xiě)作的要求2.提高公文寫(xiě)作的技巧3.工作總結(jié)的寫(xiě)作技巧4.述職報(bào)告的寫(xiě)作技巧5.領(lǐng)導(dǎo)講話稿的寫(xiě)作技巧第三章  網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)辦公基礎(chǔ)1.網(wǎng)絡(luò)辦公的組成2.網(wǎng)絡(luò)辦公的功能3.網(wǎng)絡(luò)辦公的內(nèi)容4.網(wǎng)絡(luò)辦公的作用第二節(jié)  電腦的構(gòu)成1.認(rèn)識(shí)電腦2.實(shí)踐練習(xí)第三節(jié)  打印機(jī)的使用1.打印機(jī)的類型2.打印機(jī)的安裝3.打印機(jī)的日常維護(hù)和維修4.停止、取消打印5.實(shí)踐練習(xí)第四節(jié)  掃描儀的使用1.安裝掃描儀常用的工具軟件2.設(shè)置掃描分辨率3.選擇掃描區(qū)域4.保存圖像文件5.文字識(shí)別6.實(shí)踐練習(xí)第五節(jié)  傳真機(jī)的使用1.傳真機(jī)的操作2.數(shù)碼傳真機(jī)介紹3.實(shí)踐練習(xí)第六節(jié)  復(fù)印機(jī)的使用1.復(fù)印機(jī)使用步驟2.復(fù)印機(jī)的日常保養(yǎng)和維護(hù)3.維護(hù)保養(yǎng)注意事項(xiàng)第七節(jié)  投影儀的使用1.投影儀的性能指標(biāo)2.投影儀與筆記本電腦的連接3.調(diào)節(jié)投影效果第四章  互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)第一節(jié)Internet基礎(chǔ)知識(shí)1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的定義和功能2.常用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備第二節(jié)Internet的使用1.Intemet簡(jiǎn)介2.連接Intemet3.Intemet的.TCP／IP協(xié)議與IP地址第三節(jié)  網(wǎng)上信息瀏覽1.使用IE6.0瀏覽信息2.幾種常用的瀏覽器3.使用搜索引擎4.下載網(wǎng)絡(luò)資源5.實(shí)踐練習(xí)第四節(jié)  電子郵件1.電子郵件的基礎(chǔ)知識(shí)2.網(wǎng)上收發(fā)電子郵件3.實(shí)踐練習(xí)第五章  電子商務(wù)第一節(jié)  電子商務(wù)概述第二節(jié)  網(wǎng)上貿(mào)易1.查找商品2.網(wǎng)上采購(gòu)3.網(wǎng)上貿(mào)易類網(wǎng)站推薦第三節(jié)  網(wǎng)上預(yù)訂1.網(wǎng)上預(yù)訂酒店2.預(yù)訂服務(wù)類站點(diǎn)推薦第四節(jié)  網(wǎng)上求職與招聘1.在求職網(wǎng)站注冊(cè)2.查找招聘信息并應(yīng)聘3.發(fā)布招聘信息4.熱門(mén)招聘站點(diǎn)推薦第五節(jié)  求職搜索引擎1.最大中文求職搜索引擎——牛耳搜職網(wǎng)2.最齊全的國(guó)內(nèi)企業(yè)搜索——天網(wǎng)商搜3.電子書(shū)搜索引擎——多來(lái)搜書(shū)4.中國(guó)知識(shí)資源總庫(kù)一一中國(guó)知網(wǎng)5.實(shí)踐練習(xí)第六章  Windows XP與辦公管理第一節(jié)  Windows XP基礎(chǔ)1.Windows XP的安裝、啟動(dòng)和退出2.Windows XP的桌面3.實(shí)踐練習(xí)第二節(jié)  基本操作和文件管理1.我的電腦2.文件與文件夾的管理3.實(shí)踐練習(xí)第三節(jié)  Windows XP中文輸入法的選用和安裝1.選擇中文輸入法2.中文輸入法和字體的安裝與刪除3.實(shí)踐練習(xí)第七章  Word文字處理與辦公實(shí)踐第一節(jié)  Word的窗口組成及基本操作1.Word的啟動(dòng)和窗口組成2.文本的輸入3.文本的基本操作4.查找與替換5.保存文檔6.實(shí)踐練習(xí)第二節(jié)  文檔的排版操作1.字符格式的設(shè)置2.段落格式的設(shè)置3.設(shè)置邊框和底紋4.實(shí)踐練習(xí)第三節(jié)  表格設(shè)置1.表格的插入2.實(shí)踐練習(xí)第四節(jié)  圖文混排1.插入圖片2.插入圖形3.插入文本框……第八章  Excel電子表格與數(shù)據(jù)處理第九章  Power Point演示文稿制作第十章  常用辦公工具軟件

章節(jié)摘錄

因此成為上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的咽喉：一是領(lǐng)導(dǎo)的決策指令要通過(guò)秘書(shū)部門(mén)傳達(dá)下去；二是下面的問(wèn)題、要求，包括下級(jí)的請(qǐng)求、報(bào)告以及群眾的來(lái)信來(lái)訪，都要通過(guò)秘書(shū)部門(mén)傳遞上去；三是面上的情況、動(dòng)態(tài)以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，要經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén)反映到領(lǐng)導(dǎo)手中；四是內(nèi)部的計(jì)劃、部署，要經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén)傳達(dá)到執(zhí)行部門(mén)去。秘書(shū)部門(mén)是否健全，工作是否有效率，直接關(guān)系到整個(gè)組織的工作效率。 2）助手作用秘書(shū)部門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的具體內(nèi)容有以下七個(gè)方面：（1）文書(shū)處理。高質(zhì)量、高效率地辦理公文制發(fā)、文書(shū)資料處理。（2）篩選文件。要及時(shí)把各方面的來(lái)文進(jìn)行篩選加工，把急件、重要文件、確需領(lǐng)導(dǎo)審閱指示的文件送給領(lǐng)導(dǎo)，其余的可稍后辦理或轉(zhuǎn)送有關(guān)職能部門(mén)辦理.對(duì)于篇幅過(guò)長(zhǎng)的文件，文秘人員可寫(xiě)出提要，有時(shí)還需提出自己的辦理意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考。（3）文字把關(guān)。對(duì)反映領(lǐng)導(dǎo)意圖的文件、資料，嚴(yán)格審核把關(guān)，一個(gè)字、一個(gè)標(biāo)點(diǎn)都不能錯(cuò)。（4）事務(wù)處理.文秘人員和秘書(shū)部門(mén)要主動(dòng)配合領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)，如向領(lǐng)導(dǎo)提醒工作日程和工作內(nèi)容，接待不速之客的來(lái)訪，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作等.（5）督促作用。按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，催促、查辦和檢查督促已經(jīng)布置了的工作。在督促檢查辦理中，主要了解有沒(méi)有辦理，具體進(jìn)度如何，在辦理過(guò)程中碰到哪些困難，有沒(méi)有出現(xiàn)偏差，辦理的結(jié)果怎么樣等，并將這些情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)作出調(diào)整，改進(jìn)工作。（6）參謀作用.給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是對(duì)文秘人員的高度信任，也是對(duì)文秘人員工作的高度要求。一個(gè)好的參謀，往往被稱為“智囊”。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)深入實(shí)際，深入群眾，調(diào)查研究，自己動(dòng)手解決問(wèn)題。但是，一個(gè)人的精力和時(shí)間畢竟有限。俗話說(shuō)：“一個(gè)籬笆三根樁，一個(gè)好漢三人幫”。領(lǐng)導(dǎo)者要把自己的工作做好，必定需要助手來(lái)幫助他們了解情況，收集材料，分析問(wèn)題，提供解決問(wèn)題的方案以及處理日常事務(wù)，使他們能夠集中精力和時(shí)間，去對(duì)重大的問(wèn)題進(jìn)行研究、決策組織和指揮，保證領(lǐng)導(dǎo)作用的充分發(fā)揮。文秘人員工作的“智囊”作用主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是提供依據(jù)，即向領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)的情況、可靠的材料、有關(guān)政策和法律的規(guī)定，作為決策和指導(dǎo)工作的依據(jù)；二是綜合意見(jiàn)，即在領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策和工作部署之前，將有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)、設(shè)想?yún)R總起來(lái)，盡可能列成方案，陳述利弊，供領(lǐng)導(dǎo)酌定；三是出謀獻(xiàn)策，即在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)或建議。在發(fā)揮參謀作用時(shí)，文秘人員要處理好“參與”和“參謀”的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)，文秘人員起一定的參謀作用，但不是參與領(lǐng)導(dǎo)決策。參與決策是其他領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力。一般而言，為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法，提供多種決策方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇，不論是口頭表達(dá)還是文字表達(dá)，都是參謀作用。實(shí)際上，文秘人員的工作頭緒很多，涉及范圍很廣，諸如接洽談話、安排會(huì)議、草擬文件等，政策性很強(qiáng)，針對(duì)性也很強(qiáng)。文秘人員在完成這些工作時(shí)，就以自己的學(xué)識(shí)和見(jiàn)解，使領(lǐng)導(dǎo)意圖更明確、更全面、更細(xì)致、更具體，這就發(fā)揮了領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手作用。所以說(shuō)，參謀作用和助手作用有時(shí)是交叉或融合在一起的。（7）窗口作用。文秘部門(mén)是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“窗口”，一切與外界的聯(lián)系和接待，都首先要經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén)，群眾對(duì)機(jī)關(guān)的第一印象也是來(lái)自于秘書(shū)部門(mén)的面貌、作風(fēng)與效率。

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