秘書(shū)會(huì)務(wù)管理

前言

會(huì)議是人類最常見(jiàn)的一種溝通方式，是人們協(xié)商事宜、交流信息、溝通情感、達(dá)成共識(shí)的一種重要的行為過(guò)程，是人們?cè)谏鐣?huì)生活中處理有關(guān)問(wèn)題的一項(xiàng)經(jīng)常性的活動(dòng)形式。由于會(huì)議對(duì)人們的社會(huì)生活和日常工作具有重要意義，所以研究會(huì)議的規(guī)律，提高會(huì)議的質(zhì)量一直是人們迫切的現(xiàn)實(shí)需要。進(jìn)入21世紀(jì)以后，會(huì)議組織工作顯現(xiàn)出兩大特點(diǎn)，一是隨著行政改革的深入、現(xiàn)代型企業(yè)制度的建立，人們對(duì)會(huì)議的效率和質(zhì)量有了更高的要求；二是數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，給會(huì)議管理和運(yùn)作帶來(lái)了全新的理念，這就需要一批能夠熟悉會(huì)議組織技巧和規(guī)律，熟練掌握現(xiàn)代會(huì)議技術(shù)新型的文秘人員來(lái)加強(qiáng)會(huì)議的管理?！稗k文、辦事、辦會(huì)”是文秘人員三大基本技能，其中辦會(huì)就是指會(huì)議的組織與服務(wù)工作，這是文秘人員日常工作的重要內(nèi)容，也是文秘工作服務(wù)性的直接體現(xiàn)。文秘人員在會(huì)議的組織與服務(wù)工作中占據(jù)著重要地位，是保證會(huì)議高質(zhì)高效的重要因素。本書(shū)正是基于文秘崗位會(huì)議工作的現(xiàn)實(shí)需要編寫(xiě)而成的。作為一本工學(xué)結(jié)合教材，我們邀請(qǐng)了高校資深教師和企業(yè)的資深專家共同參與編寫(xiě)。在寫(xiě)作中我們按照高職教育的最新理念，從文秘會(huì)務(wù)管理的角度，圍繞著會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)主要階段，探討了會(huì)務(wù)管理工作中的一些規(guī)律和特點(diǎn)，在分析了大型國(guó)企（珠海國(guó)貿(mào)購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司）、政府會(huì)議服務(wù)專門(mén)機(jī)構(gòu)（珠海市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）、專業(yè)會(huì)展公司（唐山市東方會(huì)展經(jīng)營(yíng)有限公司）大量真實(shí)的會(huì)議工作案例的基礎(chǔ)上，從中提煉出若干個(gè)典型的工作模塊，每個(gè)模塊再細(xì)化成若干個(gè)項(xiàng)目，歸納出一些具有典型意義的技能點(diǎn)，以幫助學(xué)生掌握會(huì)議管理工作的關(guān)鍵技能，提高實(shí)際辦會(huì)的能力。

內(nèi)容概要

本書(shū)是根據(jù)秘書(shū)崗位的會(huì)議管理工作實(shí)踐編寫(xiě)而成的一本工學(xué)結(jié)合教材。全書(shū)圍繞十個(gè)基本模塊探討了會(huì)務(wù)管理工作中的一些規(guī)律和特點(diǎn)，分析了大型國(guó)企、政府會(huì)議服務(wù)專門(mén)機(jī)構(gòu)、專業(yè)會(huì)展公司大量真實(shí)的會(huì)議工作案例，并從中提煉出若干個(gè)典型的工作模塊，每個(gè)模塊再細(xì)化成若干個(gè)項(xiàng)目，歸納出一些具有典型意義的技能點(diǎn)，能夠有效地幫助學(xué)生掌握會(huì)議管理工作的關(guān)鍵技能，提高實(shí)際辦會(huì)的能力。    本書(shū)以真實(shí)的案例為依據(jù)，盡量貼近文秘會(huì)議管理工作實(shí)際，不僅可以作為大專院校的文秘及相關(guān)專業(yè)教材，也可以作為在職人員培訓(xùn)教材。

書(shū)籍目錄

模塊一  會(huì)務(wù)工作概述  任務(wù)一  認(rèn)識(shí)會(huì)議  任務(wù)二  會(huì)議要素  任務(wù)三  會(huì)議的種類  任務(wù)四  會(huì)議的弊端及對(duì)策  任務(wù)五  秘書(shū)人員會(huì)務(wù)工作的要求模塊二  會(huì)議的策劃與準(zhǔn)備  任務(wù)一  會(huì)議計(jì)劃  任務(wù)二  會(huì)議機(jī)構(gòu)的組成和人員的選擇  任務(wù)三  會(huì)議預(yù)算  任務(wù)四  會(huì)議選址和布置  任務(wù)五  會(huì)議文件的準(zhǔn)備模塊三  會(huì)中組織與服務(wù)  任務(wù)一  會(huì)議接待  任務(wù)二  會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理  任務(wù)三  會(huì)議參觀和聯(lián)誼服務(wù)模塊四  會(huì)議后勤服務(wù)  任務(wù)一  會(huì)議住宿服務(wù)  任務(wù)二  會(huì)議餐飲服務(wù)  任務(wù)三  會(huì)議交通服務(wù)  任務(wù)四  會(huì)議的其他后勤服務(wù)  任務(wù)五  會(huì)中突發(fā)事件的處理模塊五  會(huì)議善后工作  任務(wù)一  參會(huì)人員送別  任務(wù)二  會(huì)場(chǎng)清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算  任務(wù)三  會(huì)議文件的收集、整理與歸檔  任務(wù)四  會(huì)議精神的傳達(dá)與落實(shí)  任務(wù)五  會(huì)議評(píng)估與總結(jié)模塊六  會(huì)議禮儀  任務(wù)一  會(huì)務(wù)人員的禮儀規(guī)范  任務(wù)二  接待人員的形象設(shè)計(jì)  任務(wù)三  會(huì)議禮儀文書(shū)模塊七  常規(guī)會(huì)議的組織  任務(wù)一  行政辦公會(huì)議  任務(wù)二  動(dòng)員會(huì)  任務(wù)三  現(xiàn)場(chǎng)會(huì)  任務(wù)四  座談會(huì)  任務(wù)五  茶話會(huì)  任務(wù)六  董事會(huì)  任務(wù)七  股東大會(huì)模塊八  專題會(huì)議的組織  任務(wù)一  商務(wù)洽談會(huì)  任務(wù)二  信息發(fā)布會(huì)  任務(wù)三  聯(lián)誼會(huì)  任務(wù)四  慶祝會(huì)模塊九  會(huì)展服務(wù)  任務(wù)一  認(rèn)識(shí)會(huì)展  任務(wù)二  辦展方的主要工作  任務(wù)三  參展方的主要工作模塊十  網(wǎng)絡(luò)在線視頻會(huì)議  任務(wù)一  絡(luò)視頻會(huì)議的概述  任務(wù)二  網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的硬件要求  任務(wù)三  NetMeeting軟件配置  任務(wù)四  主流視頻會(huì)議系統(tǒng)介紹

章節(jié)摘錄

插圖：7．選擇適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)場(chǎng)地選擇地點(diǎn)時(shí)應(yīng)顧及該地點(diǎn)對(duì)完成會(huì)議目標(biāo)是否容易、設(shè)備提供是否齊全、交通是否便利、場(chǎng)地大小是否適中等因素。議程特別長(zhǎng)的會(huì)議，最好是在辦公地點(diǎn)以外的地方舉行，以免受到干擾。8．事先發(fā)放資料會(huì)議議程及有關(guān)資料應(yīng)先發(fā)給與會(huì)人，使他們能事先做必要的準(zhǔn)備，一到會(huì)場(chǎng)就能直接討論或表決，不要等到已經(jīng)開(kāi)會(huì)了才開(kāi)始閱讀有關(guān)資料，才開(kāi)始考慮相關(guān)問(wèn)題。9．計(jì)算會(huì)議成本除了前面所講的計(jì)算會(huì)議成本的方法外，還可以按每一與會(huì)者每分鐘的工資額及每一分鐘所享有的福利額估計(jì)會(huì)議成本。假定與會(huì)者計(jì)有十位，每一位工資20000元，每一位的每個(gè)月工作時(shí)間為10000分鐘，每一位在平時(shí)所享有的福利等于工資的25％。在這些假設(shè)下，組織本身對(duì)每一位與會(huì)者每開(kāi)一分鐘的會(huì)議所須支付的代價(jià)為2．50元，而對(duì)十位與會(huì)者每開(kāi)一個(gè)鐘頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為1500元。會(huì)議成本的估計(jì)有助于提醒會(huì)議召集者審慎處事，將有助于提醒其他與會(huì)者珍惜會(huì)議時(shí)間。10．限定出席會(huì)議的次數(shù)可能的話，應(yīng)限定每位員工出席會(huì)議的次數(shù)，只出席與自己有關(guān)的或是自己有所貢獻(xiàn)的會(huì)議。（二）會(huì)議中1．準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，如果大家都在等待遲到者，其實(shí)是在懲罰準(zhǔn)時(shí)者。等候遲到者的先例一開(kāi)，則原來(lái)的準(zhǔn)時(shí)者將可能變?yōu)檫t到者，而原來(lái)的遲到者將可能變本加利地成為更嚴(yán)重的遲到者，避免和消除這種局面，召集會(huì)議者應(yīng)先預(yù)告會(huì)議將準(zhǔn)時(shí)舉行，然后毫無(wú)例外地堅(jiān)持準(zhǔn)時(shí)舉行。2．控制時(shí)間在會(huì)議開(kāi)始的時(shí)候可以采用事先對(duì)每個(gè)議案的時(shí)間或每個(gè)人發(fā)言制定起止時(shí)間等方法對(duì)會(huì)議時(shí)間加以限制，如能按每一個(gè)議案的重要程度而分配給它適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，會(huì)議也就能夠流暢地進(jìn)行了。在會(huì)議進(jìn)行中可指定專人控制時(shí)間，對(duì)每一個(gè)階段進(jìn)行提醒，避免出現(xiàn)超時(shí)或者滔滔不絕的現(xiàn)象出現(xiàn)。

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