關(guān)鍵17秒說(shuō)話術(shù)

內(nèi)容概要

你說(shuō)話別人能否聽進(jìn)去，開口的17秒就已經(jīng)決定了！同事老是誤解你的意思，造成進(jìn)度的延誤；你的提問或解說(shuō)，常讓客戶越聽越困惑；上臺(tái)報(bào)告時(shí)，你總發(fā)現(xiàn)臺(tái)下心不在焉；你常聽到別人說(shuō)：「那你到底想說(shuō)什麼？」…… 說(shuō)話沒重點(diǎn)是工作的致命傷！為什麼同一件事，有的人能說(shuō)得如此有條有理，而有的人卻只是在浪費(fèi)大家的時(shí)間？在職場(chǎng)上，表達(dá)能力絕不止是個(gè)人的魅力問題，而是攸關(guān)工作的進(jìn)度、接洽提案的順利與否、與部屬和上司間溝通的重大關(guān)鍵。無(wú)法完整表達(dá)自己的意思，工作就等於沒有完成！ 17秒，是一個(gè)人對(duì)話語(yǔ)短期記憶

作者簡(jiǎn)介

　　安田正　　Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd.董事長(zhǎng)。1953年出生於宮城縣；1976~77年留學(xué)英國(guó)；1978年畢業(yè)自神奈川大學(xué)。曾任兼松Personal Service國(guó)際文化事業(yè)部部長(zhǎng)，1990年針對(duì)企業(yè)設(shè)立了語(yǔ)學(xué)研習(xí)機(jī)關(guān)Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd。他自己也擔(dān)任講師而相當(dāng)活躍。主要著作有《邏輯式溝通》、《邏輯式寫作》（日本實(shí)業(yè)出版社）、《會(huì)議力》（日本經(jīng)濟(jì)新聞社）、《創(chuàng)新！P.C.G式英文速讀&多讀入門書》（Japan Times）、《商業(yè)最前線的英語(yǔ)進(jìn)步法》（日興企劃）等。上原千友　　任職Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd開發(fā)部。夏淑怡　　東吳大學(xué)日語(yǔ)系畢業(yè)，曾任職日本文摘、時(shí)報(bào)出版、錦繡文化?，F(xiàn)為專職譯者。譯有《免疫革命》、《同棲生活》（麥田出版）、《玩具國(guó)物語(yǔ)》（商周出版）、《日日是好日》、《收音機(jī)時(shí)光》、《東京喫茶店世代》（一方出版）等多部譯作。

章節(jié)摘錄

　　第二章「?jìng)鬟_(dá)想說(shuō)的話」有這樣的秘訣　　1俯瞰說(shuō)話的內(nèi)容，在十七秒內(nèi)表達(dá)　　■俯瞰說(shuō)話的內(nèi)容　　為了減輕在前一章提到的因語(yǔ)言化導(dǎo)致的訊息劣化，首先說(shuō)明俯瞰說(shuō)話內(nèi)容的重要性?！　∧屈N，先比較一下有俯瞰說(shuō)話內(nèi)容與沒俯瞰說(shuō)話內(nèi)容，有多大的不同?！　。夹氯藰I(yè)務(wù)訓(xùn)練報(bào)告＞　　『關(guān)於新人的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，雖說(shuō)是新人，但希望他們能盡早獨(dú)立，所以不可能花那麼多的訓(xùn)練時(shí)間。因此，希望好好地建立計(jì)畫，有效率地進(jìn)行。首先在初期階段，主要是讓他們有所體驗(yàn)與具備商品知識(shí)。由於熟練工作也很重要，所以這方面的體驗(yàn)要多是必要的。此外，也希望能給予他們學(xué)習(xí)工作上的知識(shí)的時(shí)間。如此訓(xùn)練之後當(dāng)他們能勝任工作後，希望進(jìn)入第二階段，更深入各個(gè)項(xiàng)目，並落實(shí)於具體的作業(yè)上?！弧　≡捳f(shuō)得這麼零亂，根本無(wú)法預(yù)料會(huì)扯到哪裡去。而且，不斷地東拉西扯，使說(shuō)話內(nèi)容變得冗長(zhǎng)。這就是會(huì)想到哪裡就說(shuō)到哪裡的原因?！　∧屈N，俯瞰一下這段內(nèi)容，想想說(shuō)話的主旨是什麼吧！　　『報(bào)告關(guān)於今後的新人業(yè)務(wù)訓(xùn)練計(jì)畫?！　檫M(jìn)行有效果的業(yè)務(wù)訓(xùn)練計(jì)畫，將要致力的內(nèi)容分為初期階段與第二階段來(lái)說(shuō)明?！　≡诔跗陔A段，讓新人實(shí)際體驗(yàn)與具備商品知識(shí)?！　〉诙A段則是，將要讓新人體驗(yàn)與學(xué)習(xí)的各項(xiàng)事務(wù)，落實(shí)到具體作業(yè)中。』　　這就是說(shuō)話的主旨。如何呢？經(jīng)過(guò)整理、俯瞰說(shuō)話的內(nèi)容，變成條理分明、容易了解的內(nèi)容。能做到這點(diǎn)之後，再建議具體的技能。　　■已俯瞰的內(nèi)容，在十七秒內(nèi)表達(dá)　　上述雖已經(jīng)說(shuō)明了，俯瞰說(shuō)話可以減輕因語(yǔ)言化導(dǎo)致的訊息劣化的理由，但產(chǎn)生一個(gè)問題。那就是即使可以俯瞰說(shuō)話的內(nèi)容，也不見得能傳達(dá)出讓人容易理解的內(nèi)容?！　∵@是筆者經(jīng)營(yíng)十五年以上的研習(xí)課程親身感受到的，總之，為了俯瞰說(shuō)話內(nèi)容，有必要進(jìn)行訊息整理（此一訊息整理的方法，會(huì)在之後的章節(jié)中詳加解說(shuō)）?？墒?，即使一樣地妥善進(jìn)行訊息整理，一旦到了口頭傳達(dá)時(shí)，就會(huì)突然出現(xiàn)令人「難以理解」與「容易理解」兩種類型。也就是說(shuō)，前者是「即使會(huì)做訊息整理，但表達(dá)能力不佳者」?！　楹螘?huì)發(fā)生這種現(xiàn)象呢？如果詳加分析兩者的不同，就可知道關(guān)鍵在「簡(jiǎn)潔性」?！　∠Ｍ蠹冶容^一下下面的說(shuō)話方式。運(yùn)用相同的內(nèi)容來(lái)說(shuō)話時(shí)，　　（A的情形）　　『這是關(guān)於業(yè)務(wù)會(huì)議的通知，有許多變更內(nèi)容、還有要大家攜帶的文件以及應(yīng)注意的要點(diǎn)。請(qǐng)大家確認(rèn)。　　「變更內(nèi)容是會(huì)議時(shí)間更改為十點(diǎn)~十二點(diǎn)。還有會(huì)議場(chǎng)所改為第二會(huì)議室。其次是「請(qǐng)託內(nèi)容」，請(qǐng)攜帶訂貨預(yù)估單。另外，此預(yù)估單請(qǐng)事先交給渡邊部長(zhǎng)。最後，請(qǐng)大家共同合作節(jié)省會(huì)議室的用電?！弧　。˙的情形）　　『關(guān)於業(yè)務(wù)會(huì)議的通知。通知的要點(diǎn)有三點(diǎn)、關(guān)於「變更內(nèi)容」、「請(qǐng)託內(nèi)容」、「注意內(nèi)容」?！　∈紫?，第一點(diǎn)「變更內(nèi)容」是關(guān)於會(huì)議時(shí)間與場(chǎng)所。會(huì)議時(shí)間更改為十點(diǎn)~十二點(diǎn)。會(huì)議場(chǎng)所改為第二會(huì)議室?！　〉诙c(diǎn)「請(qǐng)託內(nèi)容」有兩點(diǎn)，一是請(qǐng)攜帶訂貨預(yù)估單，二是請(qǐng)將此預(yù)估單事先交給渡邊部長(zhǎng)?！　〉谌c(diǎn)「注意內(nèi)容」是請(qǐng)大家共同合作節(jié)省會(huì)議室的用電?！弧　∧膫€(gè)是容易理解的傳達(dá)方式呢？很難分辨不同時(shí)，請(qǐng)發(fā)出聲音閱讀一遍。　　B是容易理解的傳達(dá)方式。這與兩者皆為可以俯瞰所說(shuō)的話無(wú)關(guān)，在傳達(dá)方式上就產(chǎn)生了優(yōu)劣。特別重要的是粗黑字部分。這是決定是否可以簡(jiǎn)潔傳達(dá)的重點(diǎn)開場(chǎng)白。即使可以適當(dāng)?shù)卣碛嵪?，但還是要看傳達(dá)的方式，是活用了或是扼殺了這點(diǎn)?！　∫虼?，我想提議的就是「以十七秒來(lái)傳達(dá)粗黑字部分！」而「十七秒」的首要根據(jù)就是以「簡(jiǎn)潔」為標(biāo)準(zhǔn)?！　嵐苷f(shuō)要「簡(jiǎn)潔地傳達(dá)」，但在意義上其實(shí)是很曖昧的，因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)「簡(jiǎn)潔」的定義不同。所以，我們應(yīng)該以十七秒為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理俯瞰過(guò)的內(nèi)容。並在說(shuō)話的開頭傳達(dá)。如此就可以對(duì)說(shuō)話的對(duì)象「簡(jiǎn)潔地傳達(dá)俯瞰過(guò)的內(nèi)容」。　　「十七秒」的另一個(gè)根據(jù)，就是要讓對(duì)方能夠記憶?！　?. 為何是十七秒？　　■長(zhǎng)期記憶與短期記憶　　人的記憶種類，有所謂的「長(zhǎng)期記憶」與「短期記憶」兩種?！　∷^的「長(zhǎng)期記憶」就是我們一直記著的事。舉例來(lái)說(shuō)，「和某某朋友在池塘邊抓蝦」或是「小學(xué)三年級(jí)時(shí)，曾被老師狠狠罵過(guò)」等兒時(shí)的回憶，就是一般所說(shuō)的具代表性的情節(jié)式記憶?！　∵@類記憶是不論想起多少次「曾發(fā)生過(guò)這種事」，都可以長(zhǎng)期保持的記憶。所以，當(dāng)想起這類記憶，就會(huì)勾起「小時(shí)候，在池溏邊一起抓蝦的，的確是……某某！」　　相對(duì)地，「短期記憶」是更淺的記憶。舉例來(lái)說(shuō)，人可以瞬間記住備忘錄裡的電話號(hào)碼而打電話，但偶而還是會(huì)忘記這個(gè)電話號(hào)碼。或是，出門時(shí)鎖上了門，在家門前還記得這件事，但走到車站中途卻不確定地想：「咦？我剛剛有鎖門嗎？」　　■短期記憶的保持時(shí)間　　為了深化、保持淺的記憶，有反覆排練的必要。　　而這種記憶的排練，就像我們?yōu)榱藢W(xué)?？荚囁M(jìn)行的記憶學(xué)習(xí)。我們必須不斷複習(xí)在學(xué)校學(xué)到的成語(yǔ)字彙、英語(yǔ)單字、歷史年號(hào)等，以因應(yīng)考試。而且一直記到考試為止，但過(guò)了一段時(shí)間之後，現(xiàn)在就幾乎全忘了。換言之，記憶學(xué)習(xí)尚未達(dá)到之前所描述的隨機(jī)記憶般的長(zhǎng)期記憶?！　〗?jīng)過(guò)排練，記憶可以保持到某個(gè)程度。不過(guò)，也有無(wú)法靠反覆排練來(lái)保持記憶的時(shí)候，例如在日常的報(bào)告、連絡(luò)、洽商時(shí)，就無(wú)法如參加考試般靠反覆排練來(lái)記住對(duì)方所說(shuō)的內(nèi)容?！　∥艺J(rèn)為，像這樣聽者能不靠排練就記住，而且說(shuō)話者可以簡(jiǎn)潔表達(dá)的關(guān)鍵就是十七秒。即使是布朗-彼得森典範(fàn)（Brown-Peterson paradigm）的短期記憶實(shí)驗(yàn)，也獲得了已記憶的訊息經(jīng)過(guò)十五秒~十八秒就會(huì)劣化、忘記的結(jié)果。換言之，一旦超過(guò)十七秒，我們就會(huì)開始忘記一開頭所說(shuō)的話?！　∈呙胧俏议L(zhǎng)年不斷鑽研簡(jiǎn)潔說(shuō)話技巧的學(xué)習(xí)方法，真實(shí)感受到的時(shí)間長(zhǎng)度。聽人說(shuō)話的時(shí)間如果超過(guò)二十秒，就會(huì)感覺「話說(shuō)得冗長(zhǎng)」「不知想說(shuō)些什麼？」?！　〔环量纯次覀兩磉叺氖挛?。大部分的手機(jī)留言時(shí)間都設(shè)定在二十秒內(nèi)。因?yàn)槿绻^(guò)二十秒，只聽一次是記不住的?！　∧屈N，若將要說(shuō)的話整理為比十七秒還短的五秒或是十秒，是否就更容易記住呢？的確如此。但現(xiàn)實(shí)上很難將想說(shuō)的話整理成這麼短的時(shí)間。所以，十七秒是可以簡(jiǎn)潔整理說(shuō)話內(nèi)容的極限範(fàn)圍?！　〔贿^(guò)，其實(shí)重要的是十七秒的說(shuō)話內(nèi)容。為什麼呢？因?yàn)槿祟惖挠洃浵到y(tǒng)只會(huì)保有、儲(chǔ)存具意義的訊息[即意義記憶（meaningful memory）]。由於我們?nèi)粘Ｉ钪械挠嵪⒍际蔷咭饬x的語(yǔ)言，所以我們可以理解、記憶這些訊息。　　換言之，不管在十七秒以內(nèi)說(shuō)了些什麼，如果表達(dá)方式太曖昧、很難理解主旨的話，就無(wú)法賦予意義而記不住。　　嘗試將下列文字歸納為十七秒以內(nèi)的訊息，希望各位讀者閱讀看看?！　　簽榱嗽诂F(xiàn)代社會(huì)與壓力和平相處，以下將說(shuō)明「壓力的種類」有哪些?！　毫Φ姆N類大致分為兩大類，即「精神的壓力」與「生理的壓力」?！弧　〖词故菍?duì)記憶力沒自信的人，如果是這樣的內(nèi)容，只聽過(guò)一次也可以記得住吧！　　另外，將同樣的內(nèi)容亂序排列語(yǔ)順後，就是毫無(wú)意義的訊息?！　　簤毫εc　在現(xiàn)代社會(huì)　有那些呢　 針對(duì)「壓力的種類」　作說(shuō)明　「生理的壓力」　種類　為了和平相處　「精神的壓力」　可大約分為兩類　　壓力的』?！　∵@樣就無(wú)法全部記住吧！所謂難以理解的話，即使不至於如此極端，但有一點(diǎn)是相同的，就是不作為意義記憶留存下來(lái)?！　?以十七秒來(lái)傳達(dá)的三大優(yōu)點(diǎn)　　■可以明確鎖定對(duì)話的要點(diǎn)　　由於要在短短的十七秒內(nèi)傳達(dá)，必然要鎖定對(duì)話的要點(diǎn)。因此，一定要掌握內(nèi)容中最重要的部分，或是在上一層就整理好內(nèi)容?！　∪绻屓撕翢o(wú)限制、自由地說(shuō)話，他就會(huì)想到什麼就說(shuō)什麼。其實(shí)，如此隨興的說(shuō)話方式，是對(duì)自己輕鬆的說(shuō)話方式。說(shuō)話者不具任何痛苦的說(shuō)話方式，聽者通常都聽得很痛苦。儘管看不見說(shuō)話的方向，聽者也任由其說(shuō)下去時(shí)，說(shuō)話者通常不會(huì)察覺這樣的狀況而自顧自地說(shuō)完?！　》粗?，如果有限制必須在十七秒內(nèi)說(shuō)完時(shí)，對(duì)說(shuō)話者而言，由於不能想到什麼就說(shuō)什麼，所以很痛苦?？墒菍?duì)聽者而言，說(shuō)話的內(nèi)容簡(jiǎn)潔扼要，所以可以輕鬆地理解。　　所說(shuō)的話容不容易讓人理解，取決於是否有想要說(shuō)些讓對(duì)方容易理解的內(nèi)容的意識(shí)。而具有這樣的意識(shí)時(shí)，更重要的是鎖定要點(diǎn)。不過(guò)，由於鎖定要點(diǎn)方式，出乎意料地籠統(tǒng)，所以即使自己有意願(yuàn)要鎖定要點(diǎn)，也會(huì)發(fā)生聽者不認(rèn)為如此的情況。這時(shí)，為了更明確這樣的意識(shí)，要將「在十七秒內(nèi)說(shuō)話」視為目標(biāo)，如此便能減少與聽者的誤差。　　如此以十七秒來(lái)傳達(dá)的優(yōu)點(diǎn)之一，就是可以明確地鎖定說(shuō)話的要點(diǎn)?！　　隹梢源_認(rèn)對(duì)方是否理解　　在之前的心智模式章節(jié)中已說(shuō)明，由於個(gè)人具有的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、價(jià)值觀等不同，若要對(duì)方完全理解想傳達(dá)的內(nèi)容，幾乎是不可能的。即使覺得對(duì)方的反應(yīng)很好、已理解，但仍有不少?zèng)]傳達(dá)給對(duì)方或遭到誤解的案例。原因就出在前面已描述過(guò)的訊息劣化?！　〔贿^(guò)，能簡(jiǎn)潔地在十七秒傳達(dá)，就可以避免訊息的劣化。為什麼呢？因?yàn)楹?jiǎn)潔說(shuō)完之後，可以立刻確認(rèn)對(duì)方的理解程度?！　∨e例來(lái)說(shuō)，　　「關(guān)於我們公司今後對(duì)個(gè)人資訊保護(hù)的課題與政策：第一點(diǎn)、提高各自的意識(shí)。第二點(diǎn)、系統(tǒng)的改善。已列出各種具體例子，不知大家是否理解了呢？」　　最好能詢問清楚聽的人是否理解。粗黑字部分是必須在十七秒內(nèi)傳達(dá)的內(nèi)容。如果內(nèi)容如此簡(jiǎn)短，對(duì)方就能很快很準(zhǔn)確地是否能理解。由於每次都可以確認(rèn)對(duì)方的理解程度，所以訊息的劣化就減少了?！　∠鄬?duì)地，如果話說(shuō)得很長(zhǎng)會(huì)怎樣呢？　　「最近，任何企業(yè)都被要求要針對(duì)個(gè)人的資訊保護(hù)提出對(duì)策?；仡^來(lái)看看我們公司的對(duì)策如何呢？首先，列舉幾個(gè)課題。即……，而針對(duì)這些的對(duì)策，我們公司每個(gè)人都一定要提高資訊保護(hù)的意識(shí)。換言之，就是各資訊的背後有不同的顧客……另外是關(guān)於系統(tǒng)……不知大家對(duì)上述的內(nèi)容是否理解呢？」　　即使最後一句是相同的，還是不清楚在問哪個(gè)部分的理解度。聽者八成只聽進(jìn)了最後一段話?！　　敢允呙雮鬟_(dá)內(nèi)容」的第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是可以減少訊息的劣化、可以立即確認(rèn)對(duì)方的理解程度?！　　隹梢源_信對(duì)方一定記得　　如同上述般，以十七秒傳達(dá)內(nèi)容的第三個(gè)優(yōu)點(diǎn)是對(duì)方一定會(huì)記住?！　≡趫?bào)告、連絡(luò)、洽商時(shí)，彼此往來(lái)之間經(jīng)常會(huì)發(fā)生「說(shuō)了」、「根本沒說(shuō)」的情形。加上彼此之間在理解上的差異，所以絕不能輕忽對(duì)方不記得的事實(shí)?！　∪说挠洃?，其實(shí)是曖昧而且具主觀性的，基本上只記得對(duì)自己有利的事。為避免犯下這樣的錯(cuò)誤，應(yīng)該以書面確認(rèn)，但在報(bào)告、連絡(luò)、洽商時(shí)，每次都以書面確認(rèn)是不可能的?！　∫虼?，有必要不必重覆太多次，對(duì)方就會(huì)記住自己說(shuō)過(guò)的話?！　∫獙?duì)方一次就記住，一定要有非比尋常的表現(xiàn)。儘管如此，話也不能說(shuō)得太簡(jiǎn)略，使用廣告詞般的用語(yǔ)，是無(wú)法明確傳達(dá)真正的意圖。因此，有必要整理好說(shuō)話的內(nèi)容在十七秒內(nèi)說(shuō)完?！　〈送猓粌H要讓聽者記住，給第三者的傳話也要對(duì)方好好記住。如同之前的描述，由於會(huì)引發(fā)訊息傳達(dá)的劣化，所以如果是說(shuō)給第三者以上的人聽，就要更慎重。　　以十七秒來(lái)表達(dá)最大的優(yōu)點(diǎn)，就是對(duì)方確實(shí)會(huì)記憶深刻。

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