辦公室文秘寫作與范例大全

內(nèi)容概要

　　公文在古代被稱之為“經(jīng)國之樞機”，作為表述國家意志、執(zhí)行法律法規(guī)、規(guī)范行政執(zhí)法、傳遞重要信息的最主要的載體，公文是國家法律法規(guī)的延續(xù)和補充。其質(zhì)量的高低，直接反映國家機關(guān)的思想理論和政策水平、對社情民意的掌握情況、對重大問題的分析處置能力，也直接關(guān)系到國家意志和法律法規(guī)與政策手否能夠科學(xué)地正確地得到貫徹和落實。
　　隨著行政行為的日益規(guī)范，掌握公文寫作技巧，規(guī)范公文處理行為顯得尤為重要。本叢書對從事行政管理工作和辦公室工作的同志無疑大有裨益。
　　本叢書的最大特點在于技巧和規(guī)范，并附有系列高規(guī)格的經(jīng)典公文范例，既有格式的標準化、規(guī)范化，又有技巧的流程化、實用化，于實踐中可以揣測琢磨，于操作中可以按圖索驥，于案例中可得其精髓，對各級各類公務(wù)人員和辦公室文職工作人員是有益的參考和必備的工具。

作者簡介

　　高校教授和機關(guān)從事文秘工作一線工作人員。

書籍目錄

第一章 概論及行政公文
　第一節(jié) 概述
　第二節(jié) 行政公文
第二章 事務(wù)文書
　第一節(jié) 規(guī)范類事務(wù)文書
　第二節(jié) 決策類事務(wù)文書
　第三節(jié) 考核類事務(wù)文書
　第四節(jié) 倡導(dǎo)類事務(wù)文書
第三章 會務(wù)文書
　第一節(jié) 發(fā)言類會務(wù)文書
　第二節(jié) 材料類會務(wù)文書
第四章 禮儀文書
　第一節(jié) 書信類禮儀文書
　第二節(jié) 慰問類禮儀文書
第五章 司法文書
　第一節(jié) 訴訟類司法文書
　第二節(jié) 公證類司法文書
第六章 經(jīng)貿(mào)文書
　第一節(jié) 協(xié)議類經(jīng)貿(mào)文書
　第二節(jié) 商貿(mào)類經(jīng)貿(mào)文書
第七章 宣傳文書
　第一節(jié) 信息類宣傳文書
　第二節(jié) 新聞類宣傳文書
第八章 傳記史志
　第一節(jié) 傳記類
　第二節(jié) 史志類
　第三節(jié) 筆記類
附錄
　附錄一 國家行政機關(guān)公文處理辦法
　附錄二 國家行政機關(guān)公文格式
　附錄三 標點符號用法

章節(jié)摘錄

　　第一章　　概論及行政公文　　現(xiàn)代社會日益現(xiàn)代化、信息化和國際化，人們越來越重視以書面語言為工具來組織社會生產(chǎn)與生活，進行政治、經(jīng)濟、文化活動。各類文書逐漸成為社會生活中必不可少的交際工具。在我國，隨著社會主義市場經(jīng)濟的逐步完善，經(jīng)濟生活變得空前繁榮，科學(xué)文化事業(yè)也日益發(fā)達，這使得人們的交際活動更加頻繁，因此文秘寫作的作用也就更顯重要了?！　∶貢鳛楫?dāng)今世界上最廣泛的社會職業(yè)之一，對社會發(fā)展起著非常重要的作用。在我國，秘書是為組織和領(lǐng)導(dǎo)者提供輔助性管理服務(wù)的工作人員，憑借其對文字的駕馭能力，以文字作品進行組織、協(xié)調(diào)，并依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖開展相關(guān)活動的工作者。其他的秘書如行政秘書、科技秘書、公關(guān)秘書、機要秘書以及配備給領(lǐng)導(dǎo)同志的個人秘書，也都離不開文字工作，而文字秘書則專職或主要從事文字工作。辦公室文秘工作則是綜合性的文秘工作，必須具有文秘寫作的深厚功底，還要掌握各類文書的寫作?！　〉谝还?jié)概論　　一、辦公室文秘寫作的種類和特點　?。ㄒ唬┪拿貙懽鞣诸悺　∫话銇碇v，文秘寫作分為以下八大類：　?。?）行政公文寫作。它是秘書寫作的主體，秘書人員必須重點掌握的一類文體，包括了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定的黨內(nèi)公文14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要；《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的行政公文13種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。前者在黨內(nèi)各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)普遍適用，后者在國家各級行政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位普遍適用。這兩類公文最本質(zhì)的特征是具有法定的權(quán)威性和行政、黨紀的約束力?！　。?）事務(wù)文書寫作。它是秘書寫作的又一重要組成部分，主要包括工作計劃、工作要點、工作方案、工作總結(jié)、調(diào)查報告、政務(wù)信息、工作報告、會議提案、開幕詞、閉幕詞、會議記錄、演講稿、述職報告、大事記、簡報等?！　。?）會務(wù)文書寫作。會務(wù)文書是在舉行會議、座談時的文字材料，主要包括主持詞、開幕詞、歡迎詞、會議報告、會議講話、經(jīng)驗介紹、歡送詞、閉幕詞。在語言風(fēng)格上要求莊重大方，在內(nèi)容上特別要有針對性，不同類型的會議、座談在工作的過程和取得的成果上都不相同?！　。?）禮儀文書寫作。禮儀文書主要分為書信類和慰問類。前者指申請書、自薦書、推薦書、證明信、介紹信、邀請函、請柬、聘書。后者包括賀信（賀電）、祝詞、喜報、表揚信、慰問信、答謝信、悼詞、訃告、唁電。這類體裁的一個鮮明特點是，針對不同的受文對象，講究一定的禮儀規(guī)矩。如果措辭不當(dāng)，言語失禮，往往會造成不良后果?！　。?）司法文書寫作。司法文書包括訴訟類和公證類。訴訟類指起訴狀、申訴狀、答辯狀、代理詞、仲裁申請書、仲裁協(xié)議書。公證類指公證書和贈予書。該類文書一經(jīng)形成就進入法律范疇，如公證書獲得承認就具有法定效力。　?。?）經(jīng)貿(mào)文書寫作。經(jīng)貿(mào)文書是當(dāng)前經(jīng)濟工作中使用頻率較高的一類文體，可分為協(xié)議類、商貿(mào)類和財經(jīng)類。協(xié)議書、合同、合作意向書等屬于協(xié)議類；招標書、投標書、市場調(diào)查報告、項目可行性報告、招商說明書、股票上市公告、商品說明書、商標注冊申請書和外貿(mào)信函等屬于商貿(mào)類；審計報告、財務(wù)報告、納稅檢查報告、財務(wù)分析報告、財政預(yù)算報告等屬于財經(jīng)類?！　。?）宣傳文書寫作。宣傳文書分為信息類，如啟事、聲明、海報、口號標語；新聞類，如廣告、消息、通訊、電視新聞、廣播新聞、墻報、新聞評論；序跋類，如凡例、發(fā)刊詞、編者按、序跋、題詞等。作為對單位個人或某項活動的宣傳，此類文書要求簡明得體，在有限的篇幅內(nèi)有重點地向讀者傳遞豐富的信息?！　。?）傳記史志寫作。該類包括傳記類、史志類和筆記類。傳記類有簡歷、傳記、人物簡介、回憶錄；史志類有地方志、方言志、風(fēng)俗志、年譜；筆記類有工作筆記和讀書筆記?！　〈送?，現(xiàn)代公務(wù)文書還可按作者的性質(zhì)分為黨內(nèi)公務(wù)文書、行政公務(wù)文書、社會團體公務(wù)文書、企事業(yè)單位公務(wù)文書等。作為辦公室文秘，應(yīng)熟練掌握秘書公文的規(guī)范寫作要求，才能完成秘書公文撰寫的重要任務(wù)?！　。ǘ┨攸c和作用　　1?特點　　辦公室文秘寫作作為一種特殊的應(yīng)用文寫作，其寫作動機往往不是文秘寫作者自發(fā)形成的，而是在上級的授意下為了解決某個問題而從事的工作，具有實用性。文書的效力由于體現(xiàn)了組織和領(lǐng)導(dǎo)的意志而具有權(quán)威性，因而文書的體式不能隨意更改，而要遵守統(tǒng)一的規(guī)范?！　。?）受命性。與文學(xué)創(chuàng)作活動相比，秘書寫作的受命性或稱被動性的特點十分突出。第一，受命的“命”是指領(lǐng)導(dǎo)意圖與組織的意志。秘書寫作的動機并非產(chǎn)生于寫作者本身的寫作要求，而是產(chǎn)生于組織的要求與管理工作的客觀需要，具體表現(xiàn)為法定組織與領(lǐng)導(dǎo)意志的驅(qū)動。秘書人員必須遵命寫作，處處體現(xiàn)出一級領(lǐng)導(dǎo)班子或領(lǐng)導(dǎo)人為解決某一問題、辦理某一事務(wù)，經(jīng)過認真研究以后所作出的決策。秘書人員個人是不能摻入個人的意見的，也不能表現(xiàn)出自己的思想感情。因而也不可能形成自己的獨特的寫作風(fēng)格。第二，文章的執(zhí)筆人或撰稿人與承擔(dān)文章社會責(zé)任的法定作者是不同的。文章的撰稿人是秘書人員，而法定作者卻是依法成立的組織，能以自己的名義行使權(quán)力、承擔(dān)義務(wù)。第三，寫作意圖與最終成品必須保持高度一致。寫作意圖是文稿的主題，全篇都要緊緊圍繞主題展開，任何時候都不可偏離。秘書寫作及其成品必須體現(xiàn)法定組織的意圖，不能擅自修改，甚至改變已經(jīng)作出的決策?！　。?）權(quán)威性。法律賦予了相應(yīng)的公務(wù)文書的權(quán)威性。由于只有依據(jù)法律、法令、法規(guī)以自己的名義行使權(quán)力、承擔(dān)義務(wù)的組織或個人，才可以在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公務(wù)文書。所以該文書一般在直接反映制發(fā)機關(guān)的意志的同時，也已經(jīng)被法律賦予了相應(yīng)的權(quán)威，因此，文秘寫作也就具有權(quán)威性。與此同時，在職權(quán)所轄范圍內(nèi)的所有單位和個人都必須依法服從公務(wù)文書的法定作者，對不執(zhí)行者、違反者必須追究責(zé)任，并給以處理?！　∶貢鴮懽鞯臋?quán)威性還來源于作者的身份。秘書寫作，尤其是公文寫作，其法定的作者不是文秘工作者，而是制發(fā)公文的黨政機關(guān)、社會團體、有關(guān)部門、企事業(yè)單位，它們是依據(jù)法律、法令、條例、決定、章程和行政建立和存在的組織機構(gòu)。這些組織有權(quán)依法使用規(guī)定的職權(quán)，并在任務(wù)、宗旨或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，對所屬下級組織或有關(guān)部門行使指揮、指導(dǎo)、管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)的職能?，F(xiàn)行的公文，大部分是以機關(guān)的名義發(fā)布的，也有的公文是以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)布的。在這里的個人不是自然人，而是指法人代表。這就是領(lǐng)導(dǎo)者行使權(quán)力的一種表現(xiàn)。而撰寫公文的秘書人員不是法人代表，所以不能署名。這樣，公文就代表某一級組織的意志，一經(jīng)簽發(fā)便立即產(chǎn)生行政效力，生效的公文在其作用范圍內(nèi)就具有法定的強制力和約束力，這樣，公文便自然具有法定的權(quán)威性。如批復(fù)，它表示的是上級機關(guān)的結(jié)論性意見，下級機關(guān)對上級機關(guān)的答復(fù)必須認真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復(fù)的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強的權(quán)威性。　　其實，秘書寫作的權(quán)威性不僅僅來自于作者的特殊身份，還體現(xiàn)于它所表述的內(nèi)容本身所具有的權(quán)威性。它傳達、貫徹黨的路線、方針、政策、法律、法令、任務(wù)，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意志和意圖，即使是計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等，雖不屬于正式公文，但在一定范圍內(nèi)，仍具有行政約束力，而一旦以文件的形式印發(fā)，也就同樣具有法定的權(quán)威性，所屬下級組織或有關(guān)部門必須遵照執(zhí)行。例如，決議都是國家重要會議或國家權(quán)力機關(guān)通過的，本身就有權(quán)威力量。決議一經(jīng)頒布，全體公民和下級單位必須執(zhí)行，不能違背和抵制?！　。?）實用性。從寫作目的上看，現(xiàn)代公務(wù)文書具有明顯的實用性。秘書寫作就是為了辦事或解決具體問題，每篇文稿，都有一個特定的、具體的目的，即就是為了辦一件事或解決某一個實際問題，目的指向和個案特征十分明顯。如領(lǐng)導(dǎo)講話稿，是根據(jù)會議主題或聽眾，闡述某種思想，表明某種立場、觀點，起到宣傳教育、指導(dǎo)干部群眾的特定作用；一篇通知，就是為了向受文對象通知一件特定的事項；請示就是為了請求解決或答復(fù)一個特定的問題；致辭、賀詞、唁函、唁電就是為了表達某種特定的情感；項目建議書就是為了向其主管部門申請批準一個具體的立項；仲裁申請書、仲裁答辯書就是要求特定的仲裁機構(gòu)，協(xié)助解決具體的經(jīng)濟糾紛等等。　　從寫作內(nèi)容上看，由于秘書寫作的每一篇文稿都有一個具體的特定目的，所以要求寫作內(nèi)容絕不能突破目的實現(xiàn)的特定范疇。寫作內(nèi)容必須圍繞一篇文稿的特定目的而展開，也就是必須緊緊圍繞需要解決的問題或需要辦理的事情來寫，真正做到內(nèi)容為目的服務(wù)，內(nèi)容與目的緊密相連。從讀者對象上看，秘書寫作寫給誰看，也就是受文的對象是誰，是由其寫作目的和內(nèi)容而決定的。一般而言，受文對象不是泛指的，而是有一定的規(guī)定性，具有特定的指向，針對性十分明確。其受文對象的指向是特定的，制約性很強，該寫給誰就得寫給誰，絕不允許出現(xiàn)偏差。從效果上看，秘書寫作大多直接參與對實際工作的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、組織、監(jiān)督和協(xié)調(diào)，直接參與行政管理，成為管理工作的有機組成部分和有效的手段，并能迅速地收到實效，見到成果。秘書寫作既然以解決工作中的具體實際問題為宗旨，就要快寫快發(fā)，一般要求與工作同步。秘書寫作的結(jié)果是以物質(zhì)的文本形式體現(xiàn)的，文本的內(nèi)容和形式都必須符合寫作目的的特定要求，達到預(yù)定的效果，不能有任何誤差。　?。?）規(guī)范性。文書的撰寫不依賴于個人的意愿，而是統(tǒng)一的格式。撰寫者要從所擔(dān)負的撰寫任務(wù)出發(fā)，按照文秘寫作的相關(guān)規(guī)定，認真負責(zé)地做好文書的撰寫工作。由于公務(wù)文書在長期使用的過程中，形成了比較固定的慣用格式，故而撰寫者必須共同遵守。如行政機關(guān)公文的格式，一定要按國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定行文。其他事務(wù)文書的稱謂、問候語、落款等，也都有規(guī)范化的要求，撰寫者不能隨心所欲，任意違反?！　∥臅奶幚碛兄潭ǖ某绦蚝徒y(tǒng)一的要求，撰寫者要認真做好各程序的處理工作，這樣才能保證公務(wù)文書的正常運轉(zhuǎn)，進而提高辦事效率?！　??作用　　辦公室文秘寫作是通過文字將領(lǐng)導(dǎo)者的意志傳達下去，是秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)提供的一種服務(wù)性的、參謀性的工作，它的作用是多方面的。歸納起來，辦公室文秘寫作的作用有以下幾點：　?。?）依據(jù)和憑證作用。文秘寫作是反映客觀事實的活動，它所記錄的應(yīng)該是實事，所以是開展公務(wù)活動的依據(jù)。因為文秘寫作的材料反映的是制發(fā)機關(guān)的意志，其內(nèi)容是具有法定效力的，是權(quán)威的。對收文機關(guān)來說，這些文件就是其工作的依據(jù)，例如一份下行公文，下級機關(guān)接到公文后，必須依照公文的要求去開展工作、處理問題。對于上行文來說也是一樣，上級機關(guān)通過下級機關(guān)呈送的匯報、請求、總結(jié)等來了解情況，從而依據(jù)這些來作出判斷和決策?！　∥拿貙懽魉纬傻墓脑谕瓿闪耸姑螅膊皇蔷鸵粺o所用了，它還將作為歷史憑證存檔，供今后需要之時查證、研究和利用，還有可能成為珍貴的歷史文獻?！　∥拿貙懽鞯囊罁?jù)和憑證作用是其最基本的作用，一份虛假的文件是無法發(fā)揮任何作用的，只有真實可信的文件才能成為各級單位工作的依據(jù)和今后的憑證?！　。?）領(lǐng)導(dǎo)和指示作用。文秘寫作是領(lǐng)導(dǎo)意志的傳達者和立言人，它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體的意志的體現(xiàn)。通過文秘寫作，可以反映出黨和國家的路線、方針、政策，上級組織可以通過制發(fā)文書向下級組織宣布政策、傳達指示、布置任務(wù)、提出要求和督促檢查，起到領(lǐng)導(dǎo)和指示的作用?！　∶貢鴮懽鞯奈募唤?jīng)發(fā)布就具有了權(quán)威性，在規(guī)定的范圍內(nèi)必須執(zhí)行，不得違反，這就反映出了文秘寫作的決策和領(lǐng)導(dǎo)作用；同時，上級組織對下級組織的匯報、請示等作出表態(tài)，也體現(xiàn)了文秘寫作的領(lǐng)導(dǎo)指示作用?！　。?）宣傳教育作用。秘書寫作的文件是具有法定權(quán)威性的，它代表的不是秘書個人，而是整個領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意志。通過對文件的學(xué)習(xí)，下級組織可以深刻理解、貫徹文件精神，達到統(tǒng)一思想、振奮精神的目的，從而具有宣傳教育的作用?！　。?）溝通信息的作用。當(dāng)代社會，無論是何種形式的交往，都離不開信息的溝通。人與人之間、組織與組織之間、組織與人之間都需要溝通和交流信息，了解彼此的近況，從而更好地完成工作。文秘寫作所形成的材料可以使信息通過文字來傳達和交流，避免口耳相傳所帶來的不便，跨越時空的局限?！　娌牧舷鄬τ谄渌问降牟牧蟻碚f是更加準確、嚴密和可靠的，通過文秘寫作可以使組織更加靈活的運轉(zhuǎn)，使信息透明，減少溝通上的障礙?！　　?/pre>








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