辦公自動化實務

前言

2004年，我辦組織開發(fā)了高等職業(yè)技術院校文秘專業(yè)系列教材，受到了高等職業(yè)技術院校的廣泛歡迎。隨著社會的發(fā)展和職業(yè)教育改革步伐的加大，文秘專業(yè)的教學要求、內(nèi)容和教學模式、方法需要進一步改革創(chuàng)新，為適應這一要求，我辦組織一批教學經(jīng)驗豐富、實踐能力強的教師與行業(yè)、企業(yè)的專家，在充分調(diào)研的基礎上，對這套教材陸續(xù)進行修訂。這次教材修訂工作的重點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，根據(jù)企業(yè)秘書的工作實際和秘書國家職業(yè)標準，進一步調(diào)整相關教材的教學要求，設計和確定典型的工作項目。吸納全國高等職業(yè)技術院校的教改成果，按照“學以致用”的原則，將理論知識和技能恰當安排到各個工作項目中，力圖通過這些項目的教學，使學習掌握相關的理論知識和實踐技能，以滿足企業(yè)的實際需要。第二，在與秘書實際工作有關的文件寫作、文書處理、辦公室事務處理、會議組織、辦公自動化等系列項目的先后關系的處理上，按照由易到難、有小到大的原則進行編排，既保證了各項目之間技能和知識的有效銜接，又考慮了教學方面的可操作性，從而提高教學效果。第三，按照任務驅(qū)動編寫思路組織工作項目所涉及的內(nèi)容，做到理論學習有載體，工作產(chǎn)訓有實體，有利于激發(fā)學生的學習積極性，變被動學習為主動學習，在掌握知識和技能的同時，獲得學習成就感。第四，在教材的表現(xiàn)形式上，采用“以圖代文，以表代文”的表現(xiàn)形式，增強教材的形象性，降低了學習難度，有利于激發(fā)學生的學習興趣。在本套教材的編寫過程中，得到有關省市教育部門、人力資源和社會保障部門以及一批高等職業(yè)技術院校的大力支持，教材編審人員做了大量的工作，在此，我們表示衷心的感謝！同時，懇切希望廣大讀者對教材提出寶貴的意見和建議。

內(nèi)容概要

　　本書采用“任務驅(qū)動”的編寫思路，以秘書職業(yè)領域中常見的工作任務為載體，詳細介紹了在事務、文務、會務以及網(wǎng)絡辦公等工作中實現(xiàn)自動化辦公的基本方法與途徑，注重培養(yǎng)使用和維護各種辦公設備的能力和在信息化條件下利用計算機和網(wǎng)絡處理辦公室程序性工作的能力?！　”緯鴮⒚貢ぷ魅蝿兆鳛槿績?nèi)容的邏輯主線，融入了大量任務實例，力求改變同類教材以“設備”為中心的模式，適當?shù)碚撝R，突出操作內(nèi)容，有助于學習者解決實際問題。在任務的選擇上，本書在保留經(jīng)典任務的同時，注意跟蹤辦公發(fā)展的新趨勢，設計了多個前沿性的應用任務，帶有鮮明的時代色彩?！　”緯m用于高職高專文秘專業(yè)的教學，同時也可作為在職文秘人員的工作參考?！　”緯身f志國主編，宋少凈副主編，鄭群、耿曙光、余海冰、申曉改、謝國偉、張暉參與編寫。

書籍目錄

模塊一 事務工作辦公自動化　課題一 計算機維護　　任務1 安裝操作系統(tǒng)與驅(qū)動程序　　任務2 安裝與卸載常用軟件　　任務3 快速備份與恢復軟件系統(tǒng)　課題二 日常事務工作　　任務1 使用與維護打印機　　任務2 使用與維護復印機　　任務3 使用與維護傳真機　　任務4 利用辦公用品管理軟件管理辦公用品　　任務5 掃描文檔與文字識別　課題三 信息檔案工作　　任務1 利用Internet搜集信息　　任務2 對電子信息文件進行加密　　任務3 利用檔案管理軟件管理辦公檔案　　任務4 使用碎紙機銷毀檔案模塊二 文件處理工作辦公自動化　課題一 辦公文件撰制　　任務1 制作與使用公文模板　　任務2 制作公司宣傳冊　　任務3 審閱批注Word文稿　課題二 辦公表格應用　　任務1 制作與美化辦公經(jīng)費表格　　任務2 處理辦公經(jīng)費數(shù)據(jù)　　任務3 使用圖表表現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)　課題三 電子文件格式轉(zhuǎn)換　　任務 Office文檔轉(zhuǎn)換為PDF或SWF格式文檔模塊三 會務工作辦公自動化　課題一 會前準備　　任務1 向多人發(fā)送會議邀請函　　任務2 利用PowerPoint制作項目推介演示文檔　課題二 會中服務　　任務1 使用與維護投影儀　　任務2 進行會議錄音與攝像　　任務3 進行會議拍照　　任務4 進行視頻會議　課題三 會后工作　　任務 刻錄會議光盤模塊四 網(wǎng)絡和辦公自動化　課題一 OA系統(tǒng)的安裝和使用　　任務1 安裝與設置OA系統(tǒng)　　任務2 利用OA系統(tǒng)收發(fā)文件　　任務3 利用OA系統(tǒng)管理信息　　任務4 利用OA系統(tǒng)管理員工　　任務5 利用OA系統(tǒng)安排工作　課題二 互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)辦公　　任務1 收發(fā)電子郵件　　任務2 進行網(wǎng)絡即時通信　　任務3 利用FTP共享文件　　任務4 共享網(wǎng)絡打印機附錄

章節(jié)摘錄

插圖：小批量的檔案管理是秘書工作中的常規(guī)內(nèi)容，但由于檔案文件數(shù)量較多、種類繁雜，借閱和歸還頻繁，所以管理的任務常常比較煩瑣。采用計算機檔案管理軟件可以將煩瑣的查詢、統(tǒng)計等工作交給程序自動完成，極大提高了工作效率。在本任務中，秘書人員遇到的情況比較適合采用計算機輔助管理，不需要專業(yè)的檔案管理人員和系統(tǒng)，一是因為檔案數(shù)量并不龐大；二是因為管理的內(nèi)容比較簡單，主要是錄入、統(tǒng)計、查詢、借閱、打印等工作。秘書人員首先應當形成基本的檔案體系觀念，理清全宗、案卷和文件三者之間的關系，這是進行檔案管理的前提；其次，秘書人員必須明確本單位的檔案管理需求，確定該項工作的基本內(nèi)容；再次，根據(jù)檔案管理需求決定采用何種檔案管理軟件，并熟練掌握其使用方法，完成各種工作任務。

編輯推薦

《辦公自動化實務》為國家級職業(yè)教育規(guī)劃教材。

圖書封面

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