出版時間:2006-6 出版社:旅游教育出版社 作者:朱迪·艾倫 頁數(shù):241
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前言
本書所講述的任何幾個“小貼示”都可以為你即將舉辦的募捐籌款活動節(jié)省成千上萬元不必要的費用,而且適用于在飯店、會展中心、私人場地甚至你家里舉行的各類活動。你不知道的問題或者你沒有想到的問題都會對你的活動的成敗以及預(yù)算產(chǎn)生巨大的影響。本書將帶你走進“幕后”——從概念到現(xiàn)場操作——向你展示各種細(xì)節(jié),教你如何把活動辦得更好,并在活動期間盡可能少地出現(xiàn)意外或失誤。魔力來源于細(xì)節(jié),這一思想將貫串于全書。在過去幾年里,我既是一名志愿者,又是一名顧問,一直從事資金籌集和各類活動的策劃。正因為如此,我才意識到有必要寫一本關(guān)于活動策劃的指南性手冊。15年來,我長期從事世界各國的各類活動策劃,積累了不少專業(yè)知識和技能,我相信這些知識和技能一定會讓你受益匪淺。我要說的第一個“小貼示”是,動筆寫下所有的事項。將與活動有關(guān)的信息——包括日期、時間、供應(yīng)商、聽眾以及講話的內(nèi)容等——寫下來十分重要,這一點再怎么強調(diào)都不過分。只有把有關(guān)的信息都寫下來,你才能在后來回顧它們的時候做到清晰明了。你做得越細(xì)致,就越不會出差錯。無論何時何地,只要有可能,就要動筆寫,包括所有要求和需確認(rèn)的信息,因為今天與你談話的人,明天可能已經(jīng)離開這兒了。我想創(chuàng)作一本可以用作工具書的書,它將有助于成功地策劃活動,無論它是首演/首映儀式、慶祝慶典、籌款晚會、會展活動、各類會議、公司活動、獎勵活動、婚禮或者其他特殊活動??偠灾?,無論你想組織什么活動,這本書都將在一定程度上幫助你,使你的活動別具一格。我最熱衷的就是組織令人難忘的活動,沒有意外事故也沒有額外開支。這也是我在本書中想向大家介紹的內(nèi)容。為進一步幫助你進行活動策劃,我們建立了一個配套網(wǎng)站,上面除了本書附錄中的一些表樣外,還收錄了本書未涉及的其他表格樣本。朱迪·艾倫
內(nèi)容概要
《活動策劃完全手冊》一書通過敏銳的觀察和獨特的視角向你展現(xiàn)了一幅如何策劃和管理活動工藍(lán)圖,幫助你減少工作中的閃失和意外。本書與眾不同,別具一格,為你提供了很多實用的建議和操作方法,內(nèi)容涉及活動策劃和管理的方方面面:如何選擇最佳場所、如何準(zhǔn)備和控制預(yù)算、如何制作工作日程和配備人員、如何安排和協(xié)調(diào)餐飲、裝飾、布置、娛樂和主題、如何與專業(yè)公司和職業(yè)人士合作。 活動策劃者是否清楚在組織和管理此類活動過程中容易出現(xiàn)的問題,對活動預(yù)算以及活動能否成功將產(chǎn)生非常重要的影響。《活動策劃完全手冊》將帶你經(jīng)歷策劃和管理一個成功活動的每一個環(huán)節(jié):策劃階段、時間安排和后勤管理、預(yù)算編制、實際操作和現(xiàn)場管理。 《活動策劃完全手冊》一書將提供一些費用計算表格樣本,幫助你制定詳細(xì)的計劃和合理的預(yù)算;闡述在你與供應(yīng)商簽訂合同之前應(yīng)了解的問題;囊括了大量的策劃技巧和案例,使你避免因犯錯而付出高昂的代價;推薦特色配套網(wǎng)站。網(wǎng)站除提供本書所列舉的表格外,還補充了一些其他的實用表格和作者對一些問題的解答。
作者簡介
朱迪·艾倫女士是一位在活動策劃領(lǐng)域享有很高聲譽的專家。也是朱迪·艾倫公司的創(chuàng)始人和董事長。
朱迪·艾倫女士已經(jīng)成功地在世界上30多個國家策劃多個活動。有些活動的參加人數(shù)超過2000人。她成功地策劃和推出了許多令人難忘的活動.其中包括:迪斯尼“美女與野獸”開幕盛典晚會;諾曼·杰維森“屋頂上的提琴手”25周年慶祝儀式。朱迪·艾倫所策劃的活動范圍非常廣泛。既有僅限少數(shù)人參加的VIP活動。也有像新車發(fā)布會這樣動用數(shù)百萬美元和多種媒體技術(shù)的大型活動。
朱迪·艾倫女士所著的活動項目系列著作受到世界活動項目領(lǐng)域從業(yè)人員的關(guān)注。并被譯為多國文字出版。
書籍目錄
第1章 前期準(zhǔn)備:初步策劃和預(yù)算 你能花多少錢? 活動的目的 初步策劃 構(gòu)思 預(yù)算細(xì)分第2章 組織和時間安排 關(guān)鍵任務(wù)時間表 工作單 選對日子最關(guān)鍵 一天中的某個時間和一星期中的某一天 日期選擇第3章 位置 位置 位置 地址的選擇 地址要求 飯店和會展中心 餐館 私人場地 餐飲服務(wù) 位置:問與答 劇院 賬篷 合同 在新建場地舉辦開幕活動第4章 交通 豪華轎車 大巴 停車 交通:問與答第5章 客人抵達(dá) 天氣狀況 客人抵達(dá)與天氣狀況:問與答 歡迎曲 歡迎曲:問與答 登記:客人通行與票券領(lǐng)取 登記:問與答第6章 活動場地要求 舞臺 視聽 燈光 舞臺 視聽 燈光:問與答 房間要求:問與答第7章 客人是誰 客人名單 邀請信 媒體 媒體:問與答 兒童第8章 餐飲 菜單策劃 人員配置第9章 其他考慮事項 娛樂節(jié)目 娛樂節(jié)目:問與答 攝影 攝影:問與答 主題 裝飾 贈品 最后完善第10章 結(jié)束……附錄A 成本表樣本附錄B 支付計劃表樣本附錄C 工作單樣本譯后記
章節(jié)摘錄
書摘飯店和會展中心 飯店和會展中心之間的差別將會影響你的預(yù)算。這兩種場所都不錯,但你必須知道它們之間的區(qū)別以及哪些費用應(yīng)該納入到成本細(xì)分里去。 如果你除了活動場地以外還需要客房,那么在飯店舉辦活動可能劃算。因為飯店將從銷售食品、飲料、客房方面獲得收入,它可能會降低活動布置和排練期間所產(chǎn)生的用房租金。一般說來,如果飯店能獲得食品和飲料的收入,它們就不會收取活動舉辦期間的用房租金。當(dāng)然,這取決于你在飯店里總共花了多少錢。 在飯店舉辦活動意味著你的客人們能很容易地步行來到會議室,這就省掉了交通費。如果客人住的飯店離舉辦活動的會展中心超過了步行所能到達(dá)的距離,你就要承擔(dān)客人的交通費用了。 不是所有的會展中心都與附近的飯店訂有客房特價協(xié)議。你可能要分別與飯店和會展中心協(xié)商。你應(yīng)該比較一下成本,看看它們在價格方面的差別。除了用房租金以外,還要考慮其他的一些費用。 大多數(shù)飯店都會允許你的布景人員停車卸物,也會提供人手幫忙運送物品(記住把小費計算在預(yù)算里)。飯店不會收取用于登記或陳列物品的桌椅使用費,它們通常也能提供很多特制玻璃杯,比如馬爹利酒杯,供你的馬爹利酒吧專用,如果不超過一定數(shù)量還可免費使用??梢耘c飯店協(xié)商,為布景工作人員和貴賓們提供日間使用的房間和更衣室。飯店的會議廳通常鋪有地毯,因此不必額外花費鋪設(shè)地毯的費用,通常也不用支付房間清理費。飯店一般會提供帶鎖的儲物區(qū),而且通常愿意免費補充丟失的鑰匙。 在會展中心舉辦活動的話,不一定有上述的這些方便。卸物可能要付勞務(wù)費;有時還會有最短時間限制,如三或四個小時,或要求支付超時費用;使用桌子、布簾和桌裙也可能要付費;會議中心可能沒有特制酒杯,為此你還要付出額外的費用;展廳不一定鋪地毯,租用地毯又是一筆費用;另配鑰匙和真空吸塵都可能要額外付費。一定要仔細(xì)弄清楚有哪些費用,哪些方面可以協(xié)商。 對兩種場地的費用進行了對比之后,確切地知道它們的價格在哪些方面有差別,你就可以與飯店和會展中心就具體問題進行協(xié)商。會展中心也能像飯店一樣免去某些租金,但是他們需要先知道該次活動將在會展中心消費多少客房、食品和飲料。如果你的消費金額減少,租金就會提高,這些將在他們的合同里列出來。要特別注意這個方面,因為它可能會對你的預(yù)算有很大影響。 你在簽訂合同之前還需要弄清楚是否有以下額外花費: ·使用桌椅是否要付費? ·是否需要為舉辦招待會或晚宴額外準(zhǔn)備什么東西? ·是否需要支付保潔費用? ·需要付哪些超時費用? ·是否需要與某些指定公司合作? ·用電如何收費? 讓場地管理部門提前列出所有額外的費用,并把它們納入你的預(yù)算。否則,等一天活動接近尾聲時,你很可能會收獲到“驚訝”——費用超出了你的預(yù)料。尤其在資金有限的情況下更要注意。不論在哪里舉辦活動你都要問: ·工作人員屬不屬于某個工會組織? ·工作人員是否屬于工會對勞務(wù)費和其他費用有什么影響? ·合同和工資協(xié)商事務(wù)什么時候必須完成? ·場地有沒有整修計劃?如果有的話,對你的活動將有何影響? 你不會愿意在勞資談判期間和有罷工威脅的情況下舉辦活動。你需要知道場地有什么樣的整修計劃,整修規(guī)模有多大,整修對服務(wù)、設(shè)施狀況以及對在此參加活動的客人會有什么影響。 飯店和會展中心各有千秋。最重要的是找到最適合你的活動的地點,并對應(yīng)納入預(yù)算的所有可能產(chǎn)生的費用都有清楚的了解。 P37-38
后記
朱迪·艾倫女士是一位長期活躍在活動策劃界的著名專家與實踐家,她擅長活動的戰(zhàn)略策劃、全球性特殊活動的組織和管理。在本書中,她通過敏銳的觀察和獨特的視角擯棄了單純的理論說教,從實際出發(fā),提供了大量實用的建議和操作方法,內(nèi)容涉及活動策劃的方方面面。在本書內(nèi)容的編排上,作者獨具匠心,不僅囊括了活動策劃的很多真實案例,而且通過“問與答”和“小貼士”這兩種別具一格的形式清楚地闡述了活動策劃的技巧、潛在的問題、不同的解決方法以及常見的錯誤和陷阱。它實在是活動策劃者必備的、不可多得的一本指南性手冊。正如朱迪‘艾倫女士在為本書的中文版特別書寫的序言中指出的那樣,全世界的目光都將在2008年集中到中國的活動策劃者們身上。其實,隨著中國經(jīng)濟的強勁發(fā)展,對外交流的日益增多和加強,越來越多的會議、展覽、特殊活動在中國的舉辦,我們的活動策劃業(yè)日漸蓬勃發(fā)展,日新月異,在國際上引起越來越多的關(guān)注。我希望本書的翻譯出版能夠為那些投身于或即將投身于活動策劃業(yè)的人士提供一本實用的參考書,書中那些實用的專業(yè)知識和技能將幫助他們提高活動策劃的水平,逐步鍛煉成行家里手。我相信在不久的將來,中國活動策劃業(yè)界必將涌現(xiàn)一大批像朱迪·艾倫女士那樣的活動策劃專家,甚至于青出于藍(lán)而勝于藍(lán)。參加本書翻譯工作的人員如下:第1章、第3章由王海燕翻譯;第2章、第8章由程維翻譯;第4章、第5章、第6章、第7章、第9章、第10章、附錄A/B/C、作者介紹、前言、鳴謝、中文版序及有關(guān)評論由王向?qū)幏g;全書譯稿的統(tǒng)稿和審校由王向?qū)庁?fù)責(zé)。此外,崔志娟、陳一榕、楊眉、周廣樂、劉佩佩、趙微微、范若楠等做了一些翻譯工作。本書的翻譯工作也得到了北京美聯(lián)福連鎖商業(yè)有限公司總經(jīng)理黃文祥先生、江蘇學(xué)者王子思先生的大力支持和幫助,特在此表示衷心感謝!王向?qū)?006年2月20日
媒體關(guān)注與評論
書評朱迪·艾倫是位好老師。明智的活動策劃者都會把《活動策劃完全手冊》作為一本非常有用的工作指南列入自己的參考書目。 ——《專業(yè)會展》雜志 它是策劃和管理50人至2000人、預(yù)算從幾千美元至幾十萬美元活動的行動藍(lán)圖。 ——《成功》雜志 《活動策劃完全手冊》一書將幫助那些初涉該領(lǐng)域的策劃人減少諸多的煩心和頭痛。 ——麗莎·赫利 《特殊活動》雜志編輯 《活動策劃完全手冊》一書通過敏銳的觀察和獨特的視角向讀者展現(xiàn)了一幅如何策劃和管理活動的藍(lán)圖。它是預(yù)防錯誤和失誤的工具書。 ——《促銷》雜志 它是成功策劃活動的指南,是公關(guān)經(jīng)理的必備書。 ——《市場營銷》雜志 《活動策劃完全手冊》提出了出色的指導(dǎo)方針和眾多實用的細(xì)節(jié),它對所有的活動策劃人都有幫助,無論你是剛剛?cè)腴T者還是資深的專業(yè)人士。 ——凱瑟琳·科蘇斯 加拿大電影中心特殊活動部主任
編輯推薦
《活動策劃完全手冊》一書將提供一些費用計算表格樣本,幫助你制定詳細(xì)的計劃和合理的預(yù)算;闡述在你與供應(yīng)商簽訂合同之前應(yīng)了解的問題;囊括了大量的策劃技巧和案例,使你避免因犯錯而付出高昂的代價;推薦特色配套網(wǎng)站。網(wǎng)站除提供本書所列舉的表格外,還補充了一些其他的實用表格和作者對一些問題的解答。
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