文書與檔案管理

前言

我們處在一個不斷變革和創(chuàng)新的時代，信息技術的應用和信息資源的開發(fā)利用使文書與檔案工作面臨挑戰(zhàn)和機遇，文書與檔案管理的理念、環(huán)境、模式和方法悄然發(fā)生著變化，同時也對秘書教育、文書與檔案管理教材提出了更高的要求。這就需要我們立足于時代背景，轉變觀念，探索文書與檔案工作的新情況、新問題，探討秘書教育的新特點，建設任務驅動、項目導向型新體例的文書與檔案管理教材。本書立足于高等職業(yè)教育，以就業(yè)為導向，以培養(yǎng)高素質的應用型文秘人才為宗旨，針對我國當前文書與檔案管理的實際狀況，結合國內外文書與檔案管理研究的最新成果，以職業(yè)標準為準繩，本著科學、系統(tǒng)、實用的原則對文書與檔案管理工作進行了充分的理論與實踐的闡述。本書的特色主要體現(xiàn)在以下五個方面：一是體現(xiàn)雙證教育理念。內容貼近文秘活動，貼近文書與檔案工作，貼近秘書職業(yè)技能鑒定要求。二是突出操作技能的培養(yǎng)。秘書在工作活動中起著參謀和助手作用，必須具備知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)。教材設置了知識目標和能力目標，尤其是能力目標的內容是根據(jù)每項技能的工作程序按步驟描述，而且能力目標均有所對應的任務實訓，將課堂教學與工作實際結合，營造開放的學習環(huán)境和氛圍，便于學習者掌握操作技能。三是編寫結構新穎。為了適應職業(yè)教育改革的需要，達到教材改革的目的，本書的結構編排獨具匠心。各章由學習目標、模擬情景、任務驅動、任務分解、任務解析、任務實訓、知識梳理、分析思考、目標檢測、閱讀材料構成，使讀者在明確目標的基礎上，從學習者進入工作者角色，從了解工作任務到能夠完成工作任務，從學習知識到自我檢測，從歸納總結到拓展思維。內容編排呈遞進關系，構成文書與檔案管理職業(yè)基礎、專業(yè)技術技能和綜合業(yè)務能力三個層面。四是凸顯任務驅動、項目導向特色。教材體現(xiàn)從工作行為向基礎知識滲透的思路。結合文書與檔案工作實際設計模擬工作情景，布置與規(guī)劃工作任務，將工作任務與理論知識有機結合，用知識指導工作任務的完成和專業(yè)技術能力訓練，達到加強對學生崗位職業(yè)能力培養(yǎng)和提高運用理論解決問題能力的目的。五是編寫形式生動活潑。全書文字簡練、通俗，正文中插入相關鏈接，大量的圖形、表格和圖片使全書圖文并茂。采用流程圖說明工作步驟，既產(chǎn)生很好的閱讀效果，又便于技能的掌握。本書由劉萌教授主編并對全書進行統(tǒng)稿，徐明友、吳志凌老師為副主編。參加本書編寫的院校有：中華女子學院、安徽商貿職業(yè)技術學院、安徽機電職業(yè)技術學院、長沙民政職業(yè)技術學院、湖南廣播電視大學。各章編寫人員如下：鄭曉明，第一章、第二章；徐明友，第三章、第五章；王冬冬，第四章；徐梅，第六章、第八章；劉萌，第七章；何艷平，第九章；吳志凌，第十章。本書可作為高等院校秘書專業(yè)的教學及參考用書，也可作為秘書職業(yè)技能鑒定以及培訓或研究的參考用書。由于作者水平有限，書中難免有疏漏和不當之處，祈請讀者不吝指正。

內容概要

本書立足于高等職業(yè)教育，以培養(yǎng)高素質的應用型文秘人才為宗旨，遵循高職高專教育的特點與規(guī)律進行編寫。主要內容包括：文書概述、文書處理、文書整理歸檔、檔案與檔案工作、檔案收集與整理、檔案鑒定、檔案保管與統(tǒng)計、檔案利用服務、現(xiàn)代載體檔案管理。各部分內容又由學習目標、模擬情景、任務驅動、任務分解、任務解析、任務實訓、知識梳理、分析思考、目標檢測和閱讀材料構成，穿插相關鏈接，充分體現(xiàn)“任務驅動、項目導向”的教學新理念，突出文書與檔案管理的專業(yè)應用能力訓練。    本書可作為高職高專、成人學校、本科院校二級職業(yè)技術學院文秘專業(yè)及相關管理專業(yè)的教材，也可作為相關專業(yè)人員的參考用書。

作者簡介

　　劉萌：女，1963年生，教授，學校學術帶頭人。勞動部秘書職業(yè)技能鑒定委員會專家，中華女子學院女性人力資源開發(fā)與創(chuàng)業(yè)研究中心副主任。長期從事文書與檔案管理，信息管理、社會調查，市營銷銷方面的教學與研究。參與國家及省部級課題研究，參加國家及北京市高等教育多項精品教材的編研，出色完成國家哲學社會科學規(guī)劃領導小組審批的“檔案事業(yè)建設與社會發(fā)展”規(guī)劃重點項目。公開出版論著30余部，在全國一級刊物和核心期刊發(fā)表學術論文40余篇，學術成果豐碩。

書籍目錄

第一章　文書與文書工作　第一節(jié)　文書與文書工作的歷史沿革　第二節(jié)　文書與文書工作的基礎　第三節(jié)　文書工作的組織　本章　小結　閱讀材料第二章　文書的種類與形成　第一節(jié)　文書的種類　第二節(jié)　文書的形成　本章　小結　閱讀材料第三章　文書的體式與稿本　第一節(jié)　文書文體　第二節(jié)　文書的格式　第三節(jié)　文書稿本　本章　小結　閱讀材料第四章　文書處理　第一節(jié)　文書處理概述　第二節(jié)　行文制度　第三節(jié)　收文處理程序　第四節(jié)　發(fā)文處理程序　本章　小結　閱讀材料第五章　文書的整理與歸檔　第一節(jié)　文書整理歸檔　第二節(jié)　文書整理歸檔制度　第三節(jié)　文書整理歸檔的步驟　本章　小結　閱讀材料第六章　檔案與檔案工作　第一節(jié)　檔案概述　第二節(jié)　檔案工作　第三節(jié)　檔案機構與檔案工作者　本章　小結　閱讀材料第七章　  檔案收集與整理　第一節(jié)　檔案收集　第二節(jié)　檔案整理　本章　小結　閱讀材料第八章　  檔案鑒定、保管與統(tǒng)計　第一節(jié)　檔案鑒定　第二節(jié)　檔案保管　第三節(jié)　檔案統(tǒng)計　本章　小結　閱讀材料第九章　檔案檢索、利用與編研　第一節(jié)　檔案檢索　第二節(jié)　檔案利用　第三節(jié)　檔案編研　本章　小結　閱讀材料第十章　特殊載體檔案的管理　第一節(jié)　電子檔案的管理　第二節(jié)　聲像檔案的管理　本章　小結　閱讀材料參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：（1）領導指導作用機關、單位可以通過制發(fā)文件來部署各項工作，傳達黨和國家的路線、方針、政策，傳達各級領導機關以及本機關的意見和決策，對下級的工作進行具體的領導與指導。領導的方式不外乎兩種：一是書面領導，即利用公文來實現(xiàn)；二是實行面對面的領導。但一般來說，對于重大問題的處理、決策等適宜采用書面領導的方式，這樣就能避免面對面領導存在的隨意性。另外，一個機關、單位，無論如何都不可能實行完全的面對面的領導，領導者不可能同下級每一個組織以及成員直接接觸，這就需要通過公文來貫徹有關方針政策，進行具體的領導和指導。（2）行為規(guī)范作用黨和國家的各種法規(guī)都是以文件的形式制定和發(fā)布的，這些法規(guī)性文件一經(jīng)發(fā)布，便成為人們的行為規(guī)范，必須堅決遵照執(zhí)行，不得違反。它對于維護正常的社會秩序，安定社會生活，保障人民的合法權益有著極其重要的作用。有些單位無權制定法規(guī)，但仍然可以根據(jù)本單位的實際情況，制定一些規(guī)定、辦法等，這些規(guī)定、辦法同樣具有規(guī)范作用。（3）聯(lián)系知照作用各機關單位在處理日常事務工作時，經(jīng)常要與上下左右的有關機關單位進行公務聯(lián)系，公文往來則是機關單位之間協(xié)商和聯(lián)系工作的一種方式。這種公務聯(lián)系作用是公文最常見、最普遍的作用。同時，公文在機關單位之間互相知照意圖、協(xié)調關系以及協(xié)調機關內部關系等方面都起著重要的作用。（4）憑證記載作用公文是機關單位職能和公務活動的文字記錄。一般來說，絕大多數(shù)公文在傳達意圖、聯(lián)系公務的同時，也具有一定的憑據(jù)作用。這是因為，既然每一份公文都反映了發(fā)文者的意圖，那么，對于受文者來說，就可以將公文作為安排工作、處理問題的依據(jù)。有些公文，本身就具有憑證作用，如經(jīng)當事人雙方共同簽訂的協(xié)議書、合同等文書。可以說，形成這類文書的目的，就是為了作文字憑證的。還有一些公文，本身就是憑證，如會計文書中的會計憑證、借據(jù)等。另有一些公文具有明顯的記載作用，如會議記錄、談話記錄、會議紀要、大事記等，它們都是機關工作活動的真實記錄，可以供日后利用和查考。

編輯推薦

《文書與檔案管理》特色：系統(tǒng)性：在內容安排上實現(xiàn)由目標到總結，由總結到訓練的過程，利于教師教學實用性：以貫穿全文的企業(yè)背景，實現(xiàn)對文書與檔案管理應用的能力訓練新穎性：在既定目標與貼近現(xiàn)實的工作情境中，將知識的講解與任務的實現(xiàn)有機結合起來

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