檔案管理實務(wù)

前言

為了促進高職高專文秘專業(yè)的發(fā)展，建設(shè)一套適合創(chuàng)新型、應(yīng)用型人才培養(yǎng)的實用教材，北京大學(xué)出版社組織召開了全國高職高專財經(jīng)類系列規(guī)劃教材建設(shè)研討會確定了教材編寫原則，審議通過了編寫教材。《檔案管理實務(wù)》就是北京大學(xué)出版社的高職高專文秘系列教材之一，針對培養(yǎng)應(yīng)用型秘書人才的目標，是文秘、檔案管理等專業(yè)重要的一門基礎(chǔ)教程。本書是作者多年理論教學(xué)、實踐操作和高職教學(xué)經(jīng)驗的結(jié)晶，適用于高職高專教材或其他層次的文秘檔案專業(yè)。隨著職業(yè)教育改革的深入，側(cè)重于理論介紹的傳統(tǒng)檔案管理教材已經(jīng)不適用高職教學(xué)的需要，現(xiàn)有不少教師在教學(xué)基礎(chǔ)上結(jié)合實踐編寫應(yīng)用型的實訓(xùn)教材，注重培養(yǎng)學(xué)生的實踐技能。本書正是將兩者結(jié)合，即將檔案管理理論、技能訓(xùn)練融于一體，采用項目行動模式，整體分為十大項目，不同項目以工作活動和內(nèi)容來設(shè)定工作任務(wù)，以工作任務(wù)的完成來引導(dǎo)，重點學(xué)習(xí)管理實務(wù)，再安排相應(yīng)的專業(yè)知識輔助訓(xùn)練，提升實踐技能，以適應(yīng)以后的文書檔案管理工作。本書的創(chuàng)新特點主要體現(xiàn)在：一是編寫理念上——以培養(yǎng)和提高學(xué)生的檔案管理能力為導(dǎo)向，注重能力的實際訓(xùn)練和訓(xùn)練效果的考核評價，書中設(shè)計了任務(wù)訓(xùn)練和綜合實訓(xùn)，并詳細設(shè)計實訓(xùn)目的、內(nèi)容組織和步驟，可操作性強；二是內(nèi)容安排上——采用項目行動模式，整體分為十大項目，不同項目以工作活動和內(nèi)容來設(shè)定工作任務(wù)，以工作任務(wù)的完成來引導(dǎo)安排相應(yīng)的專業(yè)知識；此外還注重職業(yè)崗位的情境性，項目、任務(wù)和能力訓(xùn)練都針對秘書職業(yè)崗位的內(nèi)容和要求來設(shè)計的。有繼承，才有發(fā)展。在編寫過程中，本書廣泛吸收了近年來檔案工作研究的成果，參考了一些同行專家的著作與文章和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)資料，如秘書等級考試網(wǎng)；此外北京大學(xué)出版社的編輯們以及湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文教研室的同仁們都為本書的出版提出寶貴意見和建議，付出了辛勤的勞動，在此一并表示衷心的感謝！

內(nèi)容概要

本書根據(jù)“能力本位”教學(xué)要求，以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為目標，將檔案管理內(nèi)容設(shè)計為十個項目模塊，介紹其工作方法與技巧，且增加了電子檢索軟件、檔案數(shù)字化等新內(nèi)容，以訓(xùn)練學(xué)生技能。模塊結(jié)構(gòu)為總學(xué)習(xí)目標+具體項目+訓(xùn)練任務(wù)，并詳細設(shè)計知識、能力目標和訓(xùn)練活動。本書創(chuàng)新之處主要體現(xiàn)在：編寫理念上注重能力訓(xùn)練和考核評價；內(nèi)容安排上采用任務(wù)驅(qū)動模式；以任務(wù)完成來引導(dǎo)相應(yīng)的知識。本書可作為高等職業(yè)教育院校秘書專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)的教材，也可供有關(guān)文秘人員參考使用。

書籍目錄

項目一  認識檔案與檔案機構(gòu)  任務(wù)一  了解檔案的起源與檔案價值    一、檔案的起源    二、檔案的定義及其含義    三、檔案的價值及實現(xiàn)規(guī)律    四、檔案的種類  任務(wù)二  熟悉我國檔案管理體系    一、檔案管理工作的內(nèi)容及原則    二、我國的檔案機構(gòu)  任務(wù)三  了解檔案管理趨勢和檔案人員的素質(zhì)    一、檔案管理趨勢    二、檔案人員的素質(zhì)要求項目二  檔案收集歸檔  任務(wù)一  了解檔案收集的內(nèi)容與地位    一、檔案收集工作內(nèi)容    二、檔案收集歸檔的地位    三、檔案收集工作的要求  任務(wù)二  檔案室歸檔流程    一、歸檔與歸檔制度    二、歸檔范圍與歸檔流程  任務(wù)三  電子文件的歸檔    一、電子文件與電子檔案    二、電子文件的歸檔流程  任務(wù)四  綜合檔案館接收與征集    一、綜合檔案館接收檔案的范圍    二、綜合檔案館的接收檔案的時間    三、綜合檔案館的接收程序和標準    四、歷史檔案的征集項目三  檔案整理立卷  任務(wù)一  熟悉檔案整理工作的內(nèi)容    一、檔案整理工作的內(nèi)容和意義    二、檔案整理工作的原則和要求  任務(wù)二  認識全宗及分類方案    一、全宗的概念與意義    二、全宗內(nèi)檔案分類  任務(wù)三  檔案整理與組卷    一、傳統(tǒng)文書立卷的六大特征    二、立卷改革    三、檔案整理程序  任務(wù)四  案卷排列與編號    一、案卷排列    二、案卷目錄    三、歸檔文件的編號項目四  檔案價值鑒定  任務(wù)一  熟悉檔案價值鑒定工作的內(nèi)容    一、檔案鑒定工作的含義    二、檔案鑒定工作的內(nèi)容    三、檔案鑒定工作的意義    四、檔案鑒定工作的原則  任務(wù)二  檔案價值鑒定方法    一、檔案價值鑒定的工作方法    二、鑒定的工作程序  任務(wù)三  檔案鑒定與檔案銷毀    一、檔案保管期限表的含義及類型    二、我國檔案保管期限的種類    三、檔案鑒定與銷毀項目五  檔案保管  任務(wù)一  了解檔案保管的內(nèi)容與原則    一、檔案保管工作的含義    二、檔案保管工作的意義    三、檔案保管工作的任務(wù)    四、檔案保管工作的原則和要求  任務(wù)二  檔案庫房及裝具管理    一、檔案保管的物質(zhì)條件    二、檔案保管實務(wù)  任務(wù)三  特殊載體檔案的保管    一、音像檔案及照片檔案    二、電子檔案及其保管項目六  檔案檢索  任務(wù)一  認識檔案檢索和檢索工具    一、檔案檢索的工作內(nèi)容    二、檔案檢索的意義    三、檔案檢索工具    四、檔案檢索語言概述  任務(wù)二  檔案著錄與標引    一、檔案著錄    二、檔案標引    三、傳統(tǒng)檔案檢索方法  任務(wù)三  電子檔案檢索訓(xùn)練    一、電子檔案檢索特點    二、電子檔案檢索方法項目七  檔案編研  任務(wù)一  了解檔案編研工作    一、檔案編研工作內(nèi)容    二、檔案編研工作的意義    三、檔案編研工作的要求    四、檔案編研流程    五、裝幀設(shè)計    六、校樣校對  任務(wù)二  常見編研產(chǎn)品編寫技巧    一、現(xiàn)行檔案文件匯編    二、檔案參考資料項目八  檔案利用  任務(wù)一  熟悉檔案利用工作內(nèi)容    一、檔案提供利用工作的含義    二、檔案提供利用工作在檔案工作中的地位    三、檔案利用工作的基本要求  任務(wù)二  傳統(tǒng)利用服務(wù)與電子化服務(wù)    一、傳統(tǒng)檔案提供利用方式與途徑    二、檔案電子化服務(wù)  任務(wù)三  檔案開放與公布    一、開放檔案的含義    二、開放檔案的意義    三、開放檔案的依據(jù)    四、檔案開放的標志和要求    五、開放檔案的公布項目九  檔案統(tǒng)計  任務(wù)一  了解檔案統(tǒng)計的內(nèi)容和要求    一、檔案統(tǒng)計工作的含義    二、檔案統(tǒng)計工作的意義    三、檔案統(tǒng)計工作的要求  任務(wù)二  檔案統(tǒng)計指標與步驟    一、常見檔案統(tǒng)計指標及其運用    二、統(tǒng)計工作方法與步驟  任務(wù)三  檔案室（館）的登記和統(tǒng)計訓(xùn)練    一、檔案室的登記和統(tǒng)計工作    二、檔案館的登記和統(tǒng)計工作    三、統(tǒng)計報表的編制    四、檔案事業(yè)管理機關(guān)的統(tǒng)計工作項目十  專門檔案管理與檔案數(shù)字化  任務(wù)一  人事檔案管理    一、人事檔案收集    二、人事檔案的整理    三、人事檔案的鑒別    四、人事檔案查（借）閱制度    五、人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度    六、人事檔案的保管    七、人事檔案材料的銷毀  任務(wù)二  會計檔案的管理    一、會計檔案內(nèi)容    二、會計檔案的裝訂    三、會計檔案的保管    四、會計檔案的借閱    五、會計檔案的保管期限    六、會計檔案的編目    七、會計檔案的提供利用與編研    八、會計檔案的銷毀  任務(wù)三  紙質(zhì)檔案數(shù)字化    一、檔案數(shù)字化的意義    二、檔案數(shù)字化原則    三、檔案數(shù)字化標準    四、檔案數(shù)字化方法    五、檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容    六、檔案網(wǎng)站建設(shè)    七、數(shù)字檔案館建設(shè)附錄參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：人們在生產(chǎn)和生活中需要交流、溝通，表達思想。在文字出現(xiàn)以前，人們只能用語言來表達自己的思想，但語言很容易遺忘。為了記憶的需要，古人創(chuàng)造了“結(jié)繩”和“刻契”。易經(jīng)中就有“上古結(jié)繩以記事”的記載，《周易注》：“古人無文字，結(jié)繩為約，事大，大結(jié)其繩；事小，小結(jié)其繩?！薄敖Y(jié)繩”和“刻契”是輔助記事的方法?！敖Y(jié)繩”就是在繩子上打結(jié)，用繩子的大小、位置以及繩子的不同顏色來表達不同的含義。結(jié)繩記事方法，外國古代也有應(yīng)用，被稱作“坎普”。還專門設(shè)有“結(jié)繩官”，負責(zé)解釋結(jié)繩表達的含義?！翱唐酢本褪窃谥衿?、木片、骨片和玉片上刻上各種形狀的標志，以此來表達和記錄某種信息。“結(jié)繩”和“刻契”雖然有記事備忘功能，具備了檔案的某些屬性，但從本質(zhì)上講還不是檔案，因為它們記錄的情況不確定，對抽象的事物難以表達?！敖Y(jié)繩”和“刻契”可以說是檔案的萌芽。甲骨檔案是我國迄今發(fā)現(xiàn)最早的檔案。甲骨文是人們公認的我國最早的文字，是國子監(jiān)酒王懿榮于1899年發(fā)現(xiàn)的。最初發(fā)現(xiàn)于河南安陽小屯村的殷墟遺址。這些被刻寫在龜甲、獸骨上的文字被稱為甲骨文。文字的發(fā)明及應(yīng)用于文獻記錄是人類文明的一大進步，文字是語言的記錄符號，是人類表達思想、交流經(jīng)驗最直接、最確切的工具，也是檔案產(chǎn)生的前提條件。商代人們很迷信，但凡舉行祭祀、狩獵、戰(zhàn)爭等重大活動時，必要巫師進行占卜，并把占卜的經(jīng)過、結(jié)果等情況，刻寫在龜甲、獸骨上。這就給我們留下了研究商代歷史的第一手材料，是商朝政治和生活的直接的原始記錄。稍后又出現(xiàn)了簡牘檔案、金石檔案和縑帛檔案等。簡牘檔案是商代和西周時出現(xiàn)的，是以竹片、木片為書寫材料，記載當時社會生產(chǎn)和生活情況。單一的竹片叫“簡”，單一的木片叫“牘”，簡稱木牘。這種書寫工具比較笨重，據(jù)史料記載，秦始皇每天“日讀一擔(dān)”，即每天處理的公文就有100斤左右。上個世紀我國南方湖南長沙、湖北江陵、云夢、甘肅敦煌等地，先后發(fā)現(xiàn)了大批秦、漢的簡牘檔案，對研究當時的歷史提供了寶貴的資料。金石檔案是刻寫在青銅器、石頭上的文字記錄材料。

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《檔案管理實務(wù)》：21世紀全國高職高專文秘類規(guī)劃教材

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