辦公室工作實(shí)務(wù)規(guī)范手冊(cè)

前言

多年來(lái)，中央一再?gòu)?qiáng)調(diào)要“努力建設(shè)行為規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、公正透明、廉潔高效的”行政機(jī)關(guān)，強(qiáng)調(diào)要“提高效能”、“執(zhí)行順暢”。而要加強(qiáng)機(jī)關(guān)效能建設(shè)，必須實(shí)現(xiàn)“三化”（制度化、規(guī)范化、科學(xué)化）。在長(zhǎng)期的辦公室工作和秘書(shū)教學(xué)、科研中，我們深感“三化”對(duì)提高辦公室工作效率和質(zhì)量的重要性，充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作“三化”是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理“三化”、加強(qiáng)機(jī)關(guān)效能建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。為了有助于辦公室人員更加規(guī)范地搞好綜合服務(wù)，有效提高輔政能力，四川省秘書(shū)學(xué)會(huì)組織編寫(xiě)了這本《辦公室工作實(shí)務(wù)規(guī)范手冊(cè)》。本書(shū)也是“四川省秘書(shū)學(xué)會(huì)慶祝新中國(guó)成立60周年獻(xiàn)禮叢書(shū)”之一。 本書(shū)有以下特點(diǎn)： 一是內(nèi)容務(wù)實(shí)全面。本著理論適用、實(shí)際有用的編寫(xiě)原則，本書(shū)不過(guò)多在名詞概念、理論研究上下工夫，而是著力于比較詳盡全面地介紹機(jī)關(guān)辦公室涉及的辦文、辦事、辦會(huì)方方面面的工作規(guī)范、規(guī)律、方法。 二是操作性強(qiáng)。著重講辦公室每項(xiàng)工作、每件具體事務(wù)該做什么、怎么做，按什么標(biāo)準(zhǔn)、程序操作，還提供了不少范文范例，可以說(shuō)不少內(nèi)容完全可以按規(guī)范“依樣畫(huà)葫蘆”，收到立竿見(jiàn)影之效。 三是普適性強(qiáng)。本書(shū)著重針對(duì)黨政群機(jī)關(guān)辦公室工作而寫(xiě)，但對(duì)企事業(yè)單位辦公室人員也極為有用，機(jī)關(guān)單位其他管理人員也值得一讀。甚至于對(duì)有志于從事機(jī)關(guān)工作例如報(bào)考公務(wù)員的考生，都頗具參考價(jià)值。而對(duì)辦公室系列培訓(xùn)班學(xué)員和秘書(shū)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生而言，則是一本極為實(shí)用的教材了。 四是力求出新。第一，內(nèi)容有創(chuàng)新，本書(shū)不少條目工作規(guī)范，都與時(shí)俱進(jìn)，既遵循中央和各部門(mén)法律法規(guī)和規(guī)范性文件的新規(guī)定，又緊密結(jié)合新世紀(jì)新階段機(jī)關(guān)工作實(shí)際，頗具新意。第二，編寫(xiě)體例新。本書(shū)大部分內(nèi)容采用表格式、流程式形式編寫(xiě)，言簡(jiǎn)意賅，一目了然，使人一看就懂得該怎么做才符合規(guī)范、才做得好。 五是編寫(xiě)嚴(yán)謹(jǐn)。本書(shū)從創(chuàng)意至今已逾四年，組織編寫(xiě)歷時(shí)一年有余。編寫(xiě)人員絕大多數(shù)是多年從事辦公室工作的行家里手，其中不乏學(xué)者型官員，少數(shù)是從事秘書(shū)學(xué)教學(xué)科研的專(zhuān)家學(xué)者。其間召開(kāi)了六次編寫(xiě)會(huì)，還到一部分機(jī)關(guān)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研辦公室工作，反復(fù)斟酌，數(shù)易其稿。部分內(nèi)容還請(qǐng)相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家作了審改。還有不少同志對(duì)本書(shū)編寫(xiě)提出了寶貴意見(jiàn)，提供了珍貴資料。可以說(shuō)本書(shū)凝聚著眾多專(zhuān)家學(xué)者、實(shí)際工作者和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的心血。我們還有幸請(qǐng)到長(zhǎng)期擔(dān)任秘書(shū)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的四川省人大常委會(huì)原副主任、四川省秘書(shū)學(xué)會(huì)名譽(yù)會(huì)長(zhǎng)李洪仁同志，為秘書(shū)學(xué)研究貢獻(xiàn)卓越的中共中央辦公廳秘書(shū)局享受?chē)?guó)務(wù)院特殊津貼教授傅西路同志為本書(shū)作序，這對(duì)我們編好本書(shū)是極大的鼓舞和鞭策。 我們相信，對(duì)廣大秘書(shū)工作者和關(guān)涉辦公室工作的朋友們而言，本書(shū)將會(huì)開(kāi)卷有益。盡管我們力求精益求精，但因?yàn)槲覀兯胶鸵曇八?，謬誤難免。懇請(qǐng)大家批評(píng)指正。 編者 2009年12月 

內(nèi)容概要

　　《辦公室工作實(shí)務(wù)規(guī)范手冊(cè)》以圖表形式將辦公室各方面工作的工作流程進(jìn)行圖解，全新視角剖析辦公室工作內(nèi)涵，系統(tǒng)簡(jiǎn)約闡釋辦公室工作規(guī)范，操作層面介紹辦公室工作流程，立竿見(jiàn)影提高辦公室工作效能，是廣大黨政機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位辦公室工作人員的極具操作性的參考書(shū)。

書(shū)籍目錄

導(dǎo)言  努力做好新時(shí)期的辦公室工作(1) 第一部分  公文處理工作規(guī)范(7) 一、公文的特點(diǎn)和公文處理的任務(wù)、特點(diǎn)、原則、要求及行文制度(7) 二、收文辦理(12) 三、發(fā)文辦理(24) 四、電子公文網(wǎng)上交換管理(31) 五、密級(jí)文件的管理(35) 第二部分  機(jī)關(guān)常用公文撰寫(xiě)規(guī)范(37) 一、公文的基本結(jié)構(gòu)(37) 二、命令（令）的撰寫(xiě)(38) 三、議案的撰寫(xiě)(41) 四、決議的撰寫(xiě)(43) 五、決定的撰寫(xiě)(45) 六、指示的撰寫(xiě)(48) 七、公告的撰寫(xiě)(49) 八、通告的撰寫(xiě)(50) 九、公報(bào)的撰寫(xiě)(51) 十、通知的撰寫(xiě)(53) 十一、通報(bào)的撰寫(xiě)(57) 十二、報(bào)告的撰寫(xiě)(59) 十三、請(qǐng)示的撰寫(xiě)(62) 十四、批復(fù)的撰寫(xiě)(64) 十五、函的撰寫(xiě)(65) 十六、會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)(68) 十七、意見(jiàn)的撰寫(xiě)(71) 十八、條例的撰寫(xiě)(73) 十九、規(guī)定的撰寫(xiě)(75) 二十、部分公文正本文面格式規(guī)范(76) 第三部分  政務(wù)信息工作規(guī)范(91) 一、政務(wù)信息的搜集和整理(92) 二、政務(wù)信息的編寫(xiě)(93) 三、政務(wù)信息的傳遞和報(bào)送(97) 四、政務(wù)信息的存儲(chǔ)(98) 五、政務(wù)信息的開(kāi)發(fā)利用和反饋(99) 六、政務(wù)信息的公開(kāi)與審核(100) 七、政務(wù)信息工作的督查和考核(101) 第四部分  調(diào)查研究工作規(guī)范(108) 一、調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段(108) 二、調(diào)研工作的實(shí)施階段(110) 三、完成階段：撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告(114) 四、運(yùn)用階段(118) 五、開(kāi)展調(diào)研工作的注意事項(xiàng)(118) 第五部分  目標(biāo)管理和督查工作規(guī)范(120) 一、目標(biāo)管理簡(jiǎn)介(120) 二、目標(biāo)管理的特點(diǎn)、作用和原則(121) 三、目標(biāo)的制定與展開(kāi)(123) 四、目標(biāo)的實(shí)施(127) 五、目標(biāo)的考評(píng)(131) 六、機(jī)關(guān)行政效能建設(shè)和績(jī)效考核(134) 七、督查工作概述(158) 八、決策督查和專(zhuān)項(xiàng)查辦(162) 九、督查工作的方式方法(166) 第六部分  會(huì)務(wù)工作規(guī)范(169) 一、會(huì)前準(zhǔn)備工作(170) 二、會(huì)議召開(kāi)期間工作(179) 三、會(huì)后工作(180) 四、常見(jiàn)會(huì)議會(huì)務(wù)工作(181)   第七部分  協(xié)調(diào)與公共關(guān)系工作規(guī)范(188) 一、辦公室協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)和原則(188) 二、辦公室協(xié)調(diào)工作對(duì)象和主要內(nèi)容(190) 三、辦公室協(xié)調(diào)工作程序和方式方法(192) 四、辦公室協(xié)調(diào)工作要求和技巧(196) 五、開(kāi)展政務(wù)公共關(guān)系的意義與作用(205) 六、政務(wù)公共關(guān)系的特點(diǎn)與原則(206) 七、開(kāi)展政務(wù)公共關(guān)系的途徑(208) 八、辦公室在開(kāi)展政務(wù)公共關(guān)系中應(yīng)該著重抓好的工作(210) 九、做好人民群眾來(lái)信來(lái)訪工作(220) 第八部分  人大建議、政協(xié)提案辦理工作規(guī)范(239) 一、建議、提案交辦(240) 二、建議、提案承辦(241) 三、辦結(jié)后續(xù)工作(244) 四、其他辦理規(guī)范(252) 第九部分  政務(wù)接待工作規(guī)范(254) 一、政務(wù)接待基本程序(255) 二、政務(wù)接待服務(wù)禮儀(266) 三、政務(wù)接待活動(dòng)常用位次安排(271) 四、外事接待活動(dòng)基本流程(283) 五、政務(wù)接待常見(jiàn)案例文本(302) 第十部分  機(jī)要保密工作規(guī)范(306) 一、文件保密工作規(guī)范(306) 二、涉密信息存儲(chǔ)介質(zhì)管理(308) 三、涉密會(huì)議管理(311) 四、對(duì)外業(yè)務(wù)交流和宣傳報(bào)道文稿的保密管理(312) 五、涉密音像制品的保密管理(313) 六、涉密工作工勤人員的保密管理(314) 七、機(jī)要傳輸、通信及辦公自動(dòng)化保密管理(315) 八、公眾信息用戶(hù)入網(wǎng)的保密管理(318) 九、接待工作的保密管理(321) 第十一部分  辦公室應(yīng)急處理工作規(guī)范(323) 一、應(yīng)急處理工作概述(323) 二、辦公室應(yīng)急處理工作(326) 三、突發(fā)事件預(yù)防和前置準(zhǔn)備中的辦公室工作(329) 四、突發(fā)事件的報(bào)告(332) 五、突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)處置中的辦公室工作(333) 六、突發(fā)事件處理后事件調(diào)查中的辦公室工作(334) 七、媒體網(wǎng)絡(luò)應(yīng)對(duì)與處突信息宣傳工作(336) 第十二部分  領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)服務(wù)工作規(guī)范(343) 一、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議服務(wù)工作(344) 二、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究活動(dòng)服務(wù)工作(349) 三、領(lǐng)導(dǎo)參加有關(guān)活動(dòng)服務(wù)工作(353) 四、領(lǐng)導(dǎo)文稿服務(wù)工作(358) 五、領(lǐng)導(dǎo)出差服務(wù)工作(362) 六、領(lǐng)導(dǎo)公文處理服務(wù)工作(365) 七、領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)事件服務(wù)工作(366) 第十三部分  辦公室日常事務(wù)工作規(guī)范(368) 一、辦公室電話(huà)工作規(guī)范(368) 二、郵件信函處理規(guī)范(370) 三、印章管理規(guī)范(371) 四、辦公室值班、接待工作規(guī)范(376) 五、大事記編寫(xiě)規(guī)范(378) 六、辦公室后勤工作規(guī)范(382) 第十四部分  辦公室檔案管理工作規(guī)范(385) 一、辦公室檔案管理工作概述(385) 二、檔案收集與鑒定(386) 三、檔案整理(390) 四、檔案保管(395) 五、檔案檢索(398) 六、檔案開(kāi)發(fā)利用(401) 七、 人事、會(huì)計(jì)、照片檔案管理(402) 八、電子檔案管理(409) 九、檔案工作規(guī)范化管理(414) 第十五部分  辦公自動(dòng)化工作規(guī)范(422) 一、概述(422) 二、公文處理(424) 三、系統(tǒng)常用功能說(shuō)明(427) 四、辦公室綜合業(yè)務(wù)分析(427) 五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理與維護(hù)(429) 六、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例(430) 第十六部分  辦公室內(nèi)部管理規(guī)范(446) 一、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置(446) 二、辦公室機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)與管理(447) 三、辦公室人員管理(448) 第十七部分  辦公室工作有關(guān)文件目錄索引(456) 一、綜合(456) 二、公文寫(xiě)作及公文處理工作(458) 三、政務(wù)信息及調(diào)查研究工作(460) 四、信訪及督查工作(461) 五、會(huì)務(wù)工作(462) 六、人大建議、政協(xié)提案辦理工作(463) 七、政務(wù)接待及后勤服務(wù)工作(464) 八、機(jī)要保密工作(465) 九、應(yīng)急處理工作(469) 十、檔案管理工作(470) 十一、辦公自動(dòng)化工作(472) 后記(474)    

章節(jié)摘錄

插圖：凝聚著大家心血的《辦公室工作實(shí)務(wù)規(guī)范手冊(cè)》（以下稱(chēng)《規(guī)范》）終于脫稿付梓，我們可以靜下心來(lái)盤(pán)點(diǎn)一下編寫(xiě)本書(shū)的心路了。長(zhǎng)期在機(jī)關(guān)、院校從事辦公室工作和秘書(shū)教學(xué)、科研，面對(duì)紛繁復(fù)雜的政務(wù)服務(wù)工作，我們深知辦公室工作的艱辛，也體會(huì)到必須加強(qiáng)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能有效提高辦公室工作質(zhì)量和效率、提高“三服務(wù)”水平。而隨著領(lǐng)導(dǎo)和群眾對(duì)辦公室要求的提高和辦公室人員的流動(dòng)性，我們又深感必須努力提高辦公室人員的工作能力，才能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。有鑒于此，早在2005年6月，我即萌生了編寫(xiě)《規(guī)范》之意，并草擬了樣稿，先后兩次召開(kāi)學(xué)會(huì)部分會(huì)員座談會(huì)征求意見(jiàn)?？墒且?yàn)橹T事纏身，再加之我愛(ài)人2006年突患運(yùn)動(dòng)神經(jīng)元疾病，我又忙于四處尋醫(yī)求治、照顧病人，此事一拖再拖。今年喜逢新中國(guó)成立60周年華誕，總想用什么方式為祖國(guó)母親祝壽，于是策劃組織編寫(xiě)“四川省秘書(shū)學(xué)會(huì)慶祝新中國(guó)成立60周年獻(xiàn)禮叢書(shū)”，而《規(guī)范》正是其中的重頭書(shū)。春節(jié)剛過(guò)，我們即召開(kāi)了第一次編寫(xiě)工作會(huì)，討論我起草的編寫(xiě)大綱，確定分工。隨后又五次召開(kāi)編寫(xiě)工作會(huì)，審定細(xì)綱、統(tǒng)一樣稿編寫(xiě)體例、審改書(shū)稿、統(tǒng)一定稿。其間，還組織編寫(xiě)人員赴中國(guó)工程物理研究院等機(jī)關(guān)單位學(xué)習(xí)考察，增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)。而每一次編寫(xiě)工作會(huì)，大家暢所欲言，觀點(diǎn)碰撞，集思廣益，又都是一次次小型的學(xué)術(shù)研討會(huì)，與會(huì)同仁均感獲益良多。個(gè)別部分的書(shū)稿因?yàn)榉N種原因不大滿(mǎn)意，我們征得作者意見(jiàn)，干脆推倒另組班子重寫(xiě)，為了確保質(zhì)量，大家都不計(jì)個(gè)人得失，著實(shí)令人感動(dòng)。書(shū)稿初成后，我們又請(qǐng)有關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家審改相應(yīng)部分內(nèi)容，他們的真知灼見(jiàn)對(duì)提高本書(shū)質(zhì)量大有裨益。出版社負(fù)責(zé)編輯本書(shū)的責(zé)任編輯，對(duì)我們這種極負(fù)責(zé)任的編寫(xiě)態(tài)度和治學(xué)作風(fēng)也倍加贊賞。更加可喜的是我們有幸請(qǐng)到了四川省人大常委會(huì)原副主任李洪仁同志和中共中央辦公廳秘書(shū)局傅西路教授為本書(shū)作序。他們都是我們敬仰的秘書(shū)界資深領(lǐng)導(dǎo)。

后記

凝聚著大家心血的《辦公室工作實(shí)務(wù)規(guī)范手冊(cè)》（以下稱(chēng)《規(guī)范》）終于脫稿付梓，我們可以靜下心來(lái)盤(pán)點(diǎn)一下編寫(xiě)本書(shū)的心路了。長(zhǎng)期在機(jī)關(guān)、院校從事辦公室工作和秘書(shū)教學(xué)、科研，面對(duì)紛繁復(fù)雜的政務(wù)服務(wù)工作，我們深知辦公室工作的艱辛，也體會(huì)到必須加強(qiáng)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能有效提高辦公室工作質(zhì)量和效率、提高“三服務(wù)”水平。而隨著領(lǐng)導(dǎo)和群眾對(duì)辦公室要求的提高和辦公室人員的流動(dòng)性，我們又深感必須努力提高辦公室人員的工作能力，才能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。有鑒于此，早在2005年6月，我即萌生了編寫(xiě)《規(guī)范》之意，并草擬了樣稿，先后兩次召開(kāi)學(xué)會(huì)部分會(huì)員座談會(huì)征求意見(jiàn)?？墒且?yàn)橹T事纏身，再加之我愛(ài)人2006年突患運(yùn)動(dòng)神經(jīng)元疾病，我又忙于四處尋醫(yī)求治、照顧病人，此事一拖再拖。今年喜逢新中國(guó)成立60周年華誕，總想用什么方式為祖國(guó)母親祝壽，于是策劃組織編寫(xiě)“四川省秘書(shū)學(xué)會(huì)慶祝新中國(guó)成立60周年獻(xiàn)禮叢書(shū)”，而《規(guī)范》正是其中的重頭書(shū)。春節(jié)剛過(guò)，我們即召開(kāi)了第一次編寫(xiě)工作會(huì)，討論我起草的編寫(xiě)大綱，確定分工。隨后又五次召開(kāi)編寫(xiě)工作會(huì)，審定細(xì)綱、統(tǒng)一樣稿編寫(xiě)體例、審改書(shū)稿、統(tǒng)一定稿。其間，還組織編寫(xiě)人員赴中國(guó)工程物理研究院等機(jī)關(guān)單位學(xué)習(xí)考察，增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)。而每一次編寫(xiě)工作會(huì)，大家暢所欲言，觀點(diǎn)碰撞，集思廣益，又都是一次次小型的學(xué)術(shù)研討會(huì)，與會(huì)同仁均感獲益良多。個(gè)別部分的書(shū)稿因?yàn)榉N種原因不大滿(mǎn)意，我們征得作者意見(jiàn)，干脆推倒另組班子重寫(xiě)，為了確保質(zhì)量，大家都不計(jì)個(gè)人得失，著實(shí)令人感動(dòng)。書(shū)稿初成后，我們又請(qǐng)有關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家審改相應(yīng)部分內(nèi)容，他們的真知灼見(jiàn)對(duì)提高本書(shū)質(zhì)量大有裨益。出版社負(fù)責(zé)編輯本書(shū)的責(zé)任編輯，對(duì)我們這種極負(fù)責(zé)任的編寫(xiě)態(tài)度和治學(xué)作風(fēng)也倍加贊賞。更加可喜的是我們有幸請(qǐng)到了四川省人大常委會(huì)原副主任李洪仁同志和中共中央辦公廳秘書(shū)局傅西路教授為本書(shū)作序。他們都是我們敬仰的秘書(shū)界資深領(lǐng)導(dǎo)。

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