天哪！我居然CC給他

前言

作者序：見不到面，更要好好溝通電子郵件可能是這個(gè)世代最偉大的發(fā)明之一，它全面影響我們的溝通方式－－只不過，未必都是正面的影響?，F(xiàn)在我們花在看信、寫信和管郵件的時(shí)間愈來愈久了，但研究顯示，電子郵件讓人產(chǎn)生壓力，主要不是因?yàn)閿?shù)量多寡，而在於我們並沒有真正善用這個(gè)溝通工具。愈來愈多的人不管人在家裡還是出差在外，不管是跟家人、朋友還是工作夥伴，都是透過電腦跟手機(jī)，用電子郵件來聯(lián)絡(luò)溝通。私人信件或許可以稍稍放寬標(biāo)準(zhǔn)，但職場(chǎng)上的郵件往來已經(jīng)來到一個(gè)新層面：過去工作性質(zhì)完全不需要寫作技巧的人，現(xiàn)在每天都得回覆好幾十封電子郵件。大家都說現(xiàn)在每天接到的信件愈來愈多，立即回覆的壓力愈來愈大。但在處於這種壓力下時(shí)，我們溝通的品質(zhì)又如何了呢？其實(shí)，溝通的基本原則並沒有隨著工具而改變。當(dāng)你與人面對(duì)面時(shí)，不管是握手或目光接觸，都會(huì)透露一些你的、或你的公司的訊息。同樣的，你處理電子郵件的方式，也會(huì)帶給別人一種印象。無論你寄出去的電子郵件，內(nèi)容是簡(jiǎn)單的謝函、開會(huì)通知，還是重要的提案或促銷資訊，你寫了些什麼、你怎麼寫，都會(huì)影響別人對(duì)你的觀感、對(duì)你公司的印象。寫封能夠好好傳達(dá)訊息、突顯專業(yè)的電子郵件，會(huì)讓人更樂意跟你打交道，得到你想要的結(jié)果。事實(shí)上，你拿起這本書，就表示你希望電子郵件為你在職場(chǎng)上帶來的是加分、而不是減分的效果。你希望學(xué)習(xí)電子郵件的溝通技巧，讓收件者雖然沒看到你本人，卻覺得你體貼又周到；你也希望透過電子郵件，建立起自己跟公司的正面形象。我希望你能實(shí)際運(yùn)用本書提出的方法，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這些方法非常實(shí)用。我也希望你將這本書擺在書架上，需要時(shí)就可以隨時(shí)翻閱。翻開下一頁，好好享受它將為你帶來的豐碩回報(bào)吧！　　推薦序：早上的第一件事／劉國棟　?。ū疚淖髡邽闀充N書《職場(chǎng)英語，懂這些就夠了！》、《電子產(chǎn)業(yè)，懂這些就夠！》作者）　　一場(chǎng)「靜音」的溝通革命，你發(fā)現(xiàn)了嗎？　　自從網(wǎng)際網(wǎng)路風(fēng)行全世界以來，至少徹底改變了兩件事情：一是手寫書信的時(shí)代正式告終；二是打開電腦收信，已經(jīng)成為絕大多數(shù)的工作者，早上會(huì)做的第一件事。電子郵見可以說是人際關(guān)係的靜音溝通革命，也是國內(nèi)外資訊交流最快速的管道?！窽he first thing in the morning」意味一天當(dāng)中首先要做的第一件最重要的事情。對(duì)現(xiàn)代人來講，早上一到辦公室就打開個(gè)人電腦、快速瀏覽進(jìn)來的電子郵件，已經(jīng)成為全世界白領(lǐng)上班族的統(tǒng)一動(dòng)作。其實(shí)，不光在辦公室情形是如此，連個(gè)人在家的生活習(xí)慣也變成這樣。我自己就是一個(gè)典型的案例，起床後如果不先到書房打開電腦，很難繼續(xù)進(jìn)行第二件事情。　　做好主人，也要做好僕人　　每一天，我的收件匣裡都會(huì)收到幾十封電子郵件，裡面有些是重要而有價(jià)值的，必須回覆並歸檔保留；也有很多是無關(guān)緊要的訊息，形同垃圾，還得花時(shí)間砍掉，免得收件匣讓人眼花撩亂，還佔(zhàn)用硬碟的儲(chǔ)存空間。如今，除了個(gè)人電腦外，手機(jī)也成為收發(fā)電子郵件的方便工具，更讓現(xiàn)代人不折不扣地成了資訊的雙面人：一方面是主動(dòng)傳遞資訊的主人，另一方面又是被動(dòng)接收資訊的僕役?！　∩頌橹鲃?dòng)傳遞資訊的主人，我們要懂得如何有效運(yùn)用電子郵件的功能，以便達(dá)到自己所設(shè)定的目的，讓你想傳達(dá)的訊息不會(huì)淹沒在電腦資訊的洪流裡被忽略掉，並收到「eye-catching」的效果。主題要怎麼寫，才能讓人一眼就盯上？用什麼顏色來強(qiáng)調(diào)，能讓人立刻注意到郵件內(nèi)容的重要性？表情符號(hào)怎麼用，才能讓人領(lǐng)會(huì)你的心情？cc給誰，才能收到加分效果、而非造成困擾？如何言簡(jiǎn)意賅，才能讓人感覺舒服而迫切，願(yuàn)意立刻回覆？……這一切，就是有效運(yùn)用電子郵件與資訊服務(wù)的重點(diǎn)。　　至於身為被動(dòng)接收資訊的僕役，我們要如何因應(yīng)郵件轟炸？如何對(duì)付垃圾郵件？如何避免病毒入侵？又該如何去蕪存菁，整理出有用的電子郵件以供日後的參考？這是資訊爆炸時(shí)代裡的要?jiǎng)?wù)，也是享受電子郵件之利而避其害的必要知識(shí)。就我個(gè)人實(shí)際使用電子郵件的經(jīng)驗(yàn)來說，印象最深刻的，就是寄件人要求回收（recall）已經(jīng)發(fā)出的郵件。這是粗心大意的結(jié)果，但為時(shí)已晚，因?yàn)槭占耍ㄎ遥┰缇涂催^郵件的內(nèi)容了。因此，請(qǐng)您務(wù)必養(yǎng)成習(xí)慣，定期整理存在電腦裡面的「mailing lists」，看看loop裡面的名字有沒有需要?jiǎng)h除的？有沒有被漏掉而需追加的？發(fā)出電子郵件之前，最好再瀏覽一次發(fā)信對(duì)象後才click出去，免得覆水難收，對(duì)雙方都會(huì)造成困擾?！　÷殘?chǎng)電子郵件，最好只有這樣用　　現(xiàn)在，公司內(nèi)部的公告或同事之間的溝通，都習(xí)慣用電子郵件來進(jìn)行，其中有很多都是同事之間一來一往的聊天或八卦。其實(shí)，電子郵件的主要功能應(yīng)該發(fā)揮在三方面：一是訊息屬於「one to many」的情況最有效，例如部門主管發(fā)布指令或團(tuán)隊(duì)作業(yè)的橫向溝通；二是有附件檔案需要追加時(shí)很方便；三是匯整工作報(bào)告給上級(jí)時(shí)使用之。除此之外，對(duì)於緊急或需要當(dāng)面溝通的事情，就不應(yīng)該使用電子郵件，而要用內(nèi)部電話或親自登門說明的方式，以爭(zhēng)取時(shí)效，並將問題立刻澄清或解決。畢竟，電子郵件是一種靜態(tài)的溝通，我們不應(yīng)該忘記或荒廢了人與人之間動(dòng)態(tài)溝通的效果。所謂「見面三分情」，這是電子郵件做不到的?！　≈领秾?duì)外的郵件連絡(luò)，最重要的事情有兩個(gè)：一是注意發(fā)信的對(duì)象，除非有必要，否則千萬別發(fā)信或CC給當(dāng)事人的上級(jí)，這會(huì)引起當(dāng)事人不高興，搞砸了業(yè)務(wù)。另一個(gè)是電子郵件的措詞用字要清楚而適當(dāng)。通常，對(duì)方可從電子郵件的內(nèi)容與書寫方式，來判斷發(fā)信人的位階和處理事情的能力?！　≈黝}（subject）、說明（descriptions）與結(jié)論（conclusion）三者，是每封電子郵件都必須要涵蓋的項(xiàng)目?！　≈黝}應(yīng)讓對(duì)方一目了然，知道其重要性，進(jìn)而將你的電子郵件在對(duì)方收到的諸多郵件中，列為priority來快速回覆，沒有清楚主題的郵件，很容易被擱置在一邊，延後處理?！　≌f明的部分最好用條列式的方式扼要說明?，F(xiàn)代人都很忙碌，沒耐性閱讀長(zhǎng)篇大論又抓不到重點(diǎn)的郵件。　　結(jié)論一定要有，否則這封電子郵件就白發(fā)了，因?yàn)閷?duì)方將無從得知「what you want」?！　”緯€教你在結(jié)論之前加上行動(dòng)（Action）說明，讓你從此寫信不會(huì)忘記提醒對(duì)方，看完信之後該採取什麼行動(dòng)。讓你花了時(shí)間寫的這封信，能達(dá)到最好的溝通效果。總之，使用電子郵件這個(gè)方便的溝通工具時(shí)，有許多該注意的事項(xiàng)，尤其是在寫商務(wù)英文郵件方面，更需要多加練習(xí)?！短炷?! 我居然cc給他》一書，為您整理出使用Emails的注意事項(xiàng)和重點(diǎn)，讓您成為資訊時(shí)代的真正主人，我身為電子郵件的天天使用者，也是The first thing in the morning的奉行者，十分贊同書中所陳述的使用規(guī)則，樂於大力推介給國內(nèi)讀者。

內(nèi)容概要

　　沒有一個(gè)老闆會(huì)教你怎麼寫E-mail，但這雕蟲小技卻會(huì)大大影響你的前途?！　∧阌锌催^這種電子郵件嗎？還是你一直都這麼做，卻不以為意？　　郵件隨意CC，越級(jí)報(bào)告或洩漏公事了還不知道?！　⊥患聛砘亍窻e:」寫好幾封信，到底要我看哪封？　　郵件寫了五、六百字，看到昏頭卻沒寫清楚要我?guī)致?？　　又忘記加附件了，讓客戶覺得這傢伙（跟這間公司）真是不可靠！　　按下「回覆全部」，才發(fā)現(xiàn)有人不該是收件人?！　〈螂娫捜昼娋湍芡暾f明的事，偏偏要用電子郵件慢慢來?！　-mail誰不會(huì)寫？而且不用一秒就能按下「?jìng)魉汀规I，但如果闖出大禍，你得花幾萬倍的時(shí)間滅火，這不但會(huì)拖累你的工作效率，更有可能毀了你的專業(yè)形象和前途。電子郵件的格式、長(zhǎng)度、語氣、使用場(chǎng)合、問候語……，都有學(xué)問，沒見到面你如何贏得先機(jī)？讓人留下好印象？　　事實(shí)上，在職場(chǎng)上，從收信到寫信、回信，你要判斷的事情太多了，包括：　　如何管理收信流程，不要一封信看兩三遍還沒法回？　　怎麼判斷哪些工作最好不要用E-mail講，免得惹禍上身？　　主旨句怎麼寫，才會(huì)讓對(duì)方馬上想點(diǎn)開來看？　　如何判斷什麼信應(yīng)該CC給誰？　　跟沒見過面的客戶通信，該怎麼拿捏親疏的分寸？　　表情符號(hào)怎麼用？才顯得親密而非輕佻。　　縮寫怎麼用？會(huì)顯得專業(yè)而非草率?！　-mail已經(jīng)成為日常生活的必需品，但多數(shù)人不知道它不等於手寫信、更不是口語溝通，科學(xué)家已經(jīng)證實(shí)它引起的大腦化學(xué)反應(yīng)不同於書信和說話。本書列舉63種E-mail使用不當(dāng)造成的災(zāi)難，當(dāng)然也教你解決之道，幫你不只躲開地雷（免得不小心得罪同事還不自知），更能利用E-mail，讓未曾謀面的客戶，安心把工作委託給你。

作者簡(jiǎn)介

雪麗·泰勒（Shirley Taylor）出生於英國，2002年定居新加坡，2007年成立Shirley Taylor訓(xùn)練顧問公司，共有六本商務(wù)溝通技巧著作，包括暢銷國際的《商業(yè)書信典範(fàn)》（Model Business Letters）與《英文商業(yè)書信＆電子郵件寫作技巧與範(fàn)例》（E-mails and Other Business Documents），其中《文商業(yè)書信＆電子郵件寫作技巧與範(fàn)例》已出到第六版，全球暢銷近五十萬本。譯者簡(jiǎn)介：晴天資深媒體工作者，現(xiàn)專務(wù)譯事。譯作豐富，包括《一個(gè)人的執(zhí)行力》、《大事法則：其他不予理會(huì)》、《當(dāng)主管，必須懂這些！》、《誰說重要事不能明天做！》、《猶太人的思考技術(shù)》、《猶太人的致富技術(shù)》（以上均由大是文化出版）、《慈悲領(lǐng)導(dǎo)》、《所羅門王的智慧箴言》等數(shù)十本。

書籍目錄

測(cè)驗(yàn)一下，你真的會(huì)用E-mail嗎？推薦序 早上的第一件事作者序 見不到面，更要好好溝通使用說明第一章 方便？隨便？傻傻不會(huì)分辨電子郵件能幫你、也能害你你的專業(yè)形象，全靠電子郵件電子郵件愛用理由手機(jī)也能收信，不過……用電子郵件提升工作效率對(duì)方看不懂，問題出在哪裡？電郵也算正式文件，也得講禮儀第二章 不是每件事都能用E-mail談使用電子郵件的七個(gè)壞習(xí)慣五個(gè)常見的使用困擾為什麼電子郵件會(huì)變成工作的阻力十個(gè)你絕對(duì)不能犯的錯(cuò)有些事根本不該用電子郵件溝通傳送之前先自問六個(gè)問題寫之前，有五件事一定要謹(jǐn)記在心第三章 一封信不要看超過兩遍管理信箱的七個(gè)壞習(xí)慣信進(jìn)來了，怎麼處理？自動(dòng)回覆：告知對(duì)方為何你沒回覆手動(dòng)歸檔：每週至少一次自動(dòng)歸檔：省下找信時(shí)間下定決心，一次搞定資料夾分類吧！第四章 寫信之前，你還得……郵件設(shè)定的七個(gè)壞習(xí)慣千萬不要亂CC寫出SMART的主旨開頭：先說聲哈囉不同國家，請(qǐng)注意稱謂不同結(jié)尾不只Regards一招簽名檔：愈不熟要愈詳細(xì)Cheers先生的故事免責(zé)聲明與保密條款老是忘記加附件嗎？第五章 為什麼你在講、對(duì)方?jīng)]有在聽？職場(chǎng)電子郵件的七個(gè)壞習(xí)慣你不小心寫出老人家的語法了嗎？記住，這不是當(dāng)面溝通現(xiàn)代商業(yè)書信的ABC原則ABC原則的好處口氣怎麼修？保證說服對(duì)方的CLEAR原則你還可以這樣回信第六章 寫信也要有計(jì)畫沒有計(jì)畫的七個(gè)後果你跳過最重要的一步是……四段寫完一封信怎麼寫？舉例給你看條列：幫對(duì)方先抓好信件重點(diǎn)第七章 讓E-mail一樣有「面談」效果跟客戶溝通的七個(gè)壞習(xí)慣客戶要的是什麼？寫信給客戶，不能光「就事論事」E-mail也能展現(xiàn)肢體語言怎麼寫能讓對(duì)方覺得很有畫面？盡了告知義務(wù)，就結(jié)束了嗎？短而有禮的E-mail，怎麼寫？E-mail寫得好不好，升遷大不同！第八章 不要假設(shè)「反正對(duì)方一定瞭」文法、標(biāo)點(diǎn)跟表情符號(hào)的七個(gè)壞習(xí)慣第一印象，來自標(biāo)點(diǎn)符號(hào)？文法沒你想得那麼複雜口氣差一點(diǎn)，差很多沒主詞的被動(dòng)語態(tài)，OUT！表情符號(hào)，能用嗎？縮寫：要懂，但不要用電子郵件禮儀總整理別讓壞習(xí)慣毀了你第九章 不必再天天砍垃圾信了垃圾郵件常見的七個(gè)誤會(huì)垃圾信的成本，不只是時(shí)間小心「取消訂閱」是陷阱！別再一封一封砍信了火燄人與網(wǎng)路巨魔？郵件轟炸：你得罪誰了？連鎖信：不要轉(zhuǎn)寄就好了惡搞信：比爾．蓋茲親自寫信？請(qǐng)勿偷看騷擾信：不要?jiǎng)h！網(wǎng)路笑話：獨(dú)樂不如眾樂？第十章 天??！有人偷看我的信職場(chǎng)資訊安全的七個(gè)隱憂只有你跟對(duì)方看得見？跟你通信的，真的是署名的人嗎？做好進(jìn)出管制加密功能數(shù)位簽名數(shù)位憑證比加密更重要的事電腦病毒上網(wǎng)，請(qǐng)先做好安全措施 

圖書封面

評(píng)論、評(píng)分、閱讀與下載

---

---