模式化工作術(shù)

前言

　　前言　　「模式化」將全面提升你的工作成果　　廣辭苑第六版對「template」（日文□□□□□□）的定義有「樣板、型板」等五種意思。本書中所介紹的含義，應(yīng)該最接近最後一項(xiàng)解釋「用電腦軟體設(shè)定完畢、可以立刻套用的範(fàn)本」。姑且忽略前半部分，後半部分「設(shè)定完畢、可以立刻套用的範(fàn)本」，正是本書所討論的模式。　　只要模式化，就可以在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確無誤地完成任何工作?！　∧Ｊ交ぷ餍g(shù)不僅可以讓工作順利，也能讓生活更充實(shí)?！　∩踔磷屇氵~向理想的人生?！　÷牭轿疫@麼說，各位讀者會相信嗎？　　「我要在三十歲之前創(chuàng)業(yè)！」　　我因?yàn)閲煌?jīng)營木材行的父親白手起家、開創(chuàng)自己人生的身影，而決定有朝一日也要自己創(chuàng)業(yè)時(shí)，還是一個(gè)高中生。後來雖然幾經(jīng)波折，但就在即將年滿三十歲之際，我終於如願自立門戶。 AUN顧問公司從不到兩坪半的房間和一臺電腦開始起步，終於在二○○五年發(fā)行股票，在東京證交所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市?！　‘?dāng)然，無論對公司或是經(jīng)營者來說，股票上市都不是終點(diǎn)?，F(xiàn)在，我們公司在推展核心事業(yè)搜尋引擎行銷（SEM）的同時(shí)，還投入英語和中文行銷業(yè)務(wù)的市場，每天都在面對新的挑戰(zhàn)。　　無論是我，還是我的公司，能有今天的成績，除了幸運(yùn)，更拜各界支持所賜。不過，自從開始接受商業(yè)雜誌等媒體的採訪後，我經(jīng)常在思考一個(gè)問題，那就是「我是否有什麼獨(dú)特的方法可供其他上班族參考？」　　為什麼我在學(xué)生時(shí)代明明討厭讀書，卻可以在一年之內(nèi)，讓偏差值提高二十個(gè)單位？　　當(dāng)年在ABC MART工作時(shí)，為什麼可以創(chuàng)下一天賣出兩百雙鞋的新紀(jì)錄？　　為什麼我既沒有錢，也缺乏 IT相關(guān)知識，卻可以使SEO（搜尋引擎最佳化）企業(yè)迅速成長？　　而且——　　為什麼我每天都工作愉快，生活也很充實(shí)？　　我的回答是——　　因?yàn)槊恳患挛叶纪高^模式化，追求更高的效率。　　我的頭腦絕對沒有比別人聰明，大學(xué)聯(lián)考時(shí)，還曾經(jīng)名落孫山。而且，我也不是那種二十四小時(shí)賣命工作的上班族。基本上，我喜歡工作，工作對我來說並不是一件苦差事，但我也重視生活。我喜歡地理、地形和地圖，也會花時(shí)間蒐集文獻(xiàn)資料或上網(wǎng)查閱相關(guān)資料，因?yàn)檫@是我的興趣。除此以外，我還主辦名為「CEO咖啡」的研究會，和各行各業(yè)的經(jīng)營者進(jìn)行交流。雖然這些都和我的工作沒有直接關(guān)係，但我一直很勇於挑戰(zhàn)自己感興趣的事?！　【团c生俱來的能力和能夠運(yùn)用的時(shí)間來說，我跟各位讀者並沒有什麼差異。但是，我們之間有一個(gè)很大的不同，那就是對「效率化」的執(zhí)著?！　‘?dāng)然，沒有人會說「我不希望工作有效率」。然而，大部分人雖然希望達(dá)到效率化，但能夠?qū)嶋H深入追究效率化的方法並付諸行動的人， 卻少之又少?！　」饪烤裾搧K無法達(dá)到效率化，因?yàn)樾驶仨殤{藉科學(xué)的方法。　　工作模式化就是我為了追求效率所實(shí)踐的方法?！　∪绻靡痪湓拋矶x工作模式化，那就是針對日常的所有業(yè)務(wù)製作範(fàn)本，並加以靈活運(yùn)用，以提升工作準(zhǔn)確度和速度的方法?！　∥覐膶W(xué)生時(shí)代，就開始思考學(xué)習(xí)方法的模式化，比起學(xué)習(xí)本身，我對思考提升學(xué)習(xí)效率的方法更加執(zhí)著。如今成為經(jīng)營者，這種態(tài)度仍然沒有改變，或者我應(yīng)該說，和員工分享範(fàn)本，看到他們業(yè)績提升，能力也獲得成長，更讓我熱衷於推動模式化。　　本書將向各位讀者介紹模式化的相關(guān)方法。對我而言，這些方法都是我人生中不可或缺的重要資產(chǎn)。相信各位讀者在看完本書後，人生也一定會發(fā)生巨大的變化。　　　　　　　　　　　　　　　　

內(nèi)容概要

　　用蠻力不如使巧勁！　　堆積如山的例行事務(wù)，是否讓你疲於奔命？　　工作不是意志力大考驗(yàn)，　　善用「模式化工作術(shù)」其實(shí)你可以更輕鬆！　　「模式化工作術(shù)」不僅可以增加效率、提高產(chǎn)能，還可以提升員工素質(zhì)，　　堪稱是新時(shí)代的完美工作術(shù)！　　「我忙得沒有時(shí)間……」這句話幾乎是每個(gè)現(xiàn)代上班族的口頭禪，然而，仔細(xì)分析之下，很容易就會發(fā)現(xiàn)，其實(shí)很多人都將大把的時(shí)間花在一些重覆或類似的工作上，導(dǎo)致真正需要花時(shí)間思考的問題，只能草率處理?！　∪绻梢詾檫@些重覆的工作找到一個(gè)固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進(jìn)而，就可以將省下的時(shí)間拿來處理更棘手的問題?！　”緯校髡叱酸槍Α改Ｊ焦ぷ骰沟姆椒ㄗ隽嗽敿?xì)的說明，同時(shí)，也針對許多職場經(jīng)常遇到的問題提供模式化的範(fàn)例。

作者簡介

　　信太明　　AUN顧問株式會社　董事長　　一九六八年出生於福島縣。在早稻田大學(xué)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)院求學(xué)期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業(yè)務(wù)工作。一九九二年大學(xué)畢業(yè)後，進(jìn)入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網(wǎng)路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅(qū)者，致力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性?！　UN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業(yè)，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創(chuàng)意、翻譯、行銷、媒體等業(yè)務(wù)的綜合服務(wù)。王蘊(yùn)潔　　樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作家的作品。

書籍目錄

前言PART 1 模式化工作術(shù)的優(yōu)點(diǎn)CHAPTER 1　 為什麼要將工作模式化？何謂模式？何謂模式化工作術(shù)？模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化模式化的益處 2 「生產(chǎn)力」——可以專注於二五%的具附加價(jià)值工作模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實(shí)完成工作模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理哪些工作應(yīng)該模式化？模式會逐漸進(jìn)化 Chapter 2　 工作模式化的方法讓模式化工作術(shù)持續(xù)的祕訣模式化在時(shí)間上具備極高的成本效益缺乏目的的模式化將無法持續(xù)記錄是模式化的第一步將工作模式化的三個(gè)模式保存模式持續(xù)貫徹模式化工作術(shù)的方法支援模式化工作術(shù)的 IT環(huán)境PART 2模式化活用範(fàn)例Chapter 3　 電子郵件、聯(lián)絡(luò)、傳達(dá)時(shí)的範(fàn)本使用定型書函範(fàn)例，減少文書製作時(shí)間模式化可以讓活動的事前準(zhǔn)備與資訊共享萬無一失電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運(yùn)用的時(shí)間運(yùn)用信件的自動行銷術(shù)Chapter 4 推展業(yè)務(wù)、商談時(shí)的模式提升電話預(yù)約成功率的範(fàn)本不依賴即興回答和經(jīng)驗(yàn)的電話應(yīng)對劇本初次拜訪前的檢查表一眼識破危險(xiǎn)公司的範(fàn)本初次見面也能與對方親切交談的範(fàn)本菜鳥也可以在三個(gè)月內(nèi)拿到訂單的意向調(diào)查表說服、交涉的模式製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店家就萬無一失出差時(shí)絕不失誤的範(fàn)本可以充分利用零星時(shí)間的「待辦事項(xiàng)清單」Chapter 5　 提升商務(wù)基礎(chǔ)技術(shù)的範(fàn)本用「Outlook行事曆」統(tǒng)一管理行程重要的報(bào)章雜誌內(nèi)容要當(dāng)日建檔用 iPhone的備忘錄功能累積創(chuàng)意點(diǎn)子振奮低落心情的模式身體狀況也可以模式化管理提升學(xué)習(xí)效率的模式可幫你做出決策的模式加班增加時(shí)的檢討模式Chapter 6　 管理的模式活化公司內(nèi)部溝通的模式提升員工幹勁的激勵(lì)模式可以消滅集體加班的模式會議不得多於六人，團(tuán)隊(duì)也要以六人為單位解決上司特有煩惱的模式後記

章節(jié)摘錄

　　模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化　　「反覆」作業(yè)意外地多　　大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內(nèi)完成原本需要花費(fèi)兩天時(shí)間的工作，也絕非遙不可及的夢想。　　「七五％的工作都可以模式化?！埂　÷牭轿疫@麼說，各位是否會感到驚訝？　　或許各位會說：「我做的工作才沒有這麼簡單。」　　「能夠用範(fàn)本完成的工作，成果一定不理想?！埂　」嫒绱藛幔俊　「魑徊环粱仡櫼幌旅刻斓墓ぷ?。　　據(jù)我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經(jīng)做過的工作?！　”确秸f，電子郵件。現(xiàn)在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應(yīng)該也成為各位工作中的一環(huán)。當(dāng)然，也有人認(rèn)為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實(shí)際上，上班族每天就是必須花時(shí)間處理無數(shù)的電子郵件?！　∽珜戨娮余]件正是﹁以前曾經(jīng)做過的工作﹂最典型的代表。當(dāng)然，電子郵件的傳送對象各不相同，內(nèi)容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時(shí)也不需要從零開始。假設(shè)回電子郵件總共花了五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經(jīng)寫過的內(nèi)容﹂這種單純的作業(yè)上呢？　　比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質(zhì)，像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價(jià)格交涉郵件」、「季節(jié)問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內(nèi)容細(xì)節(jié)稍有差異，但結(jié)構(gòu)上其實(shí)大同小異。所以，只要事先準(zhǔn)備幾種範(fàn)本，就足以重複利用?！　≡诎菰L客戶、聽取意見時(shí)也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時(shí)應(yīng)該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。　　我所經(jīng)營的 AUN顧問公司，主要業(yè)務(wù)是搜尋引擎行銷，也就是設(shè)法讓客戶的網(wǎng)站在搜尋結(jié)果中名列前茅。我們的任務(wù)是針對客戶在SEO等行銷方面的需求，提供量身訂作的服務(wù)。然而，只要把焦點(diǎn)放在工作的進(jìn)展上，任何案子都一定存在著共同點(diǎn)。　　因此，不妨把要向客戶發(fā)問的項(xiàng)目歸納為「問題清單」，發(fā)給所有業(yè)務(wù)員。如此一來，每次拜訪客戶時(shí)，就可以避免浪費(fèi)時(shí)間，也無需擔(dān)心有任何遺漏。而且，即使是經(jīng)驗(yàn)不足的新手，在詢問客戶意見時(shí)，也可以達(dá)到和資深員工相同的水準(zhǔn)。　　將工作模式化，感覺時(shí)間變多了　　英國歷史、政治學(xué)家帕金森針對官僚體制進(jìn)行了研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提出了以下的論點(diǎn)?！　　腹ぷ髁繒蛎浀桨堰@項(xiàng)工作被賦予的時(shí)間全部用完為止。」　　這句話的意思是，原本可以在短時(shí)間內(nèi)或是用較少預(yù)算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時(shí)間和預(yù)算消耗殆盡。這是對公務(wù)員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啟示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時(shí)間」的人，永遠(yuǎn)不會有時(shí)間。然而，如果積極思考如何才能在短時(shí)間內(nèi)把事情做完，並發(fā)揮巧思，就可以在短時(shí)間內(nèi)完成工作。所以，關(guān)鍵全在於心態(tài)。　　本書所介紹的「模式化」就是發(fā)揮這種巧思的手段之一。　　後面也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時(shí)間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數(shù)人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重複進(jìn)行的工作困住了。　　每天都得處理許多例行業(yè)務(wù)和瑣事，是上班族必須面對的宿命。不過，在處理這些工作時(shí)，每次都從零開始，花費(fèi)大量時(shí)間在回想、思考和調(diào)查的人，和藉由模式化縮短時(shí)間的人，在工作效率方面會產(chǎn)生極大的差異?！　」ぷ魉俣纫坏┘涌?，就可以減少時(shí)間的浪費(fèi)，就會感覺時(shí)間變多了。　　當(dāng)然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費(fèi)時(shí)間在製作模式這項(xiàng)新的作業(yè)上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。只要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經(jīng)達(dá)成了一半。

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