其實(shí)你做太多了!

內(nèi)容概要

通緝令不會拒絕的爛好人性格一次想完成太多事情事必躬親不懂授權(quán)做事不分輕重緩急電話與不速之客目擊以上時(shí)間殺手者，請立即翻開本書，遵照指令逮捕嫌犯歸案!為什麼總是覺得時(shí)間不夠用、事情做不完呢？關(guān)鍵往往在於你不知道該「選擇做什麼」和「安排怎麼做」，才會讓時(shí)間殺手有機(jī)會趁虛而入，侵占你的生活。每天加班到深夜，生活中塞滿了工作而沒有時(shí)間喘息的你，想不想要擺脫這些魔咒，重新奪回你對生活品質(zhì)的主控權(quán)呢？如果答案是肯定的，那你絕對不能錯(cuò)過本書的精采內(nèi)容。只要學(xué)習(xí)實(shí)踐三守則，你就能擺脫被追殺的壓力，未來你的週末假期從星期五就開始！時(shí)間管理的核心觀念：少做事「少做事」並非要你學(xué)會偷懶，而是要你學(xué)會「不要做那麼多事」。人們最常發(fā)生的問題在於：不會說NO！我們總是不謹(jǐn)慎思考自己的工作分量，因此隨便地答應(yīng)做許多事情，倒頭來才發(fā)現(xiàn)自己花了一堆時(shí)間在做不重要的事情，而真正亟需解答的問題，往往沒有時(shí)間處理。碰！看到了嗎？你被時(shí)間殺手擊斃了。你是一口井還是一個(gè)漏斗？要拯救你的工作效率和生活品質(zhì)，就要把自己想像成一個(gè)漏斗，而非一口井。一口井沒有辦法做任何篩選工作，於是所有的大小雜務(wù)都會一鼓腦地砸到你的肩頭上；然而，一個(gè)漏斗就可以辦到，你只需要配備以下三層濾網(wǎng)，就能保證自己不再做太多工作，能將時(shí)間花在真正重要的事情上： 1. 巧妙地說「不」；2. 嚴(yán)格地確立優(yōu)先順序；3. 與其事後大量救火，不如事先制定一些計(jì)畫。時(shí)間的供需法則許多人都太高估自己所擁有的時(shí)間了，其實(shí)你的一天根本沒有二十四小時(shí)可以利用，尤其我們還時(shí)常遇到一個(gè)意外的時(shí)間殺手：突然冒出來的額外工作。如果你無法精確計(jì)算自己的時(shí)間供給，往往會給自己負(fù)荷太多的時(shí)間需求，最後才發(fā)現(xiàn)根本不可能有做完事情的一天。因此，本書不斷強(qiáng)調(diào)「供需平衡」的概念，並且提供讀者實(shí)作指導(dǎo)，只要跟隨書中的步驟，努力實(shí)踐一個(gè)月，你將發(fā)現(xiàn)自己對於時(shí)間的掌握度愈來愈高。工作與生活不再坐翹翹板告別每天加班的日子，只是時(shí)間有效管理的基本結(jié)果而已。若是你反覆練習(xí)，將書中傳授的技巧使用上手，成為真正的時(shí)間管理高手的話，你的工作時(shí)數(shù)將可大大縮減，週休三日不再是幻想，你的工作和生活就能重回平衡點(diǎn)。更美好的是，同樣的時(shí)間管理方法也可以應(yīng)用在規(guī)畫和實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)上。因此，只要學(xué)會一次，你就能得到雙倍的效果。拿出紙筆，人生大不同本書傳授的技巧並不複雜，它們基於很單純的觀念，工具本身也很簡單，甚至只要一張紙、一枝筆就可以進(jìn)行。問題在於：你必須下決心改變自己的習(xí)慣，這幾乎是世界上最難的事情了。嘗試看看吧！給自己的人生一個(gè)轉(zhuǎn)彎的機(jī)會?！钢腔劬褪嵌迷摵雎允颤N的技巧?！?――威廉?詹姆斯（William James,美國心理學(xué)之父）「合理安排時(shí)間，就等於節(jié)約時(shí)間。」――弗蘭西斯?培根（Francis Bacon,英國哲學(xué)家）

作者簡介

　　費(fèi)格斯是全球首屈一指的專案管理專家，並以在最短時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)的能力著稱。在過去三十年間，費(fèi)格斯致力於教學(xué)、寫作和研究專案管理方法。一九九二年，他創(chuàng)建ETP——世界一流的編程和專案管理公司。他的專案管理方法——結(jié)構(gòu)式專案管理／十步驟（Structured Project Management / The Ten Steps）——影響了當(dāng)代諸多的專案管理者。二○○三年，這個(gè)方法更是被用來計(jì)畫和執(zhí)行該年舉辦的特殊奧運(yùn)會（Special Olympics World Games 2003）。他目前在全球各地傳授其專案管理方法，並擁有兩個(gè)專利權(quán)?！　≡谫M(fèi)格斯已出版過的八本著作中，以《如何執(zhí)行成功的專案：銀彈》（How to Run Successful Projects —The Silver Bullet）和《絕對精彩：常識的比較優(yōu)勢》（Simply Brilliant —The Competitive Advantage of Common Sense）最為暢銷。其作品已被譯成十三種語言。此外，他也曾為《華爾街郵報(bào)》（The Wall Street Journal）寫過專案管理的文章，並曾在愛爾蘭科克大學(xué)學(xué)院（University College Cork）、都柏林聖三一學(xué)院（Trinity College Dublin）和波士頓大學(xué)（Boston University）等名校授課。

章節(jié)摘錄

　　你也需要一本記事簿　　你也需要使用一些方法來追蹤約會。你可以使用紙本的記事簿，也可以使用Outlook軟體，還可以使用最新、最時(shí)尚的電子管理設(shè)備――你的手機(jī)；上時(shí)間管理課程時(shí)發(fā)送給你的檔案夾也可以用，或者用假日時(shí)從各種推銷員手上得到的贈品――可以放進(jìn)你的上衣口袋裡的小記事本。　　我女兒每到耶誕節(jié)都會送我某一品牌（Far Side）的記事簿，因此我曾經(jīng)使用過它。之後發(fā)現(xiàn)有些人也需要知道我的日程安排，所以我改用Excel軟體來記事，如此就可以把檔案用電子郵件發(fā)給他們。　　使用你之前做好的清單和記事簿來追蹤會議，就擁有了有效時(shí)間管理的所有必備工具?！　∪绾螌Ω丁感∈虑椤埂　∮幸晃慌渴潜緯咐龑W(xué)習(xí)中的當(dāng)事人，在與我合作的初期，她說：「平常我的做法是列出一份龐大的清單，挑出每天必須做的事情，並先做那些自己覺得可以迅速完成的事。但是它們佔(zhàn)用的時(shí)間常比我預(yù)估得要長，因此我就沒辦法去做重要的事了?！顾终劦剑骸肝疫€發(fā)現(xiàn)一天之內(nèi)通常會冒出五、六件新的事情來，我覺得馬上處理掉它們會更容易些。但事後想一想，是不是應(yīng)該把它們列入清單，先做我覺得重要的事情呢？」　　大多數(shù)人都遇到過她所描述的情況，「其他事情」、「小事情」、「瑣事」、「我覺得很快就可以完成的事」常常都會出現(xiàn)。我們決定先把這種事情處理完畢，就可以把時(shí)間放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，雖然很多傳統(tǒng)的時(shí)間管理書籍和體系都贊成這樣的作法，它卻是錯(cuò)誤的。我又再強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，是因?yàn)楹芏嗳硕及选笗r(shí)間管理」和「極限時(shí)間管理」這兩個(gè)不同的概念混淆了?！　∨e例來說，現(xiàn)在市面上有一本很有名的時(shí)間管理書籍――大衛(wèi)•艾倫（David Allen）撰寫的《儘管去做：無壓力工作的藝術(shù)》（Getting Things Done）。在這本書中，作者談到了「兩分鐘原則」。這個(gè)原則是說，如果你可以在兩分鐘內(nèi)把一件事完成，那你就應(yīng)該去做這件事，把這件事先處理完畢。如果你只是想成為一臺高效率的機(jī)器，這個(gè)辦法就太好了，因?yàn)檫@可以提高你的效率，增加你的產(chǎn)出?！　〉侨绻阆胱龅绞掳牍Ρ叮嬲龘碛袝r(shí)間管理的智慧，也就是說你想要不做某些事情，「兩分鐘原則」就沒有用了。因?yàn)橐勒铡竷煞昼娫瓌t」來做事，你會完成一大堆瑣事，而且花費(fèi)掉許多寶貴、無可替代的時(shí)間。所以請忘掉「兩分鐘原則」吧，我們還是來看看如何處理上面談到的情況?！　?.如果你有一連串的瑣事要做，你應(yīng)該首先自問：「其中哪些事（如果有的話）是真的需要今天完成的？」這裡仍是使用ABCD標(biāo)準(zhǔn)來做分類。　　2.就像前面提到的案例當(dāng)事人的情況一樣，一天當(dāng)中會不可避免地冒出其它必須完成的事情，也就是A類事項(xiàng)。因此你要在一天當(dāng)中設(shè)定一個(gè)時(shí)間來完成所有的A類事項(xiàng)。這就意味著，你會有一個(gè)計(jì)畫好的時(shí)間來完成所有已知的A類事項(xiàng)以及當(dāng)天中不可避免冒出來的A類事項(xiàng)。但要注意：不是所有在當(dāng)天冒出的事項(xiàng)都屬於A類。如果不屬於A類就不要去做。你可以使用前面一節(jié)中討論過的技術(shù)，來估算你需要多長的時(shí)間以完成這些意料之外的A類事項(xiàng)?！　」┬栌?jì)算器（Supply and Demand Calculator）　　「供需計(jì)算器」是一個(gè)有趣的名字，它還有一個(gè)名字叫做「跳舞卡」（Dance Card）。在崇尚上流社會的時(shí)期，當(dāng)一位女士去舞會跳舞時(shí)，她會得到一張卡片，上面列出了樂隊(duì)或交響樂團(tuán)要演奏的所有曲子，這就是跳舞卡。當(dāng)一位紳士想要邀請一位女士跳舞時(shí)，他就在跳舞卡上，把自己的名字寫在與該支舞曲對應(yīng)的地方，表示他預(yù)定要和那位女士跳這曲舞蹈。這張卡顯示了供給（可以共舞的舞曲總量）和需求（被預(yù)定舞曲的總量）的數(shù)量?！　∫?jì)算你的跳舞卡，也就是你的供給和需求，可以參照以下做法?！　∮?jì)算出你必須做的事情的總量――需求　　1.選擇一個(gè)時(shí)程，不論是一個(gè)月、幾個(gè)月、從現(xiàn)在起到下個(gè)月月底、從現(xiàn)在起到這一季結(jié)束、半年、從現(xiàn)在到年底……等等，只要你覺得合適即可。　　2.列出一個(gè)清單，列出在這個(gè)時(shí)程內(nèi)所有需要完成的計(jì)畫。清單中的計(jì)畫應(yīng)該具體如下：　　˙該計(jì)畫在這個(gè)時(shí)程內(nèi)結(jié)束；　　˙該計(jì)畫在這個(gè)時(shí)程內(nèi)開始；　　˙該計(jì)畫在這個(gè)時(shí)程內(nèi)開始並結(jié)束；　　˙該計(jì)畫在這個(gè)時(shí)程內(nèi)持續(xù)進(jìn)行?！　?.在清單內(nèi)加入「一般業(yè)務(wù)」或稱「例行工作」類型的事項(xiàng)，它應(yīng)當(dāng)包含如下的事項(xiàng)：　　˙會議：你要參加的所有會議可能都涉及清單中的特定計(jì)畫，大多數(shù)人都有像「小組會議」、「週一例會」、「公司大會」之類的會議。千萬不要忘記你可能必須在會議之前做些準(zhǔn)備工作，以及出席會議本身所需的時(shí)間，而且你可能在會後還有一些後續(xù)工作或決議通過的事情要做?！　〃B報(bào)告：你的工作可能會涉及很多報(bào)告的撰寫（或閱讀）?！　〃B干擾：不管這種干擾是來自於直接會面，還是透過電話（市話或手機(jī)），我們每個(gè)人每天都會受到一些干擾?！　〃B收件夾/電子郵件。你的所有郵件很可能都涉及清單中的計(jì)畫，但是我們大多數(shù)人每天都有其他的郵件必須處理。無論如何，需要花些時(shí)間來判斷這些郵件是否真的和具體計(jì)畫有關(guān)?！　〃B出差/拜訪：你可能會需要出差，或有人來訪，這就會佔(zhàn)用你的時(shí)間?！　〃B培訓(xùn)：你可能會參加某些類型的培訓(xùn)課程，也可能需要協(xié)助別人做培訓(xùn)，或監(jiān)督別人的培訓(xùn)?！　〃B年假/節(jié)假日?！　〃B管理他人：你可能是一位經(jīng)理，需要管理很多人，這也會占用你不少時(shí)間?！　〃B電話/電話會議：每個(gè)人每天都或多或少要打一些電話?！　〃B支援：你可能需要花時(shí)間來支援某些人、或系統(tǒng)、或產(chǎn)品。　　˙招聘：你的組織可能需要增加人手，因此你必須花時(shí)間來閱讀簡歷，面試新人，還可能進(jìn)行一些和招聘有關(guān)的活動?！　〃B滅火工作?！　〃B代理別人的工作：當(dāng)有人休假時(shí)，可能需要你來代理他們工作?！　?.加上一欄――名為「新事項(xiàng)」。你規(guī)畫的時(shí)程裡，工作可能不會發(fā)生變化（有可能不會發(fā)生變化，但我自己未曾遇過沒發(fā)生變化的情況）。但更可能的情況是，不斷有新事情冒出來。因?yàn)樗鼈儸F(xiàn)在還沒有出現(xiàn)，我們也無從得知是什麼新事項(xiàng)，只知道新事項(xiàng)的出現(xiàn)幾乎是無法避免的。「新事項(xiàng)」這一欄就是因此而準(zhǔn)備的?！　?..看全部

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