時間密度管理術(shù)

內(nèi)容概要

忙碌不等於效率，加班不等於充實(shí)，過得鬆散是一天，如何善用時間才是關(guān)鍵！ 每個人一天都只有二十四個小時， 但即使是同樣長度的時間，在經(jīng)過管理後，所產(chǎn)生的價值也會完全不同。 學(xué)習(xí)正確使用時間、提昇密度，從現(xiàn)在起，時間的行進(jìn)方式將會有所不同！ 你還不知道的時間價值 修正！常見的錯誤時間習(xí)慣： 1.打電話討論公事 2.事事資料收納整理 3.事情一鼓作氣完成 4.慣用文件紙本 5.一次只做一件事 6.午後商務(wù)約會最輕鬆 7.提問愈多愈好 創(chuàng)新！增加時間的技巧： 1.同步進(jìn)行的訣竅 2.整合零碎時間大功效 3.利用移動時間的工作術(shù) 4.愈是忙碌愈有效率 5.善用心理戰(zhàn)術(shù)，提昇時間價值 6.有限時間，照樣增加人氣與人脈 7.週一比週五有價值 平?？此坪唵蔚呐e動都暗藏著浪費(fèi)時間的危機(jī)，例如：講電話、紙本文件、提問技巧……本書一舉打破所有錯誤的習(xí)性，帶給你全新的時間使用技術(shù)，從基本的日程計畫、到有助於資料整理與企畫書製作的速戰(zhàn)工作術(shù)，以及不浪費(fèi)任何細(xì)碎時段和交通時間的時間利用術(shù)等等，讓你充分利用時間，即學(xué)即用的實(shí)踐方法大公開！ 將時間做最有效的利用，讓工作與人生更加隨心所欲！ 時間管理的重點(diǎn)不在於縮短作業(yè)時間， 而是在確保能夠有效率地使用時間，發(fā)揮最大的效用！ Q：「總是被時間追著跑」、「工作永遠(yuǎn)做不完」、「忙到焦頭爛額」……明明擁有的時間一樣多，為什麼別人總是過得可以游刃有餘，而自己卻總是忙碌匆促？ A：因?yàn)槟銜r間的使用方式不正確。

作者簡介

　　戶田 覺（Toda Satoru）　　AVANTGARDE株式會社、戶田事務(wù)所株式會社社長，亦是商業(yè)書籍作家、經(jīng)營管理顧問。從事高科技、電腦、業(yè)務(wù)技巧、新商品開發(fā)、新事業(yè)開發(fā)等專題的寫作、出版、演講、顧問等工作。尤其是在業(yè)務(wù)高手、熱門商品、企劃書等主題上，累積了大量的採訪實(shí)例，出版了相當(dāng)多的暢銷作品，同時文章在商業(yè)雜誌、電腦雜誌、資訊相關(guān)雜誌等許多地方連載，著書逾八十冊。著作有《ヒット商品の企畫書が見たい！》（暫譯：熱門商品的企劃書是怎麼寫的？）《あのヒット商品のナマ企畫書が見たい！》（暫譯：熱門商品企劃書的廬山真面目）《儲かる商売のナマ現(xiàn)場が見たい！》（暫譯：賺大錢的生意現(xiàn)場實(shí)況）《商談現(xiàn)場のナマ見積書が見たい！》（暫譯：商業(yè)談判現(xiàn)場的估價單）《トップセールスマンの商談が見たい！》（暫譯：業(yè)務(wù)高手的商業(yè)談判實(shí)況）（以上為DIAMOND社出版）、《プレゼンの鬼》（暫譯：簡報鬼才）（翔泳社）《すごい人のすごい企畫書》（暫譯：強(qiáng)者的超強(qiáng)企劃書）（PHP BUSINESS新書）等?！　∮卫倮佟　∪毡?*九州大學(xué)人間環(huán)境學(xué)研究科心理臨床學(xué)碩士。曾任出版社編輯、電視臺翻譯，現(xiàn)為宜蘭社區(qū)大學(xué)日語課程講師。譯作有《平城京奈良》（馬可孛羅出版）、《魔術(shù)師教你詐：人生騙術(shù)大拆解》（時周文化出版）、《我的小雞雞》、《好忙好忙的動物醫(yī)院》（以上維京國際出版） 《五花八門日本通》、《60歲的情書》、《新耳袋－日本現(xiàn)代百物語：第一夜》、《如果世界是100人村》（以上臺灣東販出版）等等。

書籍目錄

前言　時間管理人人都辦得到第1章　有效管理時間，才有幸福人生！你還不了解時間的價值懂得時間管理，沒錢也能幸福能夠按照自己意思支配時間的方法，就是「時間管理術(shù)」時間管理可以讓累人的工作變輕鬆確保作業(yè)必須的時間缺乏時間管理為他人所帶來的困擾一定會多出大量的時間！就當(dāng)作「沒有明天」吧第2章　提升時間的價值時間的價值為何愈「後面的時間」愈好掌控掌握主控權(quán)的商務(wù)約會術(shù)不可以設(shè)定優(yōu)先順位愈忙的人的時間價值愈高一周或一天中的各時段也有價值上的差異行程計畫的三大要素行事曆上要區(qū)分「商務(wù)約會」和「作業(yè)」兩大類事前的準(zhǔn)備可以讓時間發(fā)揮最高價值為什麼預(yù)估的時間不夠準(zhǔn)確？先開出「口頭支票」可以先確立事情的價值臨時受託的「棘手任務(wù)」更值得把握無法依照計畫完成工作時的因應(yīng)之道持之以恆不容易，所以要把握當(dāng)下，全力以赴！盡力做過的都不算白費(fèi)第3章　提高效率，增加時間從整體規(guī)劃就能增加可用時間不要再使用電話了找資料比管理資料還重要紙本文件都應(yīng)該丟掉開會內(nèi)容一定要錄音相關(guān)情報應(yīng)事先整理成書面資料先準(zhǔn)備起來，就不怕忘記隨時準(zhǔn)備好記錄情報所有的作業(yè)若能「重複使用」，就能加快工作速度最有效的時間縮短術(shù)，就是訊息的確實(shí)傳達(dá)懂得怎麼提問才能省時用最短的時間讀資料的方法第4章　善用零碎的時間善用零碎時間才能增加時間愈單純的作業(yè)愈適合「零碎時間」尋找「可以調(diào)動的時間」處理零碎時間的要訣開心的事要「少量多餐」進(jìn)行才有意思在零碎時間裡專注思考的要訣光靠零碎時間當(dāng)然不可能完成第5章　「同步進(jìn)行」可以增加時間最能增加時間的方法就是「同步進(jìn)行」腦中常存適合「同步進(jìn)行」的備案通勤時間的「同步進(jìn)行術(shù)」等待的時間也可以「同步進(jìn)行」其他作業(yè)在自己家中實(shí)踐的「同步進(jìn)行術(shù)」打電腦時的「同步進(jìn)行術(shù)」第6章　壓箱秘笈「極致的時間管理術(shù)」提高時間效率的終極之道不要三心二意享受忙碌的秘訣要有度量讓別人分擔(dān)你的工作管理行程不必再依賴秘書的時代來臨了增加人氣和人脈的時間管理術(shù)終極之道

章節(jié)摘錄

　　⊙剩餘時間的管理攸關(guān)你的幸?！　r間是公平的?！　〔还苣闶鞘澜绲谝坏拇蟾晃?，還是普通的上班族，所擁有的時間或剩餘的時間都不會因?yàn)樯矸侄兴煌?。　　如果你是一個有錢人的話，可以在剩餘的時間裡繼續(xù)花大錢；如果是繼承祖產(chǎn)而成為大富翁，更可以不用辛苦工作就擁有萬貫家財。然而，一個人無論如何也都沒有辦法可以繼承祖先的時間?！　〔贿^即使是沒有萬貫家財?shù)娜耍部梢宰寱r間變得有意義；比起擁有財富，將時間做有意義的利用，往往更容易帶給人幸福感。關(guān)於這一點(diǎn)，稍後會再詳述?！　〔豢煞裾J(rèn)地，愈年輕的人剩餘的時間愈長，年紀(jì)愈大的人所剩的時間則愈少。不過，到底哪一邊比較有利、比較好，卻不是以此來判別的?！　∪绾瓮咨频毓芾斫酉聛淼臅r間，才是決勝的關(guān)鍵?！　∧觊L者或許可以憑藉自己所累積的知識與經(jīng)驗(yàn)，有效地管理時間。但年輕人也可以從現(xiàn)在開始累積知識和經(jīng)驗(yàn)?！　∫话銇碚f，對自己的人生已有某種程度了解的年長者，也許更能把握剩餘的時間，也更容易定立目標(biāo)。不過，相對來說年輕人雖然比較難定立時間管理的目標(biāo)，但是，卻有更多未知的可能性。因此孰優(yōu)孰劣，也很難斷言。　　回顧過去的時間，對於時間的管理並無助益。因?yàn)檫^去的時間雖然可供參考，卻已無法再管理?！　‘?dāng)然，你也可以後悔。只不過，把接下來的時間浪費(fèi)在後悔上，而不加以好好利用的話，絕對是下下策?！　r間管理的主旨，便是在於如何有效率地運(yùn)用接下來的時間，為自己創(chuàng)造幸福。　　⊙決定優(yōu)先順位的不是內(nèi)容，而是時間　　所謂「優(yōu)先順位」，就是決定哪一個事項(xiàng)要優(yōu)先處理的排序動作。有沒有處理都無所謂的事項(xiàng)，就不應(yīng)該加入排序。有這一點(diǎn)的認(rèn)知是很重要的事?！　〖僭O(shè)現(xiàn)在有A、B、C三項(xiàng)工作要做，而且並沒有特別的時間考量的話，在這種情況下，究竟哪一項(xiàng)才應(yīng)該是最優(yōu)先處理的呢？　　需要考量的重點(diǎn)共有下列幾點(diǎn)：　　一、能夠讓時間發(fā)揮最大效用的處理方式應(yīng)該優(yōu)先　　只要能讓時間發(fā)揮最大的效用，就應(yīng)該優(yōu)先考慮，例如，合併其他作業(yè)一起進(jìn)行，以提高效率等處理方式?！　《?、能讓對方滿意的處理方式應(yīng)該優(yōu)先　　預(yù)定在下週一的朝會上提出來的資料，要是能提前於本週四就準(zhǔn)備好的話，對方一定會更滿意。像這類的作業(yè)，最好也能優(yōu)先處理?！　∪?、比較花時間的工作應(yīng)該優(yōu)先　　比較花時間的工作先處理完畢，才不會有後顧之憂。就算半路殺出個程咬金，或是突然身體不適，但因?yàn)槭Ｏ露际嵌虝r間就可以處理的事項(xiàng)，比較容易和其他的作業(yè)對調(diào)，不致於造成太大的影響?！　　颜莆罩骺貦?quán)的商務(wù)約會術(shù)　　接下來談?wù)勆虅?wù)約會的技巧。即使你的立場並不處於強(qiáng)勢的一方，只要用點(diǎn)心思和努力，就可以如願地和客戶敲定會面時間?！　≌l先說要改時間，誰就輸了！　　儘管時間不能用勝負(fù)來評價，不過，每個人都同樣只有一輩子的時間可以利用。但如果是用強(qiáng)弱來界定義社長與下屬關(guān)係的話，一般來說，社長應(yīng)該是較強(qiáng)的一方，下屬通常都必須配合社長的行程。就連是情侶之間，也常常是較弱的一方去配合較強(qiáng)的一方?！　《瑯拥年P(guān)係運(yùn)用在面談的場合時，提出會面請求的一方，一般也都是立場上較弱的一方?！　〔贿^，一旦會面的日期早就定好了，而對方卻臨時想改時間的話，立場就會馬上對調(diào)過來?！　≡窘邮軙嬲埱蟮囊环绞翘庫遁^強(qiáng)的立場，卻因?yàn)楸仨氶_口提出更改時間的請求，而頓時成為弱勢的一方。　　如果你從事的是業(yè)務(wù)員之類的工作，是經(jīng)常處在弱勢的一方的話，更要盡早把和客戶的會面日期敲定?！　∫?yàn)楹涂蛻粢娒媸悄愕闹饕ぷ鲀?nèi)容，所以你不可能自己改時間。但是，和你見面卻不是對方的主要工作，所以由對方提出改時間的請求的可能性就很高。一次、兩次下來，原本他強(qiáng)我弱的局面就很可能因此逆轉(zhuǎn)?！　∮绕溆绨褧鏁r間定下來，對方更改時間的可能性就愈高?！　〗襻崤c客戶洽談時，不要再使用「我將再度登門拜訪」、「一、兩週後再與您連絡(luò)」之類的模糊用語了?！　∪绻€有再度會面的可能，請在道別之前就把下次的會面日期敲定吧！明確地向?qū)Ψ秸f出：「下個月○○日我將再度登門拜訪，不知是否方便？」當(dāng)場預(yù)約好下次的會面吧！光是這一個作法上的改變，就能對你的工作帶來有利的影響?！　　研惺聲焉弦獏^(qū)分「商務(wù)約會」和「作業(yè)」兩大類　　在安排每天的「預(yù)定計畫」時，你有沒有清楚地區(qū)分「商務(wù)約會」和「作業(yè)」兩大類別呢？儘管辭典裡對這兩者都有其定義，但筆者對於他們卻另有不同的解釋，如下：　　「商務(wù)約會」簡單來說就是要和某人的會面。所以不是單方面可以任意更改時間，所需要的時間也比較短。而且，基本上不同的商務(wù)約會，時間也是無法重疊在一起的。而「作業(yè)」指的是製作文件、收發(fā)信件等等的辦公內(nèi)容?！　∵@兩者也可以統(tǒng)稱為「預(yù)定計畫」。不過還是有所差別，例如商務(wù)約會是屬於「點(diǎn)」的事項(xiàng)，作業(yè)則屬於「線」的事項(xiàng)。因此在使用電腦軟體編輯行事曆時，如果可以用不同的顏色標(biāo)示出來的話，便會更清楚明瞭。大多數(shù)的人都以「點(diǎn)」來標(biāo)記商務(wù)約會，就連作業(yè)也只以結(jié)束時間為「點(diǎn)」來標(biāo)記。但這麼一來就會讓行事曆上的諸事項(xiàng)變得不容易執(zhí)行。因?yàn)閷凫蹲鳂I(yè)的部分，應(yīng)該用線來標(biāo)示。如果不用線來記，就會不小心在進(jìn)行作業(yè)的時間帶上，又排入了商務(wù)約會。例如文件的製作，對於何時開始著手、何時必須完成，都要確實(shí)掌握才行，不可混為一談?！　　亚屑蓪ⅰ缸鳂I(yè)」和「預(yù)定計畫」混為一談　　許多人在安排預(yù)定計畫時，只一味著重在商務(wù)約會的部分，而忽略了作業(yè)時間的掌控。因此經(jīng)常發(fā)生開會在即，卻還來不及將會議資料和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作完成的情形。因此，作業(yè)時間也必須確實(shí)標(biāo)示在行事曆上才對。不過，前提是你必須要能預(yù)估自己所需的時間。至於預(yù)估的方法，筆者稍後會再詳述。筆者的工作安排，是商務(wù)約會和作業(yè)各占一半。一般人會以為，以寫作為職業(yè)的人應(yīng)該是成天都在寫稿吧。事實(shí)上，白天時間我?guī)缀醵荚谕饷婷χ鴴裨L、開會、演講、顧問……等工作，只不過最終還是需要化成文字，才能算是我的工作成果。就因?yàn)槿绱嗣β?，所以如果我不能確實(shí)將商務(wù)約會和作業(yè)分開來的話，一定會來不及交稿?！　∽鳂I(yè)時段和商務(wù)約會的時間或許還可以重疊，但不同的商務(wù)約會之間的安排，則不能互相衝突才行?！　　炎钣行У臅r間縮短術(shù)，就是訊息的確實(shí)傳達(dá)　　人與人之間每天都需要溝通，尤其面對公事上的交流時，格外重要。而溝通上的失誤，正是損失時間及信賴感的最大因素?！　贤ㄗ钪v究的，就是訊息的確實(shí)傳達(dá)。　　如果訊息無法讓對方確實(shí)理解，就容易導(dǎo)致工作上的失誤或作業(yè)不完整等重大錯誤，需要花費(fèi)相當(dāng)?shù)臅r間去補(bǔ)救。　　作業(yè)一旦有失誤，距離截止的時間就會更緊迫?！　Q句話說，在發(fā)現(xiàn)誤解對方意思的那一刻，已經(jīng)沒多少時間了。　　因?yàn)槭д`本來就不在計畫中。就算失誤最後得到完美的補(bǔ)救，時間也已經(jīng)浪費(fèi)掉了。所以，「不失誤」才是上策。預(yù)防的失誤的最佳方法，就是傳達(dá)上的精確?！　　褜Ψ嚼斫饬?，傳達(dá)才會有意義　　基本上，身為傳達(dá)者的你，首要便是必須對要傳達(dá)的內(nèi)容有百分之百的理解。如果連自己都不明白的話，一旦傳達(dá)失誤了，也不會屬於傳達(dá)上的問題，因此自己必須先弄懂再說。然而，最常發(fā)生的情況通常都是傳達(dá)者自己雖然懂，卻不在意對方到底懂到什麼程度，因而傳達(dá)給對方的是不完整的內(nèi)容。這樣的結(jié)果常常會導(dǎo)致不但訊息沒有完整傳達(dá)，傳達(dá)者還會因?yàn)閷Ψ經(jīng)]聽懂而生氣。而這一生氣，又形成時間的浪費(fèi)，給人的評價也跟著變差。若是這種情況頻頻發(fā)生在公司內(nèi)部，實(shí)在是非常浪費(fèi)時間，平常就應(yīng)該對一起工作的夥伴有一定程度的了解才是。如果對方無法完全理解你要傳達(dá)的內(nèi)容，就必須想辦法讓他徹底理解。似懂非懂的傳達(dá)，最後一定會招致失誤。如果是真的完全聽不懂自己要傳達(dá)的內(nèi)容的話，對方還會直接反應(yīng)「聽不懂」，如此還有機(jī)會可以進(jìn)一步解說。就怕那種似懂非懂的理解，對方很容易不懂裝懂?！　　褜赌芰^低的對象，結(jié)果的確認(rèn)更重於訊息的傳達(dá)　　就算是接受訊息的一方理解力較差，但傳達(dá)上的任何失誤，仍然要由身為傳達(dá)者的自己負(fù)起責(zé)任。特別如果自己的工作能力又比較好的話，失誤的補(bǔ)救作業(yè)也一定會落到自己的身上。所以，「確認(rèn)」的工夫非常重要。講完了欲傳達(dá)的內(nèi)容之後，很多人會順口問對方：「清楚了嗎？」這實(shí)在是毫無意義的問法。上司問下屬「清楚了嗎？」，下屬就算不太了解，也一定會回答「清楚了」?！　∏f不要單純只用「清楚了嗎？」一句話來確認(rèn)對方聽懂與否。應(yīng)該把你期望的結(jié)果，也一併帶進(jìn)這個問句裡。例如：「聽完剛剛的說明，明天之前你可以交出一份讓客戶對產(chǎn)品特性一目了然的企畫書嗎？」直接把你期待的結(jié)果明白提示到問句裡，才叫真正的確認(rèn)?！　　焉朴昧闼闀r間才能增加時間　　你可曾注意到，在各項(xiàng)排定的行事之間，穿插著許許多多的零碎時間？　　假設(shè)排定的行程是：上午十點(diǎn)鐘開晨會，十一點(diǎn)開始是正式會議……通常晨會都在十點(diǎn)四十五分左右就結(jié)束了。那麼，多出來的十五分鐘，你會怎麼利用？　　如何利用像這樣多出來的零碎時間，正是本章要討論的主題。如果你的回答是：「那十五分鐘當(dāng)然是用來準(zhǔn)備十一點(diǎn)的會議啊」，那就大錯特錯了！因?yàn)槌繒灿锌赡苎娱L，因此會議的準(zhǔn)備工作應(yīng)該在前一天以前就要完成才對。相信能從頭讀到本章的讀者，都有這樣的概念才對?！　　蚜闼闀r間的作業(yè)要訣　　能夠利用零碎時間從事的作業(yè)有限。想找出五分鐘內(nèi)可以做的事，還真是不容易。但這時不妨考慮回覆電子郵件或是打電話，都是個不錯的選擇?！　〔贿^，與其拚命去找「五分鐘內(nèi)可以做的事」，不如倒過來思考，看看是否有一個小時的作業(yè)，可以切分成每五分鐘一個單位的。　　最具代表性的應(yīng)該就是閱讀資料或書籍的作業(yè)了。能夠持續(xù)專注閱讀一個小時當(dāng)然很好，但是有個五至十分鐘可以閱讀也很足夠了。建立這種習(xí)慣之後，利用零碎時間閱讀的內(nèi)容也都能留在腦袋裡。　　我如果有十分鐘以上的空檔，就會用來寫稿?；蛟S十分鐘寫不了五行。但是如果這種零碎的作業(yè)累積了十次，我就能寫出五十行了。最重要的其實(shí)就是這一點(diǎn)一滴所累積而出的成果！　　當(dāng)然，利用五分鐘的空檔喘口氣、稍事休息，也是不錯的選擇。就如同我在前幾章裡一再強(qiáng)調(diào)的，「休息」和「什麼都沒做」是兩回事?！　』谢秀便本瓦^了五分鐘空檔的人，一天裡頭可能會恍惚掉三、四次空檔。算一算一天下來，就白白送掉三十分鐘。十天下來，就丟掉五個小時?！　∥抑岳檬昼姷目諜n寫稿，也是為了確保擁有更完整的時間。因?yàn)樘岣吡耸昼姷男埽拍軗Q來更充分的休息。

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