會議實(shí)務(wù)

內(nèi)容概要

本書根據(jù)會議服務(wù)提供商的工作流程進(jìn)行編寫，共分五個(gè)單元。引論部分將簡單介紹會議組織者工作職責(zé)以及本教材的內(nèi)容定位，然后介紹本書的編排以及課程要求和學(xué)習(xí)要求，使學(xué)生對整本教材的安排以及會議服務(wù)的主要工作環(huán)節(jié)有一個(gè)整體和系統(tǒng)化的認(rèn)識，為接下來的學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ)。第一至三單元對會議服務(wù)運(yùn)行的每個(gè)工作過程進(jìn)行過程性知識講解和實(shí)操練習(xí)?？紤]到會議服務(wù)中還有其他服務(wù)商所提供的服務(wù)，所以為了使整個(gè)環(huán)節(jié)更完整，學(xué)生將來的就業(yè)面更廣，第四單元將其他主要服務(wù)商的工作流程作了補(bǔ)充介紹。第五單元為賓館和旅行社等其他相關(guān)服務(wù)。

書籍目錄

前言
引論
第一單元  會議服務(wù)推銷
  第一節(jié)  會議信息資料的收集
    任務(wù)1  收集會議項(xiàng)目信息
    任務(wù)2  信息整理
  第二節(jié)  服務(wù)對象溝通
    任務(wù)1  選擇與潛在客戶溝通的方式
    任務(wù)2  溝通準(zhǔn)備
    任務(wù)3  與客戶進(jìn)行溝通
  第三節(jié)  服務(wù)預(yù)案制定
    任務(wù)1  設(shè)計(jì)服務(wù)方案
    任務(wù)2  根據(jù)服務(wù)方案進(jìn)行報(bào)價(jià)
  第四節(jié)  合同的編制與簽訂
    任務(wù)1  撰寫、填制會議服務(wù)合同
    任務(wù)2  簽訂服務(wù)合同
第二單元  會前準(zhǔn)備
  第一節(jié)  預(yù)定會議配套設(shè)備
    任務(wù)1  確定會議所用配套設(shè)備
    任務(wù)2  聯(lián)系會議設(shè)備公司并簽訂租賃合同
    任務(wù)3  驗(yàn)收會議配套設(shè)備
  第二節(jié)  設(shè)計(jì)與制作會場搭建
    任務(wù)1  明確會場布置要求
    任務(wù)2  聯(lián)系會場搭建公司
    任務(wù)3  驗(yàn)收會場搭建
  第三節(jié)  安排會場服務(wù)人員
    任務(wù)1  確定會場服務(wù)人員種類
    任務(wù)2  尋求會場服務(wù)人員提供機(jī)構(gòu)
    任務(wù)3  培訓(xùn)會場服務(wù)人員
第三單元  會期服務(wù)
  第一節(jié)  會議接待
    任務(wù)1  迎接
    任務(wù)2  簽到
    任務(wù)3  引導(dǎo)
  第二節(jié)  提供及維護(hù)設(shè)備技術(shù)
    任務(wù)1  核查技術(shù)人員到崗情況
    任務(wù)2  設(shè)備的開通與調(diào)試
    任務(wù)3  排除設(shè)備簡單故障
  第三節(jié)  維護(hù)搭建
    任務(wù)1  核查搭建維護(hù)人員到崗
    任務(wù)2  檢查搭建安全
    任務(wù)3  巡視搭建安全及處理故障
  第四節(jié)  管理現(xiàn)場服務(wù)人員
    任務(wù)1  核查服務(wù)人員到崗情況
    任務(wù)2  調(diào)配服務(wù)用品到位
  第五節(jié)  處理應(yīng)急事件
    任務(wù)1  熟悉突發(fā)事件預(yù)案
    任務(wù)2  監(jiān)控現(xiàn)場應(yīng)急事件
    任務(wù)3  輔助處理應(yīng)急事件
第四單元  會后服務(wù)
  第一節(jié)  會后結(jié)算
    任務(wù)1  擬定結(jié)算項(xiàng)目清單
    任務(wù)2  增減項(xiàng)目價(jià)格的結(jié)算
    任務(wù)3  輔助對賬及結(jié)算
  第二節(jié)  會議服務(wù)資料備檔
    任務(wù)1  會議服務(wù)資料整理
    任務(wù)2  會議服務(wù)資料編制與歸檔
  第三節(jié)  撰寫會議服務(wù)總結(jié)
    任務(wù)1  總結(jié)服務(wù)項(xiàng)目基本情況
    任務(wù)2  對服務(wù)進(jìn)行評估
  第四節(jié)  加強(qiáng)與客戶情感聯(lián)絡(luò)
    任務(wù)1  查詢客戶會議活動
    任務(wù)2  制定客戶聯(lián)絡(luò)周期
    任務(wù)3  準(zhǔn)備客戶聯(lián)系資料及禮品
第五單元  其他相關(guān)服務(wù)
  第一節(jié)  住宿、餐飲服務(wù)安排
    任務(wù)1  安排餐飲及服務(wù)
    任務(wù)2  安排住宿及服務(wù)
    任務(wù)3  提供安保服務(wù)
  第二節(jié)  旅游服務(wù)安排
    任務(wù)1  制訂會議旅游服務(wù)預(yù)案
    任務(wù)2  安排交通和導(dǎo)游
    任務(wù)3  提出安全注意事項(xiàng)

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：插圖：例如，某次會議預(yù)計(jì)有100名與會者，其中大部分人將在周三左右到達(dá)，而且沒有家屬陪同。鑒于這種情況，你只需預(yù)定一些單人房或單人單床型客房，床可以考慮是標(biāo)準(zhǔn)型還是加大型。另外，你還可以從以往的歷史記錄預(yù)測哪些與會者喜歡雙人單房、哪些喜歡標(biāo)準(zhǔn)床、加大床。也有與會者喜歡雙床雙房或雙人雙床?？傊?，作為會議組織者，你只有了解客房組合以及會議團(tuán)體的歷史記錄才能在預(yù)定客房時(shí)決訂單人間、雙人間或雙床間的預(yù)定數(shù)量。2.特殊客房會議組織者有時(shí)還需要預(yù)定一些特殊客房，目的是為個(gè)別與會者提供特殊待遇。在制定方案時(shí)凡有關(guān)特殊客房的具體細(xì)節(jié)都應(yīng)該與酒店的客房部經(jīng)理詳細(xì)討論，討論結(jié)果要用文字形式落實(shí)下來。一般來說，特殊客房主要是為會議主辦單位的職員、發(fā)言人和貴賓準(zhǔn)備的。3.預(yù)定和取消對每個(gè)會議組織者，住宿問題都是一項(xiàng)耗時(shí)耗力又不好管理的工作。主要原因是與會者常常會作一些改變，有些與會者甚至不確認(rèn)預(yù)定，有些本屬于團(tuán)體預(yù)定范圍內(nèi)的與會者直到組織者宣布預(yù)定結(jié)束后才開始預(yù)定。另一個(gè)問題與互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)，由于網(wǎng)上預(yù)定的開通，有些與會者會不預(yù)定組織者安排好的團(tuán)體客房，他們以更低的價(jià)格預(yù)定其他酒店的客房，這勢必對客房入住率產(chǎn)生負(fù)面影響。為解決這一問題，組織者最好在預(yù)定日期結(jié)束前的幾星期或兩星期每天檢查一下客房清單。預(yù)定取消日期是指與會者在會議預(yù)定團(tuán)體客房范圍內(nèi)以折扣價(jià)預(yù)定客房的最后一天。一般來說，在此日期之后的預(yù)定將不再算人團(tuán)體客房范圍，也不算入客房入住率?？头繐p耗是指會議策劃者預(yù)定的團(tuán)體客房人住量的減少。由于那些在組織者宣布預(yù)定結(jié)束后才預(yù)定客房的與會者不被算入組織者的人住率，所以最后很可能出現(xiàn)這種情況，即有些與會者被算為了損耗，但他們實(shí)際上出席了會議。所以，組織者應(yīng)該和酒店協(xié)商一些補(bǔ)充條款，爭取把那些實(shí)際出席會議的與會者算入組織者的入住率。

編輯推薦

《會議實(shí)務(wù)》是職海起航?會展專業(yè)職業(yè)教育系列教材之一。

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