會議實務

內(nèi)容概要

本書根據(jù)會議服務提供商的工作流程進行編寫，共分五個單元。引論部分將簡單介紹會議組織者工作職責以及本教材的內(nèi)容定位，然后介紹本書的編排以及課程要求和學習要求，使學生對整本教材的安排以及會議服務的主要工作環(huán)節(jié)有一個整體和系統(tǒng)化的認識，為接下來的學習奠定基礎(chǔ)。第一至三單元對會議服務運行的每個工作過程進行過程性知識講解和實操練習?？紤]到會議服務中還有其他服務商所提供的服務，所以為了使整個環(huán)節(jié)更完整，學生將來的就業(yè)面更廣，第四單元將其他主要服務商的工作流程作了補充介紹。第五單元為賓館和旅行社等其他相關(guān)服務。

書籍目錄

前言
引論
第一單元  會議服務推銷
  第一節(jié)  會議信息資料的收集
    任務1  收集會議項目信息
    任務2  信息整理
  第二節(jié)  服務對象溝通
    任務1  選擇與潛在客戶溝通的方式
    任務2  溝通準備
    任務3  與客戶進行溝通
  第三節(jié)  服務預案制定
    任務1  設(shè)計服務方案
    任務2  根據(jù)服務方案進行報價
  第四節(jié)  合同的編制與簽訂
    任務1  撰寫、填制會議服務合同
    任務2  簽訂服務合同
第二單元  會前準備
  第一節(jié)  預定會議配套設(shè)備
    任務1  確定會議所用配套設(shè)備
    任務2  聯(lián)系會議設(shè)備公司并簽訂租賃合同
    任務3  驗收會議配套設(shè)備
  第二節(jié)  設(shè)計與制作會場搭建
    任務1  明確會場布置要求
    任務2  聯(lián)系會場搭建公司
    任務3  驗收會場搭建
  第三節(jié)  安排會場服務人員
    任務1  確定會場服務人員種類
    任務2  尋求會場服務人員提供機構(gòu)
    任務3  培訓會場服務人員
第三單元  會期服務
  第一節(jié)  會議接待
    任務1  迎接
    任務2  簽到
    任務3  引導
  第二節(jié)  提供及維護設(shè)備技術(shù)
    任務1  核查技術(shù)人員到崗情況
    任務2  設(shè)備的開通與調(diào)試
    任務3  排除設(shè)備簡單故障
  第三節(jié)  維護搭建
    任務1  核查搭建維護人員到崗
    任務2  檢查搭建安全
    任務3  巡視搭建安全及處理故障
  第四節(jié)  管理現(xiàn)場服務人員
    任務1  核查服務人員到崗情況
    任務2  調(diào)配服務用品到位
  第五節(jié)  處理應急事件
    任務1  熟悉突發(fā)事件預案
    任務2  監(jiān)控現(xiàn)場應急事件
    任務3  輔助處理應急事件
第四單元  會后服務
  第一節(jié)  會后結(jié)算
    任務1  擬定結(jié)算項目清單
    任務2  增減項目價格的結(jié)算
    任務3  輔助對賬及結(jié)算
  第二節(jié)  會議服務資料備檔
    任務1  會議服務資料整理
    任務2  會議服務資料編制與歸檔
  第三節(jié)  撰寫會議服務總結(jié)
    任務1  總結(jié)服務項目基本情況
    任務2  對服務進行評估
  第四節(jié)  加強與客戶情感聯(lián)絡(luò)
    任務1  查詢客戶會議活動
    任務2  制定客戶聯(lián)絡(luò)周期
    任務3  準備客戶聯(lián)系資料及禮品
第五單元  其他相關(guān)服務
  第一節(jié)  住宿、餐飲服務安排
    任務1  安排餐飲及服務
    任務2  安排住宿及服務
    任務3  提供安保服務
  第二節(jié)  旅游服務安排
    任務1  制訂會議旅游服務預案
    任務2  安排交通和導游
    任務3  提出安全注意事項

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：插圖：例如，某次會議預計有100名與會者，其中大部分人將在周三左右到達，而且沒有家屬陪同。鑒于這種情況，你只需預定一些單人房或單人單床型客房，床可以考慮是標準型還是加大型。另外，你還可以從以往的歷史記錄預測哪些與會者喜歡雙人單房、哪些喜歡標準床、加大床。也有與會者喜歡雙床雙房或雙人雙床?？傊?，作為會議組織者，你只有了解客房組合以及會議團體的歷史記錄才能在預定客房時決訂單人間、雙人間或雙床間的預定數(shù)量。2.特殊客房會議組織者有時還需要預定一些特殊客房，目的是為個別與會者提供特殊待遇。在制定方案時凡有關(guān)特殊客房的具體細節(jié)都應該與酒店的客房部經(jīng)理詳細討論，討論結(jié)果要用文字形式落實下來。一般來說，特殊客房主要是為會議主辦單位的職員、發(fā)言人和貴賓準備的。3.預定和取消對每個會議組織者，住宿問題都是一項耗時耗力又不好管理的工作。主要原因是與會者常常會作一些改變，有些與會者甚至不確認預定，有些本屬于團體預定范圍內(nèi)的與會者直到組織者宣布預定結(jié)束后才開始預定。另一個問題與互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)，由于網(wǎng)上預定的開通，有些與會者會不預定組織者安排好的團體客房，他們以更低的價格預定其他酒店的客房，這勢必對客房入住率產(chǎn)生負面影響。為解決這一問題，組織者最好在預定日期結(jié)束前的幾星期或兩星期每天檢查一下客房清單。預定取消日期是指與會者在會議預定團體客房范圍內(nèi)以折扣價預定客房的最后一天。一般來說，在此日期之后的預定將不再算人團體客房范圍，也不算入客房入住率?？头繐p耗是指會議策劃者預定的團體客房人住量的減少。由于那些在組織者宣布預定結(jié)束后才預定客房的與會者不被算入組織者的人住率，所以最后很可能出現(xiàn)這種情況，即有些與會者被算為了損耗，但他們實際上出席了會議。所以，組織者應該和酒店協(xié)商一些補充條款，爭取把那些實際出席會議的與會者算入組織者的入住率。

編輯推薦

《會議實務》是職海起航?會展專業(yè)職業(yè)教育系列教材之一。

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