辦公室工作實(shí)務(wù)

前言

　　本教材的編寫和出版源于北京青年政治學(xué)院文秘系主任張金濤老師的支持、鼓勵(lì)和督促。2006年初，作者在北京青年政治學(xué)院文秘系開設(shè)課程“辦公室實(shí)務(wù)”，當(dāng)時(shí)的想法是想把做了五年政府部門辦公室主任所積累的一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)傳授給學(xué)生，使他們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦猩僮邚澛?。張金濤老師非常支持這一想法，多次和作者討論如何開好這門課程，并指派文秘系王玉霞老師協(xié)助，就課程的定位、教材選用、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)進(jìn)度等一些問題進(jìn)行了研討。首先是課程的定位。辦公室工作具有參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)三大職能。文秘系原來開設(shè)的課程“秘書實(shí)務(wù)”主要講授秘書工作，是從秘書“職位”的角度和層次進(jìn)行講解和介紹；而一個(gè)稱職的秘書，僅掌握秘書工作的知識(shí)和技能是不夠的，還必須對(duì)秘書工作的環(huán)境和背景——辦公室進(jìn)行研究，對(duì)辦公室的職能性質(zhì)、工作方法等有非常清楚的認(rèn)識(shí)和了解，才能更好地從事秘書工作；從秘書個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展角度看，相當(dāng)一部分有能力和經(jīng)驗(yàn)的秘書有機(jī)會(huì)被提拔從事辦公室管理（主任、副主任）工作，辦公室管理理論和方法會(huì)為他們從事這些工作奠定基礎(chǔ)。希望學(xué)生通過本課程的學(xué)習(xí)，能夠?qū)k公室工作有全面、深入的了解。其次就是教材的選用。查遍市面上所有的教材，發(fā)現(xiàn)和課程設(shè)計(jì)有較大的差距：一方面現(xiàn)有的教材大多還是秘書實(shí)務(wù)方面的，對(duì)辦公室管理方面內(nèi)容涉及較少；另一方面有關(guān)辦公室工作方面的教材主要涉及辦公室辦文、辦會(huì)等具體事務(wù)，沒有涉及溝通與協(xié)調(diào)、督查、信息、危機(jī)管理、大型活動(dòng)組織與策劃等內(nèi)容，不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公室工作的要求。所以第一輪授課，雖然給學(xué)生指定了參考教材，但授課完全按照對(duì)課程的設(shè)計(jì)進(jìn)行，自己編寫了講稿和PPT演示稿。張金濤老師及時(shí)建議把講稿整理成為內(nèi)部教材，以便不斷完善后正式出版。本書初稿于2006年8月完稿后在北京青年政治學(xué)院內(nèi)部印刷試用，至今已試用三個(gè)學(xué)期。在試用過程中，隨著對(duì)課程認(rèn)識(shí)的不斷深化，結(jié)合學(xué)生的反饋意見和教學(xué)同仁的建議，編寫小組對(duì)教材不斷加以修訂、完善。2007年本教材成為北京高等教育精品教材建設(shè)立項(xiàng)項(xiàng)目，加快了本書出版的步伐。北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院徐希錦老師和北京城市學(xué)院李輝老師的加盟，使本書質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。本書由張強(qiáng)整體規(guī)劃設(shè)計(jì)大綱和體例。每一位參編的老師都從不同角度對(duì)全書提出了很好的建議。具體分工是：張強(qiáng)編著第2、6、9、10、11、12章，并對(duì)全書統(tǒng)稿；王玉霞編著第1、4、5、7章及第6、12章的技能訓(xùn)練部分，參與書稿修訂及負(fù)責(zé)參編教師的聯(lián)系、協(xié)商等工作；徐希錦編著第3章及第11章的技能訓(xùn)練部分；李輝編著第8章及第2、9、10章的技能訓(xùn)練部分。在編寫過程中，北京青年政治學(xué)院文秘系主任張金濤老師提供了不少有益的建議和幫助，北京航空航天大學(xué)出版社的同志付出了辛勤的勞動(dòng)，在此向他們一并表示誠摯的謝意。

內(nèi)容概要

本書圍繞辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)三大職能，全面介紹了辦公室各項(xiàng)工作。除了辦公室傳統(tǒng)的辦文、辦會(huì)、辦事外，還介紹了溝通與協(xié)調(diào)、信息、督促檢查、信訪與企業(yè)客戶服務(wù)、危機(jī)管理、大型活動(dòng)策劃與組織等內(nèi)容。同時(shí)介紹了議事規(guī)則的制定和辦公室計(jì)劃管理，這是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。書中引用了大量案例，每章都設(shè)計(jì)有技能訓(xùn)練環(huán)節(jié)。    本書可作為各高校開設(shè)辦公室工作相關(guān)課程的教材，也可供各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公室主任或辦公室工作人員參考。

書籍目錄

第1章　辦公室工作基礎(chǔ)  1.1　辦公室工作概述    1.1.1　辦公室的含義    1.1.2　辦公室工作的主要內(nèi)容    1.1.3　辦公室工作的特點(diǎn)    1.1.4　辦公室的作用  1.2　辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置    1.2.1　組織內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的基本類型    1.2.2　辦公室的設(shè)置類別    1.2.3　辦公室內(nèi)部設(shè)置與職能　1.3　辦公室人員    1.3.1　辦公室人員構(gòu)成的變化    1.3.2　辦公室人員的分類    1.3.3　辦公室主要工作人員    1.3.4　辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)    1.3.5  辦公室人員應(yīng)該具備的工作作風(fēng) 1.4　辦公室效率和時(shí)間管理    1.4.1　樹立正確的時(shí)間觀念    1.4.2　時(shí)間管理的原則    1.4.3　時(shí)間管理的方法　1.5　技能訓(xùn)練    1.5.1　案例分析實(shí)訓(xùn)    1.5.2　辦公室時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)　思考題第2章　辦公室運(yùn)行與管理　2.1　議事規(guī)則　2.2　計(jì)劃管理    2.2.1　年度工作計(jì)劃    2.2.2　辦公會(huì)議題計(jì)劃    2.2.3　年內(nèi)會(huì)議計(jì)劃    2.2.4　月工作計(jì)劃    2.2.5　周工作安排    2.2.6　其他計(jì)劃　2.3  崗位管理    2.3.1　辦公室崗位的設(shè)置    2.3.2　崗位說明書  2.4  內(nèi)部制度    2.4.1　工作流程設(shè)計(jì)    2.4.2　辦公室內(nèi)部制度設(shè)計(jì)原則  2.5　技能訓(xùn)練    2.5.1  制定辦公室運(yùn)行相關(guān)制度    2.5.2　辦公室內(nèi)部管理制度  思考題第3章　辦公室信息工作　3.1　信息工作概述    3.1.1　什么是信息工作    3.1.2　辦公室信息工作特征和作用    3.1.3　辦公室信息工作的基本要求  3.2　信息的收集與處理    3.2.1　信息的收集    3.2.2　信息的加工處理    3.2.3　信息的傳遞    3.2.4　信息的儲(chǔ)存    3.2.5　信息的利用和反饋  3.3　企業(yè)信息工作    3.3.1　企業(yè)外部的信息資料來源    3.3.2　企業(yè)內(nèi)部資料來源    3.3.3  信息時(shí)代對(duì)辦公室人員的要求  3.4　技能訓(xùn)練    3.4.1  企業(yè)招聘活動(dòng)中信息工作程序訓(xùn)練    3.4.2　辦公室信息工作程序訓(xùn)練  思考題第4章　辦公室溝通與協(xié)調(diào)工作  4.1　溝通與有效溝通    4.1.1　溝通的重要性    4.1.2　溝通的分類    4.1.3　有效溝通的意義    4.1.4　有效溝通的步驟和策略    4.1.5　有效溝通的實(shí)現(xiàn)途徑  4.2　辦公室協(xié)調(diào)工作    4.2.1　協(xié)調(diào)的含義與意義    4.2.2　協(xié)調(diào)工作的要素和特點(diǎn)    4.2.3　辦公室協(xié)調(diào)工作的作用　　……第5章  公文處理第6章  會(huì)議組織和管理第7章  辦公室事務(wù)管理第8章  辦公室信訪與企業(yè)客戶投訴處理工作第9章  辦公室督促檢查工作第10章  危機(jī)管理第11章  領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排第12章  大型活動(dòng)的策劃與組織參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　第5章公文處理　　公文處理包括從撰制形成到傳遞、辦理、處置的整個(gè)過程，是辦公室一項(xiàng)重要職能。國務(wù)院2000年8月24日頒發(fā)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確指出：“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作”。這表明公文處理工作包括公文辦理、公文整理與歸檔以及公文管理三個(gè)方面，其中公文辦理的內(nèi)容與環(huán)節(jié)較多，又分為發(fā)文辦理與收文辦理?！　“l(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序；收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦復(fù)等程序。　　公文管理指公文管理部門就公文及公文運(yùn)轉(zhuǎn)全過程所進(jìn)行的管理活動(dòng)，其中還涉及有關(guān)公文活動(dòng)的人、財(cái)、物、信息等諸種要素的管理，目的是保證公文有效運(yùn)行?！　」恼砑戳⒕砉ぷ?，是指對(duì)辦理完畢的公文進(jìn)行系統(tǒng)整理，將具有查考保存價(jià)值的文件按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組成案卷。案卷是公文檔案的基本保管單位。　　公文歸檔是指辦理完畢的、具有查考和保存價(jià)值的文件經(jīng)過立卷以后，應(yīng)該按照《中華人民共和國檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向檔案部門移交，不得由個(gè)人保管。　　公文處理的原則是及時(shí)，準(zhǔn)確，安全，統(tǒng)一，規(guī)范。　　【案例導(dǎo)入】　　2007年4月20日上午8：30，北京鼎力科技發(fā)展有限公司總經(jīng)理辦公室主任全群向文員李力傳達(dá)了總經(jīng)理劉紀(jì)成關(guān)于今年“五一”放假安排的指示，要他起草有關(guān)文件并在當(dāng)天下發(fā)至公司各部門。李力接到任務(wù)后，開始起草文件。他將擬好的文件打印出來后拿給主任審核，主任看完后略微改了一下說好了。李力說那我把它張貼在告示欄里。主任停了一下，看著他說，你還沒辦理發(fā)文手續(xù)呢?！　?.1　公文類別與公文辦理　　5.1.1公文的概念與類別　　1.公文的有關(guān)概念　　文書是以文字方式記錄信息形成的文件材料，專指書面形式的文件。文件是各類社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的各種信息材料，是人們記錄、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具。公文是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等法定作者在管理活動(dòng)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文件，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

編輯推薦

　　《辦公室工作實(shí)務(wù)》可作為各高校開設(shè)辦公室工作相關(guān)課程的教材，也可供各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公室主任或辦公室工作人員參考。

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