會議管理

內(nèi)容概要

秘書日常工作的重點是辦文、辦會、辦事。據(jù)調(diào)查，高職高專文科學(xué)生畢業(yè)后80％以上要接觸與會議有關(guān)的工作，文科學(xué)生很有必要掌握會議管理的知識與技能?！　　稌h管理》是針對高職高專的秘書、行政管理、工商管理、人力資源、市場營銷、國際商務(wù)、國際貿(mào)易等專業(yè)編寫的教材，也可以供各類人士學(xué)習(xí)使用?！稌h管理》在教學(xué)中可實行嶄新的教學(xué)模式。曾有專家提出“以項目為導(dǎo)向、任務(wù)為驅(qū)動、產(chǎn)品為載體，打破原來的知識系統(tǒng)型的課程結(jié)構(gòu)，按照工作過程進行課程內(nèi)容整合，形成行動體系的課程內(nèi)容”。因此，本書編者根據(jù)高職文秘專業(yè)學(xué)生實際，提出了具有創(chuàng)新性的“以成果為導(dǎo)向、項目為主體、任務(wù)為引領(lǐng)、服務(wù)（作品、產(chǎn)品等）為載體的‘教、學(xué)、做’一體化的教學(xué)模式”，可簡稱為“成果導(dǎo)向，任務(wù)引領(lǐng)”教學(xué)模式，又可再簡稱為“成果導(dǎo)向型教學(xué)模式”。為什么要以成果為導(dǎo)向呢？因為有了成果，學(xué)生感悟了求知的快樂；有了成果，學(xué)生品嘗了豐收的喜悅；有了成果，學(xué)生將取得更多的成功。這樣，當(dāng)畢業(yè)時，學(xué)生能高興地說，“輕輕地我走了，正如我輕輕地來，我輕輕地?fù)]一揮手，留下了甜蜜回憶，帶走了大量成果”。成果導(dǎo)向型教學(xué)模式能保護和引導(dǎo)學(xué)生的個性發(fā)展，能因材施教，同時也能提高學(xué)生的就業(yè)競爭力。高職高專文科學(xué)生與理科學(xué)生不同，文科學(xué)生如管理類學(xué)生，他們更多的是從事服務(wù)類的工作，所以他們的載體可以是服務(wù)、作品或產(chǎn)品。他們的成果形式應(yīng)是多樣的，如學(xué)生的策劃書、實施方案、文書等作品；也可以是學(xué)生做的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如學(xué)生做會議服務(wù)工作得到了客方的贊賞，得到了主方的肯定，可以通過寫評語、打分或做記錄的方式來記錄學(xué)生的這些成果。他們在課堂上或?qū)嵱?xùn)過程中成功的經(jīng)驗應(yīng)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化形成制度或程序和步驟，以供自己長期使用（也指到未來的工作崗位上使用）。這些成果將為他們將來的工作打下良好的基礎(chǔ)。

書籍目錄

第1章  會議概述  學(xué)習(xí)目標(biāo)  1.1  會議的起源與發(fā)展  1.2  會議內(nèi)涵及會議要素  1.3  會議的目的與作用  1.4  會議的分類  1.5  影響會議效率的因素  知識掌握  知識應(yīng)用第2章  會議策劃  學(xué)習(xí)目標(biāo)  2.1  會議策劃概述  2.2  會議策劃的內(nèi)容  2.3  會議策劃工作流程  2.4  擬寫會議策劃方案  知識掌握  知識應(yīng)用第3章  會前準(zhǔn)備工作  學(xué)習(xí)目標(biāo)  3.1  商定會議時間、地點  3.2  制訂會議計劃  3.3  準(zhǔn)備會議資料  3.4  擬寫和發(fā)送會議通知  3.5  預(yù)算和申請會議經(jīng)費  3.6  會場布置  3.7  與會人員的名單及分組  3.8  會務(wù)工作機構(gòu)的成立與分工  知識掌握  知識應(yīng)用第4章  會間服務(wù)工作  學(xué)習(xí)目標(biāo)  4.1  接站技巧  4.2  報到與簽到  4.3  會場服務(wù)工作   4.4  會議記錄  4.5  會間文化娛樂活動的安排  4.6  會問食、宿工作  知識掌握  知識應(yīng)用第5章  會后工作與管理  學(xué)習(xí)目標(biāo)  5.1  會場善后工作與安排與會人員離場  5.2  會后文書工作  5.3  會議總結(jié)  5.4  會議經(jīng)費結(jié)算工作  5.5  會議效果的評估方法  5.6  會后的催辦、反饋與落實工作  知識掌握  知識應(yīng)用   第6章  會議主持人的管理技巧  學(xué)習(xí)目標(biāo)    6.1  會議主持人工作概述  6.2  會議主持人的語言  6.3  會議時間安排的改進  6.4  掌握議事進度  6.5  達成會議決策  6.6  處理會議中的意外情況  知識掌握  知識應(yīng)用第7章  會議文書處理  學(xué)習(xí)目標(biāo)  7.1  會議文書概述  7.2  會前文書準(zhǔn)備工作  7.3  會中文書服務(wù)  7.4  會后文書收集、清退與歸檔  知識掌握  知識應(yīng)用 第8章  常見會議與活動  學(xué)習(xí)目標(biāo)  8.1  常見會議與活動  8.2  黨政機關(guān)代表會議  8.3  企事業(yè)單位常見會議  知識掌握  知識應(yīng)用第9章  商務(wù)會議與會展  學(xué)習(xí)目標(biāo)  9.1  商務(wù)會議與會展業(yè)  9.2  商務(wù)會議承辦  9.3  會展業(yè)的組織經(jīng)營  知識掌握  知識應(yīng)用附錄  附錄1  廣州××廠秘書工作標(biāo)準(zhǔn)  附錄2  秘書國家職業(yè)資格鑒定案例分析  附錄3  秘書國家職業(yè)資格鑒定真題與分析  附錄4  TKPDCA教學(xué)六步法主要參考文獻

章節(jié)摘錄

　　1.3.1 會議目的　　會議可能因特殊原因而召集。例如，2008年5月12日發(fā)生在中國四川的大地震，這一場始料不及的天災(zāi)造成了難以估算的生命和財產(chǎn)損失，中央政府和各地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)部門為此就召開了一系列緊急的會議，這些會議原不在計劃之內(nèi)..但會議目的卻相當(dāng)清晰，那就是要協(xié)同各省市、各地區(qū)、各部門共同研討抗震救災(zāi)的辦法和對策，部署、協(xié)調(diào)各地區(qū)、各部門迅速開展救災(zāi)救援的工作。由于會議開得及時、開得富于效率，因此整個抗震救災(zāi)工作開展得有條不紊，在國際上也贏得了許多的贊許和幫助。但一般而言，會議的目的可概括為以下幾個方面：　　1）開展有效的溝通　　通過會議進行充分交流，集思廣益。實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。例如，某市的科研交流會、跨企業(yè)的技術(shù)交流會等?！　?）傳達資訊，資源共享　　通過會議通報一些新決定、新決策，使更多的人了解來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。也可以利用開會匯集資源，以期相互幫助，相互促進，共同進步，例如學(xué)術(shù)報告會?！　?）監(jiān)督員工。實施管理　　許多公司和部門召開的常規(guī)會議、工作例會等，其實是其實施管理的手段之一。通過這類會議，領(lǐng)導(dǎo)層可以及時了解、跟進工作的進度，可以及時掌握、了解員工的工作狀況，可以及時調(diào)整、部署下一階段的工作任務(wù)等?！　?）協(xié)調(diào)矛盾，達成協(xié)議　　人們經(jīng)常會借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式；來協(xié)調(diào)上下級的緊張關(guān)系或員工之間的矛盾沖突，最終使大家統(tǒng)一思想，達成共諛。例如，商務(wù)談判會議、班級組織的班會、部門工作會議等?！　?）集思廣益，開發(fā)創(chuàng)意　　許多新點子、新方案、新產(chǎn)品的誕生，最初往往源于人們在一起韻談?wù)摻涣鳌Ｔ诂F(xiàn)今的廣告業(yè)、IT行業(yè)中，人們習(xí)慣通過舉行這類專題研討會或研發(fā)會去啟迪思維、開拓視野，從而去開發(fā)新的產(chǎn)品、開拓新的市場、捕捉新的商機。例如某些大公司下設(shè)的研發(fā)部，其部門經(jīng)常召開的工作會議主要就是讓大家暢所欲言、集思廣益，探討和論證許多靈感與構(gòu)思的可行性的會議。　　6）激勵士氣，團結(jié)一致　　這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力而召開的。一些單位的年初員工大會或年底總結(jié)會議通常都具有這一目的性。例如，××公司關(guān)于2007年度先進集體及個人的表彰大會，××院校關(guān)于開展迎評促建工作的動員大會等。

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