實(shí)用辦會(huì)會(huì)務(wù)手冊(cè)

內(nèi)容概要

　　《實(shí)用辦會(huì)會(huì)務(wù)手冊(cè)》將會(huì)議工作分解為“會(huì)前”、“會(huì)中”、“會(huì)后”三部分，并對(duì)每一個(gè)部分的辦會(huì)流程進(jìn)行分解細(xì)化。從會(huì)前籌備到會(huì)中服務(wù)，再到會(huì)后整理，層次剖析，環(huán)環(huán)相扣，步步銜接，節(jié)奏緊湊，力求服務(wù)到位，讓參會(huì)人員始終在會(huì)務(wù)安排的框架內(nèi)行動(dòng)，始終在良好服務(wù)的環(huán)境里有序完成會(huì)議議程。具有很強(qiáng)的可操作性是《實(shí)用辦會(huì)會(huì)務(wù)手冊(cè)》的一大亮點(diǎn)，《實(shí)用辦會(huì)會(huì)務(wù)手冊(cè)》不僅總結(jié)歸納了會(huì)務(wù)工作的方法和技巧，涵蓋了會(huì)務(wù)工作的各個(gè)程序和方面，而且還提供了會(huì)務(wù)工作中文書寫作的模板及范文，即套即用，方便實(shí)用。

書籍目錄

第一章  會(huì)前籌備工作  第一節(jié)  會(huì)議方案策劃    一、會(huì)議策劃知識(shí)點(diǎn)    二、會(huì)議籌備方案策劃    三、會(huì)議接待方案策劃    四、會(huì)議開幕式／閉幕式方案策劃    五、簽字儀式方案策劃  第二節(jié)  建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)    一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置    二、會(huì)務(wù)人員的職務(wù)名稱    三、常見會(huì)議組織機(jī)構(gòu)及其分工    四、確定會(huì)議對(duì)外聯(lián)絡(luò)人  第三節(jié)  確定會(huì)議主題    一、確定會(huì)議名稱    二、確定會(huì)議議題  第四節(jié)  確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格  第五節(jié)  根據(jù)議題安排議程和日程    一、安排會(huì)議議程    二、安排會(huì)議日程  第六節(jié)  確定與會(huì)人員    一、確定與會(huì)人員范圍及人數(shù)    二、與會(huì)人員編組  第七節(jié)  確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)    一、確定會(huì)議時(shí)間    二、選擇會(huì)議地點(diǎn)  第八節(jié)  邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓    一、會(huì)議嘉賓的類型    二、嘉賓邀請(qǐng)的要求    三、會(huì)議嘉賓的邀請(qǐng)程序    四、會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)    五、會(huì)議嘉賓的接待  第九節(jié)  制發(fā)會(huì)議通知與回執(zhí)    一、會(huì)議通知    二、會(huì)議邀請(qǐng)函    三、請(qǐng)柬    四、制發(fā)會(huì)議通知的注意事項(xiàng)    五、會(huì)議回執(zhí)  第十節(jié)  發(fā)布會(huì)議信息    一、發(fā)布會(huì)議信息的工作程序    二、發(fā)布會(huì)議信息的注意事項(xiàng)  第十一節(jié)  準(zhǔn)備會(huì)議文件    一、會(huì)議議程表和日程表    二、會(huì)議簽到表（簿）      三、會(huì)議須知    四、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和座次表    五、領(lǐng)導(dǎo)講話稿    六、開幕詞    七、閉幕詞    八、會(huì)議主持詞    九、歡迎詞    十、大會(huì)工作報(bào)告    十一、其他會(huì)議材料    十二、會(huì)議文件的審核、裝訂、備份  第十二節(jié)  安排會(huì)議食宿    一、會(huì)議食宿基本常識(shí)    二、安排會(huì)議餐飲    三、安排會(huì)議住宿  第十三節(jié)  確定和準(zhǔn)備會(huì)議所需物品    一、會(huì)場(chǎng)的器材準(zhǔn)備    二、會(huì)議證件的準(zhǔn)備    三、會(huì)議宣傳品及相關(guān)資料的印刷    四、會(huì)議禮品準(zhǔn)備    五、特殊用品的準(zhǔn)備    六、會(huì)議用品準(zhǔn)備的工作要求  第十四節(jié)  布置會(huì)場(chǎng)    一、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求    二、會(huì)場(chǎng)整體布局工作流程    三、會(huì)場(chǎng)布置形式與內(nèi)容  第十五節(jié)  安排座次    一、小型會(huì)議座次的排列與藝術(shù)    二、大型會(huì)議座次的排列與藝術(shù)    三、國(guó)際會(huì)見與會(huì)談座次的排列  第十六節(jié)  落實(shí)會(huì)議安保工作    一、制訂會(huì)議安全保衛(wèi)工作方案    二、會(huì)前安全保衛(wèi)部門應(yīng)做工作  第十七節(jié)  制作會(huì)議預(yù)算    一、制作會(huì)議預(yù)算前期準(zhǔn)備    二、會(huì)議預(yù)算項(xiàng)目    三、防止突破預(yù)算方法  第十八節(jié)  擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案    一、人員問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方案    二、行為問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方案    三、健康與安全問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方案  第十九節(jié)  進(jìn)行全面的會(huì)前檢查    一、會(huì)前檢查內(nèi)容    二、會(huì)前檢查程序    三、及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通第二章  會(huì)中的服務(wù)工作  第一節(jié)  現(xiàn)場(chǎng)調(diào)配與溝通    一、會(huì)議前的協(xié)調(diào)會(huì)    二、電話、無(wú)線對(duì)講機(jī)和呼叫器    三、服務(wù)柜臺(tái)與留言中心  第二節(jié)  迎接與會(huì)人員    一、擬訂接待計(jì)劃    二、迎賓工作  第三節(jié)  會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作    一、組織代表簽到    二、引導(dǎo)代表入座    三、發(fā)放會(huì)議文件    四、安排會(huì)議發(fā)言    五、組織分組討論    六、做好會(huì)議記錄    七、維持會(huì)場(chǎng)秩序    八、處理臨時(shí)事項(xiàng)    九、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作  第四節(jié)  會(huì)議中的文字工作    一、會(huì)議錄音記錄    二、會(huì)議文字記錄    三、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)  第五節(jié)  會(huì)中生活服務(wù)管理    一、會(huì)議食宿服務(wù)    二、會(huì)議用品供應(yīng)    三、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)    四、交通保障工作    五、通信保障工作    六、組織參觀考察    七、組織文體活動(dòng)    八、組織集體攝影    九、看望與會(huì)人員    十、通訊錄的編印  第六節(jié)  會(huì)議的安全保衛(wèi)工作    一、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的安全保衛(wèi)工作    二、會(huì)議場(chǎng)所的安全保衛(wèi)工作    三、會(huì)議住所的安全保衛(wèi)工作    四、重要會(huì)議的安全保衛(wèi)制度  第七節(jié)  會(huì)議的保密工作    一、會(huì)議保密工作的等級(jí)    二、會(huì)議保密工作的內(nèi)容    三、會(huì)議保密工作的部署    四、會(huì)議保密工作的重點(diǎn)    五、會(huì)議保密工作的制度  第八節(jié)  會(huì)議的值班工作    一、會(huì)議值班的意義    二、會(huì)議值班應(yīng)記錄的內(nèi)容    三、會(huì)議值班工作程序  第九節(jié)  接待采訪會(huì)議的新聞媒體    一、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則    二、接待新聞媒體的工作內(nèi)容    三、接待的工作程序    四、與新聞媒體溝通的方法    五、注意事項(xiàng)  第十節(jié)  收集會(huì)議信息    一、會(huì)議信息的分類    二、收集會(huì)議信息的要求    三、提供會(huì)議信息服務(wù)    四、收集會(huì)議信息的工作程序    五、會(huì)議信息的作用  第十一節(jié)  會(huì)議信息反饋    一、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容    二、反饋會(huì)議信息的工作程序    三、注意事項(xiàng)    四、會(huì)議信息的反饋方式第三章  會(huì)議的善后工作  第一節(jié)  完善會(huì)后工作    一、為會(huì)議代表送行    二、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外善后工作  第二節(jié)  收集整理會(huì)議文件資料    一、收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容    二、會(huì)議資料整理的方法與技巧    三、會(huì)議文件的立卷歸檔    四、其他相關(guān)知識(shí)介紹  第三節(jié)  擬發(fā)會(huì)議紀(jì)要    一、會(huì)議紀(jì)要的種類及特點(diǎn)    二、會(huì)議紀(jì)要的工作程序    三、擬寫會(huì)議紀(jì)要    四、印制分發(fā)會(huì)議紀(jì)要  第四節(jié)  決議的制作與使用    一、決議的特點(diǎn)    二、決議的格式及寫法  第五節(jié)  會(huì)議質(zhì)量評(píng)估    一、不同人員對(duì)會(huì)議質(zhì)量的評(píng)估    二、會(huì)議不同階段的評(píng)估    三、會(huì)議不同角度的效果評(píng)估    四、會(huì)議質(zhì)量評(píng)估的時(shí)機(jī)    五、會(huì)議質(zhì)量評(píng)估方法  第六節(jié)  結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)    一、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法    二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作程序    三、注意事項(xiàng)  第七節(jié)  會(huì)議總結(jié)報(bào)告    一、會(huì)議總結(jié)的特點(diǎn)    二、會(huì)議總結(jié)的基本要求    三、會(huì)議總結(jié)報(bào)告的格式與寫法

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁(yè)：   插圖：    請(qǐng)柬，也叫請(qǐng)?zhí)且环N專門邀請(qǐng)客人參加某項(xiàng)儀式或典禮的禮儀性文書，發(fā)送對(duì)象一般都上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、兄弟單位代表等，與主人是賓主關(guān)系，而非上下級(jí)關(guān)系或管理與被管理關(guān)系。特別是涉外業(yè)務(wù)會(huì)議的通知宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請(qǐng)柬，這樣既可表示對(duì)被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對(duì)會(huì)議產(chǎn)生興趣。 （一）邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的區(qū)別 邀請(qǐng)函與請(qǐng)柬都屬于邀請(qǐng)客人參會(huì)的禮性文書，其區(qū)別有兩點(diǎn)：一是適用場(chǎng)合不同。邀請(qǐng)函多用于口頭交流為主要方式的會(huì)議活動(dòng)，如有關(guān)邀請(qǐng)專家出席咨詢會(huì)、論證會(huì)、研討會(huì)，邀請(qǐng)記者參加發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等；而舉地各類較為隆重的儀式和交際活動(dòng)，如開幕式、閉幕式、簽字儀式、開工典禮、宴會(huì)、舞會(huì)等，則應(yīng)用請(qǐng)柬，而不用邀請(qǐng)函。二是規(guī)格不同。有的會(huì)議活動(dòng)可能同時(shí)使用邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬中，這時(shí)，一般的專家和客人發(fā)邀請(qǐng)函，而作為特邀嘉賓的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位代表、社會(huì)名流等，則應(yīng)當(dāng)用請(qǐng)柬。 （二）會(huì)議請(qǐng)柬的結(jié)構(gòu)和寫法 1.固定格式請(qǐng)柬。既可以按統(tǒng)一格式批量印制，也可以用市售的具有統(tǒng)一格式的請(qǐng)柬填發(fā)。這類請(qǐng)柬應(yīng)當(dāng)有信封，以示鄭重。請(qǐng)柬的行文一般不用標(biāo)點(diǎn)，也不提邀請(qǐng)對(duì)象姓名，而是將其姓名寫在信封上。最后填寫主辦單位名稱，也可由主人簽名。 2.撰擬格式。即根據(jù)活動(dòng)的具體要求和對(duì)象的實(shí)際情況，親筆擬寫或?qū)ｉT打印的請(qǐng)柬。具本格式如下： （1）標(biāo)題。僅寫"請(qǐng)柬"二字，居中，不能寫成"關(guān)于×××的請(qǐng)柬"。 （2）稱呼。寫明對(duì)象的姓名。如發(fā)給單位的，則寫單位名稱。 （3）正文。寫明活動(dòng)目的、內(nèi)容、形式、時(shí)間、地點(diǎn)等。由于請(qǐng)柬發(fā)送的對(duì)象都是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、合作對(duì)象、社會(huì)知名人士等，因此，語(yǔ)氣用詞一定要恭敬、委婉、懇切。請(qǐng)柬中的所提到的人名、國(guó)名、單位名稱、節(jié)日名稱都應(yīng)用全稱。如果要確切掌握出席情況，可在請(qǐng)柬下方注上"請(qǐng)答復(fù)"字樣，涉外請(qǐng)柬用法文編寫"R.S.V.P."。 1.書面通知。以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會(huì)議通知。會(huì)議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外，還具有備忘和作為會(huì)議入場(chǎng)或報(bào)到憑證的作用。發(fā)會(huì)議通知要盡量早些，以便使與會(huì)人員接到通知后，有充足的時(shí)間準(zhǔn)備和趕到會(huì)場(chǎng)，也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會(huì)議對(duì)發(fā)通知有規(guī)定的時(shí)間，如人大常委會(huì)會(huì)議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會(huì)議沒(méi)有必要過(guò)早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會(huì)期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作，需要在平時(shí)打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時(shí)修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請(qǐng)別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實(shí)。 2.電報(bào)通知。寫電報(bào)時(shí)要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡(jiǎn)潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對(duì)方猜測(cè)。

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《實(shí)用辦會(huì)會(huì)務(wù)手冊(cè)》覆蓋面廣，針對(duì)性強(qiáng)，無(wú)論舉辦的是什么性質(zhì)的會(huì)議，都能為各級(jí)管理人員迅速提升會(huì)議效率，進(jìn)而將高效會(huì)議轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力提供極大的幫助，是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位工作人員進(jìn)行會(huì)議籌備和組織、公務(wù)活動(dòng)策劃和安排、會(huì)議文書寫作和辦理的好幫手。

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