秘書標(biāo)準(zhǔn)

內(nèi)容概要

　　《中國秘書大全·卷1：秘書標(biāo)準(zhǔn)》不僅介紹了企業(yè)秘書的職業(yè)規(guī)范，也分別介紹了公司秘書、行政秘書、商務(wù)秘書、高級(jí)秘書的特點(diǎn)，并且把企業(yè)秘書在處理公司事務(wù)、辦公事務(wù)、行政事務(wù)、商業(yè)事務(wù)等方面的工作經(jīng)驗(yàn)一覽無余，值得所有的企業(yè)秘書和行政助理、行政經(jīng)理作為借鑒。

書籍目錄

序言：現(xiàn)代秘書成功之道前言：中國1 000萬企業(yè)秘書的職業(yè)經(jīng)典第一章 秘書職業(yè)基本規(guī)范  第一節(jié) 秘書職業(yè)氣質(zhì)規(guī)范  第二節(jié) 秘書職業(yè)形象規(guī)范  第三節(jié) 秘書職業(yè)姿態(tài)規(guī)范  第四節(jié) 秘書職業(yè)行為規(guī)范  第五節(jié) 秘書職業(yè)用語規(guī)范  第六節(jié) 秘書職業(yè)求職規(guī)范  第七節(jié) 秘書職業(yè)入職規(guī)范   第八節(jié) 秘書職業(yè)離職規(guī)范第二章 公司秘書職業(yè)規(guī)范  第一節(jié) 公司秘書職業(yè)定位  第二節(jié) 公司秘書職業(yè)要求   第三節(jié) 公司秘書綜合素質(zhì)  第四節(jié) 公司秘書專業(yè)知識(shí)   第五節(jié) 公司秘書工作經(jīng)驗(yàn)  第六節(jié) 公司秘書工作能力   第七節(jié) 公司秘書心理狀態(tài)   第八節(jié) 公司秘書職責(zé)權(quán)限第三章 行政秘書職業(yè)規(guī)范  第一節(jié) 行政秘書職業(yè)性質(zhì)   第二節(jié) 行政秘書職業(yè)要求  第三節(jié) 行政秘書綜合素質(zhì)  第四節(jié) 行政秘書職責(zé)權(quán)限第四章 商務(wù)秘書職業(yè)規(guī)范  第一節(jié) 商務(wù)秘書職業(yè)定位  第二節(jié) 商務(wù)秘書職業(yè)要求  第三節(jié) 商務(wù)秘書職業(yè)表現(xiàn)第五章 高級(jí)秘書職業(yè)規(guī)范  第一節(jié) 高級(jí)秘書職業(yè)性質(zhì)  第二節(jié) 高級(jí)秘書職業(yè)要求  第三節(jié) 高級(jí)秘書職責(zé)權(quán)限  第四節(jié) 高級(jí)秘書綜合素質(zhì)  第五節(jié) 高級(jí)秘書綜合能力  第六節(jié) 高級(jí)秘書專業(yè)知識(shí)  第七節(jié) 高級(jí)秘書工作經(jīng)驗(yàn)……

章節(jié)摘錄

書摘    二、正式離職之日，你應(yīng)當(dāng)填寫一份物品及文件資料單的移交漪單，和接收人員共同清點(diǎn)后簽字，辦妥移交，雙方各執(zhí)一份以備恢查。    三、所有尚未完成的工作，你都應(yīng)該通過書面方式交代清楚來龍去脈，便于后任繼續(xù)落實(shí)。    四、所有因工作關(guān)系結(jié)識(shí)的客戶理應(yīng)屬于企業(yè)，與客戶有關(guān)的資料都應(yīng)無保留地交還給企業(yè)。作為秘書，在任何情況下，都不能利用職務(wù)便利為自己謀私，因?yàn)檫@會(huì)壞了這個(gè)行業(yè)的規(guī)矩。    五、徹底干凈地了結(jié)與上司、與同事、與企業(yè)之間的所有公私事務(wù)，尤其是錢財(cái)。    六、辦妥所有人事、財(cái)務(wù)、社保等手續(xù)。結(jié)清所有應(yīng)得的薪酬福利。    七、請上司為你做一份工作鑒定書，并且由上司本人親自蓋章簽字，以示尊重。這樣一份工作鑒定書，既是對(duì)你過去這段工作的評(píng)價(jià)，也是你今后求職的有利佐證。    八、離職日起，你已不再與原企業(yè)有任何瓜葛糾纏，那么，你當(dāng)_然沒任何必要去議論原有的是是非非，這也是做人原則。    在離職這件事上，似乎秘書有著更多的主動(dòng)權(quán)，只要你的工作基本稱職，確實(shí)很少會(huì)發(fā)生上司辭退你的事，而往往倒是秘書，因?yàn)榉N職的情況比較普遍。    這也不奇怪，對(duì)上司而言，用順手了的秘書已經(jīng)成了他工作中的部分，默契成了一種依賴，如果沒有秘書的配合與幫助，上司會(huì)被類瑣事煩得手忙腳亂十分辛苦。而秘書則簡單很多，如果秘書有更的職業(yè)發(fā)展空間或者更好的機(jī)會(huì)，權(quán)衡再三后，秘書很有可能就會(huì)謀高就。作為職業(yè)秘書，你的綜合能力使你有更多選擇的機(jī)會(huì)。但我還是為，能夠長期為自己的上司服務(wù)，十年、二十年，甚至更長時(shí)間，嘗不是一種福氣。重要的是，你能夠幫到上司，你還能從上司那兒到許多對(duì)你來講是十分重要的東西，人的一生能有一位明哲睿智的師，無疑是一筆受用一生的財(cái)富!    秘書和上司這種彼此依存的工作關(guān)系，證明了你必須慎重對(duì)待離職，妥善處理離職的道理。    總之，善始善終，給人留下一個(gè)好印象，到哪一家企業(yè)都是一樣的。                                 第一節(jié)公司秘書職業(yè)定位    傳統(tǒng)意義的公司秘書，通常是指那些在公司里從事各項(xiàng)事務(wù)性工作的秘書，這是由于人們?yōu)榱朔奖愫土?xí)慣，把在公司里工作的秘書統(tǒng)稱為公司秘書，久而久之，約定俗成，公司秘書的真正含義倒反而被人們淡忘了。    其實(shí)，如果按功能區(qū)分，公司里的秘書可分為商務(wù)秘書，行政秘書，公司秘書三種。    商務(wù)秘書主要是協(xié)助上司處理商業(yè)性事務(wù)，譬如洽談業(yè)務(wù)、起草合同、聯(lián)絡(luò)客戶、考察項(xiàng)目、收發(fā)函電、辦理業(yè)務(wù)等。商務(wù)秘書的工作著重于經(jīng)營。    行政秘書主要是招聘和培訓(xùn)員工、管理人事、辦理會(huì)務(wù)、處理函電，負(fù)責(zé)考勤、保管資料、檔案、印章等，聯(lián)系政府部門，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系等。行政秘書的工作偏重于管理。    真正意義的公司秘書，其實(shí)是一種特定的職稱，它的基本職能是處理公司日常行政事務(wù)，它的特殊職能是接受董事會(huì)委托，參予公司策略、監(jiān)督公司運(yùn)作、披露公司信息。    公司秘書是現(xiàn)代企業(yè)制度中一個(gè)法定的職位。    按照國際慣例和商業(yè)原則，公司秘書必須具有職業(yè)資格，公司秘書不僅需要具備一般商業(yè)性秘書所要求的職業(yè)素質(zhì)和文化程度，還特別強(qiáng)調(diào)必須具有法律、金融、財(cái)務(wù)、財(cái)經(jīng)等方面的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。    在英國，公司法明確規(guī)定，任何公司都必須配備一名專職秘書，其職責(zé)除了負(fù)責(zé)處理一般性行政事務(wù)，保證公司的所有活動(dòng)符合公司法及公司本身制定的規(guī)章之外，還要承擔(dān)下列法定義務(wù)：    一、凡是新注冊的股份公司在正式營業(yè)之前，代表公司向社會(huì)公眾作出法定宣告。    二、簽署年度損益表及有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告。    三、股份公司性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，在申請書上簽字。    四、如果公司被法院宣布解散，向政府證實(shí)清算聲明書。如公司解散后的清算人由債權(quán)人任命，則向清算人證實(shí)清算聲明書。    英國的公司法對(duì)公司秘書的違規(guī)行為明確予以罰款處分，譬如未及時(shí)提交分配股息的報(bào)告書；未及時(shí)頒發(fā)股份或債權(quán)證書；未在公開刊物上公布蓋有公司大印的公司名稱，再譬如蓄意不保存公司會(huì)議記錄，不允許在冊股東和債權(quán)人檢查公司業(yè)務(wù)情況；不向有關(guān)人員寄送公司負(fù)債表、審計(jì)報(bào)告和董事會(huì)報(bào)告。    英國的公司法甚至對(duì)公司秘書的違法行為明確追究刑事責(zé)任，譬如偽造公司資料、篡改公司文件、泄漏公司機(jī)密以及利用職務(wù)之便謀取不正當(dāng)利益等可處以三年徒刑。    英國公司法還規(guī)定，公司秘書可以配備助理秘書或代理秘書，在其缺席時(shí)代行職責(zé)。秘書任職須持有合格證書。    在香港，上市公司的章程對(duì)公司秘書的地位、作用、職責(zé)、要求都有十分明確的規(guī)定，并且特別強(qiáng)調(diào)，只有具有香港秘書工會(huì)會(huì)員、注冊會(huì)計(jì)師、律師這三種資格的人士，才能擔(dān)任公司秘書。    顯而易見，公司秘書的重要性已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了一般秘書的范疇，真正的公司秘書是現(xiàn)代企業(yè)中一個(gè)不可代替的角色，它既是公司的管家，也是公司的代表，更是公司的發(fā)言人。                            第二節(jié)公司秘書職業(yè)要求    歐美公司考核錄用公司秘書時(shí)通常會(huì)用八個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)予以考量，也就是八項(xiàng)基本要求：人事管理、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、經(jīng)濟(jì)管理、系統(tǒng)和信息管理、特殊問題處理和應(yīng)變能力、品行優(yōu)良證明、過去雇主滿意的評(píng)價(jià)證明。    當(dāng)然，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，我們知道，“秘書”這個(gè)詞來源于拉丁語，它的本意是：“可靠的職員”，而國際秘書聯(lián)合會(huì)則對(duì)秘書的職業(yè)要求有更準(zhǔn)確的定義：“秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，她們掌握有關(guān)辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)作出決定?！?   請注意，這是對(duì)一般秘書所明確的職業(yè)要求，而對(duì)公司秘書而言，恐怕還必須強(qiáng)調(diào)以下這些特別要求：    熟悉專業(yè)    公司秘書應(yīng)該具備豐富的法律、財(cái)務(wù)、金融等專業(yè)知識(shí)以及豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，才能有效參與公司決策，監(jiān)督公司運(yùn)作。譬如當(dāng)公司發(fā)布有關(guān)交易信息時(shí)，公司秘書必須從法律法規(guī)等專業(yè)角度去評(píng)估公司的這一決定是否符合WTO規(guī)則，是否符合現(xiàn)行法律政策，并且提醒決策者注意。    決策一旦確認(rèn)，公司秘書應(yīng)該提醒決策者履行應(yīng)負(fù)的責(zé)任，嚴(yán)格按照公司章程和相關(guān)法規(guī)的要求，召開并主持股東大會(huì)或董事會(huì)，通過必要的程序規(guī)范操作，以切實(shí)維護(hù)公司股東的利益。公司秘書對(duì)股東大會(huì)或董事會(huì)的會(huì)議應(yīng)做程序性的記錄，對(duì)會(huì)議的決議予以公示。    按照有關(guān)法律和上市規(guī)則，上市公司的重大交易和決策應(yīng)予披露。信息披露是現(xiàn)代企業(yè)的商業(yè)誠信行為，而這個(gè)行為通常由公司董事會(huì)授權(quán)公司秘書予以實(shí)施。在這里，分寸的把握和職業(yè)道德的遵守同樣重要，公司秘書既要保證公司披露的信息真實(shí)和準(zhǔn)確，保證中介機(jī)構(gòu)為公司出具的文件沒有虛假或誤導(dǎo)性的內(nèi)容或者有重大遺漏，又要保證公司內(nèi)部核心機(jī)密不致泄漏?！?/pre>



媒體關(guān)注與評(píng)論
序言現(xiàn)代秘書成功之道                                   范立榮                            中國高教秘書學(xué)會(huì)會(huì)長                    國家職業(yè)技能鑒定秘書專業(yè)委員會(huì)副主任                     中英劍橋秘書證書考試專家委員會(huì)主任    我今年先后兩次在中國人民大學(xué)和北京高等秘書學(xué)院聽廖金澤先生做秘書訓(xùn)練的講演，獲益匪淺，作為中國著名秘書訓(xùn)練專家，他不僅桃李滿天下，親自培養(yǎng)訓(xùn)練了上萬名秘書，而且撰寫與出版了十多部秘書專著，填補(bǔ)了中國秘書界在企業(yè)秘書培養(yǎng)和秘書技能訓(xùn)練方面的空白，這也是迄今為止，惟一專門論述與介紹企業(yè)秘書訓(xùn)練的系列著作。    廖金澤先生以其多年豐富的秘書訓(xùn)練經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)，為中國的秘書教育，尤其是企業(yè)秘書的培養(yǎng)作了積極有益的探索和嘗試。和傳統(tǒng)的秘書教育不同，現(xiàn)代秘書的培養(yǎng)帶有鮮明的市場經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)，中國1000多萬家企業(yè)急需大批秘書、行政助理、行政經(jīng)理這樣的專業(yè)人才，如此巨大的社會(huì)需求決定了我們的秘書教育必須盡快從學(xué)術(shù)理論轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)用技能。    雖然這些年來，我們秘書界在這方面做過一些適應(yīng)性改變，但像廖金澤先生這樣完全以企業(yè)秘書訓(xùn)練為內(nèi)容，以自己豐富的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，寫出如此詳盡系統(tǒng)的專業(yè)著作，而且自成體系，自成一派的，確實(shí)還沒有，這也正是廖金澤先生對(duì)中國秘書界的一份貢獻(xiàn)?？梢赃@樣講，廖金澤先生是現(xiàn)代企業(yè)秘書訓(xùn)練的探索者與先行者，他的研究成果有助于秘書培養(yǎng)模式從理論向?qū)嵱玫霓D(zhuǎn)變，有助于秘書教育界與時(shí)俱進(jìn)，與世同行的發(fā)展。    廖金澤先生將其著作結(jié)集成《中國秘書大全》，乃是一項(xiàng)創(chuàng)舉，因?yàn)樗谶@方面的努力和貢獻(xiàn)，以及他的著作中所表現(xiàn)出來的獨(dú)創(chuàng)性和專業(yè)性，堪與幾十年前英國出版的《韋氏秘書大全》相提并論，代表了中國秘書教育改革的方向。    這套《中國秘書大全》分為四本，一是介紹企業(yè)中公司秘書、行政秘書、商業(yè)秘書、高級(jí)秘書職業(yè)規(guī)范的《秘書標(biāo)準(zhǔn)》；二是介紹企業(yè)秘書38種訓(xùn)練課程的《秘書訓(xùn)練》，三是介紹企業(yè)秘書常用禮儀、文書、制度、規(guī)定、表格的《秘書參考》，四是綜合介紹秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)考試和中英劍橋秘書職業(yè)證書考試這兩種目前在國內(nèi)最具權(quán)威性的秘書證書考試的內(nèi)容、方法、技巧的《秘書考證》。近300萬字的巨著，以中國現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)做什么為“經(jīng)”，以秘書怎樣做好這些工作為“緯”，經(jīng)緯交織，把企業(yè)秘書工作當(dāng)成一個(gè)系統(tǒng)工程來開發(fā)，按企業(yè)秘書工作的內(nèi)在聯(lián)系有序展開，循序漸進(jìn)、深入淺出、語言生動(dòng)、案例獨(dú)特、內(nèi)容翔實(shí)、觀點(diǎn)新穎，不僅包含了豐富的秘書工作經(jīng)驗(yàn)，而且包含了管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、公關(guān)學(xué)、信息學(xué)、禮儀學(xué)等多學(xué)科的精華，其獨(dú)創(chuàng)性、新穎性、生動(dòng)性、系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性、實(shí)用性，令人印象十分深刻，其特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面：    一是重視國際領(lǐng)先水平的辦公室管理和秘書職業(yè)意識(shí)與技能的培養(yǎng)。    二是對(duì)企業(yè)秘書運(yùn)作過程中的基本程序、基本規(guī)范、基本方法作了具體而翔實(shí)的介紹。    三是重點(diǎn)突出，以“必須”和“夠用”為原則，不談理論和無用的知識(shí)，只講怎樣做好秘書各項(xiàng)實(shí)際工作。    四是系統(tǒng)性與實(shí)用性結(jié)合，對(duì)每項(xiàng)秘書工作有序闡述，體現(xiàn)很強(qiáng)的邏輯性；對(duì)秘書工作中具體問題分別作分析和解決，體現(xiàn)很強(qiáng)的獨(dú)立性；引用大量生動(dòng)案例和圖表來說明秘書工作的方法與技巧，體現(xiàn)很強(qiáng)的實(shí)用性；對(duì)秘書實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)概括和提煉，體現(xiàn)很強(qiáng)的時(shí)代性。    鑒于以上特點(diǎn)，我認(rèn)為，廖金澤先生的這套著作非常適合成為國家秘書職業(yè)資格證書考試與中英劍橋秘書證書考試的輔助教材，因?yàn)檫@兩種考試的主要內(nèi)容都與廖金澤先生的著述內(nèi)容非常吻合，那就是：秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和秘書專業(yè)技能。    廖金澤先生的這套著作也非常適合高等院校、職業(yè)學(xué)院、中專職校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等秘書專業(yè)的教師和學(xué)生做案例教學(xué)和秘書實(shí)務(wù)訓(xùn)練的教材。案例教學(xué)是保證培養(yǎng)優(yōu)秀秘書人才的最重要的教學(xué)方法，它不是采用教師在授課時(shí)用例子或例證來說明自己所要闡述的觀點(diǎn)，而是結(jié)合實(shí)際與學(xué)生就某一項(xiàng)秘書實(shí)務(wù)共同討論，模擬演練，從中啟發(fā)與感悟的方式。從這一點(diǎn)來講，廖金澤先生的這套著作提供了非常有參考價(jià)值的內(nèi)容。    廖金澤先生的這套著作更適合廣大在職的企業(yè)秘書作為工作典范，適合更廣大的欲從事秘書工作的準(zhǔn)秘書作為入門指南，適合所有與企業(yè)運(yùn)作有關(guān)的專業(yè)人士作為經(jīng)驗(yàn)參考。因?yàn)樗嬲龑懗隽爽F(xiàn)代秘書成功之道之所在。    毫無疑問，廖金澤先生為中國秘書事業(yè)的健康發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)。因此，我很樂意為他的《中國秘書大全》作序，向社會(huì)推薦這套非常有特色的秘書專著。






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