申辦、舉辦大型國(guó)際科技會(huì)議實(shí)用指南

前言

在當(dāng)今科學(xué)界國(guó)際科技會(huì)議越來(lái)越成為科學(xué)家之間進(jìn)行交流、了解科學(xué)前沿研究進(jìn)展、商談合作的一種有效形式。同時(shí)，國(guó)際組織也越來(lái)越多地利用國(guó)際會(huì)議擴(kuò)大自身影響，發(fā)起重大國(guó)際合作計(jì)劃，就重大科技問(wèn)題發(fā)表聲明。國(guó)際會(huì)議已成為國(guó)際科技合作與交流中應(yīng)用最廣泛、效果最為顯著的形式之一。在全球范圍內(nèi)，每年召開(kāi)的國(guó)際科技會(huì)議，大概在20000個(gè)左右，其中各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域重要的國(guó)際會(huì)議大概有4000個(gè)。這些會(huì)議大多在美國(guó)和歐洲等主要科技強(qiáng)國(guó)舉行。近年來(lái)，隨著我國(guó)綜合國(guó)力及科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，由我國(guó)科學(xué)界主辦或承辦的國(guó)際科技會(huì)議愈來(lái)愈多，呈逐年上升的態(tài)勢(shì)。以中國(guó)科學(xué)院為例，2007年達(dá)到330個(gè)，平均每天都有一個(gè)國(guó)際會(huì)議。大型國(guó)際科技會(huì)議數(shù)量也在逐步增長(zhǎng)，一方面是科研機(jī)構(gòu)根據(jù)自身優(yōu)勢(shì)領(lǐng)域積極組織舉辦大型國(guó)際會(huì)議，另一方面國(guó)際組織的系列會(huì)議也越來(lái)越多地選擇我國(guó)的相應(yīng)機(jī)構(gòu)作為會(huì)議的承辦方。舉辦大型國(guó)際科技會(huì)議給我國(guó)科學(xué)界提供了一個(gè)國(guó)際合作與交流、擴(kuò)大國(guó)際影響、培養(yǎng)和推出優(yōu)秀人才、促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域研究發(fā)展的最佳舞臺(tái)；同時(shí)如何保證會(huì)議的學(xué)術(shù)水平、會(huì)務(wù)組織與管理的高效與有序?qū)ξ覀冇质且粋€(gè)新的挑戰(zhàn)。一個(gè)大型國(guó)際科技會(huì)議的成功與否，一是看它的學(xué)術(shù)水平，二是看它的會(huì)務(wù)組織水平，而無(wú)論是會(huì)議的學(xué)術(shù)水平還是會(huì)務(wù)組織水平都與會(huì)議的組織管理密切相關(guān)，可以說(shuō)，大型國(guó)際科技會(huì)議的組織管理水平直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)我國(guó)科研單位申辦和舉辦大型國(guó)際科技會(huì)議的指導(dǎo)，提高會(huì)議整體規(guī)劃水平和會(huì)議管理水平，保證更多的大型高水平國(guó)際科技會(huì)議在華成功舉行，促進(jìn)對(duì)外科技合作與交流，我們組織編寫(xiě)了《申辦、舉辦大型國(guó)際科技會(huì)議實(shí)用指南》一書(shū)，力求系統(tǒng)地介紹會(huì)議申辦、會(huì)議組織（學(xué)術(shù)和會(huì)務(wù)）、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)的有關(guān)要求與流程。

內(nèi)容概要

大型國(guó)際科技會(huì)議的組織與管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其涵蓋的內(nèi)容極其廣泛，涉及法律法規(guī)、外事規(guī)章制度、媒體宣傳、外匯與財(cái)勢(shì)管理、對(duì)內(nèi)對(duì)外公關(guān)活動(dòng)、安全保障及應(yīng)急預(yù)案、宗教信仰、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與涉密問(wèn)題、考察與旅游、出版物出版、公眾科普、項(xiàng)目流程管理等各個(gè)方面，本書(shū)正是為這一系統(tǒng)提供全面解決方案的指南。

書(shū)籍目錄

前言第一章  大型國(guó)際科技會(huì)議概述  第一節(jié)　國(guó)際會(huì)議的定義和類(lèi)型    一、國(guó)際會(huì)議的定義    二、國(guó)際會(huì)議的類(lèi)型  第二節(jié)　國(guó)際科技會(huì)議的作用  第三節(jié)  大型國(guó)際科技會(huì)議組織與管理的重要性第二章  申辦大型國(guó)際科技會(huì)議　第一節(jié)　基本程序    一、建立申辦機(jī)構(gòu)    二、申辦審批程序    三、制定申辦計(jì)劃    四、編制申辦預(yù)算并籌措申辦資金  第二節(jié)  申辦書(shū)的準(zhǔn)備    一、會(huì)議的主題    二、會(huì)議的時(shí)間    三、大會(huì)組織機(jī)構(gòu)    四、學(xué)科領(lǐng)域介紹    五、會(huì)議的初步學(xué)術(shù)交流安排    六、會(huì)議地點(diǎn)及會(huì)場(chǎng)的選擇    七、飯店、交通通信的介紹    八、對(duì)舉辦國(guó)及城市的介紹    九、會(huì)后參觀景點(diǎn)介紹    十、會(huì)議大致經(jīng)費(fèi)預(yù)算    十一、相關(guān)單位的大力支持  第三節(jié)　現(xiàn)場(chǎng)申辦    一、現(xiàn)場(chǎng)陳述申辦報(bào)告　　二、申辦公關(guān)活動(dòng)    三、其他申辦材料的現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放    四、申辦成功后的事宜　第四節(jié)　注意事項(xiàng)    一、加強(qiáng)溝通、及時(shí)聯(lián)絡(luò)    二、合理預(yù)算、理性申辦第三章　舉辦大型國(guó)際科技會(huì)議基本程序　第一節(jié)　基本程序及概論    一、國(guó)際會(huì)議基本程序——以工作內(nèi)容分類(lèi)    二、國(guó)際會(huì)議基本程序——以時(shí)間流程分類(lèi)  第二節(jié)　國(guó)際會(huì)議的報(bào)批及經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)    一、國(guó)際會(huì)議的報(bào)批    二、國(guó)際會(huì)議的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)第四章　大型國(guó)際科技會(huì)議學(xué)術(shù)部分的組織與實(shí)施　第一節(jié)　會(huì)議機(jī)構(gòu)的設(shè)立    一、國(guó)際組織委員會(huì)(Organizing Committee)      二、大會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)(VIP)    三、學(xué)術(shù)委員會(huì)(scientific Program Committee)    四、顧問(wèn)委員會(huì)(Advisory committee)    五、地方組織委員會(huì)(Local Organizing Committee)    六、會(huì)議秘書(shū)處(Secretariat)　　七、確定會(huì)議對(duì)外聯(lián)絡(luò)人(Contact Person)  第二節(jié)　會(huì)議主題與專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的確立    一、會(huì)議主題及分會(huì)主題／議題的確立    二、大會(huì)特邀報(bào)告人及特邀嘉賓的邀請(qǐng)    三、大會(huì)報(bào)告的確立    四、分會(huì)召集人的確立    五、墻報(bào)(Poster)      六、會(huì)議初步日程的確立(Drafft conference Agenda)      七、征文通知(Announcement)    八、系統(tǒng)演示(Demo)      九、學(xué)術(shù)參觀考察(Field Trip)  第三節(jié)　論文評(píng)審　　……第五章　大型國(guó)際科技會(huì)議會(huì)務(wù)部分的組織與實(shí)施第六章　評(píng)估與總結(jié)第七章　常見(jiàn)問(wèn)題與解答附錄一　與國(guó)際會(huì)議相關(guān)的規(guī)章制度附錄二　與國(guó)際會(huì)議相關(guān)的文件樣本附錄三　北京涉外會(huì)議定點(diǎn)場(chǎng)所——政府采購(gòu)名錄附錄四　中英文對(duì)照詞表

章節(jié)摘錄

一、國(guó)際會(huì)議的定義國(guó)際會(huì)議是國(guó)際關(guān)系發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了一個(gè)發(fā)展、演變的過(guò)程。隨著人類(lèi)社會(huì)的不斷發(fā)展，國(guó)際會(huì)議已成為世界各國(guó)進(jìn)行交往和聯(lián)系的一種重要形式，在國(guó)際社會(huì)致力于解決世界各國(guó)共同關(guān)心問(wèn)題的努力中占據(jù)越來(lái)越突出的地位。真正具有現(xiàn)代意義的國(guó)際會(huì)議，源于17世紀(jì)中葉在德國(guó)召開(kāi)的威斯特伐利亞會(huì)議。這次會(huì)議旨在解決30年戰(zhàn)爭(zhēng)（1618一1648年）問(wèn)題。當(dāng)時(shí)歐洲大陸的多數(shù)國(guó)家，如神圣羅馬帝國(guó)、瑞典、法國(guó)、西班牙等，都派代表參加了會(huì)議。威斯特伐利亞會(huì)議開(kāi)創(chuàng)了近代國(guó)家間通過(guò)舉行大規(guī)模國(guó)際會(huì)議這種形式來(lái)解決重大國(guó)際問(wèn)題的先河。這次會(huì)議雖在組織及程序上還不完善，但仍解決了許多技術(shù)性問(wèn)題，如禮賓禮儀規(guī)定、代表的位次、代表的全權(quán)證書(shū)等，會(huì)議中出現(xiàn)了大量的磋商和斡旋。威斯特伐利亞會(huì)議之后，國(guó)際會(huì)議的實(shí)踐不斷豐富。國(guó)際會(huì)議在第二次世界大戰(zhàn)后更加頻繁，進(jìn)入了高速發(fā)展的時(shí)期。第二次世界大戰(zhàn)后40余年來(lái)舉行的國(guó)際會(huì)議，其數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了被譽(yù)為“國(guó)際會(huì)議世紀(jì)”的19世紀(jì)。國(guó)際會(huì)議已成為國(guó)際社會(huì)進(jìn)行多邊交往和解決眾多國(guó)際問(wèn)題的一個(gè)重要手段。之所以有如此變化，原因主要有兩個(gè)方面：首先，第二次世界大戰(zhàn)后新興的獨(dú)立國(guó)家如雨后春筍，國(guó)際社會(huì)隨之不斷擴(kuò)大，而交通、通訊方面發(fā)生的驚人革命又使國(guó)際社會(huì)聯(lián)系更加緊密。世界經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、科技、文化的巨大發(fā)展，使世界各國(guó)的關(guān)系更加豐富、復(fù)雜，互相依賴(lài)性不斷加深。與此同時(shí)，人類(lèi)社會(huì)面臨的諸如人口過(guò)多、糧食短缺、環(huán)境污染、可持續(xù)發(fā)展等一系列問(wèn)題的威脅不斷加劇。這一切都需要國(guó)際社會(huì)進(jìn)行持續(xù)不斷的共同努力。國(guó)際會(huì)議自然成為世界各國(guó)一道致力于解決共同關(guān)心的問(wèn)題和調(diào)整相互關(guān)系的重要形式之一。

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《申辦、舉辦大型國(guó)際科技會(huì)議實(shí)用指南》由知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社出版。

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