辦公自動化

前言

當今世界經(jīng)濟發(fā)展有兩個特點，一是全球經(jīng)濟一體化，另一個是信息技術快速發(fā)展。而商務活動又與這兩個特點緊密相連，這就對從事這方面工作的人員提出了更高的要求，他們不但要掌握相應的專業(yè)知識，還要熟練掌握信息技術。利用信息技術，可以比競爭對手更快地收集信息和處理信息，使企業(yè)立于不敗之地。辦公自動化系統(tǒng)作為信息技術應用的一個分支，其主要應用是利用計算機網(wǎng)絡和相關的軟件以及計算機輔助設備進行日常工作的一系列技能。本書的目的是使學生全面地掌握辦公自動化系統(tǒng)的基本概念和使用這個系統(tǒng)的基本技能。全書分為三部分內容：第一部分主要介紹辦公自動化的基本概念，辦公中決策支持系統(tǒng)的有關概念，辦公自動化應用中有關安全和保密的問題，在辦公自動化中局域網(wǎng)的建立和應用以及如何利用因特網(wǎng)進行信息收集和傳遞的方法。第二部分主要介紹了打印機、復印機、速印機、掃描儀、傳真機、移動存儲設備和光刻機以及數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機和投影儀等現(xiàn)代辦公中常用輔助設備的基本操作方法。第三部分分別介紹了時下最常用的辦公自動化軟件的操作方法，使學生能夠熟練掌握以下技能：掌握Word文檔的排版、插圖與繪圖，創(chuàng)建表格與表格計算、打印以及合并郵件等操作方法；掌握Excel表格的創(chuàng)建與編輯，利用公式函數(shù)計算以及數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計等操作方法；掌握Power Point演示文稿的創(chuàng)建與編輯，設置多媒體演示文稿與放映等操作方法；掌握辦公信息管理軟件Outlook的使用，使學生不僅能夠用它來收、發(fā)、管理電子郵件，而且能夠組織、管理多種辦公信息；掌握關系數(shù)據(jù)庫管理軟件Access的使用，使學生不僅能夠創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)庫、窗體、報表，而且能夠利用它提高工作效率和創(chuàng)建具有相互關系的多個表格，進行復雜數(shù)據(jù)的管理與分析。本書的編寫注重在講清概念的基礎上，盡量突出內容的實用性~n n-I操作性，因此，每章都附有大量習題，以便于學生能夠更好地掌握這些技能。為了培養(yǎng)學生的實際應用能力，我們編寫了實訓部分，這部分內容通過幾個綜合題來訓練學生的綜合應用能力，可以作為學生的大作業(yè)來檢驗學生學習的情況。

內容概要

《辦公自動化》以Office2000套裝軟件為母本，從每個知識點的學習目標講起，從基本概念切入，并配有豐富的實際工作中可能遇到的實例，內容涵蓋了辦公室工作中可能遇到的各類軟件。為配合學生掌握，《辦公自動化》特配幾個實訓項目，有利學生溫故知新。

書籍目錄

第一章 辦公自動化的基本知識第一節(jié) 辦公自動化系統(tǒng)的概念一 辦公室的人員與主要活動二 電子公文的概念三 辦公自動化的特征四 辦公自動化系統(tǒng)的類型五 群體活動和支持群體活動的辦公自動化系統(tǒng)第二節(jié) 辦公自動化系統(tǒng)的建設一 辦公自動化系統(tǒng)的硬件設備二 辦公自動化系統(tǒng)的軟件三 辦公自動化系統(tǒng)對辦公人員的素質要求第三節(jié) 辦公自動化應用中的決策支持系統(tǒng)一 決策支持系統(tǒng)二 智能決策支持系統(tǒng)三 群體決策支持系統(tǒng)第四節(jié) 辦公自動化應用中的安全與保密二 常見的辦公自動化系統(tǒng)安全問題二 防護辦公自動化系統(tǒng)安全與保密的措施第二章 辦公自動化局域網(wǎng)第一節(jié) 計算機網(wǎng)絡的概念一 計算機網(wǎng)絡的定義與功能二 計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的組成三 計算機網(wǎng)絡的類型四 常用聯(lián)網(wǎng)設備簡介第二節(jié) 辦公自動化局域網(wǎng)的組建一 網(wǎng)絡規(guī)劃二 安裝網(wǎng)卡和連接網(wǎng)絡三 安裝和設置網(wǎng)絡軟件第三節(jié) 辦公自動化局域網(wǎng)的應用一 建立Internet連接共享二 與辦公局域網(wǎng)上的計算機進行連接三 設置網(wǎng)絡資源共享第三章 辦公自動化中因特網(wǎng)的應用第一節(jié) Internet基礎一 Internet與信息高速公路二 Internet網(wǎng)絡地址三 Internet在辦公中的應用第二節(jié) 使用IE瀏覽器

章節(jié)摘錄

插圖：2.信息管理型辦公自動化系統(tǒng)  信息管理型辦公自動化系統(tǒng)是在事務處理型辦公自動化系統(tǒng)的基礎上，增加了綜合信息的處理能力，并以管理控制活動為主的一體化辦公信息處理系統(tǒng)，它除了具備事務處理型辦公自動化系統(tǒng)的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根據(jù)不同的應用分為政府機關型、市場經(jīng)濟型、生產管理型、財務管理型、人事管理型等。  3.決策型辦公自動化系統(tǒng)  決策型辦公自動化系統(tǒng)是在事務處理型自動化系統(tǒng)和信息管理型自動化系統(tǒng)的基礎上增加了決策或輔助決策功能的辦公自動化系統(tǒng)，它主要擔負輔助決策的任務。它不同于一般的信息管理，它要協(xié)助決策者在求解問題答案的過程中方便地檢索出相關的數(shù)據(jù)，并對各種方案進行試驗和比較，對結果進行優(yōu)化。為此該系統(tǒng)除了利用信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所提供的基礎信息或數(shù)據(jù)資料外，還需為決策者提供模型、案例或決策方法。所以只有數(shù)據(jù)庫的支持是不夠的，還必須具備模型庫和方法庫。  五、群體活動和支持群體活動的辦公自動化系統(tǒng)  1.群體活動  現(xiàn)在的組織或群體中的工作人員相互協(xié)作，共同完成某一項任務的情況非常普遍。例如，銷售部經(jīng)理可能有一個新的銷售方式的設想，他會要求他的下屬先建立一個模型，然后對他的這個設想進行論證。當論證這個設想可行后，他又會要求下屬寫一份報告，交給總經(jīng)理過目，最后由總經(jīng)理批準，然后在銷售部執(zhí)行。在這樣一個工作過程中，每個成員都要在其中擔任一定的角色，又要和其他成員進行信息交互。’在手工信息處理階段，這種信息交互不但效率低，而且常因工作流程設計不合理、或因人際關系等問題而無法進行。隨著信息技術的不斷發(fā)展和廣泛應用，支持群體活動的辦公自動化系統(tǒng)正是為解決此問題而產生的。2.支持群體活動的辦公自動化系統(tǒng)辦公自動化的應用除了支持個人單獨工作需要的軟件外，作為支持群體合作的辦公自動化系統(tǒng)也是不可缺少的，而且后者正在發(fā)揮著越來越大的作用。在辦公室中使用這種辦公自動化系統(tǒng)，可以方便地把調度、日歷、工作流程管理程序、電子郵件和多種格式的文檔等結合在一起，產生靈活多變韻應用系統(tǒng)。例如，總經(jīng)理要在某時間開會，秘書只要調出該系統(tǒng)，給日歷文件上總經(jīng)理處記人開會名稱，其余工作都可以讓工作流程管理程序來完成。

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《辦公自動化》適合文秘、管理類學生及辦公室工作人員使用。掌握必要的計算機操作技能是當代職業(yè)人必不可少的。

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