實(shí)用英文秘書(shū)手冊(cè)

前言

　　本書(shū)是由中國(guó)化工進(jìn)出口總公司培訓(xùn)部前高級(jí)顧問(wèn)，加拿大專(zhuān)家Jane Plas女士編寫(xiě)的，是一部全面闡述如何做一名合格的公司秘書(shū)的工作手冊(cè)，也是Jane Plas女士以前在北美、近年來(lái)在華講課時(shí)使用的培訓(xùn)教材。作者本人曾經(jīng)在加拿大和美國(guó)的多家大企業(yè)以及一些跨國(guó)公司擔(dān)任過(guò)多年秘書(shū)、培訓(xùn)主管和總經(jīng)理助理等項(xiàng)職務(wù)，在現(xiàn)代企業(yè)的秘書(shū)工作方面積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；后來(lái)，作者又親自創(chuàng)辦過(guò)數(shù)家秘書(shū)培訓(xùn)學(xué)校和一系列秘書(shū)培訓(xùn)班，近年又受聘來(lái)華工作了很長(zhǎng)一段時(shí)期，從而在培訓(xùn)英語(yǔ)文秘人員——特別是英語(yǔ)為非母語(yǔ)的中國(guó)學(xué)員——方面也積累了豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，并且取得了很大的成功?！　”緯?shū)由三部分組成。上篇講述秘書(shū)工作的性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展前景、與經(jīng)理層的關(guān)系等。中篇?jiǎng)t全方位地講授了秘書(shū)業(yè)務(wù)的各個(gè)領(lǐng)域以及工作要領(lǐng)的注意事項(xiàng)。下篇講授秘書(shū)須負(fù)責(zé)代為起草或撰寫(xiě)的各類(lèi)英文信函的寫(xiě)法。全書(shū)內(nèi)容豐富，緊密結(jié)合實(shí)際，既可作為一種理論的學(xué)習(xí)，又可作為實(shí)踐的指導(dǎo)。特別值得指出的是，作者在介紹一種西方，特別是北美的企業(yè)文化的同時(shí)，考慮了中國(guó)的具體情況，在一些例證中又以中國(guó)企業(yè)為背景。因此，對(duì)于在外國(guó)公司駐華代表處、三資企業(yè)或涉外業(yè)務(wù)的我國(guó)企事業(yè)單位中工作的文秘人員來(lái)說(shuō)，這是一本不可多得的自修讀本，也是可供隨時(shí)翻閱參考的工作手冊(cè)。　　為便于讀者學(xué)習(xí)和作為日常攜帶的參考用書(shū)，我們特將全書(shū)譯成中文，分上、中、下篇，排在英文各篇之后。因此，對(duì)于那些有志于從事英語(yǔ)文秘工作的年輕讀者來(lái)說(shuō)，本書(shū)也將是一本可以無(wú)師自通的自我培訓(xùn)教材。

內(nèi)容概要

　　《實(shí)用英文秘書(shū)手冊(cè)》是一部全面闡述如何做一個(gè)合格的公司秘書(shū)的工作手冊(cè)，分上、中、下三篇，分別講述秘書(shū)工作的性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展前景、與經(jīng)理層的關(guān)系，秘書(shū)業(yè)務(wù)各領(lǐng)域的工作要領(lǐng)，以及由秘書(shū)起草或撰寫(xiě)的各類(lèi)英文信函的寫(xiě)法。作者Jane Plas是一位曾在中國(guó)工作多年的加拿大專(zhuān)家，在《實(shí)用英文秘書(shū)手冊(cè)》中介紹西方企業(yè)文化的同時(shí)，特別注意結(jié)合中國(guó)的具體情況。對(duì)于在駐華外國(guó)公司、三資企業(yè)和涉外企事業(yè)單位任職的文秘人員來(lái)說(shuō)，這是一本不可多得的工作手冊(cè)。為了便于讀者閱讀，《實(shí)用英文秘書(shū)手冊(cè)》全文譯成中文，分插在英文各篇之后。因此，《實(shí)用英文秘書(shū)手冊(cè)》也是一本可以無(wú)師自通的自我培訓(xùn)教材。

書(shū)籍目錄

PART I．The Secretarial Profession——Perspective and ProspectA Message to ManagementChina’S Open Window——A Glimpse at the Future上篇導(dǎo)論秘書(shū)工作：透視與前景向經(jīng)理層傳達(dá)的信息中國(guó)對(duì)外開(kāi)放的窗口——秘書(shū)工作的燦爛前途PART I—SECRETARlAL PRACTIcE AND PRoCEDURESCommunications—Mail and Mailing ProceduresCommunications——Telephone-Communications——Public and Customer RelationsDress，Grooming，and HealthEtiquette and ProtocoIFiling Systems——Filing ProceduresTraveI ArrangementsiReference MateriaI and Secretarial ManuaISecretariaI ControI RecordsMeetings and Conferences——at home baseMeetings and Conferences——out of townMeetings with and Entertainment of Foreign GuestsWhen the boss iS awayCoping with multiple bossesAppendixes I—XII(see lndex)中篇 秘書(shū)工作的實(shí)踐與程序通訊聯(lián)絡(luò)：郵件與郵件收發(fā)程序通訊聯(lián)絡(luò)：電話通訊聯(lián)絡(luò)：公共關(guān)系及客戶關(guān)系服裝、整潔與健康禮儀與禮規(guī)文件管理系統(tǒng)：文件存檔程序出訪安排參考資料和秘書(shū)手冊(cè)秘書(shū)監(jiān)控記錄會(huì)議安排——在本部會(huì)議安排——在外地會(huì)見(jiàn)與招待外賓老板外出時(shí)與多位經(jīng)理或主管人員打交道附錄I一Ⅻ(詳見(jiàn)附錄細(xì)目)PART I—GUIDELINES FOR UETTER WRITINGLetters the secretary writesAcknowledgment without an answerAcknowledgment and transfer for responseAcknowledgment with an answerRequesting an appointmentAgreeing to an appointmentRefusing an appointmentMaking travel plansRequesting airline reservationsRequesting hotel reservationsRequesting a refund on unused ticketsRequest for correction of errors in accountOmission of enclosuresThe Personal Message in BusinessLetters of appreciationLetters of sympathy——internal contactLetters of sympathy———external business contactAcknowledgment of letters of sympathy-Letters of congratulationLetters of acceptanceLetters of declinationLetters of acceptance of speaking engagementLetters of declining invitation to speakLetters cancelling a speaking engagement previously accepted：(a)after telephone contact(b)within short period of acceptance下篇 英文信函寫(xiě)作指南由秘書(shū)執(zhí)筆的信函告知收到來(lái)信但對(duì)具體事項(xiàng)不作答復(fù)告知收到來(lái)信并已轉(zhuǎn)請(qǐng)某人答復(fù)告知收到來(lái)信并對(duì)具體事項(xiàng)給予答復(fù)會(huì)見(jiàn)預(yù)約同意對(duì)方提出的會(huì)見(jiàn)婉拒會(huì)見(jiàn)安排出訪計(jì)劃預(yù)訂機(jī)票預(yù)訂旅館房間要求給未使用的票退款要求改正帳單錯(cuò)誤告知對(duì)方來(lái)信中漏放附件商業(yè)中的私人社交信函感謝信慰問(wèn)信(對(duì)內(nèi))慰問(wèn)信(對(duì)外)答復(fù)慰問(wèn)賀信接受邀請(qǐng)謝絕邀請(qǐng)接受講演邀請(qǐng)謝絕講演邀請(qǐng)取消原來(lái)接受的講演邀請(qǐng)——在用電話通知之后接到邀請(qǐng)后短期內(nèi)取消已接受的講演邀請(qǐng)

章節(jié)摘錄

　　公司通常遵循一些具體的管理方針，其中規(guī)定了辦公室的服裝規(guī)范，即什么服裝樣式是允許的，更具體地說(shuō)，什么樣的服裝是與公司要向外界展示的形象所不符的?！　∶貢?shū)必須貫徹這些方針，特別是因?yàn)槊貢?shū)是老板和公司的個(gè)人代表。事實(shí)上，秘書(shū)們常常為制定有關(guān)在某具體場(chǎng)合和條件下可接受的服裝的政策提供根據(jù)。你自身的著裝風(fēng)格也就是你要展示的形象：是給人留下一種敬業(yè)的印象還是留下一種對(duì)公司和工作都持否定態(tài)度的印象?！　》b規(guī)范方面公司與公司各不相同。例如，某個(gè)州屬的公司的禮儀要求可能與一個(gè)合資企業(yè)的要求不同。一個(gè)公司與另一個(gè)公司的著裝要求也可能不同。這有時(shí)要由某個(gè)公司通常所接待的來(lái)訪者或外國(guó)客商的數(shù)量所決定。國(guó)際旅館可能比只為國(guó)內(nèi)顧客服務(wù)的旅館或某些工業(yè)機(jī)構(gòu)有更嚴(yán)格的著裝要求?！　》b、整潔和健康揭示一個(gè)人的某些特點(diǎn)，它們展示出你作為一個(gè)個(gè)人的形象。你應(yīng)遵循這樣的原則，其結(jié)果使別人（管理層、老板、同事、外來(lái)的人）對(duì)你的看法正是你自己所希望的?！　〔⒎撬信硕际翘焐愘|(zhì)，但我們都能發(fā)揮我們的特長(zhǎng)。據(jù)說(shuō)意大利女演員索菲亞·羅蘭有這樣的名言：能使一個(gè)女人更有魅力的莫過(guò)于她相信自己是美麗的。　　男人的體形、身高各不相同，但通常人們?cè)u(píng)論他們的觀念并非形象有魅力與否。他們的心理素質(zhì)也與女人不同。男人的吸引力首先在于其男性的心理因素，這要求他們自立自重，其表現(xiàn)是他在其他男人當(dāng)中和對(duì)婦女的舉止行為。不論男性還是女性，其內(nèi)在的美常常反映于其面部和舉止，這往往遮掩了其形象上的不足。　　那些想保持反映敬業(yè)作風(fēng)的禮儀的組織機(jī)構(gòu)，那些關(guān)心公司的形象和雇員的自重精神的主管和經(jīng)理們可遵循以下有關(guān)著裝和舉止的指導(dǎo)原則。請(qǐng)仔細(xì)閱讀這些指導(dǎo)原則，如果你認(rèn)為你的著裝或辦公室中的一般行為有可改進(jìn)之處，你就有了無(wú)需老板或上司督促而自行檢點(diǎn)的機(jī)會(huì)。

圖書(shū)封面

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