早上3分鐘，掌控有效會(huì)議管理

前言

　　會(huì)議是現(xiàn)代企業(yè)管理中經(jīng)常采用的一種團(tuán)隊(duì)溝通方式，如果利用得好，會(huì)極大地提高企業(yè)的管理效率，可經(jīng)常發(fā)生的情況是，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)整天疲于應(yīng)付各種會(huì)議，淹沒(méi)于文山會(huì)海中，到頭來(lái)沒(méi)有解決的問(wèn)題仍然一大堆，會(huì)議的效率十分低下，造成了極大的資源浪費(fèi)。　　會(huì)議管理看似簡(jiǎn)單，但要真正把它做好，卻是會(huì)議管理者和一些行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話(huà)，叫做： “會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話(huà)讀起來(lái)朗朗上口，簡(jiǎn)明扼要，還有一些企業(yè)將之張貼在會(huì)議室一隅，但是要真正將會(huì)議管理做好，絕非一件容易的事。在實(shí)際工作中，要么是會(huì)而不議，要么是議而不決，或者決而不行。凡此種種，皆存業(yè)界?！　∪绾芜M(jìn)行有效的會(huì)議管理，讓會(huì)議所花的時(shí)間和成本真正 “物有所值”，甚至“物超所值”？這是比較多地困擾會(huì)議負(fù)責(zé)人的問(wèn)題?！　”緯?shū)結(jié)合作者的專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，圍繞實(shí)際會(huì)議工作中所涉及的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從會(huì)議效率、會(huì)議準(zhǔn)備、與會(huì)者要求以及會(huì)議主持等方面及其相互關(guān)系切入，向大家展示一個(gè)完整的會(huì)議管理流程需要注意的種種問(wèn)題與要點(diǎn)，同時(shí)附有相關(guān)的案例進(jìn)行分析，期望能對(duì)我們廣大會(huì)議主持人或會(huì)議負(fù)責(zé)人提供一些有價(jià)值的參考?！　∠Ｍ柚緯?shū)的指導(dǎo)，能幫助大家把純粹浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議轉(zhuǎn)變成富有成效的會(huì)議，通過(guò)有效地會(huì)議籌備，使會(huì)議一直朝著預(yù)定的方向發(fā)展，確保會(huì)上所作的決策得以成功實(shí)施?！　”緯?shū)因時(shí)間關(guān)系，成書(shū)倉(cāng)促，未免有紕漏。但所寫(xiě)下來(lái)的都是實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)和工具，是來(lái)自工作中的大實(shí)話(huà)，希望廣大讀者就如何有效地進(jìn)行會(huì)議管理進(jìn)行交流，以求共同進(jìn)步。 

內(nèi)容概要

為什么要開(kāi)會(huì)？開(kāi)會(huì)的目的何在？要找哪些人來(lái)開(kāi)會(huì)？如何讓會(huì)議結(jié)果皆大歡喜？梁子寧所著的《早上3分鐘，掌控有效會(huì)議管理》詳細(xì)講解了提高會(huì)議效率、掌握開(kāi)會(huì)技巧、選擇正確會(huì)議形式等職場(chǎng)必備技能。作者運(yùn)用大量條列式的重點(diǎn)說(shuō)明，文字層次分明，輕松易懂。
從開(kāi)會(huì)目的出發(fā)，作者帶領(lǐng)我們一窺會(huì)議的完整流程，包含會(huì)議形式、與會(huì)人選等會(huì)前議程準(zhǔn)備，接著進(jìn)入會(huì)議過(guò)程中的時(shí)間掌控、議題確定、會(huì)議尾聲的決議方式與散會(huì)追蹤報(bào)告，一覽會(huì)議的各項(xiàng)程序，讓讀者有效達(dá)成會(huì)議目的。
順應(yīng)信息時(shí)代來(lái)臨，《早上3分鐘，掌控有效會(huì)議管理》將現(xiàn)代會(huì)議技術(shù)手段的使用貫穿全書(shū)，介紹有關(guān)提高會(huì)議效率最實(shí)用的科技工具，包含目前應(yīng)用廣泛的軟件、手段、管理概念。

作者簡(jiǎn)介

　　梁子寧
著名管理培訓(xùn)師、財(cái)經(jīng)作者，曾任某跨國(guó)IT企業(yè)中國(guó)公司培訓(xùn)經(jīng)理、市場(chǎng)部經(jīng)理，對(duì)企業(yè)內(nèi)部流程的科學(xué)管理控制有著細(xì)致的研究和深入的思考，組織過(guò)經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議、公司年度會(huì)議、新聞發(fā)布會(huì)、內(nèi)部培訓(xùn)等大小會(huì)議三百多場(chǎng)，有豐富的會(huì)議管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。

書(shū)籍目錄

第一章 從會(huì)議的效率開(kāi)始
 評(píng)估會(huì)議價(jià)值
 明確會(huì)議目的
 做會(huì)議終結(jié)者
 學(xué)會(huì)為會(huì)議歸類(lèi)
 優(yōu)先選擇非正式會(huì)議
 盡量壓縮正式會(huì)議
 辦好商務(wù)會(huì)議
 會(huì)議的要素
 關(guān)注革新的方式
 不要離題的控制
 關(guān)注會(huì)后的落實(shí)
第二章 會(huì)議準(zhǔn)備
 目標(biāo)倒推
 確定角色
 設(shè)計(jì)議程
 選擇地點(diǎn)
 邀請(qǐng)參會(huì)
 布置會(huì)場(chǎng)與安排座位
 人員分工
 準(zhǔn)備用品
 會(huì)前檢查
 提前演練
第三章 與會(huì)者要求
 積極準(zhǔn)備
 參與討論
 外表形象與肢體語(yǔ)言
 精準(zhǔn)表達(dá)
 認(rèn)真傾聽(tīng)
 會(huì)議記錄及整理
 評(píng)估與總結(jié)
第四章 主持會(huì)議
 了解職責(zé)
 會(huì)場(chǎng)信號(hào)識(shí)別
 控制會(huì)議節(jié)奏
 會(huì)議掌控
 維持秩序
 推進(jìn)決議流程
 結(jié)束會(huì)議
 主持能力自測(cè)
附錄一 通用會(huì)議工具
 魚(yú)骨圖
 思維導(dǎo)圖
 Office Visio
附錄二 實(shí)操案例
 ××公司會(huì)議效果評(píng)估
 三星會(huì)議的三原則
 ××公司2011年春季新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)
后記

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁(yè)：插圖：會(huì)議是一種信息傳遞、交流、創(chuàng)造的活動(dòng)，是一個(gè)集思廣益的渠道。通過(guò)會(huì)議可以使不同的人、不同的想法會(huì)聚一堂，相互碰撞，“擦出智慧的火花”，從而產(chǎn)生新的思想和觀念，達(dá)成新的共識(shí)。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。人們?cè)跁?huì)議中聽(tīng)人發(fā)言、參與討論，從而獲得一些對(duì)自己有用的信息，不僅增加了見(jiàn)識(shí)、啟迪了智慧，對(duì)自己的學(xué)習(xí)、工作、生活等方面都有所助益。然而，當(dāng)我們開(kāi)始評(píng)估一個(gè)會(huì)議的價(jià)值時(shí)，矛盾總是伴隨而來(lái)。一方面，有的會(huì)不得不開(kāi)：管理層要安排一天的工作，員工反映工作中遇到的問(wèn)題，公司接到了一個(gè)大項(xiàng)目，需要緊急安排，一年的工作需要總結(jié)，最近團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題需要提出并解決……大家都明白，不開(kāi)會(huì)，這些問(wèn)題永遠(yuǎn)解決不了。然而，另一番景象又讓我們對(duì)會(huì)議望而卻步：領(lǐng)導(dǎo)在上面滔滔不絕，員工在底下昏昏欲睡，以安排工作為主的周會(huì)往往成為各部門(mén)抱怨公司流程的發(fā)泄場(chǎng)，話(huà)題從員工出勤聊到了企業(yè)戰(zhàn)略，直到結(jié)束才把話(huà)題轉(zhuǎn)到生產(chǎn)調(diào)度的主題上來(lái)，會(huì)上通過(guò)了十二項(xiàng)決議，但半年后發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)也沒(méi)實(shí)行，同樣的討論在接下來(lái)的會(huì)議中繼續(xù)上演……大多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力。究竟有多少會(huì)議能真正解決問(wèn)題，作為管理者，你必須全面的思考這件事是不是有必要開(kāi)會(huì)解決，不能隨便地把“還是開(kāi)個(gè)會(huì)商量一下吧”這種極度口頭禪似的話(huà)掛在嘴邊。而對(duì)那些由別人組織、需要你出席的會(huì)議，同樣需要仔細(xì)甄別參與的必要性。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，絕大多數(shù)會(huì)議并沒(méi)有出席的必要。然而在現(xiàn)實(shí)中，拒絕參加會(huì)議需要極大的勇氣和決心，簡(jiǎn)單的一個(gè)“不”字，卻幾乎難倒了所有人。當(dāng)需要不需要開(kāi)會(huì)成了一種壓力，立場(chǎng)與見(jiàn)地沒(méi)有形成真正的動(dòng)力，相反怨氣卻不斷積累，成為一種負(fù)面的信息或氛圍的時(shí)候，你就不得不先花3分鐘，來(lái)評(píng)估會(huì)議的價(jià)值。如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。一、關(guān)于成本即便你做好了心理準(zhǔn)備，但在了解開(kāi)會(huì)究竟占用了我們多少時(shí)間后，你仍會(huì)感到吃驚。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途旅行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值，召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。研究群體協(xié)作的專(zhuān)家邁克爾·多伊爾和大衛(wèi)·斯特勞斯曾合寫(xiě)過(guò)一本《開(kāi)會(huì)的革命》。按照書(shū)中所言：如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用以開(kāi)會(huì)的時(shí)間，保守估計(jì)也有9000小時(shí)(即連軸轉(zhuǎn)逾一年！)以上；如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約35%的時(shí)間用于開(kāi)會(huì)；如果你是高層管理者，更可能超過(guò)50%。從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織“直接”花在開(kāi)會(huì)上的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7%~15%，還不包括以會(huì)議為名義的其他開(kāi)銷(xiāo)。在西方國(guó)家有個(gè)流傳多年的“伍德法”，即會(huì)議成員的年薪總額加薪水總額的25%~40%作為其他費(fèi)用，再將費(fèi)用換算到每一分鐘，以一年260個(gè)工作日，每天工作8小時(shí)，全年就是124800分鐘來(lái)計(jì)算。會(huì)議總費(fèi)用=(會(huì)議參加人員的年薪總額A+40%A)÷124800分鐘×?xí)h時(shí)長(zhǎng)(精確到分鐘)即使不按“伍德法”來(lái)算，就我們的日常所見(jiàn)而言，一小時(shí)的會(huì)議，如果參與者是十個(gè)人，那么這場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間成本起碼是十小時(shí)，還不包括下發(fā)通知、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、會(huì)后清理等瑣碎工作所耗費(fèi)的時(shí)間。這樣一來(lái)，我們的每一個(gè)會(huì)議的成本都是驚人的。二、關(guān)于效率將某一次會(huì)議通過(guò)的具體事件進(jìn)行列表，并考核其具體落實(shí)情況，即可得出其工作效率情況。當(dāng)然，在評(píng)估的時(shí)候，要把重復(fù)討論的部分標(biāo)出來(lái)，有的問(wèn)題可能從兩年前的會(huì)議起就已經(jīng)開(kāi)始討論，而且一直沒(méi)有間斷，直到近期才真正落實(shí)和改善，其成本也不應(yīng)只計(jì)算一次會(huì)議。三、回到最初的假設(shè)回到最初的假設(shè)，就很容易檢驗(yàn)會(huì)議是否已經(jīng)偏離目標(biāo)。給一個(gè)會(huì)議過(guò)高的期望值與附加值，最終會(huì)毀掉一個(gè)會(huì)議。弗塞斯在《開(kāi)好會(huì)議》一書(shū)中提出：“我想斗膽倡導(dǎo)和建議禁止任何與諸如‘每周’這樣的字眼有關(guān)的例會(huì)。”他要根據(jù)業(yè)務(wù)的旺季和淡季來(lái)調(diào)節(jié)例會(huì)的密度：為了應(yīng)付旺季繁多的工作事項(xiàng)，增加召開(kāi)例會(huì)的次數(shù)，而淡季就適當(dāng)降低開(kāi)會(huì)的密度?？傊?，開(kāi)會(huì)是為了真正地解決問(wèn)題，而不是為了完成任務(wù)、走形式，因此“費(fèi)力而不討好”的會(huì)議應(yīng)該盡量避免。

編輯推薦

《早上3分鐘,掌控有效會(huì)議管理》：一場(chǎng)會(huì)議下來(lái)，總是議而不決，決而不行嗎？會(huì)議中，每個(gè)人發(fā)言的重要性與職位的高低成正比嗎？為了開(kāi)會(huì)，你每周花掉多少時(shí)間？因?yàn)殚_(kāi)會(huì)，你耽誤了多少工作？早上三分鐘，你就能掌控“時(shí)間減半、效率提升、成果倍增”的會(huì)議。人人似乎都不喜歡開(kāi)會(huì)，總是抱怨自己沒(méi)有時(shí)間開(kāi)會(huì)，是因?yàn)闆](méi)有掌控有效的會(huì)議管理手段。

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