新編辦公室主任工作實(shí)務(wù)全書

內(nèi)容概要

　　《新編辦公室主任工作實(shí)務(wù)全書》結(jié)合辦公室主任工作的特點(diǎn)、地位、職責(zé)和任務(wù)，在內(nèi)容編排上將分為辦公室日常工作管理、承辦工作事務(wù)、工作溝通協(xié)調(diào)、當(dāng)好參謀助手、用人用權(quán)六編，分別詳細(xì)地闡述了印信管理工作、會議工作、信訪與接待工作、外事工作、工作中的禮儀禮節(jié)、督促檢查工作、工作中的講話語言藝術(shù)、收文處理、發(fā)文處理、辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)、與上級溝通協(xié)調(diào)、與同級溝通協(xié)調(diào)、與下級溝通協(xié)調(diào)、與其他人溝通協(xié)調(diào)、參謀和進(jìn)諫的藝術(shù)、與領(lǐng)導(dǎo)相處的藝術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)指揮藝術(shù)、用人藝術(shù)、用權(quán)藝術(shù)等內(nèi)容。
　　《新編辦公室主任工作實(shí)務(wù)全書》內(nèi)容力求全面實(shí)用，語言生動具體，層次清晰。對提高辦公室主任的工作效率，進(jìn)行辦公室管理工作具有很好的參考和借鑒的作用。

書籍目錄

第一編 辦公室主任工作概述
第一章 辦公室主任工作概述
第一節(jié) 辦公室主任工作概述
一、辦公室主任工作的含義
二、辦公室主任工作的特點(diǎn)
第二節(jié) 辦公室主任自身素質(zhì)和工作條件要求
一、自身素質(zhì)要求
二、內(nèi)部和外部工作條件要求
第三節(jié) 辦公室主任的地位、職責(zé)和任務(wù)
一、辦公室主任的地位
二、辦公室主任的職責(zé)
三、辦公室主任的工作任務(wù)
第二編 日常工作管理
第二章 日常工作管理
第一節(jié) “上情”與“下情”互相結(jié)合
一、一般的典型化
二、普遍的具體化
三、理論的實(shí)踐化
第二節(jié) 處理日常工作的技巧
第三節(jié) 日常工作的管理方法
一、抓住“中心環(huán)節(jié)
二、“十指彈鋼琴
三、“反彈琵琶
四、抓“薄弱環(huán)節(jié)
第四節(jié) 匯報(bào)工作的方法
一、端正態(tài)度
二、抓住重點(diǎn)
三、匯報(bào)工作如何獲得領(lǐng)導(dǎo)滿意
四、應(yīng)避免的匯報(bào)方式
五、講究匯報(bào)藝術(shù)
六、做好充分準(zhǔn)備
第三章 印信管理工作
第一節(jié) 印章的作用與種類
一、印章的作用
二、印章的種類
第二節(jié) 印章的頒發(fā)與管理
一、印章的頒發(fā)與啟用
二、印章的管理
第三節(jié) 印章的制定標(biāo)準(zhǔn)
第四節(jié) 印章的使用與繳銷
一、印章的使用
二、印章的停用與繳銷
第五節(jié) 信證的管理與使用
一、介紹信的管理與使用
二、憑證的管理與使用
第四章 會議工作
第一節(jié) 會議工作概述
一、會議的含義
二、會議的分類
三、會議的特點(diǎn)
第二節(jié) 會前準(zhǔn)備工作
一、確定會議名稱
二、確定會議時(shí)間
三、確定會議地點(diǎn)
四、確定與會人員
五、會議議題的確定
六、制發(fā)會議通知
七、會議議程、日程與程序的確定
八、組織會議報(bào)到
九、擬制編組名單
十、準(zhǔn)備會議文件
第三節(jié) 會議管理工作
一、會議管理方法
二、會間組織服務(wù)工作
第四節(jié) 會后事項(xiàng)處理工作
一、整理會議記錄
二、印發(fā)會議紀(jì)要
三、安排與會人員離會
四、會議文件的立卷歸檔
五、會議決定事項(xiàng)的傳達(dá)與催辦
六、會議新聞報(bào)道
七、會議財(cái)務(wù)決算
八、總結(jié)會議工作
第五章 信訪與接待工作
第一節(jié) 信訪工作概述
一、信訪工作機(jī)構(gòu)
二、信訪工作的原則、方法
三、信訪工作的任務(wù)
四、信訪機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則
五、信訪工作的素質(zhì)要求
第二節(jié) 辦理人民群眾來信
一、辦理人民群眾來信的基本要求
二、辦理來信的程序
第三節(jié) 接待群眾來訪
一、接待群眾來訪的原則
二、接待群眾來訪的程序
三、檢查落實(shí)來訪問題
第四節(jié) 辦理信訪案件
一、辦理信訪案件的含義和基本要求
二、立案范圍
三、立案程序
四、處理信訪案件的程序
第五節(jié) 特殊問題的處理
一、群眾集體上訪的處理
二、反復(fù)上訪的處理
三、重信的處理
四、匿名信的處理
第六章 外事工作
第一節(jié) 外事工作概述
一、外事工作的性質(zhì)和特點(diǎn)
二、外事工作人員守則
三、外事工作的基本原則
四、外事交往禮儀與服飾要求
五、外事活動儀式
六、外事安全保密工作
第二節(jié) 外事工作操作技巧
一、外事邀請準(zhǔn)備
二、外事接待實(shí)務(wù)
三、外事洽談
四、外事出訪程序
第七章 工作中的禮儀禮節(jié)
第一節(jié) 辦公室禮儀的功能
一、樹立良好的單位形象
二、利于解決復(fù)雜事項(xiàng)和突發(fā)寺件
第二節(jié) 書面禮儀要求
一、柬帖的用法
……
第八章 督促檢查工作
第九章 工作中的語言藝術(shù)
第三編 承辦工作事務(wù)
第十章 收文處理工作
第十一章 發(fā)文處理工作
第四編 工作溝通協(xié)調(diào)
第十二章 辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)工作
第十三章 與上級溝通協(xié)調(diào)工作
第十四章 與同級溝通協(xié)調(diào)工作
第十五章 與下級溝通協(xié)調(diào)工作
第十六章 與其他人溝通協(xié)調(diào)
第五編 當(dāng)好參謀助手
第十七章 參謀和進(jìn)諫的藝術(shù)
第十八章 與領(lǐng)導(dǎo)相處的藝術(shù)
第六編 用人用權(quán)
第十九章 辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)指揮藝術(shù)
第二十章 辦公室主任用人藝術(shù)
第二十一章 辦公室主任用權(quán)藝術(shù)
附：初當(dāng)辦公室主任一日讀

章節(jié)摘錄

二、內(nèi)部和外部工作條件要求1.干部隊(duì)伍素質(zhì)良好為了適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作和辦公室工作的需要，所有辦公室工作人員，必須具備一定的政策水平和文化知識及業(yè)務(wù)能力。此外，還必須政治可靠、作風(fēng)正派、認(rèn)真負(fù)責(zé)、任勞任怨。作為辦公室主任，尤其要具備良好的素質(zhì)。2.組織合理和程序科學(xué)現(xiàn)代化管理強(qiáng)調(diào)機(jī)構(gòu)和人員分工明確，各負(fù)其責(zé)。因此，要從工作實(shí)際需要出發(fā)，合理設(shè)置、調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，改革過去沿襲的工作程序、方法，以適應(yīng)新的形勢和任務(wù)，切實(shí)形成科學(xué)化、制度化的工作方法和工作程序。3.信息渠道靈敏暢通辦公室主任的主要職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供有力的協(xié)助和良好的服務(wù)。改革開放以來，各級領(lǐng)導(dǎo)逐步實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，也就要求辦公室主任工作適應(yīng)新的形勢需要。各級各類辦公室主任應(yīng)當(dāng)自覺加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立和健全靈敏暢達(dá)的信息接收和傳送渠道，一方面為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、及時(shí)的信息，一方面也為自身工作的推行和反饋、調(diào)控創(chuàng)造有利的條件。4.辦公條件和服務(wù)手段不斷改善辦公室主任工作的完成，需要全體辦公室人員的通力協(xié)作，同時(shí)也必須有相應(yīng)的物質(zhì)條件保證。為了盡快適應(yīng)對辦公室工作現(xiàn)代化管理的需求，實(shí)現(xiàn)辦公手段和服務(wù)手段的現(xiàn)代化，在財(cái)力、物力許可的情況下，要不斷改善辦公條件和設(shè)施；配備良好的交通工具、通信設(shè)備等。第三節(jié) 辦公室主任的地位、職責(zé)和任務(wù)一、辦公室主任的地位從不同角度來看，辦公室主任的地位往往有所不同。首先從其作為同級領(lǐng)導(dǎo)層的一員看，在同級領(lǐng)導(dǎo)層中的地位集中地體現(xiàn)在辦公室主任在同級領(lǐng)導(dǎo)層中的任職情況。目前各地、各級黨政機(jī)關(guān)的辦公室主任在同級領(lǐng)導(dǎo)層中的任職情況不盡相同。在黨政機(jī)關(guān)有些系統(tǒng)，有的辦公室主任（正職）擔(dān)任同級黨委的常務(wù)委員或委員，可以出席同級黨委的常委或委員會議。有的不擔(dān)任委員，則可列席會議。就企業(yè)而言，辦公室主任為中層干部。辦公室主任在同級領(lǐng)導(dǎo)層中的地位，具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。（1）從領(lǐng)導(dǎo)的決策職能來看，辦公室主任處在“輔助者”的地位。決策，是各級領(lǐng)導(dǎo)的基本職能，而決策的全過程一般都與辦公室主任密切相關(guān)。決策選題，主要領(lǐng)導(dǎo)往往要預(yù)先與辦公室主任通氣、協(xié)商；決策論證，辦公室主任要負(fù)責(zé)組織一些調(diào)查研究，匯集信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)；決策實(shí)施，往往需要辦公室主任向有關(guān)部門傳達(dá)，并給有關(guān)部門以幫助，同時(shí)，在決策實(shí)施過程中，辦公室主任要及時(shí)掌握并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指導(dǎo)、控制。從決策的執(zhí)行情況看，辦公室主任處于“承辦者”的地位。（2）從辦公室主任在本辦公室中的地位看，辦公室主任在本辦公室中處于領(lǐng)導(dǎo)位置，是辦公室日常工作的主持者、組織者和指揮者。（3）從辦公室主任在同級各職能部門中的地位看，辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)和樞紐機(jī)構(gòu)，與各職能部門有經(jīng)常性的聯(lián)系。這種聯(lián)系通常在辦公室主任與各職能部門的負(fù)責(zé)人之間進(jìn)行。辦公室主任在與同級各職能部門的關(guān)系中，占有特殊的地位。在職能部門與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系上，辦公室主任處于承上啟下的“中介”地位，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要了解各業(yè)務(wù)部門的工作情況，向職能部門發(fā)指示、提要求；職能部門向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請示問題、匯報(bào)工作，往往都需要辦公室及其主任予以“中轉(zhuǎn)”。辦公室主任一方面要組織力量把領(lǐng)導(dǎo)的決策、指令下達(dá)到各職能部門和基層群眾；另一方面又要把大量的信息、情況上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，確保上下左右之問的聯(lián)系暢通無阻。在承上啟下過程中，辦公室主任起著“總調(diào)度”和“中轉(zhuǎn)者”的作用。在各職能部門相互之間的聯(lián)系上，辦公室主任處于協(xié)調(diào)各方的重要地位。二、辦公室主任的職責(zé)辦公室主任的工作職責(zé)，大致包括承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)及指揮五個(gè)方面。1.承辦職責(zé)辦公室主任的承辦職責(zé)是指其對領(lǐng)導(dǎo)決策意見的貫徹、實(shí)施，承辦各職能部門乃至下級機(jī)關(guān)、基層群眾轉(zhuǎn)辦事項(xiàng)等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任?！俺修k”的具體形式，主要有“主辦”、“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”等。“主辦”即直接負(fù)責(zé)具體辦理；“會辦”即會同有關(guān)部門和單位聯(lián)合辦理；“轉(zhuǎn)辦”即轉(zhuǎn)由有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人辦理；“催辦”即轉(zhuǎn)由其有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人辦理，“催辦”作為“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”的有益補(bǔ)充，它是指督促、協(xié)助有關(guān)單位、部門和人員從速辦理有關(guān)事項(xiàng)。無論是“主辦”、“會辦”，還是“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”，辦公室主任都應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，切不可敷衍搪塞，馬馬虎虎草率了事。而應(yīng)認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)地搞好自己的權(quán)屬工作，是當(dāng)好一名辦公室主任的前提。從辦公室主任承辦的工作內(nèi)容來看，大體有以下三個(gè)方面。（1）承辦上一級辦公部門交辦的事項(xiàng)。辦公室主任應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公室向下級機(jī)關(guān)辦公室交辦的一些事情，牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人向下一級辦公機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人交辦事項(xiàng)的范圍較廣，除了調(diào)研任務(wù)之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身建設(shè)等具體事宜，都需要下一級承辦者認(rèn)真辦理。（2）承辦同級領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)決策有時(shí)是“統(tǒng)一研究，分頭落實(shí)”，有時(shí)是機(jī)關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人決斷，作為本機(jī)關(guān)、本單位綜合辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的辦公室主任，對本級領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦事項(xiàng)負(fù)有直接的承辦責(zé)任。（3）承辦同級各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項(xiàng)。為了保持領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)、請示時(shí)，往往不需直接去找領(lǐng)導(dǎo)本人，而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)。2.參謀職責(zé)辦公室主任的參謀職責(zé)是指其在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。決策是領(lǐng)導(dǎo)的基本職能，社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢要求各級領(lǐng)導(dǎo)努力實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化，這除對領(lǐng)導(dǎo)本身提出了更高、更嚴(yán)的要求外，還需要各級辦公室成為卓有成效的“智囊團(tuán)”、“參謀部”。辦公室主任理所當(dāng)然地成為“參謀長”，積極、主動地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，認(rèn)真地履行自己的職責(zé)。做到這一點(diǎn)既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要，又是新時(shí)期賦予辦公室主任的一項(xiàng)重要任務(wù)。辦公室主任的參謀職責(zé)體現(xiàn)在幾個(gè)方面。（1）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂好工作計(jì)劃，安排好工作布局。黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作計(jì)劃和工作布局，是整個(gè)管理工作的總體部署，具有全局性和指導(dǎo)性。各業(yè)務(wù)部門的工作計(jì)劃和工作布局，必須與總體計(jì)劃、總體布局相一致。（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。領(lǐng)導(dǎo)決策是領(lǐng)導(dǎo)工作的核心內(nèi)容。為使領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化，辦公室主任應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，組織有關(guān)人員調(diào)查了解各種實(shí)際情況，收集有關(guān)信息資料，匯總綜合各種數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

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《新編辦公室主任工作實(shí)務(wù)全書》是辦公室主任必備課本。辦公室主任，本單位綜合業(yè)務(wù)的管理者，領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對辦公室的工作起著舉足輕重的作用。辦公室主任既是領(lǐng)導(dǎo)者，又是被領(lǐng)導(dǎo)者，身兼承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)指揮五大職責(zé)。如何運(yùn)用管理手段和方法進(jìn)行辦公室管理，是每一位辦公室主任必須面對的問題?！缎戮庌k公室主任工作實(shí)務(wù)全書》對提高辦公室主任的工作效率，進(jìn)行辦公室管理工作具有很好的參考和借鑒作用。

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