新編辦公室文秘工作實務(wù)全書

內(nèi)容概要

本書結(jié)合辦公室文秘工作特點與實際要求，在體例上進(jìn)行了合理的編排，分為上、中、下三編。上編為文秘工作綜述，介紹了辦公室文秘的角色、應(yīng)具備的素質(zhì)和技能等內(nèi)容；中編主要講述文秘日常事務(wù)工作，用大量的篇幅介紹了信訪、接待與外事工作，印信、值班和保密工作，會務(wù)工作管理，文書檔案管理工作，參謀輔助協(xié)調(diào)與督察工作的要點與方法；下編為文秘自我調(diào)控提高，著重介紹了文秘辦事效率提高技巧、人際關(guān)系禮儀標(biāo)準(zhǔn)、說話語言藝術(shù)魅力、公關(guān)得體有效技能等內(nèi)容。

書籍目錄

上編 文秘工作綜述
第一章 辦公室文秘概述
第一節(jié) 文秘的角色
一、文秘工作人員的特點
二、文秘工作的特性
三、文秘與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
第二節(jié) 文秘工作人員必備素質(zhì)
一、文秘的基本要求
二、文秘的職業(yè)道德要求
三、文秘的知識要求
四、服飾設(shè)計
第三節(jié) 文秘工作必備技能
一、寫作技能
二、記錄及錄音整理要求
三、通信工作技能
四、辦公設(shè)備運用技能
五、現(xiàn)代化電子網(wǎng)絡(luò)工具的應(yīng)用
第四節(jié) 文秘的職責(zé)
一、輔助決策職責(zé)
二、協(xié)調(diào)關(guān)系職責(zé)
三、處理事務(wù)職責(zé)
四、組織會議職責(zé)
五、撰寫文稿職責(zé)
六、管理文書職責(zé)
七、保守機密職責(zé)
八、信訪工作職責(zé)
九、督促檢查職責(zé)
中編 文秘日常工作事務(wù)
第二章 信訪、接待與外事工作實務(wù)
第一節(jié) 信訪與接待工作
一、信訪工作概述
二、信訪機構(gòu)設(shè)置和人員素質(zhì)要求
三、辦理人民群眾來信要求和程序
四、接待群眾來訪原則和程序
五、辦理信訪案件
六、特殊問題的處理
第二節(jié) 外事工作管理實務(wù)
一、外事工作概述
二、外事安全保密工作
三、外事工作操作技巧
第三章 印信、值班和保密工作實務(wù)
第一節(jié) 印章的使用與管理
一、印章的概述
二、印章的頒發(fā)與啟用
三、印章的管理與使用
四、印章的繳銷
第二節(jié) 信證的管理與使用
一、憑證的管理與使用
二、介紹信的管理與使用
第三節(jié) 文秘部門值班工作
一、值班工作概述
二、值班工作安排和記錄
三、值班工作標(biāo)準(zhǔn)管理
第四節(jié) 文秘部門保密工作
一、保密工作概述
二、文秘工作人員保密要求
三、文件保密和通信保密工作
四、會議保密和宣傳保密工作
五、技術(shù)保密和情報保密工作
六、計算機的保密工作
第四章 會務(wù)工作管理實務(wù)
第一節(jié) 會議與會務(wù)工作
一、會務(wù)工作概述
二、會議的分類
第二節(jié) 會前準(zhǔn)備工作
一、確定會議名稱、時間、地點
二、確定會議籌備機構(gòu)和籌備人員
三、安排議題的原則和方法
四、安排議題應(yīng)注意的問題
五、提名與會人員
六、會議文件的產(chǎn)生、審核和分發(fā)
七、會議通知、報名和報到
八、會議編組和會場布置
九、座次排列和證件制作
第三節(jié) 會間組織服務(wù)工作
一、簽到、引導(dǎo)就座
二、安排發(fā)言和會議記錄
三、會場后勤保障和會場服務(wù)
四、編發(fā)材料、整理記錄和收退文件
五、會議集體攝影
六、會議特殊情況的處理
七、其他服務(wù)工作
第四節(jié) 會議中的生活管理
一、會場的服務(wù)管理
二、迎接與會人員
三、會議食宿安排
四、安排領(lǐng)導(dǎo)看望與會人員
五、會議的財務(wù)管理和文化生活
六、會議的交通保障和通信服務(wù)
七、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)和用品保證
八、安排與會人員回程事務(wù)
第五節(jié) 會后事項處理工作
一、整理會議記錄和印發(fā)會議紀(jì)要
二、安排與會人員離會
三、會議文件的立卷歸檔
四、會議議定事項的落實
五、會議新聞報道
六、會議財務(wù)決算
七、會務(wù)工作總結(jié)
第六節(jié) 會議的文字工作
一、會議開幕詞
二、會議簡報和會議報告
三、會議總結(jié)和會議記錄
四、會議紀(jì)要
五、會議閉幕詞
第七節(jié) 電話會議
第八節(jié) 會務(wù)工作的指導(dǎo)原則
一、認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議的指導(dǎo)思想
二、熟悉和掌握會議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況
三、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會議安排
四、精心組織，周到服務(wù)
五、重視并妥善地做好會議的善后工作
第五章 文書檔案管理工作實務(wù)
第六章 參謀輔助協(xié)調(diào)與督查工作實務(wù)
下編 文秘自我調(diào)控提高
第七章 文秘辦事效率提高技巧
第八章 文秘人際關(guān)系禮儀標(biāo)準(zhǔn)
第九章 文秘說話語言藝術(shù)魅力
第十章 文秘得體有效的公關(guān)技能

章節(jié)摘錄

第二節(jié) 文秘工作人員必備素質(zhì)一、文秘的基本要求1.口頭表達(dá)能力文秘工作人員要出席會議、匯報工作，代領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)指示，以及作協(xié)調(diào)、接待等工作，因此，文秘人員應(yīng)做到：口語標(biāo)準(zhǔn)、口齒清楚、條理分明、思維敏捷。2.書面表達(dá)能力文秘工作人員幾乎天天都要跟文字打交道，因此，應(yīng)具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)范。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既有好的表現(xiàn)形式，又有充實的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求文秘人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。3.辦事能力一個合格的文秘應(yīng)精明干練、頭腦靈活、辦事利索，在日常繁雜的事務(wù)中能分清輕重緩急，能做到大事不誤、小事不漏，提高辦事質(zhì)量。要提高合作能力，充分調(diào)動辦公室集體的工作熱情，提高整體工作效率。平時要多接觸一些具體事務(wù)，處處留意他人和自己的領(lǐng)導(dǎo)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點，統(tǒng)籌安排工作。4.應(yīng)變能力文秘人員要做到遇事不慌、臨危不亂，做事、處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。凡事要做到心氣平和，不慍不火，坦然對待各種場面，學(xué)會以“靜”制“動”，提高自己的應(yīng)變能力。5.心理調(diào)適能力文秘人員要善于調(diào)適自己的心態(tài)，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心境。在遇到困難、遭受挫折時能夠冷靜對待，變不利為有利，在困境中汲取力量，樹立信心；要學(xué)會減壓，適時從煩惱、痛苦中擺脫出來。6.洞察能力要全面而有重點地對自己工作范圍內(nèi)的人、事、物作耐心、細(xì)致、認(rèn)真的觀察，邊觀察邊分析，抓住事物的特點和規(guī)律。二、文秘的職業(yè)道德要求文秘職業(yè)道德是指從事文秘職業(yè)的人員，在文秘活動中應(yīng)遵循的道德規(guī)范。它包括下列內(nèi)容。1.忠于職守、敬業(yè)愛崗文秘的職業(yè)比較特殊，合格的文秘應(yīng)忠于自己的機關(guān)、單位，盡心盡力；忠于自己的上級，盡量維護上級權(quán)威；忠于自己的工作，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍。敬業(yè)愛崗是做好文秘工作的前提。只有熱愛所從事的文秘工作，才能充分發(fā)揮自己的聰明才智，進(jìn)而做好工作。作為文秘，應(yīng)認(rèn)清自己所從事工作的地位和作用，增強做好本職工作的責(zé)任感、使命感和光榮感，不斷提高自己的工作水平。2.嚴(yán)守機密、求真務(wù)實因為文秘人員接觸機密文件多，參加重要會議多，在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機會多，因而文秘要嚴(yán)守機密，更不得泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的事。不該說的不說，不該知道的不問，不該看的不看，不在機要辦公室以外的地方存放密件，不帶密件到與工作無關(guān)的地方去，不在不利于保密的場合談機密。3.恪守信用、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致為了樹立良好的個人形象和機關(guān)、單位形象，文秘在人際交往中要恪守信用：約定會晤、安排會議、組織會議、收發(fā)函件、傳遞文件要準(zhǔn)時；接受任務(wù)后要按期完成?！拔拿毓ぷ鳠o小事”，每一項具體工作都關(guān)系到整個機關(guān)、單位的工作，都關(guān)系到機關(guān)、單位的切身利益。作為文秘必須時時刻刻、事事處處堅持認(rèn)真、細(xì)致的原則，做到面對干頭萬緒的工作，不錯辦、不漏辦、不誤辦；對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，不論多少，都務(wù)必分清輕重緩急，認(rèn)真細(xì)致去辦理，做到事事有回音，件件有著落。4.甘當(dāng)無名英雄，任勞任怨文秘人員是助手，是配角。文秘工作的全部成果，往往以其所服務(wù)的機構(gòu)、群體或領(lǐng)導(dǎo)人的名義出現(xiàn)。因此，文秘人員應(yīng)甘當(dāng)無名英雄，任勞任怨，不計得失，牢固樹立服務(wù)觀念，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為下屬機構(gòu)服務(wù)，為全體組織成員服務(wù)。另外，文秘人員工作中不能有閃失。但在現(xiàn)實中，也不可能一點閃失不出，而出了閃失難免要受到領(lǐng)導(dǎo)的批評，這就要求文秘必須正確對待批評，不能有絲毫的怨言，要自覺增強心理承受能力。5.富有主動性和創(chuàng)新意識主動性是指文秘主動領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，加強預(yù)測性和超前性，主動為領(lǐng)導(dǎo)將要進(jìn)行的工作作好準(zhǔn)備；主動思考，在日常事務(wù)中捕捉有價值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，從而優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)的工作。創(chuàng)新性是指文秘應(yīng)勇于創(chuàng)新，不空談、重實干，不斷提出新問題，走出新路子。在提供情報信息資料，提出合理化建議時，也要勇于指出領(lǐng)導(dǎo)在決策中的失誤，或不盡完善之處，盡量使領(lǐng)導(dǎo)決策真正做到科學(xué)化。為服務(wù)對象提供高質(zhì)量的服務(wù)，是文秘工作追求的目標(biāo)之一。文秘人員要力爭做到處理每份文件、起草每份文稿、辦理每件事情都是高質(zhì)量的，使服務(wù)對象滿意。當(dāng)然，講質(zhì)量離不開文秘所擁有的知識，離不開熟練的工作技能。所以文秘必須加強對新知識、新課題的學(xué)習(xí)和研究，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平。三、文秘的知識要求1.熟悉相關(guān)法律、法規(guī)知識為了更好地做好工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀，文秘人員要盡快熟悉與自身工作相關(guān)的法律、法規(guī)。2.學(xué)習(xí)外語知識文秘工作者對外溝通能力的強弱，首先表現(xiàn)在語言溝通能力上。英語已成為一種在商務(wù)、金融及技術(shù)交流時的國際語言。因此，各級各類文秘都要盡量掌握英語，特別是本行業(yè)的專業(yè)英語。四、服飾設(shè)計文秘本身的形象代表著企業(yè)的形象，因此，塑造一個恰如其分的職業(yè)形象，不僅能給人留下好感，而且有助于開展工作。文秘的服裝應(yīng)該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝。這種服裝既能夠表現(xiàn)人的身份和地位，又能增加別人對你的信任。強調(diào)多功能和多變化的服裝組合是文秘服飾設(shè)計的重點，最好是既表現(xiàn)出文秘的優(yōu)雅、大方，又顯得利落，或體現(xiàn)一些現(xiàn)代感的單品搭配，或借色彩搭配來襯托個人的穿著特色等。下面著重介紹女性秘書的著裝。所需的基本單品有：短、中長、長外套；短、窄中、A字中、寬長、窄長裙；各種單色襯衫長褲；開衫或套頭毛衣或兩件式襯衫；西裝（各季節(jié)）；背心。利用這些基本單品，可以隨意搭配出各種適合上班的服裝。在辦公室內(nèi)穿著的服裝應(yīng)是各式套裝。

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《新編辦公室文秘工作實務(wù)全書(最新版本)》是辦公室文秘工作參考書。

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