現(xiàn)代辦公實用技能

前言

　　筆者作為專業(yè)技術人員（副教授）從事行政管理工作已經(jīng)有20多年了，把計算機技術應用于行政管理工作和教學工作中也有整整10年了。這些年來，我一直專注于計算機技術在現(xiàn)代辦公和教學中的應用，并總是在思考：怎樣才能更好地運用計算機技術來提高工作效率和工作效果，怎樣才能不通過編程而最大程度地發(fā)揮Office辦公軟件的作用，讓沒有學過計算機編程的人都能輕松地運用office辦公軟件，把自己和同事們從繁重的事務性工作中解放出來。這些年來，我把自己平時在計算機應用方面的點滴體會都記錄了下來，期望有一天我能有機會把這些體會奉獻給大家，奉獻給社會，為祖國的建設和繁榮富強出一點力。今天，這個愿望得以實現(xiàn)，我感到無比的高興和欣慰！　　記得2002年，我院的一位教學干事給我說，學院的學籍管理軟件打印出來的畢業(yè)生成績單格式不符合聯(lián)辦院校的要求，對方不接收，而且要得很急，感到很是郁悶。我當時問他：你有沒有Excel格式的學生成績總冊？他答復：有！我當即就安慰他，不用著急，我晚上加個班，保證明天你就能打印出符合要求的成績單！當晚，我利用Excel格式的學生成績總冊，編制了一個成績模版，應用了Excel函數(shù)和郵件合并功能，一次性地生成了全部畢業(yè)生的成績單。當我第二天把做好的電子文件交給這位教學干事時，他非常感慨地說：“還不知道Excel還有數(shù)據(jù)庫處理功能呢！”　　還有一次，我到一個學校的財務處辦事，看見一個財務人員坐在計算機旁，一邊看計算機上Excel表中的數(shù)據(jù)，一邊用計算器在計算數(shù)值，我上前去給他說，你不用這么費勁，可以利用Excel的數(shù)據(jù)處理功能直接進行計算，非常快！不到1分鐘就可以搞定！隨后，我在Excel中設定了公式，用鼠標向下一拖，幾百條數(shù)據(jù)就立刻顯現(xiàn)出來了，所用時間總共不到10秒鐘！　　最近幾年，我們學校發(fā)展很快，每年都要招聘新教師和輔導員。前幾年，學院開展第一次公開招聘新教師的工作時，當?shù)厝耸戮值囊晃煌緦ξ以簠⒓诱衅腹ぷ鞯娜藛T進行記分統(tǒng)分軟件使用培訓，當時我也在場。培訓結(jié)束后，大家反映操作過程太繁雜了，每當面試或試講一個人都要復制粘貼保存一個文件，稍有不慎就可能出錯！最后還要把所有招聘人員的筆試、面試和試講分數(shù)按一定比例匯總，太復雜了！面對這種情況，我給我院人事處的同志說，下次不用這個軟件了。

內(nèi)容概要

　　《現(xiàn)代辦公實用技能》不僅可以作為高職高專文秘專業(yè)教材和公共選修課教材，也可以作為從事文秘工作或其他行政管理工作人員的自學教材、公務員的培訓教材和電腦愛好者的參考書。《現(xiàn)代辦公實用技能》具有以下特色：　　★講授國家頒布的公文格式、公文處理辦法和公文錄入技能?！　　锝淌谶\用office辦公軟件解決實際工作常見問題的實用技能?！　　锝榻B傳真機、復印機、打印機、掃描儀、數(shù)碼照相機／攝像機、光盤刻錄機、投影儀等現(xiàn)代辦公設備的使用和維護常識?！　　锔健秶倚姓C關公文格式》《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》等公文規(guī)定，方便讀者查閱使用。

書籍目錄

前言緒論第一章 公文制作與處理第一節(jié) 公文的概念、特點與功能一、公文的概念二、公文的特點三、公文的功能第二節(jié) 國家頒布的公文格式標準第三節(jié) 公文格式詳解一、眉首二、主體三、版記第四節(jié) 公文處理第五節(jié) 公文的種類一、黨的機關公文種類二、國家行政機關公文種類第六節(jié) 公文行文規(guī)則第七節(jié) 發(fā)文辦理第八節(jié) 收文辦理第九節(jié) 公文歸檔第十節(jié) 公文管理第十一節(jié) 公文錄入與打印一、公文模板的制作二、公文文字錄入與公文打印練習題第二章 計算機應用實用技能第一節(jié) Word實用技能一、怎樣創(chuàng)建Word文檔目錄二、怎樣取消頁眉、頁腳中的橫線三、怎樣在縱向文檔中插入橫向頁面四、怎樣避免插入的文字覆蓋其右邊的文字五、怎樣給小冊子的目錄和正文分別編排頁碼六、怎樣使頁眉文字隨著頁面正文內(nèi)容變化七、怎樣創(chuàng)建跨欄標題八、怎樣快速定位到長文檔的指定頁面九、怎樣快速修改同一文檔中的多處相同的錯誤或格式十、怎樣使同一表格的后續(xù)頁中顯示同一表頭十一、怎樣為漢字加注漢語拼音十二、怎樣為Word文檔設置密碼十三、怎樣給表格美容十四、怎樣制作組織結(jié)構(gòu)圖十五、怎樣輸入小寫中文年月日十六、怎樣套打證書和獎狀十七、怎樣打印會議用座位牌十八、怎樣打印與紙張同大的文字十九、怎樣為長文檔建立文檔結(jié)構(gòu)圖二十、怎樣一次性刪除多處空行二十一、怎樣用快捷鍵輸入上下標二十二、怎樣快速合并多個Word文檔二十三、怎樣在同一頁面中實現(xiàn)文字的縱橫混合排版二十四、怎樣使多于一行的標題文字按一行顯示二十五、怎樣在工具欄上創(chuàng)建“公式編輯器”按鈕二十六、怎樣實現(xiàn)文本與表格之間的相互轉(zhuǎn)換二十七、怎樣使Word中的多個姓名按照一列排列二十八、怎樣創(chuàng)建分欄頁碼二十九、怎樣取消系統(tǒng)自動編號三十、怎樣用快捷鍵實現(xiàn)英文單詞的首字大寫三十一、怎樣重疊標題三十二、怎樣在Word里處理數(shù)據(jù)三十三、怎樣將PDF文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閃ord文檔第二節(jié) Excel實用技能一、怎樣在單元格內(nèi)強行換行和快速調(diào)整行高和列寬二、怎樣實現(xiàn)窄表格按頁面寬度排版三、怎樣在單元格內(nèi)輸入數(shù)學中的分數(shù)四、怎樣在單元格內(nèi)輸入能參與運算的、前面帶“0”的數(shù)字五、怎樣在某一列單元格中輸入數(shù)字后自動顯示數(shù)據(jù)的單位六、怎樣在某一列單元格中輸入數(shù)字后自動加上前綴數(shù)字七、怎樣在某一列單元格中輸入文字后自動加上相同的后綴文字八、怎樣在某一列單元格中輸入文字后自動同時加上相同的前綴和后綴文字九、怎樣將不同單元格的數(shù)據(jù)(含文字)相加后在同一個單元格顯示十、怎樣從已知單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)中提取出指定位置的字符十一、怎樣使單元格自動識別某些數(shù)字并用顏色突出顯示十二、怎樣快速錄入時間段十三、怎樣按需分頁十四、怎樣輸入圖形特殊字符十五、怎樣用快捷鍵輸入當前日期和時間十六、怎樣實現(xiàn)即時查看選中數(shù)據(jù)的最大值、最小值、平均值等信息十七、怎樣制作單元格的下拉菜單十八、怎樣在單元格內(nèi)輸入上下標十九、怎樣給工資條增加表頭和空行二十、怎樣在同一個工作簿內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享二十一、怎樣自行設置公式進行數(shù)據(jù)處理二十二、怎樣使一列數(shù)據(jù)自動顯示出每個數(shù)據(jù)的大小排序二十三、怎樣根據(jù)職工身份證號碼自動提取其性別和出生日期信息二十四、怎樣制作日歷二十五、怎樣實現(xiàn)自動計算職工的實際收入二十六、怎樣實現(xiàn)根據(jù)職工年度考核結(jié)論自動確定其年終獎金二十七、怎樣實現(xiàn)由系統(tǒng)自動復核數(shù)據(jù)的正誤二十八、怎樣隱藏和保護所設公式不被他人修改二十九、怎樣隱藏或顯示隱藏的工作表三十、怎樣運用函數(shù)快速篩選出符合條件的數(shù)據(jù)三十一、怎樣快速統(tǒng)計學歷比例三十二、怎樣根據(jù)已知數(shù)據(jù)生成柱形圖三十三、怎樣利用高級篩選提取所需數(shù)據(jù)三十四、怎樣運用郵件合并實現(xiàn)批量打印學生成績冊三十五、怎樣運用Excel函數(shù)實現(xiàn)補考學生名單的統(tǒng)計三十六、在郵件合并時，怎樣在Word文檔中顯示出Excel單元格中的完整數(shù)據(jù)三十七、怎樣讓單元格不顯示“0”三十八、怎樣使Excel計算出來的數(shù)據(jù)與手工計算的結(jié)果一致三十九、怎樣突破IF函數(shù)的內(nèi)嵌限制第三節(jié) PowerPoint實用技能一、怎樣創(chuàng)建幻燈片的導航條二、怎樣創(chuàng)建具有鏈接功能的文本三、怎樣使PowerPoint自動循環(huán)播放四、怎樣將PowerPoint轉(zhuǎn)換為Word文檔第四節(jié) 網(wǎng)絡暢游實用技能一、怎樣快速輸入網(wǎng)址二、怎樣在網(wǎng)上查找所需要的資料三、怎樣下載網(wǎng)上資料四、怎樣將Word文檔中的圖片提取出來五、怎樣從校外訪問校園網(wǎng)六、怎樣才能實現(xiàn)訪問虛擬校園網(wǎng)與訪問外網(wǎng)(Internet)兩不誤第五節(jié) Outlook應用實用技能一、怎樣管理聯(lián)系人信息二、怎樣運用“日歷”提前做好工作安排三、怎樣運用“日記”自動完成備忘錄的工作四、怎樣運用“任務”制訂工作計劃五、怎樣運用“便箋”隨時提醒你處理緊急事務六、怎樣運用郵件合并群發(fā)郵件練習題第三章 光盤刻錄機使用實用技能第一節(jié) 光盤刻錄機的使用方法一、驅(qū)動程序的安裝二、刻錄軟件的安裝三、光盤刻錄的基本方法四、刻錄光盤時應注意的幾個問題第二節(jié) 光盤刻錄機的維護方法練習題第四章 打印機使用實用技能第一節(jié) 激光打印機的使用方法第二節(jié) 激光打印機的維護方法第三節(jié) 怎樣使多臺計算機共享使用同一臺激光打印機一、主機設置二、客戶機的安裝與配置思考題第五章 傳真機使用實用技能第一節(jié) 傳真機的使用一、傳真機的連接二、發(fā)送傳真前的準備三、發(fā)送傳真四、接收傳真五、通話請求六、無紙化傳真第二節(jié) 傳真機的維護思考題第六章 掃描儀使用實用技能第一節(jié) 掃描儀的使用方法一、掃描儀的安裝方法二、掃描儀的使用方法第二節(jié) 掃描儀的維護方法一、平時的清潔維護二、常見故障的維護練習題第七章 復印機使用實用技能第一節(jié) 復印機的使用常識第二節(jié) 復印機的日常保養(yǎng)與維護思考題第八章 投影機使用實用技能第一節(jié) 投影機的使用常識第二節(jié) 投影機的保養(yǎng)常識第三節(jié) 投影機簡單故障的處理思考題第九章 數(shù)碼照相機使用實用技能第一節(jié) 數(shù)碼相機的握持方法及拍攝方法一、握持方法二、拍攝方法第二節(jié) 怎樣確定正確的曝光量一、曝光量與快門、光圈的關系二、快門優(yōu)先三、光圈優(yōu)先四、景深五、光圈優(yōu)先的應用六、快門優(yōu)先的應用第三節(jié) 怎樣使用好數(shù)碼相機閃光燈第四節(jié) 攝影構(gòu)圖原則第五節(jié) 數(shù)碼相片的下載第六節(jié) 數(shù)碼相機的保養(yǎng)第七節(jié) 數(shù)碼相機的另類應用思考題第十章 數(shù)碼攝像機使用實用技能第一節(jié) 數(shù)碼攝像機使用前應該注意的問題第二節(jié) 數(shù)碼攝像機使用過程中應該注意的問題第三節(jié) 數(shù)碼攝像機使用后應該注意的問題第四節(jié) 攝像機常見故障維護思考題《現(xiàn)代辦公實用技能》教學建議附錄國家行政機關公文格式中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例國家行政機關公文處理辦法國務院辦公廳關于實施《國家行政機關公文處理辦法》涉及的幾個具體問題的處理意見國務院公文主題詞表參考答案參考文獻后記

章節(jié)摘錄

　　第一章 公文制作與處理　　第一節(jié) 公文的概念、特點與功能　　一、公文的概念　　公文是公務文書或公務文件的簡稱，是國家機構(gòu)與其他社會組織在公務活動中，按照特定的規(guī)范文體格式，經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的具有法定效用的書面文字材料，是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具?！　《?、公文的特點　　公文具有以下四大特點：　?。ㄒ唬┯煞ǘㄗ髡咧瓢l(fā)　　公文的法定作者，指依法成立并能以自己名義行使職權和承擔義務的國家機構(gòu)與其他社會組織（以下統(tǒng)稱為機關），公文必須以這些機關的名義或其法定代表人的名義制發(fā)。發(fā)文機關必須依照法定權限和職能制發(fā)公文，不能越權行文、違法違章行文?！　。ǘ┓ǘǖ默F(xiàn)實執(zhí)行效用　　執(zhí)行效用指信息對有關方面行為的強制性影響。公文直接形成于內(nèi)容所針對的現(xiàn)實公務活動中，對受文者及其他有關方面的行為將產(chǎn)生為法律法規(guī)所規(guī)定的不同程度的強制性影響，如在規(guī)定的時間、空間范圍和機構(gòu)、人員范圍內(nèi)，強制執(zhí)行內(nèi)容，強制閱讀、辦理，強制復文等。　　（三）具有規(guī)范的體式　　為了維護公文的權威性、準確性與有效性，方便公文的寫作與處理，國家有關機構(gòu)以法規(guī)、標準等形式，對公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式進行了統(tǒng)一規(guī)范，公文制發(fā)者必須認真遵循這些規(guī)范。　?。ㄋ模┞男蟹ǘǔ绦颉　楸ＷC公文的有效性，國家有關機構(gòu)規(guī)定了各類公文的生成程序，必須履行這些程序，公文才能產(chǎn)生法定效用。

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