(高職高專)辦公室事務

前言

我們已經(jīng)進入了一個新的充滿機遇與挑戰(zhàn)的時代，我們已經(jīng)跨入了21世紀的門檻。20世紀與21世紀之交的中國，高等教育體制正經(jīng)歷著一場緩慢而深刻的革命，我們正在對傳統(tǒng)的普通高等教育的培養(yǎng)目標與社會發(fā)展的現(xiàn)實需要不相適應的現(xiàn)狀作歷史性的反思與變革的嘗試。20世紀最后的幾年里，高等職業(yè)教育的迅速崛起，是影響高等教育體制變革的一件大事。在短短的幾年時間里，普通中專教育、普通高專教育全面轉(zhuǎn)軌，以高等職業(yè)教育為主導的各種形式的培養(yǎng)應用型人才的教育發(fā)展到與普通高等教育等量齊觀的地步，其來勢之迅猛，發(fā)人深思。無論是正在緩慢變革著的普通高等教育，還是迅速推進著的培養(yǎng)應用型人才的高等職業(yè)教育，都向我們提出了一個同樣的嚴肅問題：中國的高等教育為誰服務，是為教育發(fā)展自身，還是為包括教育在內(nèi)的大千社會？答案肯定而且惟一，那就是教育也置身其中的現(xiàn)實社會。由此又引發(fā)出高等教育的目的問題。既然教育必須服務于社會，它就必須按照不同領域的社會需要來完成自己的教育過程。換言之，教育資源必須按照社會劃分的各個專業(yè)（行業(yè)）領域（崗位群）的需要實施配置，這就是我們長期以來明乎其理而疏于力行的學以致用問題，這就是我們長期以來未能給予足夠關注的教育目的問題。如所周知，整個社會由其發(fā)展所需要的不同部門構(gòu)成，包括公共管理部門如國家機構(gòu)、基礎建設部門如教育研究機構(gòu)和各種實業(yè)部門如工業(yè)部門、商業(yè)部門，等等。每一個部門又可作更為具體的劃分，直至同它所需要的各種專門人才相對應。教育如果不能按照實際需要完成各種專門人才培養(yǎng)的目標，就不能很好地完成社會分工所賦予它的使命，而教育作為社會分工的一種獨立存在就應受到質(zhì)疑（在市場經(jīng)濟條件下尤其如此）?？梢詳嘌?，按照社會的各種不同需要培養(yǎng)各種直接有用人才，是教育體制變革的終極目的。

內(nèi)容概要

《辦公室事務》(第二版)是新世紀高職高專教材編審委員會組編的文秘類課程規(guī)劃教材之一。    本教材的編寫在內(nèi)容的選擇與安排上打破了以往教材常見的“辦文、辦會、辦事”的結(jié)構(gòu)框架，除了有重點地介紹了辦公室常規(guī)性事務外，還有選擇性地增加了一些企業(yè)行政與后勤方面的綜合性事務，如員工生活事務、車輛管理事務等，同時將對外聯(lián)絡事務、客戶投訴處理等內(nèi)容整合進來。這樣做的目的主要是考慮企業(yè)，尤其是中小企業(yè)在實際管理中，許多行政與后勤事務就是由綜合辦公室來完成或協(xié)助完成的。我們力求通過對課程教學內(nèi)容的選擇與拓展來適當拓寬學生的就業(yè)面和就業(yè)能力，也反映了我們對秘書職業(yè)教育教學內(nèi)容的新思考。        在編寫體例上，每章以項目驅(qū)動的方式來呈現(xiàn)，目的是方便教師在教學中根據(jù)實際需要進行重新選擇和組合，而不必拘泥于教材固有的內(nèi)容和順序。每個項目由“情景案例—學習任務—知識準備—技能訓練—實用工具／補充案例”構(gòu)成，力圖符合學生的接受特點。其中“知識準備”不追求面面俱到，不追求深入論證，以相關知識基本夠用為主，以基本問題為度，例如對車輛管理事務的介紹即選擇了自常用車管理和車輛安全管理這兩個著餌艮點，教學中可以根據(jù)實際需要由教師進行補充?！凹寄苡柧殹睆娬{(diào)培訓學生的領悟力，不追求傳統(tǒng)的有固定答案的練習形式。“實用工具”則提供了每個項目中常用的表單等內(nèi)容，既是學生應掌握的內(nèi)容，也是便捷的工具箱，同時也體現(xiàn)了辦公室事務管理的規(guī)范化。

書籍目錄

引言第一章  日常事務(一)　項目一　印信事務　項目二　郵件事務　項目三　值班事務第二章  日常事務(二)　項目一　資料整理　項目二　物品管理　項目三　現(xiàn)金管理第三章  日常事務(三)  項目一　前臺接待  項目二　約會安排  項目三　時間管理  項目四　差旅安排第四章　禮儀事務  項目一　宴請事務  項目二　慶典事務  項目三　喪儀事務第五章　團體接待事務  項目一　接待的準備  項目二　接待的實施第六章　對外聯(lián)絡事務  項目一　與政府部門聯(lián)絡  項目二　與新聞媒體聯(lián)絡  項目三　與社區(qū)公眾聯(lián)絡第七章　員工生活事務  項目一　員工餐廳事務  項目二　員工宿舍事務第八章　車輛管理事務  項目一  日常用車管理  項目二　車輛安全管理第九章　環(huán)衛(wèi)消防事務  項目一　環(huán)衛(wèi)事務  項目二　消防事務第十章　危機事務處理  項目一　客戶投訴處理  項目二　突發(fā)事件處理參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：（2）盡量不要在周一上午或周五下午及節(jié)假日前后安排約會，因為這些時間上司往往要處理很多積壓的日常事務。（3）不要在周末、假日或?qū)Ψ叫菹⑷瞻才偶s會，否則會影響上司及對方的休息。（3）盡量不要在臨近下班時安排約會，否則可能會影響上司順利完成當天的工作。在具體安排約會時，可以使用約會日程表，對約會的具體時間、地點、約見對象名單、參加人員名單等內(nèi)容簡單清楚地予以呈現(xiàn)。約會日程表一般應當給上司一份，給有關科室和司機各一份，秘書人員自己留一份，但只有給上司和秘書人員自己的日程表才允許內(nèi)容詳細，以免泄密。3.約會提醒安排好約會后，對上司、對方及有關人員進行適時的提醒是非常必要的。（1）如果為上司安排了一個外面的約會，在他離開辦公室之前，最后打電話再確認一下。（2）特別重要的約會，在接近約會的時間前，應該與對方再聯(lián)絡，確保約會順利進行。（3）安排約會時要向?qū)Ψ秸f明約會的內(nèi)容、時間是得到上司同意的。（4）下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張送交上司，一張交給司機，一張自己保存，以供提醒。（5）必要時需要電話與郵件的相互補充確認。4.約會變更約會一經(jīng)確定后，除非萬不得已，不應該輕易改變。但有時候確實存在難以預料的變化，導致預約好的約會不得不變更。尤其是由于己方的原因而變更約會，秘書人員更應該妥善處理，一是要盡快通知對方，以免耽誤了對方的時間和工作；二是要委婉地說明變更的原因，請求對方的諒解，并有必要為變更約會而給對方帶來的麻煩表示誠懇的歉意。二：約會安排的注意事項1.注意上司的時間表秘書人員為上司安排約會時，不要隨便打亂上司的常規(guī)工作，要注意配合上司的工作規(guī)律和生活習慣等，心中要有上司的時間表，心中有數(shù)了才能夠安排妥當。2.注意時間留有余地秘書人員為上司安排約會時，在時間上一定要留有充分而必要的余地，切不可約會與約會之間空隔時間太緊或太松，如果是外出約見客戶，還要留出足夠的路上所需時間。3.注意適當保密比如制作分發(fā)上司約會日程表時，對于發(fā)給有關人員如司機的日程表，上面的內(nèi)容與其有關的部分寫詳細一點兒就可以，其余則不寫或略寫，以免不慎讓競爭對手看到而造成泄密。

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《辦公室事務(第2版)》：新世紀高職高專文秘類課程規(guī)劃教材

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