秘書實(shí)務(wù)與案例分析

前言

如何提高文秘專業(yè)學(xué)生的競爭力一、問題的提出現(xiàn)在很多學(xué)校的文秘專業(yè)是從中文系衍生出來的。與其他專業(yè)學(xué)生的就業(yè)率相比，文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)率可以說是相當(dāng)高了，但是文秘專業(yè)學(xué)生的總體就業(yè)質(zhì)量并不高。這表現(xiàn)在：一是改行去做客戶服務(wù)、銷售的很多；二是去小型企業(yè)的多，進(jìn)那些管理比較規(guī)范、素質(zhì)要求較高的企業(yè)的很少。為什么文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)競爭力不如那些幾乎從未接觸過秘書專業(yè)課程的學(xué)生呢？二、文秘專業(yè)學(xué)生專業(yè)能力分析文秘專業(yè)自20世紀(jì)80年代初形成至今，一直堅(jiān)持“辦文、辦會(huì)、辦事”的教學(xué)理念?！稗k文”是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作，“辦會(huì)”是辦理有關(guān)的會(huì)議組織工作，“辦事”是辦理事務(wù)性工作，那我們就從“辦文”“辦會(huì)”和“辦事”這三個(gè)方面來分析文秘專業(yè)學(xué)生的專業(yè)能力。第一，“辦文”——文種大多不適合現(xiàn)代企業(yè)需要。在傳統(tǒng)文秘教材中，“辦文”這一部分主要是講與黨政機(jī)關(guān)相關(guān)的幾十個(gè)文種。目前90％以上的文秘專業(yè)學(xué)生是去企業(yè)就職，雖然企業(yè)也有請示、報(bào)告這類行政性文書，但更多的是運(yùn)營性文書和商業(yè)性文書，文秘教學(xué)中教的文種大多不適合企業(yè)需要。

內(nèi)容概要

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)對高素質(zhì)秘書人才的需求量越來越大。但是傳統(tǒng)文秘教材中，仍沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的“辦文、辦會(huì)、辦事”的教學(xué)理念，難以滿足現(xiàn)實(shí)秘書工作的需要。廣大師生亟需一本融理論、技能、案例于一體的綜合型教材。本教材力圖在這方面作一些有益的嘗試。    本教材吸收了國內(nèi)外秘書學(xué)科的研究成果，體現(xiàn)了教材內(nèi)容的先進(jìn)性和前瞻性。共分為13章，包括秘書工作概述、秘書工作基本要求、秘書的工作知識、秘書的常識要求、管理上司的辦公室、電話實(shí)務(wù)、接待實(shí)務(wù)、信息收集實(shí)務(wù)、上司的日程管理實(shí)務(wù)、會(huì)務(wù)管理實(shí)務(wù)、出差實(shí)務(wù)、其他日常工作和秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃。

書籍目錄

前言第一章　秘書工作概述  第一節(jié)　秘書的定義及作用  第二節(jié)　秘書工作的起源  第三節(jié)　秘書的職位優(yōu)勢  第四節(jié)　助理、秘書與文員的區(qū)別  第五節(jié)　領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)  第六節(jié)　秘書工作的發(fā)展趨勢第二章　秘書工作基本要求  第一節(jié)　作好成為自領(lǐng)的精神準(zhǔn)備  第二節(jié)　作好從事秘書工作的準(zhǔn)備  第三節(jié)　秘書的形象素質(zhì)  第四節(jié)　秘書的內(nèi)在素質(zhì)  第五節(jié)　秘書的能力素質(zhì)  第六節(jié)　秘書的保密意識  案例分析    案例1　上司辦公桌上的機(jī)密文件    案例2　秘書工作的基本原則    案例3　上司自己的工作出錯(cuò)    案例4　戀人的工作變動(dòng)  研討與實(shí)踐第三章　秘書的工作知識　第一節(jié)　上司與秘書的工作　第二節(jié)　秘書的工作內(nèi)容　第三節(jié)　秘書工作的特點(diǎn)　第四節(jié)　接受指示與執(zhí)行指示　第五節(jié)　請示與匯報(bào)　第六節(jié)　提醒與建議　第七節(jié)　提高工作質(zhì)量與效率　第八節(jié)　養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣　案例分析  　案例1　秘書的日常工作　  案例2　銷售部送來的文件  　案例3　上司打高爾夫球　  案例4　上司的日程“撞車”　研討與實(shí)踐第四章　秘書的常識要求  第一節(jié)　秘書必須成為“常識家”  第二節(jié)　一般社會(huì)生活常識  第三節(jié)　企業(yè)管理常識  第四節(jié)　財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)常識  第五節(jié)　法律常識  案例分析    案例1　英文縮寫    案例2　戲劇　……第五章　管理上司的辦公室第六章　電話實(shí)務(wù)第七章　接待實(shí)務(wù)第八章　信息收集實(shí)務(wù)第九章　上司的日程管理實(shí)務(wù)第十章　會(huì)務(wù)管理實(shí)務(wù)第十一章　出差實(shí)務(wù)第十二章　其他日常工作第十三章　秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃主要參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：五、首先傾聽秘書一定要養(yǎng)成傾聽的職業(yè)習(xí)慣。在聽別人說話時(shí)，特別是在接受上司的指示時(shí)，一定要讓對方把話全部說完。即使是與一般的同事談話，如果總是中途插話，對方肯定會(huì)反感，這與討厭別人打斷自己說話是一個(gè)道理。讓對方先說完，不僅能完整地了解對方的意思，減少自己的冒失，而且是對對方的尊重，是素質(zhì)高的表現(xiàn)。在傾聽時(shí)，應(yīng)小聲附和對方。當(dāng)對方說到關(guān)鍵的地方或者快要說完的時(shí)候，應(yīng)點(diǎn)點(diǎn)頭或者小聲附和，表示同意對方的說法。如果對方說話時(shí)，你毫無表情，無動(dòng)于衷，或者顯得非常緊張，一動(dòng)也不敢動(dòng)，對方就不明白你究竟是不是聽懂了他表達(dá)的意思。因此，當(dāng)對方說話時(shí)，無論如何要有所表示，讓對方明白你是否懂了他的意思。六、不懂就問秘書必須養(yǎng)成不懂就問的職業(yè)習(xí)慣。平時(shí)除了要多看之外，還必須虛心向老同事學(xué)習(xí)，不懂就問。其實(shí)，對于一些老同事來說，他們不僅不會(huì)厭煩這種不懂就問，而且如果新人在他們的幫助下能力得到提升，他們也會(huì)有一種成就感。秘書要想讓老同事不厭其煩地幫助自己，就要尊重他們。秘書成長所需要的很多知識都是在學(xué)校里學(xué)不到的，只能靠經(jīng)驗(yàn)豐富的老同事言傳身教。為什么他們考慮問題的方法與自己當(dāng)初所想的不同？為什么他們要這樣處理問題？……經(jīng)常向他們請教是提高自己能力的一條捷徑，特別是他們在一些細(xì)微之處給自己的提醒或批評，一定要真誠地接受。

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