不加班的生活

前言

通?！皶r間管理”一詞給我們的印象是，高效率的時間利用，最好能一天24小時不休息，把一天當(dāng)成兩天用，不讓時間平自流失，好像非把時間充分的運(yùn)用，才算是好的時間管理。因此，生怕時間流逝，只能努力把握時間拼命工作，將自己搞得非常辛苦忙碌；不讓時間休息，其實(shí)是不敢讓自己休息，因?yàn)橐挥锌臻e，就怕會被認(rèn)為是沒有效率的人。    我個人認(rèn)為，有效益的時間管理其實(shí)是透過有效益的工作方法獲得，時間的管理，固然需要效率，但重點(diǎn)并不在于每天24小時有沒有充分利用？也不是能否將一個小時當(dāng)兩個小時用，而是時間的運(yùn)用所產(chǎn)生的效益能有多少？也就是說，達(dá)到一樣效益的事務(wù)處理結(jié)果，所花費(fèi)的時間是否更少？如果一樣是完成一天應(yīng)完成的工作績效，但所花費(fèi)的時間卻遠(yuǎn)低于其他人時，那么時間管理的效益就自然顯現(xiàn)。    而讓工作有效益的方法，則是不斷的工作改善與工作簡化。如何做工作簡化？如何提升工作效益？在工作中常遭遇到的困擾來源為何？工作簡化可以讓工作更輕松嗎？如果可以讓工作更簡單，同時又能夠提高工作效益，對公司、對個人都能同蒙其利，是否應(yīng)該更積極地從事工作簡化？    筆者在制造業(yè)界二十余年從事工廠管理，領(lǐng)導(dǎo)所屬致力工作簡化與效率提升累積無數(shù)的經(jīng)驗(yàn)，在過去諸多的工作改善行動中，筆者發(fā)現(xiàn)多數(shù)成功的工作改善案例所運(yùn)用的方法，或多或少都存在一些共同基本的要素，這些要素在相同的背景條件上被重復(fù)地運(yùn)用，成為工作改善效果的關(guān)鍵。    因此，為了讓所屬員工可以用一些簡單的規(guī)則，輕松的從事工作改善，筆者就個人過去從事工作改善的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，以及搜羅實(shí)務(wù)上成功執(zhí)行的案例，抽絲剝繭，解析“簡化工作”技巧的基本構(gòu)成元素，從其中整理出一些簡易且經(jīng)常運(yùn)用到的原則，藉由這些簡單的原則，來協(xié)助員工隨時簡化事務(wù)、輕松工作。    因?yàn)檫@些原則不僅適用在工廠事務(wù)的簡化，也能廣泛的應(yīng)用在其他各種事務(wù)的簡化上，對于不同職場環(huán)境的從業(yè)人員皆能藉以達(dá)到有效改善工作的目的。筆者特別將這些簡化事務(wù)的原則分類匯集成論述，著作成書，除了能作為員工的訓(xùn)練教材外，也希望能藉由書籍的出版，將筆者在工作簡化上的心得與大眾分享。    在《不加班的生活——3：8黃金時間管理術(shù)》中所述的方法招數(shù)，只是工作簡化中經(jīng)常被使用的原則，并不包涵所有可以簡化工作的方法；各個招數(shù)在運(yùn)用之間，也不是完全獨(dú)立無關(guān)，在這些原則的運(yùn)用上是互相聯(lián)系，相互并用的，若能對本書所介紹的簡化工作應(yīng)用法則，有更深入的認(rèn)識，對簡化事務(wù)的工作將更能靈活善用。

內(nèi)容概要

本書所述的方法招數(shù)，只是工作簡化中經(jīng)常被使用的原則，并不包涵所有可以簡化工作的方法；各個招數(shù)在運(yùn)用之間，也不是完全獨(dú)立無關(guān)，在這些原則的運(yùn)用上是互相聯(lián)系，相互并用的，若能對本書所介紹的簡化工作應(yīng)用法則，有更深入的認(rèn)識，對簡化事務(wù)的工作將更能靈活善用。

作者簡介

輔仁大學(xué)企業(yè)管理學(xué)系畢業(yè)。曾任職於上市柜公司，分別擔(dān)任過人事行政主管、生產(chǎn)經(jīng)理、資材經(jīng)理、采購經(jīng)理、工程經(jīng)理、品保經(jīng)理、廠長、特別助理、副總經(jīng)理等各項(xiàng)高階主管職務(wù)。專長企業(yè)整體運(yùn)作制度規(guī)劃與工作簡化改善?，F(xiàn)任職於青海興必達(dá)能源科技股份有限公司總經(jīng)理。

書籍目錄

作者序 簡化工作，節(jié)省時間非夢事！
前言 不加班的生活，就從今天開始吧！
PART 1 建立觀念，時間管理沒問題
　01 不要浪費(fèi)時間在無效的事務(wù)上
　02 依照時間先后，有秩序地完成工作
　03 集中時間與地點(diǎn)處理工作，效率會更高
　04 減少工作中不必要的判斷及選擇
　05 解決工作瓶頸，減少作業(yè)等待時間
PART 2 利用工具，時間管理更順利
　06 窗體、表格是效率工作的好幫手
　07 善用工作計劃表，精準(zhǔn)掌握時程與完成率
　08 制作檢核明細(xì)，(check List)確認(rèn)沒有遺漏
　09 利用顏色管理，增加工作效率
　10 保存記錄存盤，作為下次作業(yè)的參考
PART 3 采取行動，時間管理辦得到
　11 平時就做好工作任務(wù)的維護(hù)與準(zhǔn)備
　12 對于不合理的額外工作予以適當(dāng)遏止
　13 把困難或不經(jīng)濟(jì)的事務(wù)外包，發(fā)揮最大效益
　14　把工作分散并分工處理更能節(jié)省時間
　15 在不增加工作的負(fù)荷下，盡可能順手做點(diǎn)事
　16 把困難的事務(wù)分解、拆段來完成
　17 依深度及廣度，分級、分層處理復(fù)雜的工作
　18 愈重要、愈迫切的工作愈先動手

章節(jié)摘錄

但是，除了適度地休息時間之外，你知不知道在有意無意之間，你也浪費(fèi)了很多寶貴的時間呢？    根據(jù)觀察顯示，上班族平均每周上班的時間為45個小時，但是實(shí)際上，其中至少有16個小時不具生產(chǎn)性。    也有調(diào)查則指出，在每5天的工作日當(dāng)中，上班族真正工作的時間只有3天，其余2天則是被浪費(fèi)掉了。    不相信嗎？回想看看，就算你早上9點(diǎn)、10點(diǎn)進(jìn)了公司，但差不多也要到上午11點(diǎn)才會真正開始工作，而中午12點(diǎn)就外出吃飯，直到下午1點(diǎn)回來；然后在下午3點(diǎn)半后就開始分神了，如此可能就會到7點(diǎn)以后才能打卡下班。    表面上你的工作時間很長，但真正專注在工作上的時間有多少呢？你一天中又浪費(fèi)了多少時間呢？    由這些觀察與調(diào)查我們得知一項(xiàng)結(jié)論：“人們更長時間地工作，卻浪費(fèi)了更多的時間”。    事實(shí)上，一個人工作的時間愈長，效率就愈低。    理由很簡單，那是因?yàn)椋覀儗⒂行实臅r間，用在做沒有效益的事情上，以致使整個工作的產(chǎn)出效率降低；而為了完成任務(wù)，我們又必須再花費(fèi)更多的時間投入工作，如此惡性循環(huán)，整體工作效率也就變得更差了。    另外，上班族也像運(yùn)動員一樣，在一段高濃縮的短時間內(nèi)能夠取得最高的工作效率，而后的專注力就愈來愈低，開始分心分神，直到找到下一個有吸引力的事情為止。    正如同網(wǎng)球、籃球和足球等比賽都會在中間暫停休息。    人們運(yùn)用工作能量就像運(yùn)用體能一樣，在一段時間內(nèi)高度集中專注力，將效率發(fā)揮到極致之后，然后休息一陣子。    但是很多人可能害怕被老板盯上，被主管責(zé)罵，被同事誤以為自己閑著沒事干，所以必須虛晃一招，找出很多根本沒有效率的事情，填滿根本已經(jīng)分心恍神的時間。    結(jié)果，造成精華時間都用來執(zhí)行無效的事情，“上下交相賊”，把整個工作進(jìn)度拖垮，愈晚愈不能下班。    你是否會感慨：“這明明是我很熟悉的工作。而且做得比其他人都更快，為什么我不能早點(diǎn)回家，還要浪費(fèi)時間在無效的事物上？”    富蘭克林曾經(jīng)說過：“想要有空余時間，就不要浪費(fèi)時間?！?   莎士比亞也曾經(jīng)說過：“放棄時間的人，時間也會放棄他”、“時間會沖破青年人的華麗精致，它會把并行線刻上美人的額角；它會吃掉稀世之珍，天生麗質(zhì)，什么都逃不過它橫掃的鐮刀”。    兩位先賢哲人的教訓(xùn)強(qiáng)而有力地說明了，珍惜時間，就是愛護(hù)生命，要想取得成就，是不能不珍惜時間的。自古以來，大凡取得成就的人，他們沒有一位是不珍惜時間的。    那么到底該怎樣終止把時間浪費(fèi)在無效事務(wù)上的惡習(xí)，提高工作績效呢？以下是幾點(diǎn)建議：    一、沒有必要的溝通，不要花時間去做    例如：聊天、抬杠、沒有主題的溝通。    在工作上，與有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)人員做工作上的溝通，是必然的事情。    不過，在溝通的時候，有時需要使用某些手法，來營造溝通進(jìn)行中的氣氛，以讓溝通能夠更平和順利的完成。    譬如說，以輕松的話題當(dāng)作開場，或者舉一些事例來仿真說明，以求調(diào)劑氣氛，等到雙方卸下心防之后，再進(jìn)入主題的討論。    但是，有些人經(jīng)常會犯這樣的毛病——忘了真正溝通的主題，反客為主。結(jié)果原先為了營造氣氛而假借的話題，聊起來就沒完沒了。    也有些人喜歡辯論，為反對而反對，不管別人講什么，總是有不同的意見，你舉什么例子，他就跟你有相反的看法，你說東他偏說西，雙方一直打口水仗，但是他又提不出什么多有建設(shè)性的意見，好不容易把意見統(tǒng)一后，卻忘了要溝通的正題是什么，浪費(fèi)大家溝通的時間。    還有一種更常見的情形，就是美其名為溝通，其實(shí)是在聊天、談?wù)摪素浴?   這些假的溝通議題、沒有主題的閑聊，與工作一點(diǎn)關(guān)系都沒有，最應(yīng)該避免。    有趣的是，每每在大家討論如何解決問題時，有這些習(xí)慣的人，都會出現(xiàn)來干擾大家，這種人可能是你、也可能是我，不一定是誰，因?yàn)檫@種習(xí)慣很容易上身，經(jīng)常會不特定的出現(xiàn)在你我之間，請大家在做溝通時，時時互相提醒，不要做這類的人，防止將時間浪費(fèi)在沒有效益的事情上。    二、沒有必須的工作處理。不要花時間去做    例如：錦上添花，在千萬元的預(yù)算中，斤斤計較個位數(shù)的零頭，或是畫蛇添足，求算無用的小數(shù)點(diǎn)數(shù)值等事。    比方說，在一項(xiàng)龐大金額的工程預(yù)算報告中，每項(xiàng)工程條目的預(yù)算支出，動輒以千萬元計算，此時在費(fèi)用中有一筆5,000多萬的預(yù)算，其中一項(xiàng)材料用量，可能因?yàn)樗褂玫挠嬎愎讲煌?，而有一個百分點(diǎn)的誤差，造成總經(jīng)費(fèi)多出300元的差異。    于是，主事者為了追查這300元的差異是否正確，要求核價人員加班重新計算，以求出真正預(yù)算的金額。P3-6

編輯推薦

通?！皶r間管理”一詞給我們的印象是，高效率的時間利用，最好能一天24小時不休息，把一天當(dāng)成兩天用，不讓時間平自流失，好像非把時間充分的運(yùn)用，才算是好的時間管理。因此，生怕時間流逝，只能努力把握時間拼命工作，將自己搞得非常辛苦忙碌；不讓時間休息，其實(shí)是不敢讓自己休息，因?yàn)橐挥锌臻e，就怕會被認(rèn)為是沒有效率的人。    《不加班的生活(3:8黃金時間管理術(shù))》(作者丁成靈)告訴你如何只用3小時完成每天8小時的工作！

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