高級(jí)文秘崗位培訓(xùn)手冊(cè)

內(nèi)容概要

　　日常事務(wù)處理、必備基本技能、會(huì)務(wù)管理、文書(shū)寫(xiě)作、健康安全、實(shí)用文秘英語(yǔ)……《高級(jí)文秘崗位培訓(xùn)手冊(cè)》通過(guò)全面闡述高級(jí)文秘的崗位職責(zé)、崗位要求、管理技能和實(shí)操技巧，教你快速掌握各種專業(yè)知識(shí)，做一個(gè)既專業(yè)又全能的多面手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更高效地完成工作！
　　《高級(jí)文秘崗位培訓(xùn)手冊(cè)》由王宏、廖天編著。

作者簡(jiǎn)介

　　王宏，曾在慧聰廣告公司從事廣告業(yè)務(wù)三年，而后進(jìn)入某酒店管理集團(tuán)從事酒店銷售管理、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)等工作兩年，擁有豐富的業(yè)務(wù)拓展實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，熟悉酒店管理工作。目前任北京弗布克管理咨詢有限公司培訓(xùn)課程開(kāi)發(fā)師，主要從事銷售人員培訓(xùn)課程開(kāi)發(fā)、高校營(yíng)銷類課程課件開(kāi)發(fā)和企業(yè)營(yíng)銷E—LEARNING培訓(xùn)課程開(kāi)發(fā)。具有多年管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，曾任函電企業(yè)管理咨詢有限公司培訓(xùn)師。

書(shū)籍目錄

第一章　高級(jí)文秘崗位認(rèn)知
　第一節(jié)　高級(jí)文秘崗位描述
　　一、文書(shū)寫(xiě)作與處理實(shí)務(wù)
　　二、會(huì)務(wù)組織與管理
　　三、文件資料管理與運(yùn)用
　　四、信息檔案管理
　　五、人際溝通與工作協(xié)調(diào)
　　六、訪客接待
　　七、協(xié)助上司
　第二節(jié)　高級(jí)文秘崗位要求
　　一、業(yè)務(wù)要求
　　二、知識(shí)要求
　　三、能力要求
　　探究·思考
第二章　必備基本技能
　第一節(jié)　計(jì)劃管理能力
　　一、目標(biāo)與計(jì)劃制訂要點(diǎn)
　　二、任務(wù)展開(kāi)，組織實(shí)施計(jì)劃
　　三、設(shè)置計(jì)劃控制點(diǎn)，糾正偏差
　第二節(jié)　時(shí)間管理能力
　　一、了解自身時(shí)間管理的狀況
　　二、擬制工作計(jì)劃
　　三、制定并運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序
　第三節(jié)　成本控制能力
　　一、合理使用辦公用品
　　二、正確使用辦公設(shè)備
　　三、利用網(wǎng)絡(luò)辦公
　第四節(jié)　溝通協(xié)調(diào)能力
　　一、溝通方式
　　二、溝通技巧
　　三、溝通的基本要求
　　四、上司之間溝通協(xié)調(diào)
　　五、部門之間溝通協(xié)調(diào)
　　六、同事關(guān)系的協(xié)調(diào)
　　探究·思考
第三章　日常事務(wù)處理
　第一節(jié)　文件收發(fā)
　　一、郵件收進(jìn)的程序和要求
　　二、郵件的發(fā)出
　第二節(jié)　電話處理
　　一、電話接聽(tīng)
　　二、電話打出
　　三、電話信息系統(tǒng)
　第三節(jié)　接待工作
　　一、接待工作的基本任務(wù)
　　二、接待工作的一般程序
　　三、接待的具體工作
　第四節(jié)　文檔處理
　　一、文檔分類
　　二、文檔存儲(chǔ)
　　三、文檔查閱
　　四、文檔分裝
　　五、文檔銷毀
　　六、文檔保密
　第五節(jié)　信息管理
　　一、基本信息收集工作流程
　　二、信息系統(tǒng)建立
　　三、信息系統(tǒng)維護(hù)
　　四、信息系統(tǒng)利用
　　五、信息系統(tǒng)保密
　第六節(jié)　印信管理
　　一、印章管理
　　二、介紹信管理
　第七節(jié)　商旅活動(dòng)安排
　　一、做好充分的旅行準(zhǔn)備
　　二、房票
　　三、與上司一起旅行
　　四、旅行結(jié)束事務(wù)
　第八節(jié)　做好上司服務(wù)
　　一、制訂工作計(jì)劃
　　二、合理安排約見(jiàn)
　　三、巧妙擋駕
　　四、及時(shí)提示和督促上司
　第九節(jié)　受命督察工作
　　一、督察工作的特點(diǎn)
　　二、督察工作的主要方式
　　三、督察工作的主要步驟
　　四、督察工作的主要內(nèi)容
　　五、督察工作的注意事項(xiàng)
　　探究·思考
第四章　會(huì)務(wù)管理
　第一節(jié)　做好會(huì)前準(zhǔn)備
　　一、工作交接
　　二、明確會(huì)議的類型
　　三、通知與會(huì)人員參加會(huì)議
　　四、會(huì)務(wù)人員分工與監(jiān)控協(xié)調(diào)
　　五、會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算
　　六、明確會(huì)議議程
　　七、安排住宿、餐飲、用車
　　八、會(huì)場(chǎng)布置．
　　九、做好新聞發(fā)布工作
　　十、進(jìn)行全面的會(huì)前檢查
　第二節(jié)　會(huì)議期間的工作
　　一、檢查一切會(huì)議資源準(zhǔn)備情況
　　二、客戶接待
　　三、會(huì)務(wù)資料管理
　　四、會(huì)議保密管理
　　五、費(fèi)用管理
　　六、議程跟蹤
　　七、編寫(xiě)會(huì)議記錄與會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)
　　八、突發(fā)性事件處理
　第三節(jié)　會(huì)后整理工作
　　一、會(huì)場(chǎng)檢查
　　二、會(huì)場(chǎng)清理
　　三、會(huì)務(wù)組退房進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算
　　四、會(huì)議效果的調(diào)查和總結(jié)
　　五、會(huì)議文件的收退
　　六、會(huì)議文件的立卷歸檔
　　探究·思考
第五章文書(shū)寫(xiě)作
　第一節(jié)　事務(wù)文書(shū)寫(xiě)作
　　一、計(jì)劃的撰寫(xiě)
　　二、總結(jié)的撰寫(xiě)
　　三、述職報(bào)告的撰寫(xiě)
　　四、通知的撰寫(xiě)
　　五、申請(qǐng)書(shū)的撰寫(xiě)
　　六、講話稿的撰寫(xiě)
　第二節(jié)　禮儀文書(shū)寫(xiě)作
　　一、感謝信
　　二、慰問(wèn)信
　　三、賀信
　　四、歡迎詞、歡送詞、答謝詞
　　五、訃告
　　六、悼詞
　　七、賀幛
　　八、挽幛
　第三節(jié)　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作
　　一、名稱運(yùn)用要求
　　二、數(shù)字運(yùn)用要點(diǎn)
　　三、計(jì)量單位運(yùn)用規(guī)范
　　四、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)運(yùn)用規(guī)范
　　探究·思考
第六章　健康安全
　第一節(jié)　職業(yè)健康安全
　　一、保持工作環(huán)境整潔安全
　　二、將常用和不常用物品放在適當(dāng)?shù)奈恢?br />　　三、無(wú)法控制的工作條件處理
　　四、安全、恰當(dāng)?shù)靥幚硎Ｓ辔锲?br />　　五、意外事故或緊急情況應(yīng)對(duì)
　第二節(jié)　消防知識(shí)
　　一、防止發(fā)生火災(zāi)的方法
　　二、報(bào)火警的方法
　　三、滅火器的使用
　　四、逃生十法
　第三節(jié)　初級(jí)救護(hù)知識(shí)
　　一、止血法
　　二、搬運(yùn)法
　　三、常見(jiàn)創(chuàng)傷的處理原則
　　探究·思考
第七章　實(shí)用文秘英語(yǔ)
　第一節(jié)　電話
　　一、接聽(tīng)電話
　　二、通話人不在或沒(méi)空的情形
　　三、時(shí)間讀法
　第二節(jié)　日常事務(wù)處理
　　一、處理信函
　　二、制定活動(dòng)日程
　　三、安排出差
　　四、聯(lián)系送件
　　五、安排約會(huì)
　　六、接待來(lái)訪
　　七、檔案管理
　第三節(jié)　會(huì)務(wù)管理
　　一、談?wù)摃?huì)議準(zhǔn)備情況
　　二、安排會(huì)務(wù)活動(dòng)
　　三、會(huì)議通知
　　四、會(huì)議議程
　　探究·思考
附錄
　總自檢
　常用工具表單
　參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　1.溝通協(xié)調(diào)時(shí)的原則 （1）從屬原則 高級(jí)文秘的職位與工作性質(zhì)決定了其是專為上司當(dāng)參謀、做服務(wù)的，因此，協(xié)調(diào)工作主要是高級(jí)文秘協(xié)助上司做好協(xié)調(diào)工作。這個(gè)角色就是從屬角色，既要主動(dòng)，又不能越權(quán)；既要負(fù)責(zé)，又不能專權(quán)?！　。?）有據(jù)可依原則 高級(jí)文秘在協(xié)調(diào)過(guò)程中必須堅(jiān)持原則。協(xié)調(diào)是一個(gè)消除分歧、化解矛盾、理順關(guān)系、統(tǒng)一步調(diào)的過(guò)程，而不是個(gè)人意志。這一點(diǎn)，高級(jí)文秘尤其要幫助上司認(rèn)識(shí)并做到。因?yàn)橹挥械玫缴纤镜恼J(rèn)可，協(xié)調(diào)才有效。　?。?）調(diào)查研究原則 這是協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。任何問(wèn)題的發(fā)生都要用實(shí)事求是的態(tài)度進(jìn)行分析，然后提出協(xié)調(diào)意見(jiàn)，這樣才有針對(duì)性、實(shí)效性、公正性?！　。?）分級(jí)負(fù)責(zé)制原則 這要求高級(jí)文秘在協(xié)調(diào)時(shí)，應(yīng)分清職責(zé)權(quán)限，依照職權(quán)范圍，分級(jí)處理好各部門的矛盾，在各自負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)通過(guò)協(xié)調(diào)給予解決，而不是什么事都要上司拍板。當(dāng)然，對(duì)于確實(shí)重要、確實(shí)需要由上司出面解決的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)、實(shí)事求是地匯報(bào)并提供參考意見(jiàn)，為上司做好協(xié)調(diào)，做好服務(wù)。　　2.溝通協(xié)調(diào)的方法 （1）相關(guān)分析處理法 就是分析某項(xiàng)工作的相關(guān)因素，解決和處理其相關(guān)方面的事項(xiàng)，以達(dá)到協(xié)調(diào)目的?！　。?）明確崗位責(zé)任法 在公司各職能部門之間，通過(guò)高級(jí)文秘的協(xié)調(diào)，明確職責(zé)、合理分工、相互配合，避免推諉扯皮現(xiàn)象?！　。?）事先相互通氣法 有些工作任務(wù)，高級(jí)文秘人員可事先向有關(guān)方面通通氣，說(shuō)明情況和道理，使承擔(dān)任務(wù)的部門有思想準(zhǔn)備，然后再進(jìn)行協(xié)調(diào)，效果會(huì)更好。　?。?）協(xié)調(diào)一致法 協(xié)調(diào)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)被協(xié)調(diào)者各方在認(rèn)識(shí)和觀點(diǎn)上的分歧，有時(shí)可能會(huì)相當(dāng)大。這時(shí)，協(xié)調(diào)者應(yīng)采取求同存異的方法，在分歧中找共同點(diǎn)，提出部門能接受的方案，促使協(xié)調(diào)成功?！　×⑼玛P(guān)系的協(xié)調(diào) 同事關(guān)系的協(xié)調(diào)是為了彼此配合，形成工作上的整體合力?！　∥拿厥巧纤九c同事問(wèn)的橋梁，她（他）要傳達(dá)上司的批示給同事，又要反映同事的意見(jiàn)給上司。由于文秘的特殊地位，要處理好與同事的關(guān)系，有許多難處。通常上司有任何意見(jiàn)，尤其是某些他本身不愿意親自表達(dá)的看法，都讓文秘去傳達(dá)。例如，當(dāng)傳達(dá)上司的不滿或責(zé)備給那些有怠慢表現(xiàn)的同事時(shí)，文秘自然成了不受歡迎的人物。同時(shí)，文秘是上司的助手，經(jīng)常在一起，同事往往認(rèn)為她（他）與上司站在同一條線上而與其疏遠(yuǎn)。尤其是缺點(diǎn)較多的上司，同事往往對(duì)其秘書(shū)也有意見(jiàn)?！　〉?，與同事愉快地相處卻是文秘上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)中十分重要的環(huán)節(jié)，必須合理地進(jìn)行處理?！　〉谝?，了解同事是與其和諧相處最起碼的條件?！　∶课煌碌某砷L(zhǎng)背景和工作習(xí)慣都各不相同，文秘應(yīng)通過(guò)人事資料或日常交談，了解他們的家庭背景、人生態(tài)度、專長(zhǎng)、能力及個(gè)性、興趣等。了解得愈清楚，愈能應(yīng)付自如。　　第二，與同事打成一片?！　∨c同事合作，雖然單位里每個(gè)人的工作任務(wù)有所不同，但共同目標(biāo)是搞好工作，文秘應(yīng)善于和同事合作，彼此支持，彼此體諒，共同提高。　　第三，對(duì)同事一視同仁。　　有些人往往因?yàn)閭€(gè)性接近、志趣相同、談得來(lái)而感情較好，文秘與同事之間也有這種現(xiàn)象發(fā)生。雖然這是正?，F(xiàn)象，但其他同事卻不這么認(rèn)為，可能會(huì)認(rèn)為你厚此薄彼，搞小團(tuán)體主義。因此，工作時(shí)，文秘與任何同事之間，要保持等邊距離，也就是對(duì)同事要一視同仁，絕不徇私。這樣才不會(huì)贏得了這位同事的友誼，卻引起其他同事的反感?！　〉谒?，注意并欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)?！　∶课煌露加袃?yōu)點(diǎn)，應(yīng)充分肯定，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候加以贊美，切莫妒忌；對(duì)同事的過(guò)失切不要貿(mào)然指責(zé)或宣揚(yáng)，必要時(shí)可在個(gè)別談心時(shí)誠(chéng)懇地指出。　　第五，以正確的態(tài)度對(duì)待同事的稱贊、批評(píng)與妒忌?！　∥拿鼐佑谏纤九c同事之間，其工作性質(zhì)的特殊，已如前述。文秘角色不好當(dāng)，稍有不慎，即會(huì)引起同事議論。因此，要時(shí)時(shí)處處謹(jǐn)慎小心，若同事稱贊，不必太高興，更莫喜形于色，而應(yīng)在各方面嚴(yán)格要求自己，博得更多的好感；若受批評(píng)，無(wú)須太灰心，有則改之，無(wú)則加勉；若被嫉妒，不要介意，而應(yīng)看成是生活常有現(xiàn)象，泰然處之。如容不得委屈，對(duì)人暴跳如雷，則是缺乏修養(yǎng)的表現(xiàn)。　　第六，做好上司與同事的意見(jiàn)溝通工作。　　文秘常在上司與同事之間起著居中協(xié)調(diào)及上下意見(jiàn)溝通的作用，這項(xiàng)工作極為艱巨。當(dāng)傳達(dá)上司的意旨給全體同事時(shí)，稍不留心，言辭過(guò)重，便有發(fā)號(hào)施令的嫌疑。這時(shí)，要注意自己的態(tài)度、語(yǔ)氣。若是傳達(dá)不受歡迎的意見(jiàn)給同事時(shí)，最好能在談笑之間完成。反映同事的意見(jiàn)給上司時(shí)，要先深入地觀察、分析、衡量得失，然后再作結(jié)論，并如實(shí)反映，不添油加醋，不摻雜自己的見(jiàn)解，言辭要得體。防止激化同事與上司之間的矛盾，被同事誤認(rèn)為你打小報(bào)告?！　?hellip;…

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