A4紙工作法

前言

本書是為那些由于上司制定了很高的目標(biāo)，而不得不加班的上班族而寫。實際上，在數(shù)年前，我自己也是上班族中的一員。當(dāng)時的我為了從這種狀況中解脫出來，實踐了一些工作法，這本《A4紙工作法》就是我這些工作法總結(jié)，以便大家使用。這是一種劃時代的工作法，我們只要填寫一張適合相應(yīng)目的、用途的A4紙大小的各種表單，就可以大幅提高工作效率。這些表單是我以參與下列項目的經(jīng)驗為基礎(chǔ)而編寫的，包括三菱地所（從事房地產(chǎn)業(yè)）企劃的“振興丸內(nèi)項目”、在軟銀負(fù)責(zé)的“與海外企業(yè)的合作”、“日本債券信用銀行（現(xiàn)在的Aozora銀行）的收購”、“納斯達(dá)克市場（現(xiàn)在的大正。Hercules市場）的創(chuàng)建”、“YA-HOO！ BB事業(yè)部”等。而且。這里面不但包括了我自己創(chuàng)立風(fēng)險事業(yè)“TR。ION株式會社”時積累的經(jīng)驗，還包括我曾作為董事時在東證一部和MOTH-ERS上市企業(yè)的見識。

內(nèi)容概要

　　《A4紙工作法》是作者為那些為了完成既定目標(biāo)，不得不拼命加班，工作效率低下的上班族們寫的一份“提高效率工作手冊”，全書實用性和適用性都很強(qiáng)。作者在書中所提到的“A4紙工作法”在日本的很多大型企業(yè)都得到了推廣，并深受職場一族的熱烈追捧?！　∽x完《A4紙工作法》，相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙，開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃！

作者簡介

作者：(日本)三木雄信 譯者：張海燕三木雄信：日本旗艦企劃株式會社董事長兼社長1972年出生于福岡縣畢業(yè)千東京大學(xué)經(jīng)濟(jì)系經(jīng)營科曾任軟銀株式會社董事長孫正義的助理東京大學(xué)研究生院新領(lǐng)壤創(chuàng)生科學(xué)研究科客座講師著有《軟銀“常理之外”的成功法則》

書籍目錄

前言序——會工作的人能夠?qū)ⅰ癆4紙”運用自如第1章 用“一張A4紙”充實你的職業(yè)生涯——時間&工作的管理法●日程管理表單將工作日程整理到A4紙上根據(jù)A4日程管理表召開例行會議●時間損耗劃分表單從A4紙看出時間損耗●先后順利劃分表單用A4紙劃分工作的先后順序●讓人安心入睡的二分法表單A4紙讓您安睡到天亮第2章 用“一張A4紙”鍛煉思考能力——思考能力強(qiáng)化法●簡要流程圖用A4紙改善業(yè)務(wù)流程●魚骨圖用A4紙找出改善業(yè)務(wù)的要點●模塊化表單用A4紙．改善公司內(nèi)部體制●邏輯學(xué)樹狀圖把邏輯整理到一張A4紙上●矩陣圖用A4紙．分享會議要點●選擇樹狀圖用A4紙幫忙做決策第3章 用“一張A4紙”激發(fā)創(chuàng)意——企劃能力強(qiáng)化法●創(chuàng)意相乘表用A4激發(fā)創(chuàng)意●相似概念表單用A4紙，從概念中找創(chuàng)意●HopStepJump表單用A4紙開發(fā)商品及服務(wù)●腦力風(fēng)暴表單運用A4紙，施展腦力風(fēng)暴●創(chuàng)意檢查表單用A4紙．多角度激發(fā)創(chuàng)意●將創(chuàng)意具體化的三角圖表用A4紙，從無到有第4章 用“一張A4紙”掌握各種能力——寫作．說話&學(xué)習(xí)●出差報告表單將出差報告總結(jié)到A4紙上●提案策劃表單提案開場自只需一張A4紙●演講表單用A4紙寫演講稿●故事化表單用A4紙讓長篇大論變得有趣●談判能力表單用A4紙強(qiáng)化談判能力●提高英語能力表單用A4紙?zhí)岣咄庹Z學(xué)習(xí)能●循環(huán)學(xué)習(xí)表單用A4紙?zhí)岣哂洃浟Α袢址ㄩ喿x表單用A4紙?zhí)岣唛喿x效率第5章 用“一張A4紙”掌握會議流程——會議技巧●會議通知表單在A4紙上整理會議通知●會議目的、議案表單在A4紙上整理會議目的及議案●會議守則表單用A4紙端正會議禮儀●會議座位更換表單用A4紙改變會議氣氛●速成會議記錄在A4紙上整理會議記錄●議案提案表單用A4紙避免會后糾紛●會議情況反饋表單用A4紙對會議進(jìn)行反饋第6章 用“一張A4紙”激勵人心——領(lǐng)導(dǎo)能力強(qiáng)化法●計劃、自我管理表單用A4紙讓部下們斗志倍增（上）用A4紙讓部下們斗志倍增（下）●成效、自我管理表單用A4紙讓部下振作起來●部門與成員的季度目標(biāo)分析表單用A4紙可管理整個部門●業(yè)務(wù)管理表單用A4紙防止信息誤傳第7章 用“一張A4紙”乘風(fēng)破浪——職場生涯規(guī)劃技巧●人生循環(huán)分析表單用A4紙把握人生起落●人生計劃表單用A4紙規(guī)劃人生●十年計劃表單用A4紙規(guī)劃今后十年●年度計劃表單用A4紙規(guī)劃今年●每日規(guī)則表單用A4紙管理自我●榜樣人物表單把學(xué)習(xí)榜樣列到A4紙上●人際關(guān)系密度表單用A4紙強(qiáng)化人脈附表

章節(jié)摘錄

第1章用“一張A4紙”充實你的職業(yè)生涯——時間&工作的管理法●日程管理表單將工作日程整理到A4紙上對于商務(wù)人士來說，日程筆記是不可或缺的東西。你的筆記上也記滿了“某月某日上午十點，與A公司的A社長會談”、“某月某日下午兩點到三點，銷售會議”、“某月某日下午兩點，8公司的B來公司拜訪”之類的事情吧。如果事情都能夠按計劃進(jìn)行，大家就不會覺得苦惱了。但是，能夠按計劃進(jìn)行的概率大約為六成左右?？梢哉f剩下的四成會由于對方的原因或出現(xiàn)突發(fā)事件而不得不改期，如“由于A公司社長時間安排不開，會談延期了”、“銷售會議時間延長，直到傍晚五'點才結(jié)束”等。而且，如果僅注意每天的日程安排，就會忘記留意每月、每周應(yīng)該做的事情，有時甚至可能出現(xiàn)大的紕漏。因此，我推薦大家使用一張A4紙的“日程管理表單”。這張表分為每月表和每周表。我首先來介紹每月表的要點，我們首先從記錄兩到三個月跨度的工作目標(biāo)開始做起。這個時候，目標(biāo)要以名詞性詞語結(jié)句。這樣，我們就可以對應(yīng)該做什么有印象了。如果用文章的形式記錄目標(biāo)，就會使目標(biāo)變得有些模糊，而且很有可能導(dǎo)致目標(biāo)無法實現(xiàn)或時間延遲。比如：“五月下旬'新產(chǎn)品的宣傳活動”“在此之前'新產(chǎn)品的說明書”然后，我們要思考一下“為了完成這個目標(biāo)，以周為單位必須要做的事情”，并將其作為每周目標(biāo)記錄到A4紙上。為了能在5月下旬開展新產(chǎn)品的宣傳活動，必須在4月中旬之前確定好預(yù)算，并將內(nèi)容歸納總結(jié)一下。也就是說，要在3月下旬之前總結(jié)出計劃書，在本部長會議上提出來，并得到批準(zhǔn)。為此，需要對同行業(yè)其他公司的動向進(jìn)行調(diào)查。3月的第一周調(diào)查A公司，第二周調(diào)查B公司，如果有時間，C公司也調(diào)查一下。這樣一來，就可以試著將自己公司的產(chǎn)品有別于其他公司的產(chǎn)品。在5月下旬之前必須制作完成的新產(chǎn)品說明書也是一樣，我們?nèi)绻芤灾転閱挝患?xì)分工作步驟，這種情況下“應(yīng)該做的事情”就同樣清楚明了了。為了能在5月下旬之前完成新產(chǎn)品的說明書，必須在4月下旬之前制作好設(shè)計方案和復(fù)印件。因此，需要在3月下旬之前做好最終稿（設(shè)計樣本）。這樣一來，就不會稀里糊涂了。3月的第一周與設(shè)計師和攝影師碰面，在第二周完成攝影，第三周如果不委托設(shè)計師完成最終稿的制作……將以上內(nèi)容作為每周目標(biāo)記錄到A4紙上。我們首先要在日程管理表單上寫上最終目標(biāo)；接著，寫每月目標(biāo)；然后再詳細(xì)地寫出每周目標(biāo)。而且，每個每周上要標(biāo)注日期。在每周目標(biāo)中，考慮好是否需要先做某件事，確定好每個每周目標(biāo)的日期順序是很重要的。而且，如果是由自己負(fù)責(zé)，則寫上自己，如果是需要委托某人做的事情，則寫上相應(yīng)的人名。而且，我們要在現(xiàn)狀一欄記錄上每周例行會議（后述）上的實際情況。結(jié)束了的事情則記錄上“結(jié)束”，已經(jīng)委托某人辦理的事情則記錄上“已委托”。我之所以說每周目標(biāo)很重要，是因為大部分人會以一周為單位制定日程安排。這樣做不僅能使自己輕松掌握日程安排，還意味著容易與他人進(jìn)行時間上的協(xié)調(diào)。原本與設(shè)計師、攝影師約定在周二碰面，但如果有急事，就有可能將碰面日期改到另外一天，而這樣做并不會打亂這一周的計劃。也就是說，這樣做有一個優(yōu)勢，那就是不必為這件事手忙腳亂，只要不將這件事拖到下周以后就可以。因此，我們需要養(yǎng)成抓住“尾巴”、將這一周應(yīng)該做的事情在周五前做完的習(xí)慣。先下手為強(qiáng)！你也趕快將日程管理總結(jié)到一張A4紙上，使宏觀目標(biāo)細(xì)化成微觀目標(biāo)，從投入到以周為單位的工作中做起吧。這樣一來，即使由于對方的有事或出現(xiàn)突發(fā)事件而不得不改變?nèi)粘?，你也不用因為這些事而煩惱了，而且這樣應(yīng)該能夠?qū)⒛芰烤奂綉?yīng)該做的事情上。根據(jù)A4日程管理表召開例行會議我在前一節(jié)敘述了一張A4紙日程管理表單的重要性，但有一點我還要說明一下，即盡量與單位的同事共享此日程管理表單。之所以要這樣做，是因為一旦突然有事，無法脫身，你就需要他人的支持和幫助，如“讓后輩幫忙調(diào)查A公司的事情吧”、“讓同事代替我去與新產(chǎn)品的攝影師碰面吧”。而且，如果這一天后輩和同事也有安排，無法脫身的話，該怎么辦呢？這方面的協(xié)調(diào)非常麻煩，而且這樣做會導(dǎo)致日程安排亂成一片。因此，即使是從預(yù)防這種情況發(fā)生的意義上來說，我也希望大家能夠與單位的同事、項目組員們開每周例行會議，互相報告、確認(rèn)下周的日程安排。而且，我們還要根據(jù)對方的日程安排調(diào)整自己的日程。這樣一來，彼此的業(yè)務(wù)便可順利進(jìn)行了。不僅如此，如果能跟攝影師溝通一下，對“這周末無論如何也要使用某某照片，所以請求將攝影日程安排到這周的中間”一事進(jìn)行確認(rèn)，也能夠起到防止自己業(yè)務(wù)延遲的作用。而且，如果事先知道“他下周有一件無法推辭的重要事情，所以那天就不要委托他做其他事情了”這一情況，至少可以留意一下。這一點對對方來說也是一樣。有的時候，可能需要你去幫忙做一件事情，這樣一來，對對方也是一種幫助。這對雙方都有利。關(guān)于每周例行會議的召開日期和時間，我建議大家盡量在周五下午一上班的時候就舉行。這是因為如果有件事必須在這周之內(nèi)完成，周五上午你一定會擔(dān)心這件事，對于例行會議，就會變得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚時分必須做好周末上班的準(zhǔn)備，或是調(diào)整下周的日程，也可能對例行會議心不在焉。在這里，重要的是建立一種體制，即每個人都以一種非常積極的心態(tài)參加例行會議，并互相了解一下對方的日程安排，以便在必要的時候能夠互相幫助。只有做到這一點，你的一張A4紙“日程管理表單”才會如虎添翼，變得更加完美。從A4紙看出時間損耗人或多或少都會有口頭禪，如果是由于過度使用電腦而肩酸、腰痛的人，口頭禪會是“累了”、“好疲憊”；如果是氣量狹小的人，口頭禪會是“好擔(dān)心啊”、“好不安啊”、“不會有事吧”等等。說到商務(wù)人士用的最多的口頭禪，多半是“太忙了”、“好難”吧。某化妝品公司宣傳室的K科長就是如此。他嘴里一天到晚念叨著“太忙了”、“好難”，并總是把這種牢騷掛在嘴邊?！敖裉焐衔纾瑢W(xué)生時代的朋友突然來訪，所以我去跟他一起吃午飯，他跟我聊到了再就業(yè)的事情。因此，我浪費了將近兩個小時的時間?！薄拔一撕芏鄷r間修改新產(chǎn)品的說明，今天又要加班了。對了對了，我還得查看一下郵件……”但是，在我看來，這是他自作自受，自己勒自己的脖子。因為K科長只不過是自己給自己添忙罷了。是他自己在不知不覺中浪費了時間。這到底是怎么回事呢，其實我們只要將這些事情歸納成一個“時間損耗劃分表單”，就立刻能看到問題所在了。首先，我們要回憶一下自己最近一周的日程安排，我們從記錄每天的日程做起。這里面也包括不速之客、計劃外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在當(dāng)初制定的計劃基礎(chǔ)上，加上改期之后的日程安排，并將其打印出來。接著我們便可以在此基礎(chǔ)上，看看它屬于以下四種情況中的哪一種。①本不應(yīng)該插進(jìn)來的事情②本可以匯總的事情③本可以委托他人做的事情④本可以通過與人商量簡化的事情我按順序來說明一下吧。①中的“本不應(yīng)該插進(jìn)來的事情”，指本可以根據(jù)自己的判斷排除掉的安排。以K科長為例，學(xué)生時代的友人來與之商量再就業(yè)的事情，結(jié)果浪費了將近兩小時的時間一事便屬于這種情況。但我認(rèn)為，如果事先確認(rèn)一下有何事，說一句“能不能日后再詳談”，這兩個小時的時間就可以大幅縮短，甚至變成零。②中的“本可以匯總的事情”，是指本可以根據(jù)自己的判斷壓縮的事情。查看郵件等事情便是很好的例子，利用被打亂了的時間去做這種事情，就會浪費時間。如果能事先確定好早上、下午或傍晚查看郵件，便可以節(jié)約20％～30％的時間。③中的“本可以委托他人做的事情”，是指本可以拜托他人幫忙做的事情。以K科長為例，修改新產(chǎn)品說明書上所要記載的說明而花費了很多時間一事便屬于這種情況。這些事情只要交給部下或后輩人去做，花費的時間就會大幅縮短，或是變成零。④中的“本可以通過與人商量簡化的事情”，是指通過與人商量來省掉等待或行路等時間，從而縮短浪費的時間?？傊?，如果我們能將過去的時間損耗作為一種數(shù)據(jù)捕捉到，并分析其屬于這四種情況中的哪一種，然后記錄到一張A4紙上，今后再遇到類似的情況時，我們就可以將其作為一種參考，應(yīng)對方法自然也就明了了。

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