文秘工作實(shí)用大全

前言

　　隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的日漸繁榮，社會(huì)關(guān)系的多樣化、復(fù)雜化，文秘工作越來越重要，成為上承下達(dá)、溝通各個(gè)部門的必要環(huán)節(jié)。所以，文秘工作者面臨著艱巨繁重的工作任務(wù)，他們需要迅速提高文秘工作能力，優(yōu)質(zhì)高產(chǎn)地完成各項(xiàng)工作。　　文秘工作本身就是一門藝術(shù)，它需要像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；像政治家一樣有靈敏的頭腦；像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)；有良好的速記能力以及文字功底；諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；能熟練地對各種文件資料進(jìn)行整理歸類?！　】梢?，文秘工作本身是豐富的，對從業(yè)人員的要求是全面的?！　∮幸粋€(gè)著名文秘工作者說過一段引人深思且極富啟迪的話：“任何時(shí)代的進(jìn)步，其實(shí)都只是工具的進(jìn)步史。任何人的進(jìn)步，其實(shí)都是善于借用一切外力的進(jìn)步?！薄　榇?，我們特組織編寫了本書?！　”緯亟榻B了文秘工作人員所應(yīng)掌握的基本工作及其操作方法，內(nèi)容包括文秘職業(yè)概述、文秘人員的素質(zhì)要求和文秘一般所擔(dān)任的領(lǐng)導(dǎo)的日常工作安排、協(xié)調(diào)、文書寫作、檔案管理與保密等工作?！　”緯€注重實(shí)用性和適用性，書中配有大量職業(yè)文秘鮮活、生動(dòng)的實(shí)例，讓當(dāng)文秘的你對所處行業(yè)有個(gè)更加直觀的感受。同時(shí)，本書的語言通俗易懂。使讀者一看就懂，一學(xué)就會(huì)，從而出色地完成文秘工作。　　總之，本書從最實(shí)用、最方便的角度將文秘工作要領(lǐng)呈現(xiàn)給讀者，可使每一位閱讀本書的文秘工作者工作起來更加有效、更加有章可循?！　≡诒緯木帉戇^程中，參考了一些相關(guān)資料，在此表示誠摯的謝意。由于編者水平有限，書中難免有紕漏和不足之處，敬請廣大讀者予以批評、指正！

內(nèi)容概要

　　本書著重介紹了文秘工作人員所應(yīng)掌握的基本工作及其操作方法，內(nèi)容包括文秘職業(yè)概述、文秘人員的素質(zhì)要求和文秘一般所擔(dān)任的領(lǐng)導(dǎo)的日常工作安排、協(xié)調(diào)、文書寫作、檔案管理與保密等工作，還配有大量的職業(yè)文秘鮮活、生動(dòng)的實(shí)例。

作者簡介

　　張保忠：中國公文寫作研究會(huì)主要?jiǎng)?chuàng)始人之一，曾任該會(huì)秘書長、常務(wù)副會(huì)長等職多年，現(xiàn)任中國公文寫作研究會(huì)顧問組組長、中國公文學(xué)研究所所長、研究員。退休前，一直工作在秘書工作崗位上，從事公文研究多年，上世紀(jì)80年代初開始出版作品，現(xiàn)已出版公文寫作、公文處理等方面的圖書多部。

書籍目錄

第1章 機(jī)遇無限的文秘職業(yè)
　1.1 充滿機(jī)遇的文秘職業(yè)
　1.2 類型豐富的文秘職業(yè)
　1.3 造就成功的文秘
第3章 學(xué)會(huì)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖
　3.1 了解你的領(lǐng)導(dǎo)
　3.2 領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的3大原則
　3.3 用心去領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)
第4章 掌握辦公室說話技巧
　4.1 不同場面的不同說話技巧
　4.2 說話中的注意事項(xiàng)
　4.3 巧妙運(yùn)用各種策略說服他人
第5章 善于處理身邊的關(guān)系
　5.1 協(xié)調(diào)自己與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
　5.2 與同事和平相處
　5.3 協(xié)調(diào)單位、部門間的關(guān)系
第6章 巧妙管理日常事務(wù)
　6.1 制定周密的工作計(jì)劃
　6.2 妥善安排出差、旅行
　6.3 搞好會(huì)議工作
第7章 檔案管理工作要做好
　7.1 檔案管理概要
　7.2 檔案管理要求
　7.3 檔案管理的規(guī)范制度
第8章 文秘必備能力——文書寫作能力
　8.1 公文寫作必備常識(shí)
　8.2 政務(wù)類文書
　8.3 事務(wù)類文書
　8.4 經(jīng)濟(jì)文書
　8.5 禮儀文書
　8.6 論說文
　8.7 新聞文體
第2章 辦公室文秘素質(zhì)剖析
　2.1 文秘的性格內(nèi)外兼具
　2.2 文秘必備的13大才能
　2.3 文秘具備的平和心態(tài)
　2.4 端莊得體的文秘形象
　2.5 良好的職業(yè)操守
　2.6 不斷提高自身修養(yǎng)

章節(jié)摘錄

　　1.1充滿機(jī)遇的文秘職業(yè)　　文秘職業(yè)古已有之。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國當(dāng)今各行各業(yè)的興旺發(fā)達(dá)，使文秘職業(yè)呈現(xiàn)出無比的生機(jī)，成為一個(gè)充滿機(jī)遇的職業(yè)。一、這些重要人物都曾經(jīng)當(dāng)過文秘　　你知道嗎，許多重要的人物都曾經(jīng)當(dāng)過文秘。他們這一段文秘工作往往成為他們偉大事業(yè)的起點(diǎn)?！　⌒轮袊拈_國領(lǐng)袖毛澤東，雄才大略，集政治家、軍事家、革命家、文學(xué)家、書法家于一身，他早年也曾經(jīng)當(dāng)過文秘。在中國共產(chǎn)黨的第一次代表大會(huì)上，他就兼做大會(huì)文秘，是中國共產(chǎn)黨正式成立以后的第一個(gè)做文秘工作的干部。1923年，他又成為黨中央的第一位文秘?！　√幨轮苊芗?xì)致的政治家、外交家，共和國的第一任總理周恩來，也曾經(jīng)當(dāng)過文秘。他長期主持和領(lǐng)導(dǎo)文秘、機(jī)要和保密工作，正是由于他的提議，1931年中國共產(chǎn)黨早年的領(lǐng)袖級(jí)人物瞿秋白起草了《文書處置辦法》，成為中國共產(chǎn)黨文秘工作早期的準(zhǔn)則之一?！　∪五鰰r(shí)同志在抗日戰(zhàn)爭期間，曾擔(dān)任過中央文秘長，直接領(lǐng)導(dǎo)中央文秘處的工作。　　中國改革開放的總設(shè)計(jì)師鄧小平早年在上海期間，曾多年擔(dān)任黨中央文秘長，領(lǐng)導(dǎo)文秘處工作。　　鄧穎超曾經(jīng)兼任蘇區(qū)中央局第一任機(jī)要科長（當(dāng)時(shí)是中央局文秘長），到了陜北后，又擔(dān)任過中央文秘長，領(lǐng)導(dǎo)文秘工作。　　目前，在國際事務(wù)中最顯赫的文秘職位可能是聯(lián)合國文秘長的職位。讓我們來看一段記者關(guān)于曾任聯(lián)合國文秘長安南受歡迎場面的描寫，體會(huì)一下文秘工作的重要意義和深遠(yuǎn)影響：　　安南舒適地坐在深藍(lán)色的奔馳汽車?yán)?。?輛車組成的車隊(duì)正在加納首都阿卡拉的大街上飛馳。車隊(duì)一路前行，警笛鳴叫不止。街道兩旁站滿了男男女女，看著車隊(duì)開過去，個(gè)個(gè)歡呼雀躍，眼里閃耀著火熱的激情。利比亞領(lǐng)導(dǎo)人卡扎菲當(dāng)時(shí)也在這個(gè)城市里。安南起初還以為街道兩旁的人群是在歡迎卡扎菲，但當(dāng)他聽到人群中不斷地高呼著自己的名字，并稱他為父親時(shí)，他這才知道人們已認(rèn)出了他。這就是安南在非洲人眼里的形象——完美無缺，令人尊敬和愛戴。當(dāng)車隊(duì)來到加納一個(gè)市場后，安南非常高興地發(fā)現(xiàn)加納國家足球隊(duì)正在附近練球。他于是漫步走到一個(gè)有人群聚集的地方，希望能看到幾分鐘搶球的場面。但是這些人看見安南走過來，頓時(shí)又呼又跳。衛(wèi)兵們見狀迅速將安南擁進(jìn)車?yán)?，試圖開車離去，但這些加納人冒著被踏傷踩傷的危險(xiǎn)，近似瘋狂地向安南擠去，高呼“嘿，父親！父親！”　　也許以上都是偉人的例子，讓你多少覺得有些遙遠(yuǎn)，那么再來看一個(gè)不是偉人的成功案例吧，看看她是怎樣從文秘成為一個(gè)首席代表的。　　芹，28歲，8年前是南京某國營企業(yè)的廠長文秘，幾經(jīng)風(fēng)雨，如今，她已“坐”到了法國某公司駐華首席代表的“交椅”上。此時(shí)的她身著黑色套裙，精心打理過的短發(fā)令她有些看不出真實(shí)年齡。她坐在寬大的老板桌后面，臉上帶著自信的微笑，目光中充溢著機(jī)敏和睿智?！　∏郛厴I(yè)于南京大學(xué)中文系。她在大學(xué)期間就頗有遠(yuǎn)見地選修了管理專業(yè)課程，畢業(yè)時(shí)已拿下了一半的學(xué)分。然后她邁進(jìn)了南京某國營企業(yè)的大門，被分配進(jìn)廠長辦公室做文秘。準(zhǔn)備材料、寫總結(jié)、翻譯資料……麻利干練的芹不時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的夸獎(jiǎng)。繁忙之余，她還積極參加廠工會(huì)組織的活動(dòng)，南京一些藝術(shù)團(tuán)的文藝演出舞臺(tái)上也少不了她的身影。兩年后，芹的外向型性格引起了廠銷售部門的注意，于是她開始忙于策劃和籌備電視廣告、國際展覽等大型活動(dòng)，而這項(xiàng)類似于公關(guān)性質(zhì)的工作使她如魚得水?！　『髞恚鄣恼煞蛘{(diào)到北京，經(jīng)過一番努力，南京公司把她調(diào)到北京分公司任業(yè)務(wù)經(jīng)理。芹除了定期向總公司作出市場分析及預(yù)測報(bào)告外，還談成了大量的出口貿(mào)易合同。期間，他們有了自己的寶貝兒子。至1999年底，芹的先生所在單位為芹解決了進(jìn)京戶口，但同時(shí)她也失去了原來的工作?！　o奈之下，她準(zhǔn)備了多份簡歷到人才市場求職，經(jīng)過一次不太成功的求職經(jīng)歷后，芹在簡歷的求職意向上明確標(biāo)明“執(zhí)行文秘”。一來希望能與西方專業(yè)管理人員共事，在工作中充實(shí)自我，積蓄力量；二來為了避免出差以照顧年幼的兒子。很快，在答應(yīng)接納她的幾家公司中，她選擇了歐洲一家著名的貿(mào)易公司，出任首席執(zhí)行文秘（首席代表的文秘）。　　說是文秘，其實(shí)更像是助理的角色。她如影子一樣，站在老板的身后，不被人注意卻又永遠(yuǎn)不可缺少。她盡心盡力地工作，如饑似渴地學(xué)習(xí)。在這樣的環(huán)境中，她得到了真正的鍛煉。這份工作使她了解了國際化公司的整個(gè)運(yùn)作方式和管理模式。芹這塊璞玉開始在雕琢中閃光?，F(xiàn)在每當(dāng)回憶起這段難忘的“充電”經(jīng)歷，芹會(huì)笑說那是她的MBA培訓(xùn)生涯?！　〉?，到2005年3月，這家公司的業(yè)務(wù)量急劇萎縮。此時(shí)恰逢美國一家公司盛情邀請其加盟，芹又跳槽進(jìn)入該公司的銷售部做項(xiàng)目經(jīng)理，從事機(jī)械銷售工作。這是一個(gè)全新的領(lǐng)域，從專業(yè)背景到工作經(jīng)歷，都是芹從未涉足過的。但悟性極好又肯鉆研的芹憑著自己不懈的努力，在不到一年的時(shí)間里就顯露鋒芒。她不僅洽談了數(shù)十萬美元的業(yè)務(wù)，還促成了與亞洲及美國多家生產(chǎn)廠商的合作項(xiàng)目?！　?005年5月，一年一度的國際交易會(huì)在廣州召開。芹被臨時(shí)派往與公司有合作關(guān)系的法國某公司幫忙。而正是這最平常的幫忙，再次改寫了芹的職業(yè)生涯?！　≌古_(tái)上，芹很職業(yè)化地忙碌著，和技術(shù)專家一道與客戶進(jìn)行技術(shù)交流，了解潛在的用戶市場，每晚還整理好當(dāng)天的參展情況報(bào)告。而一同參加展覽會(huì)的法國公司總裁幾天來一直暗暗地觀察著，不時(shí)與芹就中國市場狀況、行業(yè)發(fā)展趨勢交流看法。展覽會(huì)的最后一個(gè)下午，總裁先生讓芹坐下來，開門見山地說道：“你愿不愿意加盟我們公司，出任在華辦事處的首席代表？”望著芹疑惑的表情，他接下去說：“我們一直在尋找合適的人選，看到你以后，我們決定停止尋找，因?yàn)槟闶亲詈线m的。你經(jīng)驗(yàn)豐富，善于與客戶溝通，對工作一絲不茍，希望我們能共同工作?！薄　蓚€(gè)月后，這家法國公司北京代表處正式成立，芹走馬上任?，F(xiàn)在，辦事處“掛牌”已半年時(shí)間了，芹從辦事處的選址、注冊到今天的順利運(yùn)作，無不得益于她過去的經(jīng)驗(yàn)和積累。芹說：“經(jīng)歷本身是一筆財(cái)富，只有不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)，這筆財(cái)富才能無限增值。”　　看完以上例子，你是不是對文秘職業(yè)充滿了信心呢？你對自己的文秘工作是不是有了全新的認(rèn)識(shí)，不錯(cuò)，從文秘職業(yè)中可以學(xué)到很多的東西，結(jié)識(shí)很多的人，這些都是文秘職業(yè)的機(jī)遇所在。　　……

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