文具@高效率

前言

假如你是領(lǐng)著薪水工作的上班族，那就是專(zhuān)業(yè)人士啦。就像西雅圖水手隊(duì)的鈴木一郎、游泳健將北島康介等運(yùn)動(dòng)員一樣，專(zhuān)長(zhǎng)于某一領(lǐng)域。那你知道專(zhuān)業(yè)的運(yùn)動(dòng)員們對(duì)“工具”都是非常講究的嗎？專(zhuān)業(yè)的棒球選手、足球運(yùn)動(dòng)員們從來(lái)都不會(huì)穿和別人一樣的釘子鞋。鈴木一郎在打棒球時(shí)也沒(méi)有使用棒球俱樂(lè)部提供的球棒和手套。然而，我們平時(shí)使用的工具是不是都以公司提供的物品為主呢？如果你認(rèn)為自己足夠?qū)I(yè)的話，那么請(qǐng)一定要對(duì)工作工具講究起來(lái)。你應(yīng)該仔細(xì)挑選工作所需的每一件工具，并且好好研究一下使用方法。棒球的專(zhuān)業(yè)人士都會(huì)挑選適合自己的球棒，然后擺出適合的姿勢(shì)。隨隨便便、馬馬虎虎的人，不能稱(chēng)為專(zhuān)業(yè)人士。那么，你們身邊的工具都是些什么樣的呢？ 你們有沒(méi)有按照自己的意愿來(lái)挑選工具并好好研究呢？北島選手傾心于新式泳衣，眾所周知，他正是穿著新式泳衣刷新了自我最高紀(jì)錄。新的工具會(huì)帶來(lái)新的可能。這個(gè)道理并不僅僅適用于運(yùn)動(dòng)員們。在工作中也是一樣的。新的工具會(huì)帶來(lái)新的可能。如果你使用新的工具，處理工作的速度就會(huì)有所提高。北島選手穿著新泳衣，提高了他的游泳速度。在工作中，有的工具可以幫助你提高效率，有的工具會(huì)讓你與他人的溝通交流變得順利暢通，還有的工具會(huì)調(diào)動(dòng)你的工作熱情。比方說(shuō)，如今大家都在使用手機(jī)，通過(guò)它我們獲取信息的效率得到大幅提高。應(yīng)該沒(méi)有人不知道手機(jī)，但是，還是有很多工具是大家不知道的。如果能學(xué)會(huì)使用那些原本不知道的工具的話，工作效果肯定會(huì)比現(xiàn)在更好吧。即使是我們都已經(jīng)很熟悉的工具，如果能學(xué)會(huì)如何充分利用，也能收到更好的效果。長(zhǎng)期以來(lái)，我一直都執(zhí)著于對(duì)工作工具的講究。我不斷尋找那些可以提高工作效率的、更適合自己的工作類(lèi)型的工具，并不斷加以充分利用。另外，我也嘗試了很多會(huì)帶來(lái)新可能的工具，例如數(shù)字工具和模擬工具等。就像北島選手執(zhí)著于新泳衣，一郎選手執(zhí)著于球棒一樣，專(zhuān)業(yè)運(yùn)動(dòng)員們通過(guò)對(duì)工具的自如運(yùn)用收獲了出色的成績(jī)。對(duì)商業(yè)人士來(lái)說(shuō)也是一樣的。大家通過(guò)有效利用工具發(fā)掘出更多的可能，收獲更好的成果。本書(shū)為大家介紹如何使用各種對(duì)工作有幫助的工具。工具可以分為模擬工具和數(shù)字工具兩種，在這里主要為大家介紹的是文具的使用方法，文具是屬于模擬工具的。這不是一本僅僅羅列出大家感興趣的工具的目錄集。而是要將文具當(dāng)作一種工作工具，并有意識(shí)地加以“充分利用”。而且，我們并不建議你完全照搬書(shū)中的方法，而是希望你能在參考之后挑選出適合自己的工具。另外，我們要清楚認(rèn)識(shí)到，即使是那些近在我們身邊、卻沒(méi)有意識(shí)到的工具，只要能好好研究其使用方法，或者是和其他工具組合起來(lái)使用的話，也能發(fā)揮出的新的作用。如果能給我們帶來(lái)靈感，創(chuàng)造出新的使用方法的話，那就更好不過(guò)了。在本書(shū)中，我們會(huì)反復(fù)解析以下兩個(gè)方面的思維方式?！な褂谩笆裁礃拥摹惫ぞ?？（新的工具）“如何”使用工具？（工具的新功能）第一個(gè)問(wèn)題是“新工具的可能性”。如果使用新的工具，工作的速度和完成情況也會(huì)發(fā)生變化。只要你將視線轉(zhuǎn)向新工具的可能性，你就可以期待出現(xiàn)更多成果。因此，我們要好好考慮在什么樣的情況下使用什么樣的工具。另一個(gè)問(wèn)題是“工具的功能”。每一樣工具都有其功能。雖然剪刀的功能是“剪紙”，但是在做剪報(bào)時(shí)，是把剪刀用來(lái)“從雜志上截取信息”。如此想來(lái)，除了剪刀之外，應(yīng)該還有其他工具可以用來(lái)“從雜志上截取信息”。最近，我經(jīng)常使用的是數(shù)碼相機(jī)。將雜志上的插圖、有用的部分拍攝下來(lái)，“將信息從雜志上截取下來(lái)”，保存到個(gè)人電腦上。這樣一來(lái)，就不需要再用膠水粘貼了。為了能發(fā)揮出每種工具的不同作用，一定要挑選出最具序 言5效果的工具。從雜志上截取信息時(shí)，如果數(shù)碼相機(jī)比剪刀更有效果的話，那么使用數(shù)碼相機(jī)就能節(jié)省不必要的勞力。一個(gè)工具是具有多種功能的。以數(shù)碼相機(jī)為例，除了“拍攝人或風(fēng)景”這一功能之外，近來(lái)還新增了充當(dāng)“掃描儀”的功能，將文字和文件等做成數(shù)碼數(shù)據(jù)保存下來(lái)。此外，原本在刷漆時(shí)需要覆蓋不必刷漆的部分以避免弄臟，結(jié)束之后再拆除。這是遮蔽膠帶所具有的功能。最近，各種漂亮圖案的膠布都紛紛登場(chǎng)，膠布也出現(xiàn)了新用法，刷完漆之后不拆除也沒(méi)關(guān)系。這樣的膠布已經(jīng)不僅僅是用來(lái)封口的工具了，它還具有各種不同的活用方法，比如它可以用來(lái)做剪報(bào)時(shí)使用的膠布，還可以用來(lái)做文件夾和筆記本的標(biāo)簽，甚至可以在彎折之后用來(lái)做便箋，還可以做無(wú)需用筆的標(biāo)記等等。除此之外，還有很多各種各樣的方法可以擴(kuò)展各種道具的功能。比方說(shuō)，將各種具備不同功能的道具進(jìn)行組合之后再利用的“組合法”、在原有功能的基礎(chǔ)上增加新功能的“定制定做法”、配合自己的做法創(chuàng)新制作的“自制法”等等。在使用工具時(shí)，“使用什么”很重要，與此同時(shí)“如何使用”也很重要。發(fā)現(xiàn)新的工具，會(huì)帶來(lái)之前從未發(fā)現(xiàn)的可能性。而且通過(guò)最大限度地發(fā)揮工具的作用，會(huì)讓你身邊那些不起眼的工具搖身一變，成為非常方便好用的工具，讓你收獲出色的工作成果。組合使用，效果更佳。當(dāng)然，我們也不能忽視最初的樂(lè)趣--通過(guò)善用工具讓工作變得愉快起來(lái)。挑選工具，研究使用方法，然后享受使用的過(guò)程。希望讀者朋友們能參考我所介紹的文具使用技巧，并找到屬于自己的獨(dú)特用法。針對(duì)商品上所標(biāo)的標(biāo)記，在卷末的“咨詢(xún)列表”部分統(tǒng)一回答。

內(nèi)容概要

　　這不是一本目錄，僅僅羅列出大家感興趣的各種工具。而是要將文具當(dāng)作工作工具來(lái)看待，并有意識(shí)地加以“充分利用”。

作者簡(jiǎn)介

　　美崎榮一郎，從大阪府立大學(xué)研究生部工學(xué)研究科畢業(yè)之后，至今一直就職于花王股份有限公司。
　　從進(jìn)入公司開(kāi)始就一直執(zhí)著于工作工具的研究，為了提高工作的效率和質(zhì)量，費(fèi)了很多心血。還在文具早餐會(huì)（由社會(huì)各界人士擔(dān)任志愿者在東京、大阪、名古屋召開(kāi)的學(xué)習(xí)會(huì)）和出售文具的書(shū)店（紀(jì)伊國(guó)屋書(shū)店?三省堂書(shū)店?丸善?錢(qián)入?川又書(shū)店）介紹提高工作效率的工具使用方法。
　　首本著作《成功者的筆記本都記些什么？》是一本現(xiàn)役職員公開(kāi)介紹其活用筆記本的技巧的書(shū)，成為最暢銷(xiāo)的書(shū)籍之一，還在商務(wù)書(shū)籍大賽上被選為第一名。
　　他在作為一名公司職員工作的同時(shí)，還和與業(yè)務(wù)沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)的、公司外的商務(wù)人士一起召開(kāi)學(xué)習(xí)會(huì)和交流會(huì)，有時(shí)還會(huì)舉辦演講活動(dòng)。在八戶(hù)、盛岡、群馬、水戶(hù)、東京、名古屋、大阪、廣島、山口、福岡等地，做出了實(shí)際成績(jī)，經(jīng)常會(huì)被邀請(qǐng)去做演講。這些活動(dòng)也受到媒體的廣泛關(guān)注，幾乎是每月都會(huì)被電視?報(bào)紙?雜志?網(wǎng)絡(luò)媒體報(bào)道。

書(shū)籍目錄

第1章　信息整理文具的技巧
　01　文件夾整理技巧　讓文件不再堆積如山
　02　使用文件夾完成工作的一元管理
　03　“招牌”標(biāo)簽
　04　多功能的遮蔽膠帶
　05　便箋活用技巧 提高生產(chǎn)率
　06　活用便箋輕松查看筆記本
　07　便箋讀書(shū)技巧
　08　制作原創(chuàng)便箋
　09　便箋的隨身攜帶法
第2章　與筆記本組合利用的文具使用技巧
　10　標(biāo)上圖符或標(biāo)記
　11　三種不同類(lèi)型的標(biāo)記方法
　12　輕松上手的剪報(bào)術(shù)
　13　筆的隨身攜帶術(shù)
　14　靈活使用高功能的插筆工具
　15　筆記本內(nèi)可夾任何東西
　16　帶著多本筆記本四處行走
　17　洽談內(nèi)容自動(dòng)錄入議事記錄
第3章　讓工作愉快起來(lái)的文具活用技巧
　18　讓你輕松記錄的筆
　19　玩轉(zhuǎn)樂(lè)高玩具 親自制作
　20　靈活使用原創(chuàng)印章
　21　使用單孔打孔機(jī)和孔眼機(jī)定制筆記本
　22　不斷改進(jìn)的多功能橡皮
　23　靈活使用泡沫包裝紙
　24　下功夫牢記筆記
　25　呈現(xiàn)美好外觀
　26　iPhone和iPad各具適用的周邊工具
第4章　提高工作效率的文具活用技巧
　27　充分利用有限的空間
　28　整理電源電線
　29　有效地記錄行程
　30　在記事本上標(biāo)上標(biāo)記
　31　計(jì)算時(shí)間、記錄預(yù)想和結(jié)果
　32　活用身邊事物 推算長(zhǎng)度
　33　有效率地計(jì)算
　34　最大限度地利用剪切功能
　35　不犯錯(cuò)誤　蓋上批準(zhǔn)印
　36　在信封的封口方式下一番功夫
　37　提高翻頁(yè)　分發(fā)的效率
　38　愉快完成保密信息的處理工作
　39　在自己家中也能拍出好的照片
　40　對(duì)考試有幫助的文具
第5章　何時(shí)何地都能派上用場(chǎng)的移動(dòng)式文具活用技巧
　41　出差時(shí)攜帶的文具都統(tǒng)一成筆型
　42　移動(dòng)時(shí)的充電方法
　43　為防受傷
　44　出差途中消除疲勞的方法
　45　不要積壓交通費(fèi)用的清算
　46　外出時(shí)、出差時(shí)的發(fā)票管理
　47　坐在通勤電車(chē)上輕松讀報(bào)
　48　將包內(nèi)物品整理整齊隨身攜帶
　49　用iPhone和iPad可以隨身攜帶的東西
第6章　讓溝通交流順暢起來(lái)的文具活用技巧
　50　讓心動(dòng)搖的留言傳達(dá)技巧
　51　讓對(duì)方干勁十足的資料轉(zhuǎn)達(dá)技巧
　52　靈活運(yùn)用郵票
　53　活用名片　留下深刻印象
　54　通過(guò)名片夾展現(xiàn)不同之處
　55　適用的名片管理方法
　56　制作全世界僅有一件的原創(chuàng)物品

章節(jié)摘錄

01 文件夾整理技巧?讓文件不再堆積如山文件夾是整理文件時(shí)不可缺少的工具。商務(wù)文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夾來(lái)整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具，但是我們卻會(huì)常常弄錯(cuò)它的用法。因此，首先為大家介紹文件夾的使用方法。一般情況下，我們使用文件夾是為了整理資料，不讓信息擺放得零亂無(wú)章，或是為了妥善保存重要文件，避免出現(xiàn)折角情況。這樣的業(yè)務(wù)流程往往容易引起工作上的不便。為了避免帶來(lái)工作上的不便，在使用文件夾整理文件時(shí)，應(yīng)該按照“不同項(xiàng)目”、“不同案件”分開(kāi)整理。為A項(xiàng)目準(zhǔn)備A文件夾，為B項(xiàng)目準(zhǔn)備B文件夾。技巧就在于：絕對(duì)不要將不同項(xiàng)目的資料放入同一個(gè)文件夾之內(nèi)。應(yīng)該有不少人都試過(guò)以上所說(shuō)的方法吧。實(shí)際上，絕大多數(shù)的人都會(huì)遇到這樣的情況：文件夾不斷分類(lèi)，數(shù)量不斷增多，漸漸堆積成山，最終導(dǎo)致工作無(wú)法順利展開(kāi)。也許連文件自身都在呼喊著“要這樣堆到什么時(shí)候”。信息不是用來(lái)儲(chǔ)存（保管）的，而是應(yīng)該讓它流動(dòng)起來(lái)（處理）。只有靈活利用了，信息才有價(jià)值，僅僅整理是毫無(wú)意義的。正因?yàn)槭褂梦募A能妥善地保存文件，本來(lái)應(yīng)該流動(dòng)利用的文件往往會(huì)在不知不覺(jué)中被儲(chǔ)存了起來(lái)，這是我們必須要注意的地方。一般來(lái)說(shuō)，有以下兩種方法：根據(jù)“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區(qū)分文件的分類(lèi)方法和按日期區(qū)分的時(shí)間系列保管方法。但是，對(duì)一般人來(lái)說(shuō)，采取這兩種方法非但不能充分利用信息，反而會(huì)導(dǎo)致文件不斷堆積。在此，我們建議大家考慮“流動(dòng)文件夾”。這是一種根據(jù)自己能處理的工作量來(lái)決定文件夾數(shù)量的方法。以我自己為例來(lái)說(shuō)，我都是將能流動(dòng)管理的文件的數(shù)量設(shè)定為10個(gè)。因此，當(dāng)前工作所用的文件夾也就只有10個(gè)。有新文件（工作）出現(xiàn)的時(shí)候，如果不處理好已有文件夾的工作的話，就不能將新工作加入文件夾之內(nèi)。這樣一來(lái)就變成文件夾的數(shù)量決定自己可以處理的工作量。比方說(shuō)，假設(shè)現(xiàn)在已有10個(gè)文件，又新增了第11個(gè)文件，這時(shí)你就需要決定優(yōu)先處理哪個(gè)，哪個(gè)文件暫緩，“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話，文件夾就會(huì)不斷增多，信息也只會(huì)不斷堆積儲(chǔ)存，工作得不到有效處理，最終變得雜亂無(wú)章。如果要將文件嚴(yán)密分類(lèi)的話，必定會(huì)出現(xiàn)界限不明確的文件。若是設(shè)定詳細(xì)的規(guī)則，就只會(huì)變得越來(lái)越麻煩，直到無(wú)法繼續(xù)下去。為了避免出現(xiàn)這樣的情況，一開(kāi)始就設(shè)定好能流動(dòng)處理的數(shù)量，之后再根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)節(jié)，盡量不要超出這個(gè)數(shù)，這樣的方法既簡(jiǎn)單又實(shí)用。假如已經(jīng)堆積了八、九個(gè)文件，你就會(huì)開(kāi)始著急，如果不趕快處理的話，就無(wú)法著手新的工作。這樣一來(lái)，工作效率也會(huì)自然而然地提高。也就是說(shuō)，比起費(fèi)時(shí)間分類(lèi)、整理工作和文件，還不如集中處理眼前的工作。若是保存文件的話，不管有多少個(gè)文件夾都沒(méi)關(guān)系。不過(guò)若是處理文件的話，絕對(duì)不能讓流動(dòng)文件夾的數(shù)量超過(guò)自己能處理的工作量。要設(shè)定幾個(gè)流動(dòng)文件夾是你必須好好考慮的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，什么類(lèi)型的文件夾都可以拿來(lái)使用。不過(guò)，對(duì)于需要與大量的紙質(zhì)資料打交道的人來(lái)說(shuō)，選擇“超硬文件夾（帶插袋）”作為流動(dòng)文件夾十分方便，因?yàn)檫@種文件夾插袋比較大，而且結(jié)實(shí)耐用。如果是一般的文件夾的話，不僅容納的紙張有限，勉強(qiáng)塞進(jìn)去的話，接口處還會(huì)漸漸裂開(kāi)。然而，換成超硬文件夾的話，附帶有10厘米左右的插袋，整理匯總的文件也能放得進(jìn)去。不過(guò)，雖然一個(gè)文件夾能收納大量的資料，但是不要忘記快速處理文件的訣竅在于絕不將不同工作混雜在一起。 再重復(fù)一次，清楚意識(shí)收入文件夾中的文件是要流動(dòng)利用還是要堆積儲(chǔ)存，是非常關(guān)鍵的。千萬(wàn)不要被文件夾可以用來(lái)收集保存的表象蒙蔽了。在不經(jīng)意之間，文件夾常常被用于保管儲(chǔ)存資料，數(shù)量不斷增多。為了避免發(fā)生這樣的情況，最好有意識(shí)地將儲(chǔ)存和流動(dòng)利用分開(kāi)。流動(dòng)利用的情況下，就使用“流動(dòng)文件夾”來(lái)限定數(shù)量，從而避免發(fā)生工作停滯的情況。02 使用文件夾完成工作的一元管理在工作管理上，文件夾是我們最熟悉而且很便宜的工具，對(duì)每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都不陌生。因此，在這里為大家介紹幾種靈活使用文件夾的小技巧。設(shè)定文件夾的數(shù)量，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行管理的時(shí)候，若是能貼上臨時(shí)標(biāo)簽就十分方便了。反正是流動(dòng)使用的文件，活用手邊的便箋條充當(dāng)標(biāo)簽就可以了。拿起隨處可見(jiàn)的“便利貼”就可以體驗(yàn)一下了。要點(diǎn)在于，不要將便箋條直接貼到文件夾封面上，而是要貼到文件夾的內(nèi)側(cè)。在便箋條的背面，即邊緣處粘著膠的那一面上寫(xiě)字，再貼到文件夾的內(nèi)側(cè)。這樣的話，即使有幾個(gè)文件夾疊放在一起，或是放在包里，便箋條也不會(huì)因?yàn)槟Σ炼軗p或者脫落。如果使用的不是普通的便箋條，而是“藏點(diǎn)標(biāo)簽”之類(lèi)可以當(dāng)做標(biāo)簽來(lái)粘貼的便箋的話，由于整個(gè)背面都涂著膠，所以也可以直接貼在文件夾上面。這樣的話，即使貼著標(biāo)簽直接塞入包中，也不會(huì)因?yàn)楹臀募g的摩擦而脫落。如果你經(jīng)常有一些繁雜的任務(wù)，可以列出一個(gè)待處理任務(wù)的列表。不過(guò)，還有一個(gè)更簡(jiǎn)單的辦法，那就是將需要做的事情寫(xiě)在便箋條上。這時(shí)的便箋不要貼在文件的紙張上，而是貼在按照不同項(xiàng)目整理出來(lái)的文件夾上。這樣做的話，文件所需要的資料和需要處理的任務(wù)就實(shí)現(xiàn)了一元化，通過(guò)文件夾就可以輕松完成對(duì)整個(gè)工作情況的管理。由于資料和需要處理的任務(wù)實(shí)現(xiàn)了一體化，即使隨身攜帶也不會(huì)出現(xiàn)資料散失的情況，而且對(duì)于現(xiàn)在應(yīng)該做什么也是一目了然。 再給大家介紹一個(gè)小絕技，在和客戶(hù)洽談時(shí)，還可以將文件夾拿來(lái)充當(dāng)白板使用。如果使用“簡(jiǎn)易白板記號(hào)筆”在文件夾上寫(xiě)字的話，用手指或者面巾紙就能輕松擦掉。開(kāi)自由討論會(huì)議時(shí)，我們會(huì)借助圖表來(lái)向大家解釋說(shuō)明。這種情況下，也許你不想打開(kāi)自己的筆記本來(lái)寫(xiě)，也不好意思請(qǐng)對(duì)方來(lái)寫(xiě)。但是如果你是寫(xiě)在文件夾上的話，不管寫(xiě)了多少都能輕松擦掉，你就可以毫無(wú)拘束地傳達(dá)自己的想法了。不同的文件夾管理不同項(xiàng)目的資料，而且必要的任務(wù)和構(gòu)思思路也以書(shū)寫(xiě)在便箋上的形式與之融為一體。與客戶(hù)洽談時(shí)，還可以用來(lái)充當(dāng)白板。是的，只需要攜帶一個(gè)文件夾，你就可以將它靈活運(yùn)用于各種用途。對(duì)我來(lái)說(shuō)，文件夾是充滿潛力的、必不可少的工具。03 “招牌”標(biāo)簽為了能迅速地找出需要用的文件，最好在資料上貼標(biāo)簽，提高與信息之間的連接性。這與“招牌”的效果是一樣的。為了到達(dá)想要去的地方，與其毫無(wú)方向地往前走，不如以那些指示位置的指示牌為標(biāo)記。這樣應(yīng)該能更快到達(dá)目的地。按照自己能懂的方式給文件標(biāo)簽起標(biāo)題。使用文件夾的時(shí)候，起的標(biāo)題最好能讓人立刻了解資料的內(nèi)容，比方說(shuō)“新商品的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目”、“A案的業(yè)務(wù)資料”等等。在前面一節(jié)中已經(jīng)為大家介紹了便利貼和藏點(diǎn)標(biāo)簽的用法。在這里再為大家推薦一個(gè)好用的工具，那就是“便利貼標(biāo)簽索引”。這是一種用薄膜材料制作而成的便利貼標(biāo)簽，其最大的優(yōu)勢(shì)在于可以輕松簡(jiǎn)單地粘貼、撕除。有很多人都在頻繁地循環(huán)利用文件夾，因此文件夾的臨時(shí)保存功能很強(qiáng)。這樣一來(lái)，即使給文件夾貼上了標(biāo)簽，也很少會(huì)一直保存下去。在這樣的情況下，能輕松簡(jiǎn)單地粘貼、撕除的標(biāo)簽就會(huì)成為非常方便好用的工具。另一方面，大多數(shù)公司都應(yīng)該能找到“索引標(biāo)簽”。這樣的標(biāo)簽是要完全粘貼到文件夾上去的，所以適合用來(lái)做儲(chǔ)存資料用的標(biāo)簽。文件夾有兩個(gè)用途，分別是以流動(dòng)處理為目的的臨時(shí)保管以及長(zhǎng)久保存。標(biāo)簽也可以按照不同用途加以不同運(yùn)用。如果面積太小，手寫(xiě)不出整齊的文字的話，可以利用米其邦提供的“標(biāo)簽伙伴”免費(fèi)服務(wù)。通過(guò)這個(gè)服務(wù)可以輕松印刷出原創(chuàng)標(biāo)簽。只要下載安裝一下軟件，就能制作出印刷優(yōu)良的標(biāo)簽。另外，在使用標(biāo)簽充當(dāng)索引時(shí)，為了能迅速找到需要的資料，很多人都是把標(biāo)簽露在文件外面的。但是，這樣的貼法偶爾也會(huì)帶來(lái)麻煩。如果將資料放在包里的話，標(biāo)簽就會(huì)彎折損壞，甚至?xí)谀銢](méi)注意到的時(shí)候脫落不見(jiàn)。如果這樣貼的目的是為了提高可視性，那么也不是一定要將標(biāo)簽露在資料外面。關(guān)于將標(biāo)簽貼在文件夾的什么位置的問(wèn)題，只要你根據(jù)自己的工作類(lèi)型下點(diǎn)功夫應(yīng)該就能找到答案。如果你習(xí)慣用右手手指來(lái)翻頁(yè)的話，可以將索引貼在文件夾的右側(cè)。如果你不習(xí)慣裝訂合訂本，而是喜歡直接橫列著使用的話，將標(biāo)簽貼在文件夾的底部位置應(yīng)該會(huì)一目了然。如果你習(xí)慣一邊用手摸著一邊找的話，推薦你使用標(biāo)簽工具“DYMO”，因?yàn)檫@種工具可以產(chǎn)生凹凸感。由于DYMO不與日語(yǔ)相對(duì)應(yīng)，所以必須使用字母或者數(shù)字來(lái)進(jìn)行分類(lèi)、貼標(biāo)簽，這也是DYMO的不足所在。不過(guò)，能在膠帶上模壓出文字和數(shù)字的感覺(jué)很好玩，從而也會(huì)讓貼標(biāo)簽的工作愉快起來(lái)。另外，與必不可少的標(biāo)簽工具“貼普樂(lè)”相比，DYMO還具有不一樣的功能。貼標(biāo)簽的做法可以運(yùn)用到各種各樣的場(chǎng)合。不過(guò)也有一些物品是很難貼上標(biāo)簽的，例如活頁(yè)筆記本的背面。但是，還是有辦法可以將標(biāo)簽貼上去的。只要使用一種能將標(biāo)簽掛在活頁(yè)環(huán)上的標(biāo)簽工具“活頁(yè)環(huán)索引”，就可以將標(biāo)簽弄上去了。成為“招牌”的標(biāo)簽是需要反復(fù)查看的，所以只要認(rèn)真仔細(xì)地下功夫研究，就能提高與資料的連接性。雖然在制作標(biāo)簽的時(shí)候會(huì)耗費(fèi)多一點(diǎn)時(shí)間，只要能提高整體工作的效率，最后是會(huì)得到回報(bào)的。請(qǐng)一定要學(xué)會(huì)制作招牌的本領(lǐng)哦。

后記

就在剛才，我完成了兩箱工具的照片拍攝工作，回到了家中。現(xiàn)在是星期六晚上八點(diǎn)。我還有一個(gè)工作沒(méi)有完成，那就是現(xiàn)在正在寫(xiě)的后記。在我家里，本書(shū)中沒(méi)有提到的工具預(yù)備軍裝滿了三個(gè)以上的紙箱。全都是我自己買(mǎi)來(lái)試用的工具。我寫(xiě)此書(shū)并不將這些工具當(dāng)作感興趣的文具目錄來(lái)寫(xiě)，而是保持將文具當(dāng)作“工作工具”來(lái)使用的意識(shí)來(lái)寫(xiě)的。因此，雖然書(shū)中介紹了很多基本的工具，但其實(shí)是將焦點(diǎn)鎖定在真正有用的“功能文具”上來(lái)介紹的。雖然我還有很多其他有趣的文具，但在這本書(shū)中并沒(méi)有介紹。關(guān)于工作技巧的書(shū)已經(jīng)有很多，讓人意外的是關(guān)于工作工具的書(shū)卻很少。雖然介紹數(shù)碼工具的書(shū)數(shù)量不少，然而介紹數(shù)量多、使用機(jī)會(huì)也多的模擬工具的書(shū)卻是非常之少。之前，我還在寫(xiě)關(guān)于筆記本使用技巧的書(shū)的時(shí)候，編輯負(fù)責(zé)人市川有人提出了關(guān)于本書(shū)的企劃，然后我花了一年多的時(shí)間完成了這本書(shū)的寫(xiě)作。我一直追求的目標(biāo)都是讀者朋友們的幸福。換句話說(shuō)，我希望我寫(xiě)的書(shū)對(duì)讀者來(lái)說(shuō)是有用的，是大家在工作能用到的。一直以來(lái)關(guān)于模擬工具的信息交流都比較少，這讓人很意外。正好以本書(shū)為轉(zhuǎn)折點(diǎn)，希望讀者朋友們能喜歡本書(shū)。總會(huì)有人能明白你所費(fèi)的心思?？赐赀@本書(shū)并不是結(jié)束。請(qǐng)從這里開(kāi)始新旅程。在本書(shū)中，我一直在反復(fù)說(shuō)明兩個(gè)觀點(diǎn)。那就是關(guān)于新工具的可能性和工具的新功能。也就是使用什么樣的工具，還有怎樣使用的問(wèn)題。想要刷新工作表現(xiàn)，使用新的工具最快。工作中必不可少的不是心情和性情，而是質(zhì)量和速度。工作并不是靠一味埋頭苦干就能順利發(fā)展的。只要你使用新工具，哪怕只前進(jìn)了小半步，工作的結(jié)果也會(huì)逐漸變得不同。完成剪紙這一工作的時(shí)候，比起用手去撕，當(dāng)然是用剪刀剪更光滑更好，這是人人都知道的事情。若是直線裁剪的話，使用拆信刀會(huì)更快，這也是常識(shí)吧。然而，在裁剪膠帶的時(shí)候，應(yīng)該沒(méi)有多少人會(huì)特意選擇使用經(jīng)過(guò)加工、粘著劑難以黏著的剪刀，或者是只需要旋轉(zhuǎn)就可以讓膠帶呈虛線、波浪線斷裂的旋轉(zhuǎn)式裁剪刀吧。想要添加像雜志附錄一樣的線狀孔眼的話，只要使用虛線狀的旋轉(zhuǎn)式裁剪刀就能輕松解決問(wèn)題。使用不粘膠的剪刀的話，就能縮短時(shí)間。如今，我們已經(jīng)進(jìn)入了出差和外出時(shí)也要工作的時(shí)代。我在書(shū)中也介紹了移動(dòng)中使用方便的新工具，大家可以將那些能幫你完成工作的工具都統(tǒng)一成筆型，全部收放在筆袋里。不堆積疲勞、保持高昂的工作熱情也是工作中很重要的一點(diǎn)，可以通過(guò)身邊的工具來(lái)幫你實(shí)現(xiàn)。即使是最基本的工具，不同的使用方法也能讓它的可能性變得更大。我們?cè)谵k公室里經(jīng)常會(huì)看到的情景是在便箋上寫(xiě)下留言，然后貼到電腦顯示屏上或是鍵盤(pán)旁邊。這是把便箋當(dāng)作交流工具來(lái)使用的。一想到交流，還是使用時(shí)尚可愛(ài)的便箋更有效。在書(shū)中提到的使用立體便箋的場(chǎng)景，可以用來(lái)向桌子上亂七八糟的人傳達(dá)留言。當(dāng)你遇到普通便箋可能會(huì)被埋起來(lái)的情況，立體化便箋會(huì)比普通便箋顯眼突出很多。也就是說(shuō)，強(qiáng)調(diào)突出了“傳達(dá)”這一功能。便箋還有很多其他的使用方法。為了之后便于“回頭查看”，可以將便箋當(dāng)作索引貼上去；為了讓任務(wù)“顯眼突出”，可以與其他記述區(qū)分開(kāi)來(lái)粘貼。還有的方法是為了有效地記錄構(gòu)思創(chuàng)意，或是為了清楚整理出待處理任務(wù)清單。貼到文件夾上就變成了貼簽；貼到書(shū)上就變成了用來(lái)做摘錄的紙條；還有充當(dāng)招牌的效果，能幫你快速找到關(guān)鍵詞。重新思考工具的使用方法和使用場(chǎng)合的話，同一個(gè)工具也能運(yùn)用到各種各樣不同的用途上，成為多功能的工具。將關(guān)于方便工具和使用方法的信息封鎖起來(lái)、只留給自己使用的時(shí)代已經(jīng)結(jié)束了。通過(guò)分享好的信息，工具應(yīng)該會(huì)越來(lái)越完善。人們是在不斷制作出新的工具并將它推廣的過(guò)程中讓生活變得越來(lái)越方便的。我們都想要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)快樂(lè)的世界。創(chuàng)造一個(gè)很多人都從事著可以追求自己的工具、并在工具上費(fèi)心思的職業(yè)的世界。我想,通過(guò)在幾百日元到幾千日元就可以買(mǎi)到的常見(jiàn)工具上下功夫就能改變世界的偉大工作將要出現(xiàn)。最后我想說(shuō)的是，支持我的工作的人是顧客朋友。換句話來(lái)說(shuō)，我衷心感謝讀至此處的各位讀者朋友。讀完這本書(shū)的讀者們，請(qǐng)你一定要將自己所下過(guò)的功夫傳達(dá)給周?chē)娜?。真心感謝您一直讀到最后。2011年1月美崎榮一郎

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《文具@高效率:辦公室文具活用術(shù)》編輯推薦：【文件?記事本?筆記本?移動(dòng)式】的文具活用技巧，在愉快的工作之中提高效率！筆記本、便箋條、文件夾、遮蔽膠帶、印章、樂(lè)高玩具……從記錄、整理、構(gòu)思工作內(nèi)容和到讀書(shū)、學(xué)習(xí)、交流，都非常有用！成本便宜，即刻派上用場(chǎng)。

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