會議管理

內(nèi)容概要

　　召開會議是所有組織解決問題的主要方式，有效的會議管理是商業(yè)成功的關(guān)鍵，人們每年都為會議的召開而花費(fèi)不菲。不論是正式會議還是非正式會議，《管理人手冊：會議管理》都提供了各種實(shí)用建議，例如如何做好基本的準(zhǔn)備，如何恰當(dāng)安排座位，如何保持預(yù)訂計(jì)劃，如何結(jié)束會議等，使你更好地參與或主持會議，取得最佳的會議效果。

作者簡介

　　蒂姆·欣德爾 （Tim
Hindle），倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“工作語言”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，包括《袖珍經(jīng)理手冊》、《袖珍MBA手冊》、《袖珍金融手冊》等，自1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》（The
Economist）雜志的撰稿人，1994-1996年任《歐洲商務(wù)》（Euro Business）雜志的編輯。

書籍目錄

出版說明
引言
第一章 有效利用會議
1.1 你需要開會嗎？
定義會議
考慮成本
把成本加起來
1.2 明確會議目的
考慮目的
考慮細(xì)節(jié)
評估個(gè)人目的
強(qiáng)調(diào)目標(biāo)
保密事宜
1.3 非正式會議
布置環(huán)境
臨時(shí)會議
小型非正式會議
頭腦風(fēng)暴會議
1.4 正式會議
正式會議
遵守規(guī)則
1.5 革新中的交流方式
虛擬通訊
視頻會議
電子郵件
文化差異
1.6 會議類型
需要考慮的因素
決定會議規(guī)模
會議目的和類型相符合
1.7 不要離題
思考在前
避免陷阱
第二章 準(zhǔn)備會議
2.1 邀請與會者
選擇出席者
評估貢獻(xiàn)
通知與會者
考慮參加者
2.2 準(zhǔn)備議程
編排議程
構(gòu)想議程
分發(fā)議程
2.3 確定地點(diǎn)
認(rèn)清你的需要
選擇會議地點(diǎn)
法律方面的考慮
評估環(huán)境
考慮各種類型的會議場所
避免陷阱
關(guān)注音響效果
2.4 安排座位
一對一會議
就座分組
運(yùn)用策略來排座
觀察座位安排
陳述你的理由
2.5 準(zhǔn)備會議用品
組織會議場所
選擇視聽設(shè)備
提供書寫工具
主持大型會議
組織休息
第三章 出席會議
3.1 積極參與
收集信息
辨認(rèn)對立方
準(zhǔn)備談判
3.2 外表與講話
外表部分
獲得信心
積極參與
3.3 傾聽發(fā)言
聚精會神地傾聽
表露消極信號的身體語言
尊重他人
“剪接”你的發(fā)言
3.4 處理問題
找出弱點(diǎn)
主席會怎樣濫用職權(quán)
譴責(zé)主席
處理其他問題
3.5 做備忘錄
撰寫清晰的備忘錄
分發(fā)和跟蹤備忘錄
秘書的作用
3.6 評估與會技巧
第四章 主持會議
4.1 了解職責(zé)
善用個(gè)人技巧
主持非正式會議
主持正式會議
4.2 研究出席者
識別各自的利益
包容個(gè)性
了解個(gè)性
懂得策略
在會議上搶先行動以應(yīng)對破壞
會議正常進(jìn)行的策略
4.3 掌握會議節(jié)奏
準(zhǔn)時(shí)開會
使節(jié)奏活躍起來
履行議程
有效利用時(shí)間
規(guī)定休息時(shí)間
4.4 控制會議
讀出消極的信號
辨別積極的信號
記錄其他信號
評估氣氛
維持秩序
為同一個(gè)目標(biāo)工作
達(dá)成決議
激起辯論
4.5 維護(hù)秩序
了解所受的約束
處理被破壞的會議秩序
平息爭論
處理會議中的一些特殊問題
防止混亂
運(yùn)用法律程序
休會
4.6 結(jié)束會議
處理其他事宜
總結(jié)決議
結(jié)束會議
后續(xù)工作
4.7 運(yùn)用正規(guī)程序
正式開幕
批準(zhǔn)備忘錄
處理常規(guī)事宜
提出動議
處理動議
修改動議
達(dá)成決議
任命小組委員會
正式結(jié)束會議
4.8 解決正式會議上的問題
運(yùn)用規(guī)定的操作程序
修改操作程序
用正式程序處理問題
4.9 主持能力自測
索引

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：第一章 有效利用會議開會要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此沒有必要就不要召開會議，并確保會議簡短而富有建設(shè)性。1.1 你需要開會嗎？大多數(shù)經(jīng)理人員都會對花費(fèi)在開會上的時(shí)間之多感到壓力。可是究竟有多少會議能真正解決問題？如果你考慮過會議真正的代價(jià)，你安排和出席的會議就會少得多。定義會議商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇也可以說是一個(gè)會議，但大多數(shù)工作會議還是更加正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。這些會議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。典型的會議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于議程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會者中傳閱?？紤]成本成功的會議通過將合適的人聚集在一起使他們共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。然而，有許多會議沒有必要召開，比如說小組例會。開始時(shí)小組會議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機(jī)會。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會議最大的成本通常是與會者的時(shí)間―從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會議。如果與會者還需長途旅行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會成本”，即這些與會者若不出席會議能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。把成本加起來要計(jì)算出一個(gè)會議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后除以一年中的工作小時(shí)數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計(jì)算召開會議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出―比如房租一類。兩項(xiàng)之和是會議每小時(shí)的成本。會議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能是值得的，但你經(jīng)常要考慮如何用盡量少的成本事半功倍地達(dá)到同樣的效果。

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