秘書(shū)的秘密

前言

秘書(shū)這一行當(dāng)古已有之。起草公文、整理資料、上傳下達(dá)、處理事務(wù)……從古到今，秘書(shū)做的并非是多么迥異于常人的工作，秘書(shū)的等級(jí)也并非多么高高在上，但秘書(shū)這個(gè)職業(yè)總是讓人覺(jué)得非同尋常。的確，作為領(lǐng)導(dǎo)的身邊人，作為領(lǐng)導(dǎo)與員工、領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的橋梁，秘書(shū)所處的特殊位置賦予了秘書(shū)這個(gè)職業(yè)許多特殊的內(nèi)涵，為秘書(shū)蒙上了一層頗為神秘的面紗。一、秘書(shū)是干什么的？說(shuō)到秘書(shū)職業(yè)、秘書(shū)的發(fā)展歷程以及秘書(shū)角色的特殊性，作家丁邦文在其暢銷(xiāo)小說(shuō)（《中國(guó)式秘書(shū)》一書(shū)中做過(guò)這樣精彩的論述：秘書(shū)這個(gè)行當(dāng)，看上去風(fēng)光無(wú)限，其實(shí)只有身在其中并歷盡甘苦者，才能品其精髓、得其三昧……在古代，一般官府的師爺、幕僚，通常是在當(dāng)?shù)仡H有文名的落第秀才中挑選，若是官居一二品的尚書(shū)、總督一類大員，其幕府則可能就是更具才華的舉人、進(jìn)士。而且，那些幕僚、師爺在官府的地位都很高，吃飯、看戲、接客常常與主人平起平坐，札遇幾可等同于家人……等到進(jìn)入現(xiàn)代，隨著社會(huì)文明程度的提高，秘書(shū)隊(duì)伍迅速膨脹乃至蔚為大觀，同時(shí)又不免有些魚(yú)龍混雜。就說(shuō)眼下，且不論那些為民主事、請(qǐng)命的黨政機(jī)關(guān)，但凡是稱得上一級(jí)組織、團(tuán)體者，甚至哪怕只是三兩個(gè)人的皮包公司，那些長(zhǎng)字號(hào)、總字號(hào)首腦人物后邊，必有拎皮包、端水杯的秘書(shū)隨侍。尤其那些男性官員或老總，如其秘書(shū)前邊再加個(gè)女字，那就又多了一層曖昧甚至情色的味道。于其中多數(shù)人而言，秘書(shū)不過(guò)暖身之衣、飽腹飯碗而已。

內(nèi)容概要

無(wú)論是政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，無(wú)論是公務(wù)員還是打工者，秘書(shū)工作無(wú)疑是最鍛煉人的，也是最要求具有較高智商與情商的。秘書(shū)職業(yè)除了有許多眾所周知的顯規(guī)則，肯定還會(huì)有若干鮮為人知的潛規(guī)則。比如何時(shí)應(yīng)該走在領(lǐng)導(dǎo)前面，何時(shí)應(yīng)該走在領(lǐng)導(dǎo)后面；什么話該說(shuō)，什么話不該說(shuō)；什么事該問(wèn)，什么事不該問(wèn)等常識(shí)性的東西，是身為秘書(shū)者大多都諳熟的顯規(guī)則。本書(shū)以名人秘書(shū)、名企秘書(shū)之工作實(shí)例為引，對(duì)秘書(shū)工作的要求和技巧有側(cè)重地進(jìn)行闡述，具有實(shí)用性與參考性，同時(shí)又不失趣味性和可讀性。除了這些顯規(guī)則之外，本書(shū)也涉及一些秘書(shū)職業(yè)不為人知的潛規(guī)則，這些潛規(guī)則不但適用于秘書(shū)工作，同樣適用于其他行當(dāng)。因此，本書(shū)雖然是為秘書(shū)而寫(xiě)，但是書(shū)中所說(shuō)的一些原則、技巧、方法，同樣適用于正處于工作崗位上、有志于使自己的綜合素質(zhì)得到全面提升的廣大讀者。

書(shū)籍目錄

第1章  深入了解領(lǐng)導(dǎo)  摸透領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)——事半功倍  摸透領(lǐng)導(dǎo)的工作能力——有效輔助  摸透領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)——對(duì)癥下藥  摸透領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛(ài)好——溝通情感  摸透領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系——如魚(yú)得水  摸透領(lǐng)導(dǎo)的心理活動(dòng)——合作默契第2章  密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)(思想篇)  做個(gè)不鉆營(yíng)、不越位的“老實(shí)人”  做個(gè)不恃寵而驕，不任性賭氣的“貼心人”  做個(gè)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)忠誠(chéng)的“鐵桿助手”  做個(gè)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)服從的“得力跟班”  做個(gè)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的“好管家”  做個(gè)主動(dòng)踏實(shí)的“耕耘者”第3章  密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)(行動(dòng)篇)  工作常匯報(bào)  任務(wù)多承擔(dān)  問(wèn)題常詢問(wèn)  信息多傳達(dá)  意見(jiàn)常表達(dá)  思想多交流  情感多溝通第4章  巧妙影響領(lǐng)導(dǎo)  依靠責(zé)任影響  依靠道理影響  依靠法規(guī)影響  依靠人格影響  依靠能力影響  依靠情感影響第5章  精于出謀劃策  秘書(shū)當(dāng)為“小諸葛”  放眼全局想問(wèn)題  培養(yǎng)自身洞察力  保持思維的靈活性  開(kāi)拓思維創(chuàng)造性  提交之前先論證  參謀手法要藝術(shù)第6章  嚴(yán)格保守機(jī)密  了解保密重要性——秘書(shū)當(dāng)能守秘密  了解保密法規(guī)——依法保密  了解保密范圍——當(dāng)保則保  了解泄密渠道——知己知彼，百戰(zhàn)不殆  了解保密措施——兵來(lái)將擋，水來(lái)土掩第7章  待人謙恭有禮  謙虛而不自傲  寬容而不狹隘  守禮而不失禮  平和而不尖銳  對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尊重而不逢迎  對(duì)同事平易而又熱情  對(duì)自己的過(guò)錯(cuò)要多一些反省  對(duì)別人的長(zhǎng)處要多一些學(xué)習(xí)第8章  辦事面面俱到  秘書(shū)要會(huì)辦事，辦好事  事無(wú)巨細(xì)，積極有序  按規(guī)范辦，照指示辦  急事急辦，特事特辦  小事重細(xì)節(jié)，大事不糊涂  熟事不大意，生事不輕率  易事不怠慢，難事不推脫第9章  能夠隨機(jī)應(yīng)變  注意察言觀色  不要針?shù)h相對(duì)  不斷積累經(jīng)驗(yàn)  沉著處理緊急事件  靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)事件  有序處理臨時(shí)問(wèn)題第10章  講究語(yǔ)言藝術(shù)  秘書(shū)應(yīng)當(dāng)善說(shuō)——善說(shuō)才能優(yōu)秀  能夠把握話題——合適的話題是好的開(kāi)始  善聽(tīng)而后善說(shuō)——會(huì)聽(tīng)才會(huì)說(shuō)  能說(shuō)但不多說(shuō)——畫(huà)蛇添足要不得  增加語(yǔ)言智慧——有知識(shí)又靈活  活用肢體語(yǔ)言——配合表達(dá)效果更佳  注意禮貌文明——有禮才稱得上藝術(shù)  注意語(yǔ)言環(huán)境——看準(zhǔn)對(duì)象、時(shí)機(jī)、場(chǎng)合  避免用語(yǔ)不當(dāng)——意同未必可換用  對(duì)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)用報(bào)請(qǐng)語(yǔ)體  對(duì)同事多用協(xié)調(diào)語(yǔ)氣  對(duì)賓客多用禮貌態(tài)度第11章  擅寫(xiě)各種公文  要有格式規(guī)范  要有結(jié)構(gòu)層次  要有思想靈魂  要有事實(shí)依據(jù)  要有準(zhǔn)確表達(dá)  要有鮮活血肉  要有領(lǐng)導(dǎo)特色第12章  諳熟辦公禮儀  完善自我——個(gè)人形象無(wú)可挑剔  管理會(huì)務(wù)——前中后面面俱到  處理文書(shū)——按流程一絲不茍  安排差旅——準(zhǔn)備工作萬(wàn)無(wú)一失  安排宴會(huì)——人、物俱周詳  接打電話——有規(guī)范有禮貌有智慧  處理來(lái)信——分門(mén)別類講條理  參與談判——不卑不亢方可行  組織剪彩——“面子”工程不可疏漏第13章  保持學(xué)習(xí)熱情  不妄自菲薄  行行都能出狀元  在專業(yè)中精通  在廣博中充實(shí)  在創(chuàng)造中提高  在與時(shí)俱進(jìn)中飛躍第14章  堅(jiān)守人格底線  保持高尚的品格  不貪一點(diǎn)小便宜  不以公權(quán)謀私利  不假領(lǐng)導(dǎo)謀私利  不被利欲所誘惑  不參與領(lǐng)導(dǎo)之爭(zhēng)

章節(jié)摘錄

摸透領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)——對(duì)癥下藥一個(gè)人的性格決定了他的工作習(xí)慣、工作方法與工作規(guī)律，而秘書(shū)既然是要為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供輔助的，那就必須要摸清領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，只有這樣才能更好地根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性來(lái)為其安排好工作事宜，比如按照其個(gè)性來(lái)寫(xiě)講演稿、來(lái)擬定相關(guān)工作文件等，從而與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行默契的合作。關(guān)相生在1950年至1952年任陶鑄的秘書(shū)，他就十分了解陶鑄的個(gè)性特點(diǎn)——性情耿直，大公無(wú)私，喜歡反映真實(shí)情況，敢講真話，敢提出不同意見(jiàn)，討厭唯唯諾諾、表里不一。在廣西剿匪期間，公安部門(mén)經(jīng)常送重要匪首案卷請(qǐng)?zhí)砧T審批。因?yàn)榘妇硖啵砧T無(wú)法詳細(xì)過(guò)目，便要秘書(shū)關(guān)相生認(rèn)真看后將每個(gè)案卷列表摘要刊出，再由他審閱。關(guān)相生在整理案卷材料過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)經(jīng)陶鑄審批的案件出現(xiàn)了量刑上前后不一的情況，于是向陶鑄提出請(qǐng)考慮統(tǒng)一量刑。陶鑄看后認(rèn)為應(yīng)該改正，并稱贊秘書(shū)這個(gè)意見(jiàn)提得好，鼓勵(lì)秘書(shū)“就要提這樣的意見(jiàn)，這可以使領(lǐng)導(dǎo)少犯錯(cuò)誤，我最討厭唯唯諾諾的人。每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己獨(dú)特的個(gè)性。有的領(lǐng)導(dǎo)果斷、有魄力、敢于負(fù)責(zé)，有的領(lǐng)導(dǎo)則謹(jǐn)慎、細(xì)致，甚至有點(diǎn)優(yōu)柔寡斷，有的領(lǐng)導(dǎo)有強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和進(jìn)取心，有的領(lǐng)導(dǎo)則不愿冒尖，害怕出漏子，只求平安無(wú)事……秘書(shū)工作的從屬性要求秘書(shū)必須要適應(yīng)并配合領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書(shū)必須下功夫摸透他所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)特個(gè)性特點(diǎn)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)個(gè)性不同，所以服務(wù)和對(duì)待不同個(gè)性領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)的工作方式也是截然不同的。曾為多家外企服務(wù)過(guò)的秘書(shū)顧丹妮用自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明了解領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性的必要性：“美國(guó)老板不拘小節(jié)，凡事公事公辦，日本老板城府很深，喜怒不行于色，凡事要去用心揣摩。而且日本老板來(lái)往的都是日本商社的人，社交方面作風(fēng)低調(diào)，不像美國(guó)老板那么明朗化。澳洲老板則比美國(guó)老板更坦率，事無(wú)大小，他們都會(huì)告訴秘書(shū)，即使是自己家里的事情也一樣，所以配合他們的工作，不需要拐彎抹角。總之，對(duì)老板的個(gè)性要好好觀察。”其實(shí)摸透領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是有百利而無(wú)一害的。一般而言，摸透領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性，對(duì)秘書(shū)有以下幾個(gè)方面的好處：（1）摸透領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)，才能與領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成默契聶榮臻的秘書(shū)在回憶為聶榮臻進(jìn)行文書(shū)起草工作時(shí)曾說(shuō)：“聶榮臻性格爽朗，辦事喜歡干脆，喜歡快，寫(xiě)文章也要求明確簡(jiǎn)練。我們就掌握了他的這個(gè)特點(diǎn)，秉承他的意旨去做，多年來(lái)形成了一種默契，只要他老人家稍加指點(diǎn)，我們一般都能心領(lǐng)神會(huì)，這樣做出來(lái)的效果就使老人家比較滿意?！比绻櫂s臻的秘書(shū)不是摸透了聶榮臻的個(gè)性，在文書(shū)起草工作中就很難與聶榮臻達(dá)成高度的默契，而寫(xiě)出來(lái)的文稿也便很難符合他的要求，適合他的個(gè)人風(fēng)格。（2）摸透領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)，才能在工作中少走彎路某縣長(zhǎng)的新秘書(shū)整日自覺(jué)挖空心思、嘔心瀝血為領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)材料，但幾乎沒(méi)一次順利通過(guò)，而且每次都是被要求做結(jié)構(gòu)、框架上的大手術(shù)。有一次，這位秘書(shū)剛剛完成了一篇近萬(wàn)字的講話稿。一想到這篇東西又將被縣長(zhǎng)的大筆勾畫(huà)得一塌糊涂，小秘書(shū)就嚇得手腳冰涼。后來(lái)他打聽(tīng)到隔壁辦公室有一位經(jīng)驗(yàn)豐富的老秘書(shū)水平相當(dāng)了得，據(jù)說(shuō)他寫(xiě)成的材料從未做過(guò)大的改動(dòng)，總能順利過(guò)關(guān)。于是小秘書(shū)去找那位老秘書(shū)請(qǐng)教。老秘書(shū)得知小秘書(shū)的來(lái)意，認(rèn)真地把講話稿從頭至尾看了一遍，說(shuō)：“這材料通不過(guò)?！毙∶貢?shū)一聽(tīng)臉都綠了，忙說(shuō)：“您一定要為我指點(diǎn)指點(diǎn)?！崩厦貢?shū)拿起筆改了幾下，然后說(shuō)：“這下能通過(guò)了?！毙∶貢?shū)仔細(xì)看了看老秘書(shū)改過(guò)的材料，原來(lái)的“部署”改成了“布署”，“弘揚(yáng)”變成了“宏揚(yáng)”，這樣的“更正”共有十余處。

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