搞定

前言

前言歡迎來(lái)到提升自我的策略寶庫(kù)。在這里，你會(huì)學(xué)到如何獲取更加旺盛的精力，從而讓你的感覺(jué)感更加輕松自如，完成工作也能做到事半功倍。你是否也像我一樣，既希望出色地完成工作，又期待著享受生活的樂(lè)趣？在這里，它們不再是魚(yú)和熊掌不可兼得的關(guān)系了。在日常的工作中，你完全有可能做到在快樂(lè)享受生活的同時(shí)，高效地處理工作中的事務(wù)。我認(rèn)為高效工作對(duì)任何人來(lái)說(shuō)都是非常有價(jià)值的。你目前從事的工作，也許是重要的、有趣的，或是有用的；也可能情況剛好相反，但你還是要面對(duì)它，并盡力完成它。在前一種情況下，你會(huì)希望所投入的時(shí)間和精力能帶來(lái)盡可能豐厚的回報(bào)；在后一種情況下，你會(huì)想要盡快地完成它，好讓自己可以毫無(wú)顧忌地投入到其他事情中去。無(wú)論人們做什么事情——也許是下班后與同事一道舉杯暢飲；也許是夜深人靜時(shí)凝視搖籃中安然酣睡的孩子；也許是忙碌地回復(fù)著源源不斷的電子郵件；也許是在會(huì)議結(jié)束后抽幾分鐘時(shí)間與潛在的新客戶攀談——都希望保持放松的心態(tài)。要做到這一點(diǎn)，你需要在心底里確定，目前進(jìn)行的事情正是你需要做的事情。寫(xiě)作本書(shū)的宗旨在于：幫助你在任何必要的時(shí)候，都能達(dá)到高效和放松的境界?！白鍪裁础保╳hat），“什么時(shí)候做”（when），“如何去做”（how），才能達(dá)到上面的境界？這些問(wèn)題的答案，我已經(jīng)探求了很長(zhǎng)一段時(shí)間，也許你也曾有過(guò)類似的嘗試。通過(guò)20多年來(lái)對(duì)各種提高個(gè)人或機(jī)構(gòu)效率的新方法的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，以及多年來(lái)在自我發(fā)展領(lǐng)域的探索，我可以斷言，沒(méi)有一種萬(wàn)能的解決方案。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長(zhǎng)旅途中，沒(méi)有任何一種軟件、研討會(huì)、計(jì)劃手冊(cè)或者工作宣言，可以簡(jiǎn)化你的工作或者代替你作出選擇。而當(dāng)你剛剛掌握如何在某一層面提升辦事效率和決策能力時(shí)，又會(huì)不知不覺(jué)地接受一批新的任務(wù)和定下更高的目標(biāo)。而由此所產(chǎn)生的新的挑戰(zhàn)，則很可能又會(huì)全面推翻解決問(wèn)題時(shí)能夠應(yīng)用的簡(jiǎn)單公式或流行方法。不過(guò)，即使不存在一種萬(wàn)能方法，我們還是可以通過(guò)采取一些措施來(lái)提高效率和完善個(gè)人管理。隨著年齡的增長(zhǎng)、閱歷的豐富，我發(fā)現(xiàn)會(huì)有更深層次、更有意義、更重大的事情需要我去關(guān)注、了解、執(zhí)行。由此，我總結(jié)出了一套完全可以學(xué)會(huì)的簡(jiǎn)單方法，它們將顯著地提高我們應(yīng)對(duì)日常煩瑣事務(wù)的能力。下面是我20多年來(lái)在個(gè)人效率方面各種研究發(fā)現(xiàn)的匯總——它不但會(huì)指導(dǎo)你在目前的工作中以最小的付出獲得最大的回報(bào)，而且能在工作量日益增加、工作性質(zhì)不斷變化的現(xiàn)實(shí)世界中依舊保持它的效力。我曾花費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，幫助那些陷入工作困境的人們處理和組織安排手頭上的工作。事實(shí)證明，我所發(fā)現(xiàn)的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在各個(gè)工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，都是行之有效的。在我花費(fèi)了20年的時(shí)間培養(yǎng)和訓(xùn)練了一些最為精明干練的職業(yè)人士之后，我才領(lǐng)悟到當(dāng)今社會(huì)是多么需要這樣的一套方法。長(zhǎng)期以來(lái)，公司的高管們一直熱衷于向自己和員工灌輸“鐵腕執(zhí)行”這個(gè)基本規(guī)范。但我們大家每天看到的情況卻是，一位盡心竭力的員工，在辦公室里經(jīng)過(guò)幾個(gè)小時(shí)的苦苦奮斗后，卻仍有一大堆沒(méi)來(lái)得及回復(fù)的電話、需要處理的電子郵件、要分配給他人執(zhí)行的任務(wù)、會(huì)后尚未處理的事務(wù)，以及其他缺乏管理的未盡事宜。這些堆積在辦公室和公文包中的事務(wù)若不及時(shí)解決，只會(huì)變得更加棘手，甚至產(chǎn)生更多的問(wèn)題。而多數(shù)商業(yè)人士之所以成功，是因?yàn)樗麄兘鉀Q的危機(jī)和把握的機(jī)遇要多于積壓的事務(wù)。但是在當(dāng)今快節(jié)奏的工作和生活中，要想在兩者之間保持一定的平衡都很難。一方面，我們需要一些行之有效的工具，以幫助人們?cè)趹?zhàn)略層面和戰(zhàn)術(shù)層面集中精力，保證不遺漏任何一件需要處理的事情；另一方面，我們需要?jiǎng)?chuàng)建工作環(huán)境、提高工作技能，以保證那些工作最為投入的人們不會(huì)因?yàn)椴豢爸刎?fù)而垮掉。我們需要積極有效的工作規(guī)范，并以此作為標(biāo)桿來(lái)確保能夠吸引并留住最優(yōu)秀的人才。我們知道各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要這些知識(shí)。而學(xué)校也存在著這種需求，在那里，我們的孩子無(wú)法學(xué)到如何處理信息、如何關(guān)注成果，也不知道要采取哪些行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。而對(duì)于我們每個(gè)人來(lái)說(shuō)，這些知識(shí)都是不可或缺的。只有這樣，我們才能充分地抓住機(jī)遇，積極、長(zhǎng)久地為這個(gè)世界增添價(jià)值。我在本書(shū)中討論的簡(jiǎn)單和高效的工作方法，完全能夠切實(shí)成為你在生活中的親身體驗(yàn)（這將是非常棒的體驗(yàn)）。為了讓大家更容易理解，本書(shū)將工作流程管理和個(gè)人效率提高方法的精髓用流程圖的方式表現(xiàn)出來(lái)。我們按照流程圖的順序來(lái)編排本書(shū)，以便使你在實(shí)踐過(guò)程中，一面縱覽到鼓舞人心的全局，一面體驗(yàn)立竿見(jiàn)影的成效。本書(shū)共分為三個(gè)部分。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，它解釋了其獨(dú)特性和及時(shí)性，并簡(jiǎn)要介紹了這套方法的具體內(nèi)容。第二部分說(shuō)明了如何實(shí)施這套方法。本書(shū)就像你的私人顧問(wèn)一樣，指導(dǎo)你循序漸進(jìn)地運(yùn)用這些行為模式。第三部分則展開(kāi)了更加深刻的討論，描述了當(dāng)你把這些方法和模式應(yīng)用到你的工作和生活之中后，所產(chǎn)生的形式更加微妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多影響。我希望你加入這個(gè)行列，我盼望你檢驗(yàn)這些內(nèi)容，甚至提出質(zhì)疑。我渴望你向自己證明，我所承諾的效果對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)，不僅可能而且觸手可及。此外，我要告訴你，我提出的每一項(xiàng)建議都是簡(jiǎn)單易行的，甚至沒(méi)有涉及任何新技能。你早已掌握了如何關(guān)注問(wèn)題，如何把它們記錄下來(lái)，如何判定結(jié)果和行動(dòng)，以及如何回顧和選擇。你還將明白，你長(zhǎng)久以來(lái)一直憑借本能和直覺(jué)對(duì)許多問(wèn)題進(jìn)行的處理都是正確而恰當(dāng)?shù)摹Ｎ覍槟闾峁┮恍┓椒?，幫助你充分利用這些基礎(chǔ)技能，然后將它們推向高效的新境界。我希望能夠激勵(lì)你用它們來(lái)構(gòu)建你自己的全新行為模式。在整本書(shū)中，我會(huì)經(jīng)常提及針對(duì)這套方法所開(kāi)展的培訓(xùn)工作和研討會(huì)。在過(guò)去的20多年中，我作為一名“管理學(xué)顧問(wèn)”獨(dú)立工作，并與別人進(jìn)行了小范圍的合作。我的工作主要是圍繞本書(shū)中介紹的方法，針對(duì)個(gè)人進(jìn)行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開(kāi)研討會(huì)。這也是我獲取經(jīng)驗(yàn)和實(shí)例的源泉。我所作出的承諾，可以用一位客戶的來(lái)信進(jìn)行生動(dòng)形象地概括：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納本書(shū)中的各項(xiàng)原則時(shí)，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它們時(shí)，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預(yù)防日常生活中出現(xiàn)臨時(shí)救火的現(xiàn)象（在某個(gè)工作日中出現(xiàn)的緊急事件和危機(jī)）；同時(shí)也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上的不平衡的壓力。”

內(nèi)容概要

本孖講述在今天這個(gè)信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已經(jīng)失去了效用。每一個(gè)職場(chǎng)中人或多或少都有這樣的體驗(yàn)：壓力重重；太多事情都理不清頭緒；似乎永遠(yuǎn)被各種任務(wù)和目標(biāo)追趕著……時(shí)間管理大師戴維•艾倫將指導(dǎo)你走出規(guī)劃和執(zhí)行工作中的泥沼，通向高效、輕松的彼岸。要想讓事情井井有條，關(guān)鍵便是——從容、放松。    從《搞定1:無(wú)壓工作的藝術(shù)》中我們可以學(xué)到：    •運(yùn)用“執(zhí)行、指派、延遲和放棄”原則來(lái)清空你爆滿的工作籃。    •實(shí)現(xiàn)對(duì)郵件、書(shū)面材料以及所有檔案的完美管理。    •合理規(guī)劃和細(xì)分任務(wù)，讓工作走上良性、高效運(yùn)行的道路。    •當(dāng)環(huán)境和形勢(shì)變化時(shí)，及時(shí)地重新評(píng)估目標(biāo)和工作重點(diǎn)。    •克服慌亂、緊張和易受打擊的情緒。    •對(duì)你尚未涉及的事情和領(lǐng)域勿要操之過(guò)急，平心靜氣。    源于《搞定1:無(wú)壓工作的藝術(shù)》英文書(shū)名Getting Things Done 的GTD系統(tǒng)，現(xiàn)已成為全球數(shù)千萬(wàn)人在學(xué)習(xí)、使用的管理個(gè)人事務(wù)的最佳工具，它正在幫助現(xiàn)代社會(huì)中的繁忙人士從容地管理、安排各種事務(wù)。

作者簡(jiǎn)介

戴維·艾倫，戴維·艾倫有限公司的總裁。作為一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，被譽(yù)為在提高工作效率方面最具建樹(shù)和影響力的思想家之一，并且一直擔(dān)任甲骨文公司、世界銀行、L.L.Bean戶外用品專賣(mài)郵購(gòu)公司和QVC購(gòu)物頻道等企業(yè)的高級(jí)管理顧問(wèn)。在本書(shū)中，戴維將和你分享在全美巡回講座以及頂級(jí)企業(yè)培訓(xùn)（包括微軟公司、洛克希德公司和美國(guó)司法部等）中已得到驗(yàn)證的成功策略。

書(shū)籍目錄

前言 第一部分 通向從容之道？  第1章 新情況，新做法？  第2章 掌控生活：橫向管理工作流程的5個(gè)階段   第3章 控制項(xiàng)目：縱向管理項(xiàng)目計(jì)劃的5個(gè)階段 第二部分 遠(yuǎn)離壓力，提高效率   第4章 準(zhǔn)備工作：確定時(shí)間、空間和工具   第5章 收集階段：歸攏材料   第6章 處理階段：清空工作籃   第7章 組織整理：建立好清單   第8章 檢查回顧：保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行   第9章 執(zhí)行階段：選擇最合適的行動(dòng)   第10章 學(xué)會(huì)控制項(xiàng)目 第三部分 三個(gè)關(guān)鍵原則   第11章 原則一：養(yǎng)成收集的習(xí)慣   第12章 原則二：確定“下一步行動(dòng)”   第13章 原則三：學(xué)會(huì)關(guān)注結(jié)果 結(jié)語(yǔ)

章節(jié)摘錄

第1章新情況，新做法你是否渴望過(guò)這樣一種狀態(tài)：自己雖然整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。我可以很負(fù)責(zé)任地告訴你：這是有可能實(shí)現(xiàn)的。極高的效率，卓著的效果，這是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同時(shí)，這也是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士獲取成功所必須掌握的方法。而這個(gè)方法所涉及的各種技能，是大部分人早已學(xué)會(huì)的，你要做的就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間完整地、系統(tǒng)地運(yùn)用這些技能，從而輕松面對(duì)繁忙的工作和生活。盡管本書(shū)所描述的方法和技巧都是常識(shí)性的，而且具有廣泛的實(shí)用性，但大多數(shù)讀者還是需要對(duì)一些已經(jīng)養(yǎng)成的工作習(xí)慣作出調(diào)整，然后才能實(shí)施本書(shū)中的這個(gè)系統(tǒng)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠顯著改善你處理日常工作中關(guān)鍵問(wèn)題的方式。我的很多客戶都感受到了這種變化，并認(rèn)為這是影響深遠(yuǎn)的、根本性的改變。本書(shū)中的這套方法，完全基于兩個(gè)主要目的：（1）收集所有需要處理的事情（現(xiàn)在的、以后的、某一時(shí)間的；大的、小的、不大不小的），把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦意識(shí)的、條理分明的、可靠的系統(tǒng)中。（2）訓(xùn)練自己在獲取任何“輸入信息”（也就是接手任何任務(wù)）的前期就進(jìn)行分析和決策，以確保在任何時(shí)候，都擁有一套可以執(zhí)行或重新協(xié)調(diào)的“下一步行動(dòng)”計(jì)劃。本書(shū)提供了一套經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程管理方法。為推動(dòng)這套方法的實(shí)施，還列舉了一些實(shí)用的工具、技巧及竅門(mén)。你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無(wú)論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都具有廣泛的適用性，并且可以立即見(jiàn)效。①你可以像很多人一樣：把我所描述的這種高效模式融入你的工作以及日常生活中去，讓它成為你的習(xí)慣、成為你的生活方式，甚至成為你人生的一部分。當(dāng)然，你也可以仿效另一些人的做法：在你覺(jué)得需要的時(shí)候，才把這套方法拿出來(lái)使用，以使自己重新獲得對(duì)生活和工作的掌控。問(wèn)題：增長(zhǎng)的需求，匱乏的資源這些日子以來(lái)，幾乎我遇到的每個(gè)人都在抱怨自己要處理的事情過(guò)于繁多，根本沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)一一完成。就在前一周授課時(shí)，我就遇到兩個(gè)有類似困惑的人。其中一位在一家大型全球投資公司任職，他承擔(dān)著公司的管理工作，總是擔(dān)心自己所承擔(dān)的新職責(zé)會(huì)影響他的家庭生活。另一位是中層的人力資源經(jīng)理，她計(jì)劃在一年的時(shí)間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1 100人擴(kuò)增到2 000人。她每天都瘋狂工作，單是電子郵件，就要處理150多封。因?yàn)橹挥羞@樣，她才能在周末的時(shí)候享受正常的社交生活。新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個(gè)自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但與此同時(shí)又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來(lái)越大的壓力。這就是俗語(yǔ)所說(shuō)的眼大肚子小，貪多嚼不爛，而絕大多數(shù)人都對(duì)怎樣改善這種局面感到茫然無(wú)措。工作不再有清楚的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，即使參加了各種培訓(xùn)，我們?nèi)耘f難以跟上變化。僅僅在20世紀(jì)的后50年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動(dòng)，轉(zhuǎn)變?yōu)楸说?德魯克所定義的那種“知識(shí)工作”了。以前，工作的內(nèi)容是非常明確的。人們耕田種地，制造機(jī)器，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，并使用各種小工具。你知道哪些工作是需要你完成的—你可以親眼看到它。你也可以很清楚地判斷一項(xiàng)工作是否已經(jīng)完成。現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作卻都沒(méi)有明確的界定。我所認(rèn)識(shí)的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打的事情需要立刻處理。即使他們搭上所有的時(shí)間苦苦努力，也不可能把一切都做到盡善盡美。很可能你也正面對(duì)著類似的困境：這次會(huì)議討論是否透徹？這個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃是否會(huì)有效？主管人員的薪酬結(jié)構(gòu)是否合理？正在起草的文章是否能鼓舞人心？即將召開(kāi)的員工會(huì)議能否起到鼓舞士氣的作用？公司的重組計(jì)劃是否行之有效？此外，還有一個(gè)值得注意的問(wèn)題：要想更加出色地完成任務(wù)，我們都知道相關(guān)資料越多越好，那么現(xiàn)在你能夠搜尋到多少相關(guān)資料呢？回答是：無(wú)窮無(wú)盡！日益發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)為我們提供了豐富的信息資源，取之不盡、用之不竭。另一方面，工作缺乏明確的界定導(dǎo)致每個(gè)人的工作量加大。今天，許多機(jī)構(gòu)的運(yùn)作都需要各部門(mén)之間互相交流、彼此合作。企業(yè)中各部門(mén)之間的壁壘正在削弱，任何部門(mén)都需要查看其他平級(jí)部門(mén)（市場(chǎng)部、人力資源部或某個(gè)專門(mén)的委員會(huì)）發(fā)來(lái)的電子郵件，即使是抄送的也不能放過(guò)。工作職責(zé)在不斷地變化一般情況下，我們工作中所出現(xiàn)的參差不齊、變化萬(wàn)千的枝節(jié)問(wèn)題，對(duì)任何人來(lái)說(shuō)都是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。現(xiàn)在，在這個(gè)基礎(chǔ)上還要添加另一項(xiàng)挑戰(zhàn)：工作職責(zé)的定義在不斷變化。我經(jīng)常在研討會(huì)上提問(wèn)：“你們當(dāng)中，有誰(shuí)從事的工作就是招聘你的時(shí)候要你做的事情？”很少有人舉手。由于工作職責(zé)很可能既無(wú)明確的限制，又無(wú)特定的形式，因此，只有長(zhǎng)時(shí)間從事某一任務(wù)明確的工作，你才有可能弄明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的頭腦保持清醒。但是，很少有人能有這樣的好運(yùn)，這主要有以下兩個(gè)原因：1.我們所工作的機(jī)構(gòu)似乎處于一種永恒的變化之中，奮斗目標(biāo)、產(chǎn)品、用戶、市場(chǎng)、技術(shù)，以及所有者都在不斷地更新變化，這必然導(dǎo)致各種現(xiàn)存的結(jié)構(gòu)、模式、角色和責(zé)任的重組和調(diào)整。2.與從前相比，當(dāng)今一般的專業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度。他們變換職業(yè)就如同父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲和50多歲的人也信奉時(shí)代在不斷發(fā)展的信條。他們希望更全面地融入主流社會(huì)中去，投身于“包羅萬(wàn)象的發(fā)展大潮之中，無(wú)論是在專業(yè)方面、管理方面還是行政方面”。簡(jiǎn)言之，人們不會(huì)長(zhǎng)期從事任何單一職業(yè)?，F(xiàn)在很少有人非常清楚工作內(nèi)容到底是什么，也不知道到底需要多大的投入才能把它做好。我們從外部世界獲取了大量信息，同時(shí)，在我們的內(nèi)心世界形成了同樣巨大數(shù)量的觀點(diǎn)以及與別人或自己達(dá)成的協(xié)議。然而，我們自身還沒(méi)有具備相應(yīng)的能力來(lái)承擔(dān)如此龐大數(shù)量的事務(wù)。舊的模式和習(xí)慣已顯得力不從心無(wú)論是我們所接受的標(biāo)準(zhǔn)教育、傳統(tǒng)的時(shí)間管理模型，還是當(dāng)今那些充斥市場(chǎng)、隨手可得的管理輔助工具，如個(gè)人記事本、Microsoft Outlook軟件或者個(gè)人掌上電腦（PDA），都無(wú)法全面地幫助我們應(yīng)對(duì)我們所面對(duì)的各種新要求。如果你已經(jīng)試過(guò)使用上述任何一種處理方法或者工具，恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無(wú)法滿足工作中不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)換的各種復(fù)雜要求。要期望在這個(gè)波濤洶涌的時(shí)代獲得輕松、良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。我們迫切需要挖掘出一些新方法、新技術(shù)和新工作模式，以使我們永遠(yuǎn)立于不敗之地。傳統(tǒng)的時(shí)間管理法和個(gè)人管理法在過(guò)去的時(shí)代大顯身手，所以當(dāng)勞動(dòng)大軍從工業(yè)化裝配流水線中抽身出來(lái)，涌入一種全新的工作模式時(shí)，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參考，這包括對(duì)行動(dòng)對(duì)象和時(shí)機(jī)的判斷。而當(dāng)“時(shí)間”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作要素時(shí)，個(gè)人日程表隨之成為一種關(guān)鍵性的工作管理工具。（20世紀(jì)80年代，許多專業(yè)人士就已經(jīng)把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。時(shí)至今日，仍有許多人把自己的日程表奉為重要的管理工具。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而來(lái)?！?、2、3”優(yōu)先順序代碼和每日開(kāi)列的任務(wù)清單，就是人們?cè)谶^(guò)去的實(shí)踐中逐漸發(fā)展起來(lái)的重要選擇手段。如果你擁有作出選擇的自由，你就需要考慮到哪些是需要優(yōu)先解決的事情。你可能已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，盡管日程表的作用不容忽視，但是實(shí)際上，它也只是有效地管理了你所從事的大量事務(wù)中的一小部分內(nèi)容（至少在某種程度上如此）。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的任務(wù)清單和那些簡(jiǎn)化的優(yōu)先順序代碼，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)對(duì)一個(gè)普通職業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。越來(lái)越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個(gè)邀請(qǐng)、投訴或訂單。幾乎沒(méi)有人能夠把所有的事務(wù)按照“1、2、3”的順序排出先后，也沒(méi)有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即改變自己事先確定的工作日程?！按缶帧迸c事務(wù)的本質(zhì)另一方面，大量的商業(yè)書(shū)籍、模型、研討會(huì)和專家權(quán)威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理復(fù)雜問(wèn)題的思路。認(rèn)清主要目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。我經(jīng)?？吹剑鲇谙旅嫒齻€(gè)原因，這些努力往往都付諸東流了：1. 在處理每天、每小時(shí)的事務(wù)時(shí)，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無(wú)法集中足夠的精力關(guān)注更重要的問(wèn)題。2. 由于個(gè)人管理系統(tǒng)方面存在欠缺引發(fā)了一種下意識(shí)的抵觸情緒，所以在面對(duì)那些棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時(shí)，這種情緒就會(huì)阻止具體行動(dòng)的實(shí)施。而這種結(jié)果又會(huì)導(dǎo)致更加嚴(yán)重的干擾作用，并進(jìn)一步強(qiáng)化了壓力。3. 一旦提出了更高一級(jí)的要求和價(jià)值觀，我們?cè)械臉?biāo)準(zhǔn)和視點(diǎn)也將隨之提升，這會(huì)讓我們認(rèn)識(shí)到有更多的事務(wù)尚待完成。這通常只會(huì)在我們的肩上再加上一把稻草，讓我們不堪重負(fù)、愁眉不展。沒(méi)錯(cuò)，價(jià)值觀的審視會(huì)讓我們?cè)谇鍐紊隙逊e更多的任務(wù)。誠(chéng)然，集中精力來(lái)關(guān)注主要目標(biāo)和價(jià)值觀的重要性毋庸置疑。但這并不意味著會(huì)使我們要做的工作就減輕了，或者使遇到的困難和挑戰(zhàn)大大地減少了。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。例如，對(duì)一位人力資源部的經(jīng)理來(lái)說(shuō)，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來(lái)吸引并留住人才，并不能使自己的工作得到簡(jiǎn)化。長(zhǎng)期以來(lái)，在“知識(shí)工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致，并能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中產(chǎn)生出卓越功效的系統(tǒng)和工具。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機(jī)地融合在一起。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對(duì)每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須易于維護(hù)，能節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡(jiǎn)。承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”讓我們反省一下，如果你在任何情況下、任何時(shí)間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事務(wù)，情況會(huì)是怎么樣呢？如果你能夠100%地把精力投入到自己選擇的工作中而不受任何外界的干擾，情形又會(huì)是怎么樣呢？這是有可能實(shí)現(xiàn)的。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個(gè)角落的所有的事情，同時(shí)保持放松，花費(fèi)最少的氣力完成一切有意義的工作。它使你在這個(gè)錯(cuò)綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗(yàn)到武術(shù)家們所說(shuō)的“心如止水”的境界，優(yōu)秀的運(yùn)動(dòng)員則稱之為“忘我境界”。事實(shí)上，你很有可能已經(jīng)體會(huì)到這種美妙的感覺(jué)了。在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的想法層出不窮。每個(gè)人都可能進(jìn)入這種狀態(tài)。要想積極有效地應(yīng)對(duì)21世紀(jì)復(fù)雜多樣的生活，人們就都需要這種狀態(tài)，并且需求程度日益增強(qiáng)。對(duì)于那些高效率的專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。世界級(jí)的劃船運(yùn)動(dòng)員克雷格?蘭伯特（Craig Lambert）曾在《碧波上的心境》（Mind Over Water）一書(shū)中這樣描述這種感受：劃船運(yùn)動(dòng)員們用這樣一個(gè)詞語(yǔ)來(lái)描述這種無(wú)摩擦的狀態(tài)：蕩秋千（swing）。這使我們回想起在后院蕩秋千時(shí)的那種愜意和歡娛—一種簡(jiǎn)單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動(dòng)，完全憑借來(lái)自秋千自身的沖力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過(guò)的弧度越來(lái)越高，但是，這主要是地球引力的功勞。與其說(shuō)我們蕩秋千，還不如說(shuō)我們被蕩了起來(lái)。船推動(dòng)著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，只有速度在吟唱著。我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地?fù)]槳加快速度，避免拖其后腿，而過(guò)于用力又會(huì)阻礙船速。如果努力變成了為努力而努力，那么結(jié)果就會(huì)適得其反，這種努力反而會(huì)在過(guò)程中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進(jìn)貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能證明自己并不身屬此類。貴族們并不需要努力，他們?cè)缫呀?jīng)達(dá)到了這種境界。蕩秋千就是這樣一種“進(jìn)入狀態(tài)”的境界?！靶娜缰顾钡谋扔骺帐值乐杏谩靶娜缰顾眮?lái)形容一切就緒的狀態(tài)。想象把一粒石子投入沉寂無(wú)聲的池塘中，池塘中的水會(huì)有何反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。池水既不會(huì)反應(yīng)過(guò)激，也不會(huì)置之不理?？帐值乐械膿羧瓌?dòng)作，其力量來(lái)自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會(huì)用雙手劈開(kāi)木板和磚塊了。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運(yùn)用一種能夠附和著高速度而產(chǎn)生聚集沖力的能力。但是如果肌肉緊張，動(dòng)作就會(huì)慢下來(lái)。因此，在高級(jí)階段的武功訓(xùn)練中，對(duì)平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對(duì)其他方面的要求。掃除雜念和靈活柔韌是關(guān)鍵所在。任何造成你反應(yīng)過(guò)度或反應(yīng)不足的事情都可能反過(guò)來(lái)控制你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、項(xiàng)目、未讀的雜志、下一步行動(dòng)的思考、與孩子或者老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比預(yù)期差得多的結(jié)果。很多人對(duì)于一些事情，要么給予過(guò)分的關(guān)注，要么不屑一顧，這僅僅是因?yàn)樗麄儫o(wú)法做到“心如止水”般地行事。你能在需要時(shí)進(jìn)入自己的“高效狀態(tài)”嗎？回想一下上一次你感覺(jué)工作高效時(shí)的情形。很可能你當(dāng)時(shí)感覺(jué)自己完全能夠控制一切，絲毫沒(méi)有緊張的感覺(jué)。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了（怎么已經(jīng)到了午餐的時(shí)間？），而且你還明顯感受到了工作上取得的進(jìn)展。你還希望再次體驗(yàn)這樣的感覺(jué)嗎？如果你早已遠(yuǎn)遠(yuǎn)地脫離了那種理想狀態(tài)，并感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書(shū)的宗旨，它將告訴你如何才能回歸“心如止水”的境界，幫助你把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書(shū)將對(duì)你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。原則：有效地處理內(nèi)心的承諾在20余載的培訓(xùn)工作中，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)極為普遍的情況，即由于人們對(duì)自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)管理不當(dāng)，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨。所以，學(xué)會(huì)對(duì)那些承諾的事情加以控制，可以有效地緩解壓力。即使那些并沒(méi)有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會(huì)了如何更加有效地對(duì)生活中“懸而未決的問(wèn)題”加以控制，那么在放松自我、集中精力、提高效率方面也會(huì)呈現(xiàn)出明顯的改善?？峙履阋呀?jīng)與自己達(dá)成了許多項(xiàng)協(xié)議（這一點(diǎn)也許你根本沒(méi)有意識(shí)到）。而每一項(xiàng)協(xié)議，無(wú)論大小，都時(shí)時(shí)刻刻地被你自身中的無(wú)意識(shí)緊密地追隨著。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問(wèn)題”。它們可能是“根除世界上的饑餓問(wèn)題”這樣的重大事務(wù)，也可能是“雇用一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或“更換鉛筆刀”一類的瑣碎小事。現(xiàn)在，你內(nèi)心很有可能已經(jīng)承擔(dān)了比你自己所意識(shí)到的還多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。比如，你需要以某種方式回復(fù)電子郵箱、語(yǔ)音信箱以及工作中的新信息；你知道有無(wú)數(shù)的工程項(xiàng)目將會(huì)被劃分到你的責(zé)任范圍內(nèi)；你還需要確定某些目標(biāo)和方向，經(jīng)營(yíng)自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。你的內(nèi)心對(duì)工作和生活中所有“懸而未決的問(wèn)題”都承擔(dān)了一定的責(zé)任。為了能夠高效地應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題，首先，你必須明確并收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計(jì)劃如何逐一解決。這看起來(lái)似乎極為簡(jiǎn)單，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅(jiān)持下去。管理承諾時(shí)的基本要求如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面幾點(diǎn)：首先，如果這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會(huì)受阻。任何一件你認(rèn)為沒(méi)有完成的事情，都必須置于一個(gè)客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中—必須經(jīng)?；卦L并且清理它。第二，你必須明白你的工作到底是什么。你還必須作出判斷：需要采取什么行動(dòng)來(lái)推動(dòng)工作的進(jìn)程。第三，一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，你必須在某一個(gè)你會(huì)經(jīng)常查閱的體系中安排組織好這些行動(dòng)的提示信息。檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練我建議你拿筆記下來(lái)目前盤(pán)踞在你大腦中的那些最重要的工作或狀況。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最容易分散你的注意力？哪一個(gè)問(wèn)題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以哪種方式消耗了你大量的精力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者狀況必須要處理，而且越早處理越好。也許，你馬上就要背上行囊外出度假。出發(fā)之前，你還有幾個(gè)重大決策要敲定。或許你剛剛繼承了一筆600萬(wàn)美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這筆資產(chǎn)等。明白了嗎？好，請(qǐng)用簡(jiǎn)單的一句話來(lái)描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。換句話說(shuō)，事情怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡(jiǎn)單，就像“去夏威夷度假”、“處理有關(guān)客戶X的事情”、“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”、“弄清新的分區(qū)管理結(jié)構(gòu)”或者“實(shí)施新的投資策略”。你現(xiàn)在都清楚了嗎？好極了?，F(xiàn)在，請(qǐng)寫(xiě)下為了推動(dòng)事情的進(jìn)展，你下一步的具體行動(dòng)是什么？假設(shè)你手頭沒(méi)有其他事情，只有這一件事情需要立即完成。那么你打算去哪里？采取什么行動(dòng)步驟？你會(huì)不會(huì)打一個(gè)電話？會(huì)不會(huì)走到計(jì)算機(jī)前寫(xiě)一封電子郵件？會(huì)不會(huì)坐下來(lái)，取出紙和筆，心血來(lái)潮地寫(xiě)上幾筆呢？有沒(méi)有可能與你的配偶、秘書(shū)、律師或你的老板面對(duì)面地談上一會(huì)兒呢？還是會(huì)去五金商店買(mǎi)一些釘子呢？你找到答案了嗎？好極了。你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價(jià)值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會(huì)時(shí)完成了這個(gè)訓(xùn)練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會(huì)體驗(yàn)到，至少你的控制力增加了一點(diǎn)點(diǎn)，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，對(duì)于某些長(zhǎng)久以來(lái)一團(tuán)亂麻的局面，你似乎也有了動(dòng)手解決它的沖動(dòng)。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動(dòng)力放大1 000倍時(shí)將會(huì)是怎樣一番景象。如果這個(gè)小小的試驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)δ惝a(chǎn)生一些積極影響，請(qǐng)你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？形勢(shì)本身并不會(huì)向前發(fā)展，至少在這個(gè)物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬(wàn)確的。有所改變的只是你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果，并確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。你并不需要進(jìn)行很多思考，僅僅需要幾分鐘，就能夠把你所承擔(dān)的責(zé)任和需要的資源凝聚到一起了。“知識(shí)工作”的本質(zhì)“知識(shí)工作”的真實(shí)本質(zhì)和操作原則是：你對(duì)工作投入的思考，應(yīng)該比你現(xiàn)在實(shí)際付出的多，但是比你所預(yù)想的要少。就像彼得?德魯克所描寫(xiě)的那樣：“在知識(shí)工作中，任務(wù)沒(méi)有被指定，它需要由工作者確定?！@項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)有助于提高知識(shí)工作者工作效率的關(guān)鍵性問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題可能會(huì)導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。通常，沒(méi)有正確的答案，只有不同的選擇。想要獲取高收益，一定要明確地認(rèn)定預(yù)期結(jié)果。”要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事務(wù)的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動(dòng)，都將消耗人們大量的精力。因此，許多人對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒。實(shí)際上，我們從來(lái)沒(méi)有學(xué)過(guò)在行動(dòng)之前要進(jìn)行周密的思考；大部分的日常活動(dòng)也都以待處理事宜的形式（比如工作中未處理的公文，或者家里要洗的衣服等等）展現(xiàn)在我們面前。所以大多數(shù)人認(rèn)為，根本沒(méi)必要先花些精力屏氣凝神地思考一下，進(jìn)而去明確預(yù)期的結(jié)果。然而事實(shí)上，思考結(jié)果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。為什么有些事情總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對(duì)一些事情總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈兊臓顩r能有所改善，另外：? 你還沒(méi)有明確地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么。? 你還沒(méi)有確定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么。? 你還沒(méi)有把預(yù)期結(jié)果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的系統(tǒng)中去。這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有問(wèn)題，作出一切必要的決定，并把預(yù)期結(jié)果保存到那個(gè)系統(tǒng)中去（同時(shí)心里十分清楚，需要時(shí)你能隨時(shí)調(diào)用查詢這個(gè)系統(tǒng)），你的大腦才會(huì)放松下來(lái)。你可以騙過(guò)別人，但是你卻無(wú)法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候提醒你執(zhí)行行動(dòng)。如果你沒(méi)有做好這些工作，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。通常情況下，當(dāng)你對(duì)某件事還沒(méi)有依照上述的處理方法處理時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會(huì)持續(xù)不斷地對(duì)你施加壓力，這只會(huì)增加你的精神負(fù)擔(dān)。你的大腦并不總是那么管用有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果它夠聰明的話，它就應(yīng)該只在你需要處理某件事的時(shí)候才提醒你。你有沒(méi)有一把電池耗光了的手電筒？而你的大腦一般是什么時(shí)候，才提醒你該買(mǎi)電池了呢？你又是什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒(méi)電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該僅當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)才給你提醒，而且能一并告知你相應(yīng)的電池型號(hào)。從你今天早晨醒來(lái)到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無(wú)進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且這往往只會(huì)使你更加焦慮不安。似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時(shí)，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。人們把許許多多懸而未決的問(wèn)題委托給大腦來(lái)處理，但你的大腦卻無(wú)法有效處理它們?！安牧稀钡霓D(zhuǎn)化我是這樣定義“材料”（Stuff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未確定預(yù)期結(jié)果和下一步具體行動(dòng)的事情。對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，他們的組織整理系統(tǒng)沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的功效，原因在于沒(méi)有首先完成對(duì)“材料”的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無(wú)法加以控制。多年以來(lái)，我所見(jiàn)過(guò)的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，而不是必須完成的實(shí)際工作的清單。它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)方案，即真正意義上的工作提綱和工作細(xì)節(jié)?！安牧稀钡拇嬖诒举|(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來(lái)。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為知識(shí)工作者，這是我們的責(zé)任。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過(guò)程，并且明白無(wú)誤，那么剩下的工作就不需要再耗費(fèi)我們的腦力了，付出單純的體力勞動(dòng)就可以了。在一次研討會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的任務(wù)清單時(shí)感嘆不已：“天哪，這簡(jiǎn)直是一堆根本無(wú)法完成的工作，毫無(wú)章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃清單而言，這是我所聽(tīng)到過(guò)的最生動(dòng)形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、內(nèi)容殘缺不全的任務(wù)清單。但是，他們?nèi)匀粵](méi)有認(rèn)識(shí)到，到底需要整理多少內(nèi)容，管理哪些細(xì)節(jié)，才能獲得真正的回報(bào)。如果他們希望自己的組織整理工作富有成效，就應(yīng)該收集一切有待考慮的問(wèn)題，然后完成思考的過(guò)程。過(guò)程：管理你的行動(dòng)你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動(dòng)員那樣來(lái)訓(xùn)練你自己，在知識(shí)工作中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動(dòng)和精力集中。你可以更加積極有效地思考問(wèn)題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以將工作和生活中各個(gè)層面的事務(wù)都收集起來(lái)，完成更多的工作，同時(shí)消耗更少氣力。此外，你還可以針對(duì)收集到的全部“材料”進(jìn)行前期決策，為你的工作和生活制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的事務(wù)處理模式。然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經(jīng)看到的那樣，單純的時(shí)間管理、信息管理或者優(yōu)先事務(wù)管理都無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。畢竟：? 你不可能通過(guò)管理時(shí)間，把5分鐘變成6分鐘。? 你無(wú)法管理大量的信息，過(guò)量的信息只會(huì)被遺忘和忽視—否則，當(dāng)你走進(jìn)圖書(shū)館，打開(kāi)電話黃頁(yè)本，或者上網(wǎng)的時(shí)候，腦子非爆炸了不可。? 你無(wú)法管理事務(wù)的優(yōu)先級(jí)，因?yàn)槭聞?wù)是否優(yōu)先完全是你的主觀決定。因此，管理你的行動(dòng)是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。管理行動(dòng)的重要性你想利用自己的時(shí)間做什么事情？你要把獲取的信息運(yùn)用到哪件事情上？你要把有限的精力花費(fèi)在哪件事情上？這些是人們分配有限資源的時(shí)候必須作出的選擇。這些問(wèn)題的本質(zhì)是，在某個(gè)時(shí)間，你應(yīng)該做什么。也就是，我們要如何管理行動(dòng)。這似乎是顯而易見(jiàn)的。然而，你所要關(guān)心的項(xiàng)目、事務(wù)、未盡事宜的具體行動(dòng)的數(shù)量之大常常會(huì)令你震驚，更別說(shuō)那些沒(méi)有識(shí)別的和沒(méi)有決定方案的事務(wù)了。實(shí)際上大部分人都有很多自己沒(méi)有意識(shí)到的事務(wù)在等待自己完成。常常能聽(tīng)到有人抱怨“我沒(méi)有時(shí)間去……”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多任務(wù)似乎勢(shì)不可當(dāng)?shù)叵蚰阌縼?lái)。之所以有這種感覺(jué)，是因?yàn)闆](méi)人能執(zhí)行任務(wù)！你所能做到的僅僅是執(zhí)行這個(gè)任務(wù)中的某一個(gè)具體行動(dòng)步驟。在多數(shù)情況下，那些具體的行動(dòng)步驟可能僅僅需要一兩分鐘的時(shí)間就可以完成，而正是這些不起眼的行動(dòng)在推動(dòng)整個(gè)任務(wù)的完成。在培訓(xùn)成千上萬(wàn)名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問(wèn)題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。問(wèn)題的關(guān)鍵在于，他們無(wú)法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。就像在用雷達(dá)監(jiān)視敵情，你應(yīng)該在發(fā)現(xiàn)異常的第一時(shí)間作出反應(yīng)，而不是等到問(wèn)題嚴(yán)重了才手忙腳亂地處理。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，會(huì)讓你在行動(dòng)管理中收獲豐碩成果。采用自下而上的方法經(jīng)過(guò)多年的觀察，我發(fā)現(xiàn)自下而上的工作方法對(duì)提高個(gè)人工作效率最具實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手來(lái)處理事務(wù)。一般觀點(diǎn)認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行處理：首先確定個(gè)人的人生目標(biāo)或公司的長(zhǎng)期目標(biāo)，然后定義工作的主要目標(biāo)，最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問(wèn)題上。然而實(shí)際情況是，大多數(shù)人總是陷于日常繁雜的事務(wù)中難以脫身，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶郑宰韵露系姆椒ǚ炊有兄行?。完全掌控各種事務(wù)（無(wú)論是工作籃中的還是腦海中的），并且采取一切有效方法保持這種清爽的狀態(tài)，將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來(lái)，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，使你更有信心進(jìn)行開(kāi)拓創(chuàng)新。這是一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺(jué)，只有采用自下而上的方法處理事務(wù)的人才能體會(huì)到。當(dāng)處理底層具體行動(dòng)的做法，已經(jīng)成為你日常事務(wù)處理模式一部分的時(shí)候，你也就為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)做好了充分的準(zhǔn)備。事實(shí)上，在你的日常工作以外，有更多有價(jià)值的事情在等待你思考。但如果你在底層具體行動(dòng)上的控制管理能力不夠的話，就很可能無(wú)暇顧及了。這就好似穿著寬大的泳衣游泳—你不得不手提著泳褲防止它掉下去，根本無(wú)心抬頭看方向是否正確。我接觸過(guò)許多經(jīng)理人，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。這是沒(méi)有妥善地管理工作流程的必然結(jié)果。對(duì)行動(dòng)的橫向管理和縱向管理你需要從“橫向”和“縱向”兩個(gè)角度，來(lái)控制各種事務(wù)、項(xiàng)目和行動(dòng)?！皺M向”控制是把你所涉及的所有行動(dòng)都管理起來(lái)，保證毫無(wú)遺漏地加以執(zhí)行。這就好像是一部不停地進(jìn)行全方位掃描的雷達(dá)，它的對(duì)象是一天里任何一件能夠吸引你注意力的事務(wù)：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不停的顧客、需要擦的皮鞋、買(mǎi)郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、今晚去看一場(chǎng)電影等等。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情感到驚訝不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)輔助你記錄這些事務(wù)，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，從而確保你能夠輕松、快速地將注意力從一件事情轉(zhuǎn)移到另一件上。相比之下，“縱向”控制則是指針對(duì)每個(gè)具體的主題或項(xiàng)目所進(jìn)行的思考。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹆讼乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開(kāi)始鎖定這一信息—你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要做什么準(zhǔn)備等；或者你的公司即將進(jìn)行部門(mén)重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。從廣義上講，這就是“項(xiàng)目規(guī)劃”，它的焦點(diǎn)聚集在某一事務(wù)、狀況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過(guò)程中一切（至少對(duì)目前來(lái)說(shuō)）必要的想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序。橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。恰到好處的行動(dòng)管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領(lǐng)域之中，同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目的適度聚焦能讓你徹底了解和掌控項(xiàng)目所需的具體環(huán)節(jié)。最重要的技巧：把一切事務(wù)趕出大腦如果你把所有事務(wù)都存儲(chǔ)在大腦里，那么，你就無(wú)法真正地獲得我所承諾的那種輕松的控制感。你將發(fā)現(xiàn)，這套方法中所包含的那些行為和技巧是你早就已經(jīng)掌握的。但與其他方法不同的是，必須將“材料”全部存入工作籃中，而不是遺留在大腦中。這套方法適用于一切事務(wù)—重大的或者微小的，私人的或者工作的，突發(fā)的或者常規(guī)的，絕無(wú)例外。我想你可能有過(guò)這樣的經(jīng)歷：當(dāng)你的工作（比如某個(gè)龐大的項(xiàng)目）或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你需要坐下來(lái)平靜一下，拿起紙筆列出一張清單來(lái)幫助你進(jìn)行分析和思考。如果你這樣做過(guò)的話，對(duì)于我所講的方法你就有了一個(gè)參考。然而，大多數(shù)人只有在生活、工作變得一團(tuán)糟，令他們難以忍受、不得不采取措施時(shí)，才會(huì)開(kāi)始草擬工作清單。通常情況下，這個(gè)清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問(wèn)題。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域（不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”如此），那么，你才算開(kāi)始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”①水準(zhǔn)的管理模式了。在實(shí)際的行動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，我盡量讓自己可以憑直覺(jué)去挑選要執(zhí)行的行動(dòng)，而不是重新思考那些行動(dòng)的來(lái)龍去脈。因?yàn)槲以缫褜?duì)事務(wù)進(jìn)行了周密?chē)?yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，而所得的結(jié)果都是單純的、可執(zhí)行的行動(dòng)。所以我不會(huì)再次浪費(fèi)時(shí)間進(jìn)行思考，否則，就是徒勞無(wú)益地耗費(fèi)創(chuàng)造力，徒增挫折和壓力。任何要辦理的事務(wù)都需要你進(jìn)行思考，這是無(wú)法逃避的，你的大腦會(huì)緊緊地抓住那些未經(jīng)思考的事情不放。但是，大腦負(fù)載這些未盡事宜的能力是有限度的，一旦超越了這個(gè)限度，它的思考效率就會(huì)急劇下降。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織—往往負(fù)責(zé)存儲(chǔ)不完整、尚未決定和沒(méi)有組織安排好的“材料”—其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲(chǔ)器（RAM）。你的意識(shí)就好像是計(jì)算機(jī)的CPU，是一個(gè)負(fù)責(zé)處理的工具，而不是一個(gè)存儲(chǔ)場(chǎng)所。你每次只能考慮兩三件事情。但是那些未處理完的事務(wù)仍然存儲(chǔ)于短期記憶空間里。大腦保存“材料”的能力是有限的。要想讓大腦高效地工作，就像讓CPU高速處理任務(wù)一樣，必須保證RAM里排隊(duì)的任務(wù)盡量少。很多人終日里忙忙碌碌，大腦的存儲(chǔ)空間早已不堪重負(fù)。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不定，正是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無(wú)時(shí)無(wú)刻不在侵?jǐn)_他們的注意力?，F(xiàn)在讓我們暫停一下，審視一你自己。在剛剛過(guò)去的幾分鐘里，你是不是已經(jīng)走神了，腦子里冒出一些與你現(xiàn)在閱讀的內(nèi)容毫不相干的事情了？你的大腦很可能開(kāi)了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。它們從你大腦的RAM（隨機(jī)存儲(chǔ)器）里一躍而起，沖著你大吼大叫。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來(lái)，放在一個(gè)可靠的工作籃中（“可靠”是因?yàn)槟阒雷约簩⒑芸炀蜁?huì)再次回頭處理這個(gè)問(wèn)題），否則，它只會(huì)跟你糾纏不休。那將導(dǎo)致最糟糕的結(jié)果：事情毫無(wú)進(jìn)展，而壓力徒然激增。糟糕的是，你的大腦是個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的器官，雖然你對(duì)某些事情感到無(wú)能為力、無(wú)可奈何，可你的大腦仍然會(huì)毫不懈怠地一個(gè)勁兒地提醒你。大腦中從來(lái)就不存在過(guò)去或者將來(lái)的概念，也就是說(shuō)，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的RAM中，那么大腦中的某一些區(qū)域就會(huì)立即認(rèn)定：你應(yīng)該自始至終努力完成那件事情。對(duì)于任何你應(yīng)該去解決的問(wèn)題，大腦都會(huì)自動(dòng)認(rèn)為你應(yīng)該立刻投入辦理。一旦你把兩件事同時(shí)放入RAM那你就注定會(huì)失敗，因?yàn)槟愀緹o(wú)法同時(shí)對(duì)付它們。就這樣，無(wú)孔不入的壓力一下子冒了出來(lái)，而這種壓力卻常常會(huì)讓你丈二和尚摸不著頭腦，更別說(shuō)順利解決了。擺脫這種壓力束縛的辦法嗎？當(dāng)然。下面的章節(jié)將告訴你具體的做法。

后記

結(jié) 語(yǔ)我希望這本書(shū)對(duì)你有所幫助—你開(kāi)始體驗(yàn)到事半功倍的感覺(jué)，同時(shí)還減輕了精神上的壓力。我真心希望你通過(guò)運(yùn)用這些技巧能體會(huì)到“心如止水”的境界，并施展出你的創(chuàng)造才能。那些開(kāi)始實(shí)施這一方法的人，總能夠發(fā)現(xiàn)更加豐富多彩的內(nèi)容。也許你走得更遠(yuǎn)，已經(jīng)開(kāi)始著手改造這個(gè)方法，以讓它更加適合自己。我相信，本書(shū)印證了許多你早就熟知的道理，證明了一些你長(zhǎng)期以來(lái)堅(jiān)持的行事方法，也許這會(huì)讓你在這個(gè)日益復(fù)雜、令人緊張煩躁的世界里，更加游刃有余。今天，到處都能看到關(guān)于成功理論（或模式）的書(shū)，而我寫(xiě)這本書(shū)的意圖，并不是講述成功學(xué)。相反，這本書(shū)的核心方法不會(huì)隨著時(shí)代的變化而發(fā)生改變，而且每當(dāng)人們使用這些方法時(shí)，總能夠收到良好的效果。當(dāng)你理解了這個(gè)原則，無(wú)論做什么事情，你都可以大大提高行動(dòng)的效率。也許這就是所謂的返璞歸真。《搞定I》就是這樣一本指南，它幫助我們進(jìn)入精力集中同時(shí)又放松自如的狀態(tài)，這恰恰就是獲得最高效率時(shí)的狀態(tài)。你也可以把它當(dāng)做一個(gè)工具，當(dāng)你需要時(shí)讓它幫你恢復(fù)到積極的狀態(tài)。為了能夠時(shí)刻保持良好積極的狀態(tài)，你必須持之以恒，盡管到目前為止，你很可能還沒(méi)有養(yǎng)成這些習(xí)慣：把一切事情從你的大腦中清理出去；每當(dāng)事情出現(xiàn)在大腦中就作出決策，而不是拖到日后；回顧和更新包含了各種懸而未決問(wèn)題的完整清單。我希望到目前為止，你至少已經(jīng)建立起一個(gè)參照點(diǎn)，來(lái)評(píng)估以上行為所創(chuàng)造的價(jià)值。盡管需要花費(fèi)一些時(shí)間才能夠養(yǎng)成這些習(xí)慣，但千萬(wàn)不要裹足不前。耐心一些，享受這個(gè)過(guò)程吧。最后，這里有一些推動(dòng)你實(shí)施這一方法的小提示：? 建立起用于個(gè)人組織整理的設(shè)施，安排整理你的工作區(qū)，準(zhǔn)備幾個(gè)工作籃，創(chuàng)建一個(gè)個(gè)人歸檔系統(tǒng)（在公司和家里），準(zhǔn)備一個(gè)好用的計(jì)劃手冊(cè)，上面應(yīng)該有完整的管理項(xiàng)目的清單。我還建議你付出一些行動(dòng)，來(lái)切實(shí)改善你的工作環(huán)境。掛些照片，準(zhǔn)備好筆，清理雜物，重新布置工作環(huán)境。讓自己有一個(gè)嶄新的開(kāi)端。? 預(yù)留出一些時(shí)間，讓你可以整理辦公室中某一個(gè)完整的區(qū)域，然后是家中的各個(gè)角落。把收集到的一切納入你的系統(tǒng)當(dāng)中，并采用本書(shū)介紹的方法對(duì)其進(jìn)行處理。? 同別人分享你從書(shū)中得到的知識(shí)、你的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及感受（這是最快的學(xué)習(xí)方法）。? 3~6個(gè)月后，再回顧本書(shū)的內(nèi)容，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多第一次閱讀時(shí)漏掉的東西。只要你認(rèn)真閱讀，你的收獲會(huì)比第一次更多。? 與推廣和使用本書(shū)方法的人保持聯(lián)系，參與他們的討論和實(shí)踐。（可以訪問(wèn)GTD的官方網(wǎng)站http://www.davidco.com/，也可以直接使用郵件和電話聯(lián)系戴維?艾倫的公司：info@davidco.com 或 805-646-8432）愿你擁有更加精彩的人生！

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