文秘寫作實用模板與范本

前言

　　文秘寫作能力是文秘人員應(yīng)具備的基本技能，也是其思想理論水平、思維能力、知識結(jié)構(gòu)等各項素養(yǎng)的綜合反映。因此，重視文秘寫作，對于提高文秘工作的質(zhì)量及提高文秘人員自身的軟實力至關(guān)重要。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著辦公室工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化程度的加深，對文秘寫作的實用性要求越來越高?！段拿貙懽鲗嵱媚０迮c范本》的編寫宗旨就是突出實用，以文秘工作常用的文體為主，以規(guī)范的文體模板和范本為核心內(nèi)容，配以精練的文體寫作基礎(chǔ)知識、有針對性的寫作注意事項，幫助讀者高效高質(zhì)地完成各種文秘寫作任務(wù)，最終達(dá)到提高寫作能力的目的。　　本書具有如下特點：　　首先，注重實用性。本書從文秘人員的日常寫作實際入手，對具體文體寫作的內(nèi)容要求、結(jié)構(gòu)特點、寫作要求精準(zhǔn)概括，點明各種文體的寫作個性，做到理論闡述簡潔，并以寫作模板和范本為參照，具有很強(qiáng)的針對性與實用性?！　∑浯?，注重示范性。本書近百款文體寫作模板設(shè)計規(guī)范、種類齊全，囊括公務(wù)文書、事務(wù)文書、涉外文書和社交文書四大類別，涉及六十余種文體，并配有示例范文，讀者可直接套用，同時補(bǔ)充近似文體區(qū)別及寫作注意事項，更切合文秘寫作的務(wù)實需要?！　≡俅?，注重時代性。本書在內(nèi)容編寫上充分考慮文秘寫作工作的現(xiàn)狀和實際需要，力求與時俱進(jìn)，以2012年4月16日中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的有關(guān)規(guī)定為標(biāo)準(zhǔn)。所用范文也多為近幾年的新作，具有典型性和時代氣息。　　本書主要是供各級行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位的文秘人員、辦公室工作人員學(xué)習(xí)、寫作各類行政文書、事務(wù)文書以及其他文書使用，作為“寫作培訓(xùn)規(guī)劃教材”，也適合秘書學(xué)專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的學(xué)生使用，其他讀者也可作為自學(xué)的參考書?！　”窘滩挠扇A北科技學(xué)院文秘專業(yè)教學(xué)一線的教師編寫。由周蓓新總策劃，尹平平擔(dān)任主編，趙蕾、余瀟、張曉東擔(dān)任副主編。具體分工如下：周蓓新撰寫第一章，尹平平撰寫第二章、第三章，趙蕾撰寫第四章、第五章，余瀟撰寫第六章，張曉東撰寫第七章。由于是集體編寫，難免會有文字風(fēng)格差異，加之成書匆匆，定有不當(dāng)之處，敬請讀者批評指正。本書在成書過程中參考了部分同類教材，選用了一些例文，在此一并致謝。　　編者　　2012年9月

內(nèi)容概要

　　本書立足應(yīng)用寫作學(xué)習(xí)和實踐的實際需要，從文秘寫作工作的條件和要求出發(fā)，以寫作基本理論為指導(dǎo)，制作了公務(wù)文書、事務(wù)文書、涉外文書和社交文書四大類六十余種應(yīng)用文的近百款寫作模板，并選取了形式多樣、可供參考的企事業(yè)單位寫作范本，較為全面地介紹了常用應(yīng)用文的格式與寫法，同時對文種的辨析和相關(guān)歷史源流等作了簡介，方便讀者將理論與實際相結(jié)合，區(qū)分容易混淆的文種，掌握寫作方法，具有較強(qiáng)的實用性和示范性。

作者簡介

　　尹平平，華北科技學(xué)院副教授，秘書學(xué)會資深成員，資深公文寫作研究專家。

書籍目錄

第一章 文秘寫作概述 
第一節(jié) 文秘寫作的概念和特點
一、文秘寫作的概念       
 
二、文秘寫作的特點
第二節(jié) 文秘寫作的一般過程
一、準(zhǔn)備工作階段
二、撰擬文稿階段
三、審改定稿階段 
第三節(jié) 文秘寫作的文體分類
一、文書總體分類
二、文秘寫作文體分類
第四節(jié) 文秘寫作的基本要素
一、主題
二、材料
三、結(jié)構(gòu)
四、語言
五、表達(dá)方式 
第二章 公務(wù)文書寫作模板與范本（一） 
第一節(jié) 公務(wù)文書概述
一、公文的概念
二、公文的分類
三、公文的格式
第二節(jié) 決議與決定
一、決議
二、決定
第三節(jié) 命令（令）與公報
一、命令（令）
二、公報
第四節(jié) 公告與通告
一、公告
二、通告
第五節(jié) 通知與通報
一、通知
二、通報
第三章 公務(wù)文書寫作模板與范本（二） 
第一節(jié) 議案與報告
一、議案
二、報告
第二節(jié) 請示與批復(fù)
一、請示
二、批復(fù)
第三節(jié) 意見與函
一、意見
二、函
第四節(jié) 紀(jì)要
第四章 事務(wù)文書寫作模板與范本（一） 
第一節(jié) 事務(wù)文書概說
一、事務(wù)文書的概念
二、事務(wù)文書的特點
三、事務(wù)文書的分類
四、事務(wù)文書的作用
第二節(jié) 計劃總結(jié)類文書
一、計劃
二、總結(jié)
三、工作報告
四、述職報告
第三節(jié) 信息調(diào)研類文書
一、簡報
二、調(diào)查報告
三、典型材料
第五章 事務(wù)文書寫作模板與范本（二） 
第一節(jié) 規(guī)章制度類文書
一、章程與條例
二、規(guī)定與辦法
三、制度與規(guī)則
四、公約與須知
第二節(jié) 會議材料類文書
一、開幕詞與閉幕詞
二、會議報告
三、講話稿
四、會議記錄
第六章 涉外文書寫作模板與范本 
第一節(jié) 涉外文書概述
一、涉外文書的概念與分類
二、涉外文書的寫作要求
第二節(jié) 涉外信函
一、基礎(chǔ)知識概說
二、外貿(mào)信函寫作模板與范本
第三節(jié) 涉外意向書
一、基礎(chǔ)知識概說
二、中外合資企業(yè)項目意向書寫作模板與范本
三、中外合作企業(yè)項目意向書寫作模板與范本
四、外商獨資企業(yè)項目意向書寫作模板與范本
第四節(jié) 中外合營項目可行性研究報告
一、基礎(chǔ)知識概說
二、中外合營項目可行性研究報告寫作模板與范本
第五節(jié) 涉外禮賓接待計劃
一、涉外禮賓接待計劃的制訂
二、涉外禮賓接待計劃模板及范本
第七章 社交文書寫作模板與范本 
第一節(jié) 社交文書概述
一、什么是社交文書
二、社交文書的作用
三、社交文書的特點
四、社交文書的寫作要求
第二節(jié) 信電類文書
一、基礎(chǔ)知識概說
二、介紹信寫作模板與范本
三、證明信寫作模板與范本
四、申請書寫作模板及范本
五、求職信寫作模板及范本
六、請柬寫作模板與范本
七、聘書寫作模板與范本
八、倡議書寫作模板與范本
九、建議書寫作模板與范本
第三節(jié) 告啟類文書
一、基礎(chǔ)知識概說
二、條據(jù)的寫作模板與范本
三、公示的寫作模板與范本
四、啟事的寫作模板與范本
五、海報的寫作模板與范本
六、聲明的寫作模板與范本
第四節(jié) 禮儀類文書
一、基礎(chǔ)知識概說
二、祝詞寫作模板與范本
三、慰問信寫作模板與范本
四、訃告的寫作模板及范本
五、宣讀體悼詞的寫作模板及范本
附錄1 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例
附錄2 黨政機(jī)關(guān)公文格式
參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　第一章文秘寫作概述　　第一節(jié)文秘寫作的概念和特點　　一、文秘寫作的概念　　文秘寫作是指各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位的文秘工作人員在本職工作范圍內(nèi)所承擔(dān)的各類公務(wù)文書及其他各類應(yīng)用文體的寫作。它是文秘人員履行崗位職責(zé)的行為與方式之一，屬于應(yīng)用文體寫作的范疇。　　文秘寫作是職業(yè)寫作，指的是從事文秘職業(yè)的人所進(jìn)行的一種職業(yè)活動，撰擬公文是文秘寫作的重要內(nèi)容，同時也包括機(jī)關(guān)常用的其他文書的寫作?！　∽鳛橐环N寫作行為，文秘寫作與文學(xué)寫作、新聞寫作等各種寫作一樣，都需要經(jīng)過搜集材料、提煉主題、選擇材料、安排結(jié)構(gòu)、選字遣詞、循法造句等過程。但是，文秘寫作與其他各種寫作相比，又具有自己的規(guī)律和特點。只有通過不斷地練習(xí)，深刻認(rèn)識它的特點，掌握它的規(guī)律，熟悉各類文體的格式和寫作方法，才能寫出適應(yīng)工作需要的有質(zhì)量的文章?！　《?、文秘寫作的特點　　文秘寫作有著區(qū)別于其他寫作的鮮明的特點?！　。ㄒ唬懽髦黧w的被動性　　文秘職業(yè)本身具有從屬性，沒有領(lǐng)導(dǎo)，無所謂文秘。文秘職業(yè)的從屬性決定了文秘寫作主體具有突出的被動性特征。文學(xué)作品的創(chuàng)作，有感而發(fā)，雖然受到社會客觀事物的刺激或者鼓動，但從根本上說是受到了自身創(chuàng)作欲望的驅(qū)使。大多數(shù)科技文章的寫作也是這樣。而文秘寫作則完全不同，它是受命寫作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫”而不是“我要寫”，是一種“意在筆先”的工作行為，也是一種典型的遵命寫作的被動行為。這種被動性主要表現(xiàn)在幾個方面：　　1．文秘寫作的任務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的　　文秘是各級領(lǐng)導(dǎo)人的得力助手，擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和處理日常事務(wù)的大量輔助性工作。起草公文和其他文字材料，是文秘的一項重要職責(zé)。公文是各級機(jī)關(guān)在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具，是領(lǐng)導(dǎo)者行使領(lǐng)導(dǎo)職能的重要手段。公文寫作任務(wù)一般由機(jī)關(guān)文秘人員承擔(dān)，但文秘沒有主動行文的義務(wù)，同時也沒有這個權(quán)力。文秘的寫作行為，是由組織或領(lǐng)導(dǎo)所安排的，某些例行寫作，則是由文秘工作崗位的職責(zé)和慣例所規(guī)定的。大部分情況下，文秘寫作起草之前就要接受領(lǐng)導(dǎo)的具體指令，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，或依照決策層和全體成員的意愿，在機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人的授意下進(jìn)行“遵命”寫作?！　?．文秘寫作的意圖是組織確定的　　文秘寫作是代領(lǐng)導(dǎo)立言、代機(jī)關(guān)立言，不能自作主張，抒發(fā)己見。起草者要遵照社會組織的要求，表達(dá)全體成員的意愿，寫作公務(wù)活動的內(nèi)容。文秘寫什么，怎樣寫，做何使用，何時完成，都要受機(jī)關(guān)制文意圖的約束。不管是起草者個人，還是領(lǐng)導(dǎo)者個人，都不能用公文來表達(dá)個人的感受。公文的內(nèi)容必須是反映和傳達(dá)社會組織的公務(wù)信息。因此，公文內(nèi)容必須嚴(yán)格忠實于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作意向，不允許摻雜作者個人的意見。作者思想與領(lǐng)導(dǎo)意見必須保持高度一致，才能保證公文的質(zhì)量，獲得領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可。即使擬好的稿件，也要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)人的審核、定稿和簽發(fā)。文秘?zé)o權(quán)個人擅自擬寫和發(fā)布公文，也不能隨意更改機(jī)關(guān)制文的意圖?！　?．文秘寫作的過程是由情勢規(guī)定的　　這里所說的“情勢”，是指領(lǐng)導(dǎo)的意見以及具體寫作內(nèi)容的要求。例如，文種的確定，材料的選擇，特別是完成文稿的時間要求以及文章的最后審改定稿等等，文秘人員均須充分尊重領(lǐng)導(dǎo)的意志，并服從情勢的客觀要求。　　文秘除了寫作行政公文外，還常需要寫作工作計劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告等應(yīng)用文，這些也是為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位擬訂計劃、匯報工作、反映情況、處理問題、總結(jié)經(jīng)驗時所用的文字載體，也是為貫徹執(zhí)行各項方針政策服務(wù)的，同樣要服從于機(jī)關(guān)制文意圖。即使是屬于文秘職責(zé)范圍內(nèi)的答復(fù)性、商業(yè)性或禮節(jié)性的簡短應(yīng)用文，雖然不必事事請示領(lǐng)導(dǎo)，但也要依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定的行文關(guān)系來寫，不能隨心所欲。起草者的思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖要保持一致。文秘寫作的本質(zhì)特征是從屬性，寫或不寫、寫什么或不寫什么、使用什么文種等，都不是個人可以隨意決定的，而是取決于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和行文的目的?！　?．文秘寫作的主體是集體參與　　文秘寫作的主體，雖然執(zhí)筆者主要是文秘人員，也是作為個體的人，但他不代表自己，而是代表某一社會群體，是某一法定機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或組織的“代言人”，是按照黨和國家的方針、政策、法令以及單位領(lǐng)導(dǎo)的主觀意志、意圖撰寫文稿，其目的是傳達(dá)黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗，聯(lián)絡(luò)感情。作家或記者的作品可署個人名字，一般科技文章的作者是個人或者是個人之間的自由結(jié)合，版權(quán)歸自己所有，文責(zé)自負(fù)；而文秘人員并不是公文的法定作者，即使是由領(lǐng)導(dǎo)人個人署名，也并不代表自己，而是代表著社會組織整體在行使職權(quán)。因此，文秘公文寫作具有集體性的特點。即使這些文稿在形成過程中，文秘付出了辛勤的勞動，但也不屬于個人作品，也從不署文秘個人的名字?！　」牡淖髡呤欠ǘǖ模悄芤宰约旱拿x行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，限于有權(quán)利進(jìn)行公文寫作的社會組織，而且必須依照法律在有關(guān)政府部門登記注冊。公文起草者，只是組織的代筆人，不是法律意義上的作者?！　?．文秘寫作的創(chuàng)造性是有前提的　　寫作是人類特有的一項創(chuàng)造性勞動，文秘的受命寫作不等于一切都要盲從，也具有一定的主動性和創(chuàng)造性。但是這里的創(chuàng)造性必須要遵守兩個前提：一是要在準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地表達(dá)其意圖，注重選擇和提煉文件的寫作內(nèi)容，使之更加完美；二是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確有疏忽時，應(yīng)能夠及時地發(fā)揮參謀職能，采用最恰當(dāng)?shù)姆绞接枰蕴崾荆幊晒Φ卣f服領(lǐng)導(dǎo)采納自己的建議。所以，文秘寫作對主動性和創(chuàng)造性的要求更高?！　∮纱丝梢?，文秘寫作是典型的應(yīng)命文章——奉領(lǐng)導(dǎo)之命而寫，應(yīng)工作需要而作。文秘要牢記自己的職責(zé)，擺正領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系?！　。ǘ懽魇荏w的特定性　　寫作受體是指寫作行為成果的接受對象（在公文學(xué)里稱之為受文對象），亦即對象化的讀者或讀者群。各種寫作行為的最終目的，都是為了實現(xiàn)其不同程度的社會價值，得到社會的承認(rèn)，都需要有一定的社會受眾面。但由于寫作行為性質(zhì)的不同，其成果的受體也就不同。文秘寫作的受體基本上是為工作需要或為實用和人際交往目的而接受信息的特定讀者。文秘寫作受體的特定性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：　　1．受文對象是確定的　　文學(xué)作品、新聞作品的讀者是不確定的，一般是沒有限制或者是不可計量的。作者即使在心目中選擇了一定的社會階層讀者，也仍然希望讀者越多越好，作品流傳越久越好。而文秘寫作（尤其是行政公文寫作）都規(guī)定了明確而具體的發(fā)文對象，在公文格式上有專門規(guī)定，如“主送機(jī)關(guān)”、“抄送機(jī)關(guān)”、“傳達(dá)（閱讀）范圍”等項目，都要加以說明。并且這種受文對象在文秘寫作開始起草之前就已確定。如有的公文讀者是特定的受文機(jī)關(guān)；有的公文讀者則是從事職業(yè)工作的讀者或更大范圍內(nèi)的一般讀者，甚至是社會全體成員，例如通告等告知性公文，就確定了讀者應(yīng)包括發(fā)出公文的社會組織之外的社會群眾?！　?．受文對象是特指的　　文秘寫作不僅有自己特定的適用范圍，而且有特定的讀者對象。比如行政公文都是針對特定的行文對象而制作，有一定的閱讀范圍，這是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件時規(guī)定的，只能按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的意見辦理，不得隨意突破。文秘寫作的成果，一般只限于在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部流通，具有不同的保密程度，其受體受到一定范圍的嚴(yán)格限制，尤其是黨政公文和事務(wù)文書，其受文者在文章上款便已明確指定，或指組織單位，或指有關(guān)人員。行政公文，其受體往往有嚴(yán)格的行政隸屬關(guān)系，他們是單位、組織、部門的領(lǐng)導(dǎo)者。盡管有些公文也可以通過報刊發(fā)表，但那通常是黨和國家的重要決定、決議、公告、通告、章程、條例等，或是為了告知全民遵行，或是在較大范圍內(nèi)要求各級組織、各個單位照章辦理，也是針對所管轄的機(jī)關(guān)組織與相關(guān)人員而制定的；只是致發(fā)對象更廣泛，而不是無致發(fā)對象的泛指?！　?．受文對象是別無選擇的　　文學(xué)作品與新聞作品，對讀者來說有非常廣闊的選擇余地，讀者可以閱讀或不閱讀，可受其影響或不受其影響。這主要取決于讀者的審美趣味及主觀需求與作品所表現(xiàn)出來的思想觀點、美學(xué)價值能否達(dá)到一致。而文秘寫作的受體則不同，文秘寫作是行使國家或本單位的管理職能，其成品是行政管理的工具，是傳達(dá)機(jī)關(guān)決策和意圖。它代表著制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威，文件一經(jīng)簽發(fā)，對受文單位在法定的時間與空間范圍內(nèi)產(chǎn)生強(qiáng)制性的作用。如強(qiáng)制予以貫徹、執(zhí)行、傳達(dá)，強(qiáng)制予以閱讀、辦理、復(fù)文等。其受文者在接到來文之后，不管對它是否感興趣，都必須別無選擇地認(rèn)真閱讀，而且讀后或遵照執(zhí)行，或作出相應(yīng)的反應(yīng)。如果違背了規(guī)定的法規(guī)、政策、措施等，就意味著不服從管理，就是失職，甚至要受到一定的懲處。而文學(xué)作品和一般文章則針對性不強(qiáng)，也沒有這種約束力?！　?．受文對象是有區(qū)別的　　公文的發(fā)文者與受文者之間是有特殊關(guān)系的，因此文秘寫作的受文對象如果不同，就要用不同的公文語言表述，其行文的方向、內(nèi)容、文種、用語、語氣等都有所不同。文秘寫作要根據(jù)不同的讀者對象，選擇不同的文種、語言和內(nèi)容。例如上行文是下級機(jī)關(guān)單位向上級機(jī)關(guān)單位行文，要選用與內(nèi)容相應(yīng)的文種與語氣，如請示、報告等，要使用請求、希望、建議之類的詞語，而絕不能用命令、指揮類的文種與語氣；平行文是同級機(jī)關(guān)之間的行文，它們之間的關(guān)系是平等的，因此要互相尊重，要平等地協(xié)商，語氣應(yīng)該是平和、友善、禮貌的，要選用禮貌、商洽而不能用命令、指揮類的文種與語氣；下行文是上級機(jī)關(guān)單位對下級機(jī)關(guān)單位的行文，具有組織、行政上的隸屬關(guān)系，可以用指揮類的文種，并可以用命令性、規(guī)定性的語氣?！　。ㄈ懽髂康牡膶嵱眯浴　∥拿貙懽?，是在日常工作中用來辦事的，具有實用目的，以事曉人，以理服人，其寫作目的是明確具體的。東漢哲學(xué)家王充在《論衡？自紀(jì)》篇中說，寫出的文章“為世用者，百篇無害；不為用者，一章無補(bǔ)。”注重實用，講究實效是文秘寫作的本質(zhì)特征之一。其主要體現(xiàn)在以下幾方面：　　1．寫作目的鮮明而顯著　　文秘寫作與文學(xué)創(chuàng)作及其他科技文章寫作相比，其目的更為鮮明、具體、明顯。在行文中，往往要多次強(qiáng)調(diào)其寫作目的，在文章的重要處往往要凸顯其目的。例如，在公文的標(biāo)題、開頭、結(jié)尾等處，常有提示或強(qiáng)調(diào)目的的詞語或句子，以便引起閱讀者的注意?！　?．寫作目的實用性很強(qiáng)　　文秘寫作，其目的就是根據(jù)實際工作需要，提出問題、分析問題和解決問題，它的作用是直接的、效力的、實際的。每一份文件都是為了辦理某一政務(wù)或者事務(wù)的，都是用來解決工作和生活中各種實際問題的，其價值就在于應(yīng)用。在日常工作中，上級機(jī)關(guān)通過制發(fā)公文，下達(dá)命令，作出決定，發(fā)出通知，指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)工作，實施領(lǐng)導(dǎo)職能；下級機(jī)關(guān)根據(jù)上級機(jī)關(guān)的指示精神，結(jié)合本單位的實際情況開展工作，遇到具體情況和問題，主動向上級機(jī)關(guān)報告、請示，接受上級的領(lǐng)導(dǎo)；平級機(jī)關(guān)之間也常常通過公文來商洽、協(xié)調(diào)、溝通和聯(lián)絡(luò)。各級機(jī)關(guān)都是根據(jù)實際工作的需要，充分利用公文以具體明確地解決問題?！　?．寫作目的有特定明確的指向　　文件寫作的目的是專一的，有的是為了傳達(dá)機(jī)關(guān)意圖和領(lǐng)導(dǎo)的指示；有的是為了反映情況、匯報工作，或是請求事項、表達(dá)意愿；有的則是為了溝通信息、加強(qiáng)聯(lián)系；還有的是為了交流經(jīng)驗、明確做法，或是記載史實，以便查考等等。每一種行政公文都被國家最高行政機(jī)關(guān)在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定了具體的目的和作用。文秘寫作選題時就要有很強(qiáng)的現(xiàn)實針對性，對工作的實際情況作出實事求是、充分全面地反映，對工作中的經(jīng)驗、教訓(xùn)及時地分析總結(jié)，對工作的發(fā)展方向有效地作出科學(xué)預(yù)測，具有現(xiàn)實的指導(dǎo)性和實踐性，為現(xiàn)實管理工作服務(wù)，為推動各項工作起直接作用。　　總之，文秘人員每天都會通過各種文件來處理與上級、下級和平級之間的各種公務(wù)和事務(wù)，如果離開了文件，許多工作會因為沒有依據(jù)和憑證而無法開展；如果寫出的文件不務(wù)實、不實用，就等于一紙空文。　?。ㄋ模懽鲀?nèi)容的綜合性　　文秘寫作本身是一項復(fù)雜的綜合性的工作。從寫作客體來看，它涉及調(diào)研學(xué)、決策學(xué)、信訪學(xué)、會議學(xué)、情報學(xué)等學(xué)科理論的指導(dǎo)；從所涉獵的知識來看，它與文書學(xué)、公文學(xué)、管理學(xué)、寫作學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科密切相關(guān)。文秘作為一種職業(yè)，有其自身的工作范圍，如參謀輔助、督促檢查、協(xié)調(diào)宣傳、調(diào)查研究等等，文秘的寫作內(nèi)容也就需要圍繞這些具體的工作展開，因而文秘寫作又具有包羅自身職能范圍的綜合性?！　∥拿貙懽饔质且环N專業(yè)寫作。文秘人員都有自己特定的工作單位，不論是在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，還是在群眾團(tuán)體工作，這些工作單位都有具體管轄的業(yè)務(wù)范圍。為這些業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作服務(wù)的文秘寫作，其內(nèi)容必然要涉及本行業(yè)、本系統(tǒng)、本部門的專門業(yè)務(wù)技術(shù)知識。文秘寫作人員只有具備了與公文寫作活動相適應(yīng)的專業(yè)知識、社會知識、科技知識，并掌握了與所寫公文需要的有關(guān)情況（包括世界情況、國情、省情、市情、縣情和某一行業(yè)的情況等），才能撰寫出合格的公文。文秘人員如果不熟悉、不了解、不掌握相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)知識，寫作的時候就難免說外行話，問題也難以抓到關(guān)鍵處，就不能很好地完成寫作任務(wù)。文秘寫作的某些文稿，可能是一項決策、決定，也可能是直接關(guān)系一項技術(shù)研究成果，代表著本機(jī)關(guān)的專業(yè)技術(shù)與管理水平。所以，文秘人員只有對文章所涉及的專業(yè)技術(shù)知識有了深刻的認(rèn)識，才有可能勝任本單位的文秘寫作?！　∫虼?，文秘寫作是一項知識性、專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，要求寫作人員必須具備與文秘寫作相適應(yīng)的素質(zhì)，精通政策法律、相關(guān)業(yè)務(wù)，熟悉情況，博學(xué)多才、見多識廣，并能舉一反三、融會貫通，有較強(qiáng)的綜合能力?！　。ㄎ澹懽黧w式的規(guī)范性　　文學(xué)作品不論是內(nèi)容還是形式都需要標(biāo)新立異，與眾不同。一般科技文章也要主題新穎、材料新鮮、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。而文秘寫作的體式是有嚴(yán)格規(guī)定的。盡管也要求新穎、深刻，但本質(zhì)上還是社會化的、理性化的，甚至常常受到眾所周知的法規(guī)政策的制約。因此必須具備國家統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)范格式，這是它與其他文章顯著的區(qū)別之一?！　∥拿貙懽鹘Y(jié)構(gòu)的規(guī)范性，主要表現(xiàn)在文章結(jié)構(gòu)、樣式的定型化和程式化上面。文章的結(jié)構(gòu)，就是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造。在長期的寫作實踐中，文秘寫作形成了明顯的形式特征、統(tǒng)一的寫作要求以及相對穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)。例如，公文結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時間、印章等部分組成，一般情況下，這幾個構(gòu)成要素是不可缺少的（無附件時沒有附件說明），否則公文將失去應(yīng)有的效果，或發(fā)出之后無法實施。公文的其他組成部分還有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、附注、抄送單位、印發(fā)說明等。文章的樣式是指文章的外觀形式。文章結(jié)構(gòu)的各個組成部分，在載體上的排列都有統(tǒng)一的規(guī)定，包括版頭設(shè)計、版面安排、用紙尺寸、文字排列、字體字號、字距行距、天地頁邊等。只有對這些要素統(tǒng)一設(shè)計、合理安排，才能使文章美觀大方、嚴(yán)肅莊重，并便于文件的處理、保管和使用。　　格式是各類文章都有的，但是一般文章特別是文學(xué)作品的格式只是簡單的外在的文面格式，按照習(xí)慣形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種?！　T用的格式，是約定俗成的，沒有嚴(yán)格的限制，是在長期的使用過程中逐漸形成了比較固定的格式，是在社會生活和管理生活中通用的文體格式。如普通公文中計劃和總結(jié)的格式，又如各類書信的慣用格式是由稱謂、正文、祝頌語、署名、日期等幾部分組成的，這些也已被社會各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位所承認(rèn)，寫作時如果隨心所欲，任意行事，就會使人感到費解，難以接受，也就達(dá)不到行文目的?！　》ǘǖ母袷絼t是權(quán)威機(jī)關(guān)規(guī)定的。為了維護(hù)公文的權(quán)威性和法定性，保護(hù)公文的嚴(yán)肅性，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合于2012年4月16日發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，同時發(fā)布了GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。在這些文件中，規(guī)定了公文的種類、用法、格式、發(fā)文稿紙以及行文關(guān)系等方面的內(nèi)容，以保證公文的完整、準(zhǔn)確、有效和處理的有序、規(guī)范和制度化。任何機(jī)關(guān)制發(fā)公文，均不能違背這一規(guī)定，必須嚴(yán)格執(zhí)行，更不能各行其是，另搞一套。因此，文秘人員在寫作時，必須依照國家規(guī)定的統(tǒng)一的規(guī)范化的格式，才能有效地保證公文的高質(zhì)量和公文寫作的高效率。如果各機(jī)關(guān)有各機(jī)關(guān)的公文格式，各人有各人的寫法，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，那么，在實踐中就難以被對方所理解和接受，難以保持公文的嚴(yán)肅性、法定性。　　由此可見，文秘寫作是一種規(guī)范性的寫作。文秘必須熟悉黨和國家機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)條例和辦法，嚴(yán)格按照法定的格式撰寫公文；必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關(guān)系正確選擇文種，采用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)體式，學(xué)會模式制作，使所寫的公文既規(guī)范又適用?！　。懽鲿r間的限定性　　文秘寫作往往有規(guī)定的時限要求，在一定的時間內(nèi)完成寫作任務(wù)，也就是說，文秘寫作是限時寫作。這一特點是由公文強(qiáng)烈的時效性決定的。公文是為一定時期的管理工作服務(wù)的，是針對當(dāng)時具體的問題而制發(fā)的，因而具有較強(qiáng)的時間限制，過了一定的時期，就將失去現(xiàn)行功用，所以各種公文都具有不同程度的時效性。公文必須在規(guī)定的時間內(nèi)起草、審批、傳遞和產(chǎn)生效用，否則可能貽誤時機(jī)，影響工作，造成損失，難以發(fā)揮公文的作用。尤其是在緊急情況下，更要爭分奪秒，及時擬稿、送審和印發(fā)。否則，對上不能使上級機(jī)關(guān)及時了解下情，對下不能使下級問題得到及時解決?！　」膶懽鲿r限是由公文的時效性決定的。公文的時效性越強(qiáng)，要求文秘的寫作速度越快。這就要求文秘人員應(yīng)當(dāng)在平時注意材料積累，培養(yǎng)快速構(gòu)思能力，學(xué)會規(guī)范模式制作，練就一氣呵成的硬功夫。并且，掌握現(xiàn)代化辦公手段，熟練運用計算機(jī)寫作，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時完成寫作任務(wù)。　?。ㄆ撸懽鞣绞降某绦蛐浴　∥拿夭块T最重要的產(chǎn)品之一是公文。公文具有實用性和嚴(yán)肅性，其內(nèi)容是公務(wù)和對公務(wù)的認(rèn)識，它是一個對決策事項的感知、認(rèn)知、論證、深化、提高、完善的過程，必須慎之又慎，寫作不能一蹴而就。要正確把握大局與小局、宏觀與微觀、知識與技能、個別與一般、對上級負(fù)責(zé)與對下級負(fù)責(zé)對人民群眾負(fù)責(zé)、政策法律與實際情況的有機(jī)結(jié)合。因此，文秘在進(jìn)行寫作之前，要做好案頭準(zhǔn)備工作。例如學(xué)習(xí)有關(guān)政策、法律、法規(guī)和有關(guān)知識，進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，掌握有關(guān)情況，然后進(jìn)行分析、研究、加工，涉及有關(guān)主管部門的事項，還要與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)并達(dá)成共識，才能開始寫作。寫出初稿后要征求意見，進(jìn)行討論修改，最終由領(lǐng)導(dǎo)來審閱定稿。有的文稿還要經(jīng)過有關(guān)部門會稿，然后再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批并簽發(fā)。這樣作出的政策規(guī)定和決策，才能得到有效的貫徹執(zhí)行?！　∥拿匦形挠幸徽滓?guī)范化的處理程序。因為公文要實現(xiàn)其功用，必須用一種相對固定的規(guī)范程式。公文具有法規(guī)給予社會組織職權(quán)所相應(yīng)產(chǎn)生的制約性，正因為有制約性，才能產(chǎn)生現(xiàn)實的管理作用。因此文秘寫作具有嚴(yán)格的程序。整個公文的擬寫過程要經(jīng)過擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、制作、蓋印、封發(fā)等幾個不同的環(huán)節(jié)。在行文程序中，文秘只是公文的擬稿人，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人才是簽發(fā)人。文秘必須恪盡職守，按照機(jī)關(guān)行文的程序嚴(yán)格執(zhí)行，不能自行其是，不得減少和超越規(guī)定的程序，不得越權(quán)越位。只有這樣，才能保證公文的權(quán)威性，發(fā)揮其應(yīng)有的作用?！　。ò耍懽魑娘L(fēng)的平實性　　文秘寫作所使用的文字，與一般文體使用的文字既有共同的規(guī)律，如要求語言流暢、文字通順等，又有自己的個性特點。為了體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和實用性，文秘寫作要求文字簡潔確切，文風(fēng)莊重平實，以便于各級機(jī)關(guān)能夠正確理解和貫徹執(zhí)行?！　」恼Z言屬于事務(wù)語體，不同于政論語體、文藝語體和科技語體的語言。由于公文具有法定性、權(quán)威性和充分體現(xiàn)黨和國家機(jī)關(guān)處理公務(wù)的嚴(yán)肅持重的立場態(tài)度，因此它要求寫作內(nèi)容開宗明義、簡明扼要，敘事狀物要直陳其意、實事求是，表述要清晰流暢，風(fēng)格樸素平實。人們閱讀公文是為實用，不是為欣賞。所以，寫公文和事務(wù)文書時應(yīng)讓事實說話，以理服人?？梢圆捎闷街钡臄⑹觯‘?dāng)?shù)淖h論，簡潔的說明，不宜運用夸張、反語、曲筆等修辭手法，一般也不需要描寫和抒情。要掌握好分寸，準(zhǔn)確簡要莊重。正如陳子展先生在《應(yīng)用文作法講話》中所說：“求其于事理有當(dāng)而已，尚簡約不尚冗長，尚樸實不尚浮華。要一詞不虛設(shè)，一字不茍下。”　　文秘寫作要求平實性，并不排斥語言的生動性。在這里，語言的生動性是指公文語言的運用在確保其準(zhǔn)確、鮮明、樸實、簡潔的基礎(chǔ)上，充分運用我國語言生動、詞匯豐富的特點，在一篇公文中或在局部的段落內(nèi)，做到句法、構(gòu)詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復(fù)累贅。并以消極修辭方式為主，以積極修辭方式為輔，提高語言的表達(dá)效果?！　】傊?，文秘寫作與其他寫作相比較有其獨特之處，這是每個文秘工作者應(yīng)該明確和掌握的?！　〉诙?jié)文秘寫作的一般過程　　由于文秘寫作在性質(zhì)、作用及其寫作要求上的特殊性，撰寫時也有一定的程序要求。認(rèn)識和掌握這個過程的規(guī)律性，對于提高文秘人員的寫作水平，正確、規(guī)范地寫好所需文體，有著重要的意義。文秘寫作的一般過程主要有以下幾方面。　　一、準(zhǔn)備工作階段　?。ㄒ唬┟鞔_行文目的　　明確行文目的，是文秘接受公文起草任務(wù)之后的第一位任務(wù)。行文目的是確定公文主題、收集材料、選擇文種的重要依據(jù)。機(jī)關(guān)制發(fā)公文，每件都有特定的目的與要求，一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核心確定，而后向撰文者授意，撰文者據(jù)此進(jìn)行寫作。具體包括如下內(nèi)容：　　1．領(lǐng)會發(fā)文機(jī)關(guān)意圖　　發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖實際上就是黨和國家有關(guān)方針政策、上級指示在本單位的具體化。機(jī)關(guān)公文要解決具體問題，其依據(jù)一是相關(guān)的方針、政策和指示，二是本單位的實際情況。發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖主要包括行文的對象、要解決的問題、公文的主題、發(fā)文的意義、政策措施和執(zhí)行要求、有關(guān)部門或人員對制發(fā)公文的意見、部門或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文的指示等。所以文秘要做到：　?。?）領(lǐng)會要清楚。文秘動筆前需要虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指向去思考問題。各級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)因文化水平、經(jīng)驗閱歷、思維方式、語言風(fēng)格、工作習(xí)慣不同，彼此差別很大，文秘要仔細(xì)聆聽并摘記要點，對不明確的問題要當(dāng)場請示，對詞不達(dá)意的話要仔細(xì)詢問，直至弄清楚為止?！　。?）領(lǐng)會要全面。文秘對于所擬文稿，要力求把握其精神實質(zhì)和各方面細(xì)節(jié)，弄清行文目的、收文對象、閱讀范圍、具體用途、寫什么、怎樣寫、完成時限等，然后才能統(tǒng)籌規(guī)劃，安排準(zhǔn)備。如果不明白公文需要反映什么情況，回答什么問題，就“以其昏昏，使人昭昭”，結(jié)果必然是文稿空泛無力，針對性不強(qiáng)。有時領(lǐng)導(dǎo)授意是分散的、龐雜的，要仔細(xì)整理，使之條理化；有時候組織的意見和領(lǐng)導(dǎo)者的意圖是由他人口頭轉(zhuǎn)告的，此時要針對具體情況加以驗證；有時候行文意圖雖然是上級或有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人親自交代的，但對有疑問處還需不斷地與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行溝通，以便從整體上先對寫作性質(zhì)、文稿要求作出判斷?！　。?）領(lǐng)會要深刻。文秘筆下的文章，許多最終可能具有法定的權(quán)威和效力。所以，首先要以組織的、領(lǐng)導(dǎo)的視覺和思維方式進(jìn)入擬文過程。文秘寫作不是簡單地記錄、復(fù)述領(lǐng)導(dǎo)的意圖，而是要通過自己的思維加工，善于把中央或上級指示與本地區(qū)、本部門、本單位的實際結(jié)合起來，提出貫徹執(zhí)行這些指示的具體意見和辦法，以實現(xiàn)機(jī)關(guān)制文的目的。寫作時要充分發(fā)揮自己的主動性、創(chuàng)造性，積極向領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，并在文稿的思想深化、觀點提煉、材料挖掘、篇章構(gòu)思、語言表述等方面，發(fā)揮自己的主觀能動性和創(chuàng)造精神。　　2．準(zhǔn)確把握上情和下情　　文秘寫作準(zhǔn)備階段不僅要深入領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)制文意圖，還要吃透中央有關(guān)方針政策和上級指示精神，全面掌握本單位的實際情況，即俗稱“吃透兩頭”。只有這樣，才能在經(jīng)過周密思考的基礎(chǔ)上，提煉出精辟的觀點，寫出符合要求的文稿?？梢詮娜齻€方面去考慮：　　（1）對于當(dāng)前工作有重要指導(dǎo)意義的政策和指示，要深刻領(lǐng)會其精神實質(zhì)，理解其所依據(jù)的理論思想原則，明確其中的新思想、新內(nèi)容對本單位實際工作的現(xiàn)實意義，在擬寫文稿時充分體現(xiàn)其精神?！　。?）對于具有長遠(yuǎn)和普遍指導(dǎo)意義的政策和指示，在擬寫文稿時要把一般的指導(dǎo)原則與本單位的具體實際結(jié)合起來，進(jìn)行調(diào)查研究。根據(jù)實際情況，制定出具體的實施辦法，要善于把上級的政策、指示具體化為本單位的工作方案?！　。?）對于因本單位情況特殊或情況變化，而有關(guān)政策、規(guī)定并不完全與實際相符合的狀況，擬寫文稿時應(yīng)在不違背政策精神的原則下，根據(jù)本單位實際工作的需要，積極主動地擬制具體措施，把本單位的工作做好，以達(dá)到政策精神所指向的目標(biāo)?！　?．學(xué)習(xí)有關(guān)政策依據(jù)　　文秘寫作之前要學(xué)懂弄通有關(guān)的方針、政策和法律、法規(guī)。如中央的方針政策，國家的法律法規(guī)，主管部門制定的規(guī)章制度，上級機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，推廣、參照本行業(yè)、本系統(tǒng)的經(jīng)驗做法，本機(jī)關(guān)既往辦理實例以及有關(guān)會議文件或其他相關(guān)資料等，并結(jié)合本地本單位的實際情況，醞釀新的政策措施和解決問題的方法。這是保證公文起草質(zhì)量和提高公文起草效率的基礎(chǔ)性工作，也是必不可少的重要環(huán)節(jié)。對于政策性、規(guī)范性、指導(dǎo)性、計劃性公文的起草，就更是如此?！　。ǘ┐_立文稿主題　　公文和事務(wù)文書是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚文稿的主題，確定其主旨。公文的主題往往決定材料的選取、文種的選用、結(jié)構(gòu)的安排以及表達(dá)方式的選用等。這就需要認(rèn)真思考，深入調(diào)查，精心提煉，反復(fù)研究?！　?．文稿主題的作用　?。?）主題決定材料的選取?！　。?）主題決定文種的選用?！　。?）主題決定結(jié)構(gòu)的安排?！　。?）主題決定表達(dá)方式的選用?！　?．對文稿主題的要求　　文稿的主題是否合乎要求，是決定文書價值的首要問題。公文的主題主要來自于三個方面：單位領(lǐng)導(dǎo)，工作實踐，文件文獻(xiàn)。具體要求主要有：　　（1）符合法律法規(guī)、政策法令。　?。?）符合機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖?！　。?）具有鮮明性和針對性。　?。?）具有單一性?！　。ㄈ┦占芯坎牧稀　“l(fā)文目的和主題明確以后，就可以圍繞主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究。寫文章必須詳細(xì)地占有材料，材料是文章的根基，是構(gòu)成文章的基本要素之一。“巧媳婦難為無米之炊”，沒有材料難以為文，文秘寫作也是如此。　　占有豐富的材料是公文起草的物質(zhì)基礎(chǔ)。但收集的材料都是個別的、分散的，因此，在收集的過程中要隨時將散見于各個渠道的相關(guān)素材匯集起來，進(jìn)行歸類整理、分析研究，用起來才能信手拈來?！　?．歸類整理　　歸類管理是一個基本方法，即按照材料的性質(zhì)和特點進(jìn)行梳理和歸類，發(fā)現(xiàn)材料與材料之間、材料與主題之間的邏輯關(guān)系。常用的歸類方法有四種：　?。?）依據(jù)來源對素材歸類。這種歸類方法突出的特點是強(qiáng)化了素材的主次關(guān)系。作為秘書，素材的來源渠道往往很多、很細(xì)，但不應(yīng)該因此影響了自己的寫作思路?？梢园涯切╊I(lǐng)導(dǎo)者，尤其是自己的上級，或者是委托擬稿的人特別提到的素材，還有來自同事的、下屬的，或者是由自己親自調(diào)查檢索得來的材料分別歸類，在文稿中恰當(dāng)?shù)匕才胚@些素材。對這些素材要斟酌使用，切不可喧賓奪主?！　。?）依據(jù)材料的問題歸類。對不同問題的材料分開記載，分門別類地保存使用，先寫內(nèi)容，后注作者、出處、日期、頁碼等。記載要單元化，以便使材料系統(tǒng)化、有序化，記錄紙張、卷宗大小相對統(tǒng)一，以便查找?！　。?）依據(jù)素材的形式歸類。即根據(jù)素材的外部特征將其歸類。譬如將其分為電子文本素材與書面文本素材，然后再根據(jù)素材的數(shù)量和實際需要，將電子文本材料分為互聯(lián)網(wǎng)上下載的、內(nèi)部存儲的和外部采集的；將書面文本素材分為文件資料、書籍資料、報刊材料以及有關(guān)調(diào)查記錄材料等等?！　。?）依據(jù)素材內(nèi)容的表現(xiàn)方法歸類。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)的普及，傳統(tǒng)文本的構(gòu)成式樣已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。數(shù)字、表格越來越具備敘述性語言的功能，圖畫成為常見的表達(dá)內(nèi)容的有效手段，有聲語言和動畫也時常在電子文本中取代傳統(tǒng)的文字表達(dá)方式。因此，依據(jù)材料內(nèi)容的表現(xiàn)方法分類，可分為文字素材、數(shù)字素材、圖表素材、音像素材等。這樣的文章，客觀性會大大增強(qiáng)，可信度和說服力也會大大提高?！　?．鑒別核實　　為了保證文秘寫作的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，其所搜集到的材料應(yīng)該真實可信。因此在把材料寫入文稿之前，還需要對其再次加以區(qū)分核實，以判斷其重要程度、可信程度及價值的大小。具體可包括幾點：　?。?）對情況的核實?？梢酝ㄟ^座談會、個別訪談、深入現(xiàn)場等方法，廣泛聽取有關(guān)人員對工作的反映，核實所搜集的材料是否符合客觀實際。符合事實的材料，即可選用；反之則不可選用?！　。?）對數(shù)據(jù)的核實。可以通過查閱賬冊、報表等統(tǒng)計資料來核實所搜集的數(shù)據(jù)材料，也可重新進(jìn)行計算，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)可以增加文稿的說服力，但必須核對準(zhǔn)確無誤。　?。?）對引用材料的核實。文秘寫作有時會引用領(lǐng)導(dǎo)人的講話、重要文件內(nèi)容或有關(guān)文章著作。為了確保內(nèi)容正確，必須對引用材料及其出處進(jìn)行核對。來源不明的素材寧可棄之不用；非用不可時則應(yīng)加以說明?！　。?）對來源的核實。要選擇來源清楚并確信無疑的素材。多選擇有關(guān)文件、正式出版物，以及從會議和其他正規(guī)場合獲得的素材；多選擇來自權(quán)威機(jī)構(gòu)、權(quán)威人士的素材；多選擇自己親眼所見、親耳所聽、親手整理的素材?！　?．濃縮抽象　　將材料進(jìn)行提煉，抓住最核心的意義，進(jìn)行抽象歸納，找出材料中具有規(guī)律性的意義。很多非敘述性的文書，如總結(jié)、報告、典型材料、經(jīng)驗介紹、通報、情況報道等，對材料的運用往往只需要歸納概括性的材料表述，這既是語言表達(dá)方式的問題，也是材料的處理問題?！　。ㄋ模┱_選用文體　　文秘人員所要擬寫的文稿種類很多。不同種類的文體所表達(dá)的內(nèi)涵、思想以及表現(xiàn)手法都不相同。文秘人員在寫作前必須縝密思考，恰當(dāng)?shù)剡x擇文體，以合適的形式來反映所要表達(dá)的內(nèi)容。如果文體錯用，輕則惹人笑話，重則會擾亂機(jī)關(guān)工作正常秩序，造成嚴(yán)重后果?！　?．區(qū)別文體的作用　　各種文體都有自己獨特的作用，文秘人員應(yīng)根據(jù)各種文體的不同作用來選擇合適的文體。　?。?）行政文書與商務(wù)文書是兩類性質(zhì)、作用各不相同的文書，它們之間的區(qū)別是十分明顯的，一般不易用錯?！　。?）行政文書中，有些公文的作用十分相近，如公告與通告、報告與請示等，常有用錯的情況發(fā)生；商務(wù)文書中，有些文書的作用也十分相似，如市場預(yù)測報告與經(jīng)濟(jì)活動分析報告等，也常有混用的現(xiàn)象。　?。?）有些文書，同一種公文中類型很多，作用各有差異，如果不掌握其不同的用法，就不能充分發(fā)揮該公文的作用。如通知就有幾種類型，可用于不同的場合?！　?．選擇文種的依據(jù)　　根據(jù)文件內(nèi)容采用什么文種，是文秘人員在準(zhǔn)備寫作時要考慮的。比如匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對其他機(jī)關(guān)來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是寫一個帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。在公文中正確標(biāo)明文種有利于維護(hù)公文的權(quán)威性、有效性，并且方便公文的寫作與處理。要注意幾點：　?。?）遵循國家關(guān)于公文處理法規(guī)中有關(guān)文種的規(guī)定，從中選擇適宜的文種?！　。?）依據(jù)作者與受文者之間的工作關(guān)系選用相應(yīng)的文種。　?。?）依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職責(zé)地位選用恰當(dāng)?shù)奈姆N?！　。?）依據(jù)行文目的選擇文種?！　。ㄎ澹┌才牌渌　?．選擇表達(dá)方式　　公文一般兼用敘述、說明、議論三種表達(dá)方式，不用或很少使用描寫、抒情等表達(dá)方式。在公文中，敘述是指表達(dá)事物的發(fā)生、發(fā)展和變化過程的一種寫作方法，公文中的敘述常以時間、空間、具體事物或其發(fā)展變化為線索；說明，用來闡述事物的性質(zhì)、特征、原理、規(guī)律、作用等，對事物的介紹偏重于知識性、科學(xué)性，是為了解釋說明事物的原理、方法、特征；議論是運用概念、判斷和推理的思維形式闡明事物的內(nèi)在聯(lián)系，揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律的一種表達(dá)手段，公文中的議論一般不做多方面、多層次、多角度的論證，只是概括、原則地表達(dá)事理，闡明觀點。由于文種不同，表達(dá)方式各有側(cè)重。在寫作前，應(yīng)依據(jù)公文性質(zhì)及行文目的確定表達(dá)方式。如工作報告應(yīng)選用記敘文體；而法規(guī)文件，目的在于說明規(guī)定事項，則選用說明文的體裁?！　?．明確發(fā)文對象　　各級機(jī)關(guān)都是按照一定的隸屬關(guān)系組成嚴(yán)密的組織系統(tǒng)，每一個機(jī)關(guān)都在這個組織系統(tǒng)中占據(jù)一個特定的位置。因此，文秘人員在行文時必須明確自己在這個系統(tǒng)中的地位，按照隸屬關(guān)系來行文，一般不能越級行文。通常在撰寫文件之前，隨著對發(fā)文內(nèi)容的研究準(zhǔn)備，也就隨之確定了發(fā)文對象。不同的行文對象選用不同的公文種類，其格式、稱謂、用詞和語氣都不盡相同?！　?．明確發(fā)送范圍和閱讀對象　　發(fā)文對象是一個集合概念。對象可以是某一機(jī)關(guān)，也可是相當(dāng)數(shù)量的單位或廣大群眾。發(fā)文對象的數(shù)量增加就構(gòu)成了一定的發(fā)文范圍。發(fā)文時要根據(jù)公文的內(nèi)容、發(fā)文對象的業(yè)務(wù)職能和實際工作需要劃定發(fā)文范圍。例如寫一份工作報告，要考慮主要是向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達(dá)？寫一個意見或通知，是給下屬有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門的工作人員閱讀，還是需要向全體干部、職工或人民群眾公布與告知？文件的閱讀對象不同，語氣和詳簡程度都要有所區(qū)別?！　?．明確發(fā)文的具體要求　　對收文一方的要求是發(fā)文目的的具體體現(xiàn)。是要求對方機(jī)關(guān)了解，還是要求對方機(jī)關(guān)答復(fù)；是要求各收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是供對方參照執(zhí)行、研究參考；是要求對方加以說明或解釋，還是希望對方提出意見等，公文中一般都在比較醒目的地方，如文件的開頭或結(jié)尾處提出來。　　5．?dāng)M訂組織實施計劃　　文秘人員撰寫重要文稿之前，應(yīng)先擬訂一份針對性極強(qiáng)的、有效的組織實施計劃，明確本次擬稿的任務(wù)?；舅悸肥牵骸　。?）明確任務(wù)性質(zhì)?！　。?）明確定稿時限?！　。?）確定起草方式?！　。?）明確進(jìn)行程序?！　《⒆珨M文稿階段　?。ㄒ唬?gòu)思篇章結(jié)構(gòu)　　雖然文秘寫作常常是“受命而作”，即寫作的目標(biāo)、要求已經(jīng)確定，從表面上看似乎只要求執(zhí)筆者采用恰當(dāng)?shù)男问奖憩F(xiàn)就可，實際上要求更高。它要求作者由被動轉(zhuǎn)變到積極主動構(gòu)思，認(rèn)真寫作，在某種意義上，比“自由創(chuàng)作”更難。所以寫作時更要精心準(zhǔn)備和構(gòu)思?！　∫鶕?jù)表現(xiàn)主題的需要，對寫作材料進(jìn)行組織安排，確定內(nèi)容的順序和詳略處理，使之成為前后內(nèi)容關(guān)聯(lián)、邏輯嚴(yán)密、詳略得當(dāng)、疏密有致的整體。文章的組織結(jié)構(gòu)過程，是一個從整體到局部的材料運用的過程?！　?．結(jié)構(gòu)安排的原則　　（1）客觀性和邏輯性原則。是指按照客觀事物的發(fā)展規(guī)律、人們的思維規(guī)律和內(nèi)在的聯(lián)系安排先后順序。即先寫什么、后寫什么，要遵循客觀事物的發(fā)展規(guī)律，按事物的內(nèi)在聯(lián)系、邏輯順序進(jìn)行，以增強(qiáng)公文的效用，使結(jié)構(gòu)的邏輯性、條理性與客觀事物的規(guī)律性、條理性相一致?！　。?）聯(lián)系性和層次性原則。是指一篇公文的各個部分和段落之間，應(yīng)當(dāng)按照它們內(nèi)容上是否有聯(lián)系、是否屬于同一層次進(jìn)行安排。合理安排表述次序，使公文內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，銜接緊密。不同文種，其排列形式不盡相同。陳述性公文要依據(jù)工作活動的發(fā)展變化過程安排，規(guī)范性公文則用章節(jié)條款的形式安排。不能把沒有聯(lián)系和屬于不同層次的內(nèi)容放在一起并列進(jìn)行論述。　?。?）專一性和完整性原則。是指公文的每個部分和段落內(nèi)部應(yīng)保持有關(guān)內(nèi)容的專一和完整，既不能把不同的內(nèi)容放到一個部分、一個段落或一個問題中來，也不能把同一內(nèi)容分散到不同的部分或段落中去。公文的段落之間要相互連接，前后貫通，結(jié)構(gòu)嚴(yán)密。　　安排公文的結(jié)構(gòu)，不僅僅是一個寫作技巧問題，而且是一個思想認(rèn)識問題和寫作水平問題。要做到科學(xué)地安排公文的結(jié)構(gòu)，使之完整嚴(yán)謹(jǐn)、綱目清楚，層次分明、段落清晰，就必須思路清晰，情況熟悉，業(yè)務(wù)熟練，根據(jù)公文的主題布局謀篇。古人說，“匠心經(jīng)營，天衣無縫”。只有在公文結(jié)構(gòu)的安排上下了工夫，才能達(dá)到邏輯嚴(yán)密、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)哪康??！　?．層次安排方法　　層次，是文件思想內(nèi)容表現(xiàn)的次序。每個層次表述的分觀點要具有相對的完整性，要恰當(dāng)?shù)嘏帕写涡颍怪畻l理清晰，并遵守邏輯順序。常見的寫作層次結(jié)構(gòu)模式有：　　（1）時序式，又叫縱式。各層次之間的關(guān)系以時間先后為序，或以事情的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果為序，這是從事物發(fā)展的縱向過程看事物發(fā)展的客觀規(guī)律。凡是需要以人物或者管理活動的發(fā)展階段表現(xiàn)觀點的，可以采取這種結(jié)構(gòu)形式。　?。?）遞進(jìn)式。文書各層次的內(nèi)容是以逐步深入的邏輯推理為序，主體部分的內(nèi)容由表及里、由淺入深、由點到面，體現(xiàn)出環(huán)環(huán)相扣，層層推進(jìn)的特色。在遞進(jìn)式中，后一個事物的出現(xiàn)以前一個事物的存在為條件，各環(huán)節(jié)不得中斷，不得移位。一般理論性的文章，大多采用這種層次結(jié)構(gòu)方式?！　。?）總分式。各層次之間構(gòu)成總分或分總關(guān)系。即總括提出問題，然后對問題的各個方面分別予以分析，最后得出結(jié)論；或先分述，后小結(jié)。各個分述部分層次要分明，不能互相包容；邏輯順序要合理，排列要有序。工作計劃、工作總結(jié)、學(xué)術(shù)論文、通知等常用這種方式安排層次?！　。?）并列式，又稱橫式。是指幾類事物之間的關(guān)系是并列關(guān)系，可以相互平行、同時共存，并且互不重復(fù)、互不沖突。雖有位次之分，但位居于前者并非位居于后者出現(xiàn)的必要條件。這種方法，在以條款為結(jié)構(gòu)的文稿中常見。凡是需要通過不同側(cè)面來表現(xiàn)事物觀點的，可以采取這種結(jié)構(gòu)形式?！　。?）綜合式，又稱縱橫式、交錯式。這類結(jié)構(gòu)方式實際是上面幾種方式的復(fù)合。在寫作一些大型文稿時，往往因表現(xiàn)的觀點、材料都很豐富，難以采用單一的結(jié)構(gòu)形式，需要交替采用時序式和并列式、總分式和遞進(jìn)式等等。凡是內(nèi)容較復(fù)雜、材料較豐富、篇幅較長的文稿，可以采用這種結(jié)構(gòu)形式?！　。?）直陳式。全文不分節(jié)段，承接開頭部分直接寫出。這種方式適合內(nèi)容簡單、主體單一、篇幅短小、不易分段的應(yīng)用文書。如函、批復(fù)、說明書等?！　?．公文的一般格式　　2012年4月16日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文有特定的、慣用的格式，這是公文權(quán)威性和約束力在形式上的具體表現(xiàn)。公文的書面格式包括版頭、主體、版記三個部分。各部分具體內(nèi)容和寫作模板見下表?！　。ǘM制寫作提綱　　提綱是所要擬寫文件的內(nèi)容要點。文秘寫作首先要把文稿的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排，使寫作進(jìn)展順利，避免半途返工。　　1．提綱的作用　　（1）用來征求意見?！　。?）便于合理安排材料。　?。?）方便正文的撰寫。　　2．提綱的主要內(nèi)容　　提綱是為公文寫作所訂的框架，要對公文內(nèi)容有一個基本的構(gòu)思。提綱應(yīng)包括以下幾方面：　?。?）初擬標(biāo)題、主旨句?！　。?）層次與段落的安排?！　。?）關(guān)鍵段落的內(nèi)容。　?。?）需要過渡與照應(yīng)的地方?！　。?）開頭和結(jié)尾的方式及其寫法?！　。?）重要內(nèi)容的提示?！　。?）大小綱目與數(shù)字的安排?！　?．編寫提綱的方法　　寫作提綱是文稿寫作的設(shè)計圖。提綱中大小觀點的寫法有兩種：一是標(biāo)題式寫法，二是句子式寫法。標(biāo)題式寫法，是以標(biāo)題的形式把該部分的內(nèi)容概括出來，其特點為簡明扼要，一目了然。句子式寫法，是以一個能表達(dá)完整意思的句子形式把該部分的內(nèi)容概括出來，其特點為具體明確，意思完整。當(dāng)大大小小的觀點按照它們的從屬關(guān)系擬制完成后，再對選擇的材料進(jìn)行歸類、剪輯、編排，做上記號備用。這樣，一份提綱就基本完成了?！　。ㄈ┮?guī)范運用語言　　1．使用規(guī)范的書面詞語　　文秘寫作要使用規(guī)范的書面詞語，如：凡、經(jīng)、悉、審核、事項、鑒戒、概不追究、準(zhǔn)予備案、特此批復(fù)、存案備查、遵照執(zhí)行、限期改正等。概念嚴(yán)格限定，表意明確精練。公文首語常用“根據(jù)”、“為了”、“現(xiàn)將”等，公文尾語分指令性尾語、知照性尾語、呈告性尾語、期準(zhǔn)性尾語、期復(fù)性尾語、期請性尾語、回復(fù)性尾語等。公文中不用口語、方言和俚詞俗語?！　?．遵守語法規(guī)則　　文稿句子結(jié)構(gòu)要完整，主語、謂語、賓語及附加成分一般應(yīng)完備，搭配得當(dāng)。不能為了簡要而任意壓縮，使句子成分殘缺，表達(dá)意思不全。違背語法規(guī)則，會使句子文理不通，影響思想內(nèi)容的表達(dá)。　　3．講究修辭手段　　文秘寫作大多以應(yīng)用為目的，主要是敘事、議論和說明，不用夸張、比擬、含蓄等修辭手段，不追求語言的形象化、藝術(shù)化。雖然也要求生動性，但這種生動性主要依靠事例典型、內(nèi)涵豐富來體現(xiàn)，并通過豐富的語匯，生動準(zhǔn)確地表述內(nèi)容?？蛇m當(dāng)?shù)剡\用排比、對偶、反復(fù)等修辭手段，以增強(qiáng)文采?！　。ㄋ模┞涔P起草文本　　1．要突出主題，抓住重點　　明確主題不等于寫出的文稿就一定能做到主題突出，還有一個撰寫方法的問題。所以起草文稿首先要緊扣主題，扼要地安排公文內(nèi)容?！　?．要處理好觀點與材料的關(guān)系　　文稿有了明確的觀點，還要有與之相配合的材料。要用觀點統(tǒng)領(lǐng)材料，使材料為觀點服務(wù)。要觀點鮮明、用材得當(dāng)，做到材料與觀點一致。有幾個方法：　　（1）運用典型事實材料說明觀點。　?。?）概括事物的歷史發(fā)展過程。　?。?）要做數(shù)量分析，做到點面結(jié)合。　?。?）運用比較和對照的方法。　　3．要詳略得當(dāng)，交代清楚　　主次詳略，是指文稿中各部分的重要程度與合理容量。一般來說，要根據(jù)文稿的主題、體裁來分清主次，確定詳略，對那些與主題有直接、密切關(guān)系的材料，要下重筆詳細(xì)寫，充分寫；起次要作用的材料下筆則要輕，簡略寫；與主題無關(guān)的材料統(tǒng)統(tǒng)刪除。對具有代表性與有說服力的典型材料多寫，一般材料少寫。使用記敘形式的文稿，著重敘述事實，而說理從略；使用議論文體裁則只能扼要地交代人物、事件；撰寫制度、條例、辦法等，只宜客觀地說明內(nèi)容，交代清楚應(yīng)該做什么，怎樣做?？傊智逯鞔?，重點突出，使讀者能夠很快地準(zhǔn)確地抓住要領(lǐng)?！　M寫文稿時既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了，詳略得當(dāng)。文中涉及的人名、地名、機(jī)關(guān)名稱，用全稱或規(guī)范化簡稱；文中引用的有關(guān)論述，加引號標(biāo)明，并應(yīng)注明出處；引用其他文件時，應(yīng)寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標(biāo)題；提及的人名，若大家不清楚，就要在第一次出現(xiàn)時交代與人物有關(guān)的事項如職務(wù)、身份等，以后可簡稱其姓名；文中遇有特別生僻的詞語，應(yīng)加以注釋?！　?．?dāng)M定文稿的方法　?。?）筆擬與機(jī)擬。筆擬文稿是文秘寫作的傳統(tǒng)方法，在尚不具備計算機(jī)寫作的良好環(huán)境或不方便隨身攜帶計算機(jī)時使用。筆擬方法簡便易行，記錄性強(qiáng)，迅速直觀，有利于保持思維過程的連續(xù)性，便于幫助擬文者統(tǒng)覽全篇，改定文稿。因此稿紙寫作有一定的優(yōu)越性，不可完全被替代?！　C(jī)擬文稿更新了傳統(tǒng)的格式觀，迫使人們重新思考關(guān)于文面設(shè)計的審美要求和習(xí)慣約定。它通過字、段、欄、式、語、標(biāo)、數(shù)、表、圖等方式，使傳統(tǒng)的文面整齊美觀、生動有序，既提示了傳意的重點，又增強(qiáng)了文面的可視性。機(jī)擬方式便于文章的修改而無須清稿，為快速成文提供了幫助。　?。?）一氣呵成與分塊組合。一氣呵成是傳統(tǒng)的寫作理論所提倡的方法。其好處是：思路連貫，有利于保持文脈暢通；時間安排緊湊，有助于提高寫作速度；方便和文書制作的其他環(huán)節(jié)相配合，有利于提高秘書部門的整體工作效率。但由于秘書工作和文秘寫作的特殊性，在時間上難以得到保證?！　》謮K組合是指分塊寫作、組合成文的模式，這在計算機(jī)技術(shù)普及的今天，已為人們所認(rèn)同。其好處是：擬稿人在展開文章任何部分的內(nèi)容時思路都能處于清晰而不是疲勞的狀態(tài)；有利于及時發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整思路，保證寫作的質(zhì)量；可分時擬文，然后再組合成篇。這樣更能適應(yīng)計算機(jī)寫作的特點?！　∪?、審改定稿階段　　文稿擬好后，撰寫文件的任務(wù)只是初步完成，更重要的是對文稿進(jìn)行反復(fù)的審核修改，使之完善。這是對工作、對文件接受者負(fù)責(zé)的表現(xiàn)?！　。ㄒ唬徍诵薷牡闹匾浴　徍诵薷奈母迨俏拿貙懽鬟^程中的一個重要的、不可或缺的階段?！吧谱鞑蝗缟聘摹?，文章是寫出來的，更是改出來的，完善的過程比撰寫的過程還要長。這是因為人們對客觀事物的認(rèn)識，常常需要經(jīng)歷一個反復(fù)研究、逐步深入的過程。由于主觀認(rèn)識的局限，或業(yè)務(wù)知識、文字能力的不足，難以使文稿一步達(dá)到完美，需要經(jīng)過反復(fù)思考、推敲，發(fā)現(xiàn)文稿中的問題，然后有針對性地修改。尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能成熟?！　∥募幸粋€文字和數(shù)碼的誤差將會給工作造成嚴(yán)重的損失。因此，必須以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真嚴(yán)肅、一絲不茍地對文稿進(jìn)行反復(fù)推敲。并且，有些文稿要廣泛吸收各方面有益的看法，集體修改。通過修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫作能力?！　。ǘ徍诵薷牡膬?nèi)容范圍　　審核修改文稿的內(nèi)容包括：深化主題、審核內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修正用語、規(guī)范格式等?？梢詮囊韵聨追矫孢M(jìn)行：　　1．關(guān)于主題的修改　　在文稿修改時，要認(rèn)真審核確定主題的政策依據(jù)與事實依據(jù)的準(zhǔn)確性、客觀性與規(guī)律性，審核是否準(zhǔn)確反映了機(jī)關(guān)制文的意圖，中心思想是否明確、有新意，提出的問題是否有針對性和指導(dǎo)性，主題的論述是否集中、深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。　　2．關(guān)于觀點的修改　　要考慮觀點是否正確，看法是否全面，提法是否妥當(dāng)，表達(dá)有無問題，推理論證是否合乎邏輯，是否同有關(guān)方針政策、指示精神有矛盾抵觸之處。還要審核措施、辦法是否切合實際，理由是否充足，執(zhí)行期限定得是否合理，執(zhí)行后能否收到預(yù)期的效果等。　　3．關(guān)于材料的修改　　要審核文稿中所用的材料是否準(zhǔn)確、屬實，并進(jìn)一步進(jìn)行復(fù)核、抽查與訂正，需要核對的事實和數(shù)字，均應(yīng)逐個認(rèn)真檢查，直到精確和完滿為止；要審核文件的觀點是否是從材料的分析中引出的必然結(jié)論，觀點和材料是否一致；修改材料一般化、空洞無物和失實的事例、數(shù)據(jù)等?！　?．關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改　　修改文稿的結(jié)構(gòu)，包括總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變以及詳略的更動等等。修改條理不清、結(jié)構(gòu)雜亂、上下脫節(jié)、詳略層次不當(dāng)之處；刪去重復(fù)的可有可無的層次和段落；安排好開頭和結(jié)尾，使文稿更加嚴(yán)謹(jǐn)和暢達(dá)、勻稱和完整，全文相互照應(yīng)，緊湊和諧?！　?．關(guān)于語言的修改　　反復(fù)推敲與修正文稿的用語，審核文句是否簡明通順、遵守語法、合乎邏輯、正確使用標(biāo)點符號；刪去或修正不準(zhǔn)確的、重復(fù)的詞語。要推敲用詞的分寸，使文字更加簡練、得體，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動的要求?！　?．關(guān)于格式的修改　　審核文稿選用的體式是否適當(dāng)；文稿格式是否符合國家有關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)定；主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)是否符合行文規(guī)則；是否針對不同的行文關(guān)系，表現(xiàn)出應(yīng)有的態(tài)度和語氣分寸。　?。ㄈ徍诵薷牡姆椒ā　?．整體審視　　（1）思想內(nèi)容上的整體把握?！　。?）文體形式上的整體把握。　　2．局部調(diào)整　　整體結(jié)構(gòu)確定之后，再對每一局部作細(xì)致的修改。即從字、詞、句、段，再擴(kuò)大到層的修改。　　這種從整體到局部的修改步驟，就是從“大處著眼，小處著手”的工作方法?！　?．修改方式　　文稿修改方式主要有調(diào)、刪、增、換四種?！　。?）調(diào)整。包括結(jié)構(gòu)調(diào)整、敘述調(diào)整和詞序調(diào)整等。調(diào)整各層次、段落順序，以切合文稿內(nèi)在邏輯和主旨表達(dá)要求。理順各句子成分，使文句通暢?！　。?）刪改。剪枝蔓、割冗濫、去閑文。將與主旨無關(guān)或聯(lián)系不緊密的分支觀點刪去，使中心突出。凡不具體確切、不足以說明觀點的例證，雖能說明觀點但不典型、無代表性的例證，因使用過多而淹沒觀點的例證，皆在刪改之列?！　。?）增加。即充實、豐潤和照應(yīng)。觀點、例證雖都正確，但缺乏融匯的，要適當(dāng)增加符合邏輯的推理、論述，使理由充分、堅實；對抽象議論過多的論點，要填補(bǔ)貼切的例證作為依據(jù)；對轉(zhuǎn)折生硬之處增加過渡語句；對須交代清楚的事項作必要說明，以免讀者感到突兀、迷惘。　?。?）替換。要深化主旨、合并文意、更換例證、潤色語言。對立意膚淺、含糊不清的中心思想，通過深入挖掘或改換角度，使其集中鮮明；將內(nèi)容相近、語意重復(fù)的幾段文字改為一段；有不能說明問題的例子要更換?！　。ㄋ模徍诵薷牡牟襟E　　1．起草寫作修改階段　　對文稿的審核修改，其實是貫穿在整個寫作過程中的。構(gòu)思時要斟酌修改，擬制提綱時要反復(fù)推敲；起草時往往是邊寫邊改?！　?．個人自我審改階段　　文稿完成后送審前，由撰寫者個人反復(fù)推敲修改。要耐心仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點符號也不能馬虎。送給領(lǐng)導(dǎo)審核修改后，還需要有關(guān)人員通篇連貫起來，再潤飾一遍，才能定稿付印。有時到校對時發(fā)現(xiàn)問題，還需再作修改，以便文稿盡可能達(dá)到完美?！　?．集體討論修改階段　　對于重要的文稿，或者一般稿件中吃不太透、分歧較大的內(nèi)容，可以由審稿人提出集體會審。要組織有關(guān)人員進(jìn)行具體討論，集思廣益，從文件的主題、內(nèi)容、材料，直至格式、用語，全面地加以審核與評論。因此，在成文的最后階段，集體會審，群策群力，是確保文稿質(zhì)量的有效手段?！　?．審核人把關(guān)階段　　將修改后的文稿送綜合辦公部門，請負(fù)責(zé)“把關(guān)”的秘書審核，再請主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核、修改，而后才能簽發(fā)定稿。　　第三節(jié)文秘寫作的文體分類　　文秘寫作的文體范圍很廣。我們從不同的角度，采用不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分，會有不同的分類。而各種文書對文體的分類也不盡相同。我們這里介紹幾種最基本、最常用的分類方法?！　∫?、文書總體分類　?。ㄒ唬┌醋髡咝再|(zhì)和應(yīng)用領(lǐng)域劃分　?。?）公務(wù)文書：是指公共機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織在處理公務(wù)活動中形成的文件，即通常所說的公文?！　。?）私人文書：是指個人、家庭、宗族在處理自身事務(wù)中形成的文件，即通常所說的個人日常應(yīng)用文書?！　。ǘ┌次镔|(zhì)載體材料劃分　?。?）紙質(zhì)文書：指以紙張或紙板為物質(zhì)載體的文件。這是使用最普遍的載體?！　。?）感光介質(zhì)文書：指以膠片、相紙、錄像帶等感光材料為物質(zhì)載體的文件?！　。?）磁介質(zhì)文書：指以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為物質(zhì)載體的文件?！　。?）電子文書：指以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！　∽鲞@種劃分的目的在于，可以對制作技術(shù)不同的文書采取適宜的方式與條件進(jìn)行制作與處理?！　。ㄈ┌葱畔⒈磉_(dá)形式劃分　?。?）文章式文書：指通篇以文字為信息表達(dá)形式的文書?！　。?）表格式文書：指用表格和文字相結(jié)合的方式作為信息表達(dá)形式的文書?！　。?）圖形式文書：指以圖形為主，同時輔以文字?jǐn)?shù)字作為信息表達(dá)形式的文書?！　。?）聲像式文書：指以記錄聲音或圖像為主的文件?！　。ㄋ模┌凑Z言表達(dá)方式劃分　?。?）記敘文書：是以記敘為主要表達(dá)方式的應(yīng)用文書?！　。?）說明文書：是以說明為主要表達(dá)方式的應(yīng)用文書?！　。?）議論文書：是以議論為主要表達(dá)方式的應(yīng)用文書?！　　?/pre>




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