秘書培訓(xùn)完全手冊

前言

當(dāng)今社會，各行各業(yè)都有秘書工作。秘書職業(yè)是一項(xiàng)常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當(dāng)今很多年輕人向往的職業(yè)。但是做一個(gè)稱職的秘書卻不是一件容易的事。在很多人眼里，秘書只不過是一個(gè)處理日常雜務(wù)的勤務(wù)員，是一個(gè)抄抄寫寫的文書。事實(shí)上，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，行業(yè)和單位的各項(xiàng)工作都離不開秘書工作。高水平的秘書工作是保證領(lǐng)導(dǎo)工作效率的重要條件，秘書的形象更是代表著單位的整體形象。有許多著名企業(yè)的高級管理人員，就是從秘書做起，一步步發(fā)展和完善自我，最后取得事業(yè)的輝煌的。比如，美國惠普公司前首席執(zhí)行官卡莉·菲奧莉娜就是從秘書工作開始其職業(yè)生涯的；還有國內(nèi)著名的女強(qiáng)人吳士宏，她在JBM最早的工作，也只是一名文秘。    面對社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化的飛速發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)、知識經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊，秘書的工作內(nèi)容不斷拓展，秘書工作意識不斷更新，對廣大秘書人員的素質(zhì)有了新的、更高的要求，同樣，對一些想涉足秘書領(lǐng)域的朋友也提出了更大的挑戰(zhàn)。    秘書工作是一項(xiàng)涉及面廣同時(shí)兼有多種輔助職能的綜合性工作，涉足的領(lǐng)域不同，對秘書的要求也不盡相同。為了使本書能適應(yīng)多種領(lǐng)域、不同秘書的需要，為了使廣大年輕人特別是想成為秘書群體中一員的年輕人對秘書工作有一個(gè)更清晰、更到位的了解，本書在編寫的時(shí)候，強(qiáng)調(diào)以通用、實(shí)用為原則。    本書的培訓(xùn)內(nèi)容從秘書概述，禮儀，接待工作，印信、值班和保密工作，實(shí)用文書寫作，會議管理，文檔管理，人際關(guān)系，信息工作，上司日程安排工作，辦公自動(dòng)化以及辦公用品管理等各方面著手展開，側(cè)重講述了秘書人員所從事的基本工作、需要掌握的專業(yè)技能、一般技巧和常用知識等，是公司進(jìn)行秘書培訓(xùn)不可多得的教材，也是秘書人員一本很好的案頭工具書。所以，將本書作為秘書的案頭首選加以經(jīng)常閱讀，并且把書中那些有啟示作用的重要句子牢記在心，指導(dǎo)你的秘書工作，相信有助于你及早成為一名讓人刮目相看的秘書！    編著者    2011年4月

內(nèi)容概要

秘書工作是各單位工作中的重要內(nèi)容。秘書只有了解自己的工作，熟悉工作流程，不斷學(xué)習(xí)、充實(shí)和完善自我，才能做好工作，贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。
逸新編著的《秘書培訓(xùn)完全手冊》的培訓(xùn)內(nèi)容從秘書概述、禮儀、接待工作、印信、值班和保密工作、應(yīng)用文書寫作、會議管理、文檔管理、人際關(guān)系、信息工作、公關(guān)工作、上司日程安排工作、辦公自動(dòng)化以及辦公用品管理等各方面著手展開，是公司進(jìn)行秘書培訓(xùn)不可多得的教材，也是秘書人員不可或缺的案頭工具書。
將《秘書培訓(xùn)完全手冊》作為秘書的案頭首選加以經(jīng)常閱讀，并且把書中那些有啟示作用的重要句子牢記在心，指導(dǎo)你的秘書工作，相信有助于你及早成為一名讓人刮目相看的秘書！

書籍目錄

第一章 秘書概述
 秘書的含義及其分類
 秘書工作介紹
 秘書工作的特點(diǎn)
 秘書工作的作用
 秘書的職責(zé)范圍
 秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德
 秘書應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu)
 秘書應(yīng)具備的意識
 秘書應(yīng)具備的能力
 國外秘書工作
第二章 秘書禮儀
 秘書應(yīng)有的儀容儀表
 秘書應(yīng)有的言談舉止
 秘書的室外迎接禮儀
 秘書的辦公室接待禮儀
 秘書的拜訪、赴會禮儀
 秘書酒宴禮儀
 安排菜單的禮儀
 桌次和座位的禮儀
 秘書的西餐禮儀
 接聽電話的禮儀
 秘書的辦公室日常禮儀
第三章 秘書的接待工作
 接待工作的基本原則
 新形勢下如何做好接待工作
 幾種常見的接待形式
 意外情況的緊急處理
 秘書送客的方法
 如何接待外國客人
 信訪工作的任務(wù)
 掌握信訪工作的原則
 如何進(jìn)行信訪接待工作
第四章 秘書的印信、值班和保密工作
 印章概述
 印章的頒發(fā)、啟用與繳銷
 印章的管理與使用
 信證的管理與使用
 秘書部門值班工作
 秘書部門保密工作概述
 秘書保密工作的基本要求
 文件保密和通信保密工作
 會議保密和宣傳保密工作
 科學(xué)技術(shù)保密和情報(bào)保密工作
 計(jì)算機(jī)的保密工作
第五章 秘書的實(shí)用文書寫作
 文書概說
 寫作常識
 常用行政公文寫作
 事務(wù)文書寫作
 會議文書寫作
 經(jīng)濟(jì)文書的寫作
 禮儀文書的寫作
 書信的寫作
第六章 秘書的會議管理工作
 會議概述
 秘書與會務(wù)工作
 會務(wù)工作的指導(dǎo)原則
 會前安排工作
 簽到工作
 會場服務(wù)工作
 做好會議記錄工作
 會后掃尾工作
 如何安排電話會議
 會議中的生活管理
第七章 秘書的文書、檔案管理工作
 文書管理概述
 秘書的收文處理工作
 秘書的發(fā)文處理工作
 檔案概述20l
 如何做好立卷歸檔
 如何進(jìn)行檔案分類
 如何進(jìn)行檔案檢索
 如何進(jìn)行檔案保管
 電子文件的整理與歸檔
第八章 秘書的人際關(guān)系
 處理好人際關(guān)系的意義
 處理人際關(guān)系的基本原則
 正確認(rèn)識秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
 善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖
 巧于向領(lǐng)導(dǎo)勸諫
 善于與性格不同特點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)相處
 秘書應(yīng)積極主動(dòng)對待新來的領(lǐng)導(dǎo)
 切不可冷淡在逆境中的領(lǐng)導(dǎo)
 要把握好與同事之間的關(guān)系
 要學(xué)會同不同性格的同事交往
 與同事相處的禁忌
 秘書如何與下屬相處
 部門關(guān)系的協(xié)調(diào)技巧
第九章 秘書的信息工作
 秘書與信息工作
 收集信息的基本原則
 秘書的信息工作程序
 信息的主要來源
 收集信息的技巧
第十章 秘書的上司日程安排工作
 安排上司日程的原則
 制訂上司日程表的方法
 制訂上司日程表的注意事項(xiàng)
 做好出差的具體準(zhǔn)備工作
 上司出差期間的工作
 與上司一起出差應(yīng)注意什么
 辦理出國手續(xù)常識
第十—章 秘書辦公自動(dòng)化及辦公用品的管理
 辦公自動(dòng)化的重大意義
 辦公自動(dòng)化的基本功能
 互聯(lián)網(wǎng)常識
 辦公自動(dòng)化的主要設(shè)備管理和應(yīng)用
參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

外賓接待工作主要有以下三個(gè)環(huán)節(jié)。    1.接待準(zhǔn)備工作    接待外賓的準(zhǔn)備工作是做好接待工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備工作充分，會為整個(gè)接待工作打下良好的基礎(chǔ)，能使接待工作有序進(jìn)行；準(zhǔn)備工作不充分，有可能影響整個(gè)接待工作的質(zhì)量和效果。所以，秘書人員要高度重視接待準(zhǔn)備階段的工作，具體來講，外賓接待準(zhǔn)備工作階段要做的工作包括以下五個(gè)方面。    （1）弄清外賓的基本情況。接待外賓之前首先要弄清外賓的基本情況，包括了解外賓來單位的目的和愿望，是政治會談、業(yè)務(wù)洽談還是參觀訪問；了解外賓來訪的人數(shù)、人員名單、性別、職務(wù)、有無禁忌；外賓前來的路線和交通工具；抵、離的具體時(shí)間。    （2）擬訂接待方案。接待方案應(yīng)體現(xiàn)的主要內(nèi)容有接待規(guī)格、各項(xiàng)活動(dòng)的安排。    ①接待規(guī)格。接待規(guī)格指的就是對外賓的禮遇規(guī)格。接待規(guī)格的高低反映了接待單位對外賓的重視程度。只有首先確定正確的接待規(guī)格，才有可能制訂出合理的接待方案。接待規(guī)格的高低一般依據(jù)國際慣例、來賓的身份、訪問意義、雙方關(guān)系等要素權(quán)衡而定。    接待規(guī)格的確定需要遵循禮遇對等的原則。所謂禮遇對等，有雙重含義：一層意思是說在安排有關(guān)禮賓活動(dòng)時(shí)，賓主的身份應(yīng)大體相當(dāng)，這是國際慣例；另一層意思是講求一致，同等對待。雙方禮尚往來，你給我什么規(guī)格的接待，我也回報(bào)你同等的接待規(guī)格。當(dāng)然，國與國之間、組織機(jī)構(gòu)之間在交往活動(dòng)中的情況復(fù)雜多樣，很難固守一成不變的規(guī)矩。所以，禮遇對等的原則并不是絕對的，而是應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行靈活處理，形式為內(nèi)容服務(wù)，為了適應(yīng)某種需要，完全可以打破先前的禮賓常規(guī)和慣例，給予對方較為合適的待遇。    ②各項(xiàng)活動(dòng)的安排。各項(xiàng)活動(dòng)的安排通常包括迎接、宴請、會見會談、晚會、簽字儀式、參觀游覽等項(xiàng)目。    （3）向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。接待方案制訂好后，就要與領(lǐng)導(dǎo)溝通，匯報(bào)準(zhǔn)備工作的情況，了解領(lǐng)導(dǎo)對此次接待工作的整體構(gòu)思，并根據(jù)了解到的情況，對接待方案做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。重要的外賓接待，接待方案不僅要征得單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，還要經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行后續(xù)工作。    （4）做好必要的資料準(zhǔn)備。    ①首先需要搜集的資料是外賓所在國家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、風(fēng)土人情、對外政策等背景材料；然后是收集外賓個(gè)人的資料，包括他的性格、行為處事方式、對我們國家的態(tài)度等。收集對方信息資料有兩方面作用：一是為了根據(jù)對方的需要做好接待服務(wù)工作，使他們來訪期間生活得舒心，感受到溫暖，有賓至如歸的感覺；二是為了在了解對方的基礎(chǔ)上，制訂出從容應(yīng)對的工作方案。知己知彼，方能百戰(zhàn)不殆。準(zhǔn)備好各種有關(guān)資料（包括外賓的背景材料）后要及時(shí)送給負(fù)責(zé)接待工作的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員參閱、掌握。大家統(tǒng)一口徑，廣泛協(xié)作，爭取達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。    ②準(zhǔn)備好外賓需要或贈送外賓的一些資料，如己方組織機(jī)構(gòu)的宣傳資料、有關(guān)產(chǎn)品的介紹資料、明信片、導(dǎo)游圖、風(fēng)景點(diǎn)的名勝古跡的介紹資料等。    ③準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)所需要的講話稿，包括歡迎詞、答謝詞等。    （5）住房、車輛及有關(guān)的事務(wù)的預(yù)訂。秘書人員必須在外賓抵達(dá)前安排好住宿的賓館。如果來訪的外賓不止一人，還要考慮住房的分配問題，或者根據(jù)來賓的具體情況由東道主先行分配，然后征詢對方的意見；或者是把住房平面圖交于對方，由他們自行安排。根據(jù)來訪賓客的具體情況，必要時(shí)還應(yīng)租下同一賓館的另外一個(gè)房間，作為陪同間，供接待人員、翻譯等住宿，以便及時(shí)為外賓服務(wù)。    交通工具要根據(jù)來訪賓客的人數(shù)多少而定，或是準(zhǔn)備轎車，或者準(zhǔn)備旅行車；對配備的車輛要嚴(yán)格檢查，如果配備的車輛較多，車上應(yīng)提前貼上標(biāo)記；對司機(jī)也要適當(dāng)教育、提醒，以確保安全。假如接待的外賓是西方人，西方人忌諱“13”這個(gè)數(shù)字，在安排住房、車輛時(shí)，不管是樓層號，還是房間號或是車輛號，都要盡可能避開“13”。視外賓來訪的具體情況，根據(jù)需要，合理配備翻譯、醫(yī)護(hù)、保安等人員。    2.接待實(shí)施階段的工作    在接待實(shí)施階段，秘書人員主要的工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好接待外賓的事務(wù)性工作。具體的工作有以下兩個(gè)方面。    （1）日程及各種會見、會談的安排。通常由接待負(fù)責(zé)人、秘書人員出面與外賓商談，確定活動(dòng)日程。日程安排確定之后，應(yīng)譯成外賓所在國家使用的文字，打印后，交給對方的聯(lián)絡(luò)人或放在來賓住宿的房間的桌子上，以便對方掌握時(shí)間。會見、會談前，要及早通知有關(guān)人員和單位做好必要的安排和準(zhǔn)備，東道主應(yīng)該提前到達(dá)并在門口迎候。對會見、會談的場所及座位應(yīng)事先精心做好安排。    （2）生活安排、安全保衛(wèi)及新聞報(bào)道。秘書人員應(yīng)該根據(jù)各國的習(xí)俗，安排好外賓的日常生活，主要是食宿和娛樂。接待外賓，尤其是重要的外賓，還要增強(qiáng)安全意識，做好安全與保密工作；對于重要的外賓的訪問，需要新聞報(bào)道的，則要向?qū)Ψ剿魅≡擃I(lǐng)導(dǎo)的照片與簡歷，以便報(bào)道時(shí)使用。    參觀游覽、宴請工作、籌備禮品等內(nèi)容將在下面專門作介紹，這里不再贅述。    3.結(jié)束階段    外賓接待結(jié)束階段的工作主要指的是送走外賓之后的善后工作，包括對本次接待工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，起草總結(jié)時(shí)要注意向陪同人員、翻譯、負(fù)責(zé)接待的人員收集有關(guān)外賓的反映。同時(shí)，接待活動(dòng)的記錄也可作為起草總結(jié)時(shí)的參考資料。如果接待活動(dòng)中有重要情況需要向上反映，應(yīng)及時(shí)寫出專題材料，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，供他們參考；整理接待中形成的有關(guān)材料，如接待過程中形成的文件、資料、照片等，并把它們進(jìn)行立卷歸檔。    P66-68

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