職業(yè)秘書任職資格與工作規(guī)范

前言

　　秘書是國家機關(guān)和企事業(yè)單位普遍設置的一種職位，也是世界范圍內(nèi)最廣泛的社會職業(yè)之一?，F(xiàn)代秘書是一個復合型的人才，其所從事的工作是領(lǐng)導中樞的一種綜合性工作，在承上啟下、溝通內(nèi)外、輔助管理上起著舉足輕重的作用，秘書工作的運行狀況直接影響著一個單位的整體工作水平和效率。因而古今中外各類領(lǐng)導無不把秘書放在極為重要的位置，而給予高度重視?！　?l世紀的今天，由于市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟浪潮的沖擊，秘書工作內(nèi)容不斷拓展，秘書工作意識不斷更新，秘書工作制度不斷完善。訓練有素、能力卓越的職業(yè)秘書在如今的商業(yè)社會因而顯得非常匱乏，這從近幾年來秘書這個字眼在人才招聘市場中頻頻出現(xiàn)，在招聘排行榜上連續(xù)位居前列即可看出。　　企業(yè)急需能力卓越的職業(yè)秘書人才，卻難以聘任到，一些從事秘書工作的職業(yè)人想培養(yǎng)自己成為符合企業(yè)需求的人才，卻找不到評定的標準予以對照來獲得提升。本書即針對目前的這種狀況，從職業(yè)秘書的任職資格考核標準、基本能力要求、必備知識要求出發(fā)，設計一套適合企業(yè)的職業(yè)秘書任職膏格評定標準及體系，并從職業(yè)秘書工作任務、工作內(nèi)容著手，提供一份詳盡的標準化的工作規(guī)范。　　本書共八章，具體為：　　第一章 職業(yè)秘書任職資格及考核標準，介紹公司秘書任職資格標準，包括基礎(chǔ)類、助理類秘書任職資格標準及企業(yè)秘書任職資格考證的方法、流程?！　〉诙?職業(yè)秘書基本能力要求，闡述職業(yè)秘書的基本素養(yǎng)、職業(yè)道德、形象要求、勝任能力、溝通協(xié)調(diào)能力、服務上司能力、公關(guān)接待能力、商務活動安排能力、分析能力等。并提供自我形象、人際溝通、人際交往及談判能力等的測試題以供實際測評和自我測評之用。　　第三章 職業(yè)秘書必備知識要求，重點介紹職業(yè)秘書的日常應對禮儀、社史禮儀及茶點服務技巧、必備的消防知識和初級救護知枳。并設計一套試題以供資格考評時測試?！　〉谒恼?職業(yè)秘書綜合事務處理工作規(guī)范，介紹職業(yè)秘書在實際工作中如何提高工作流程效率，如何進行自我開發(fā)管理、例外事務處理、例行事務處理及有效溝通的技巧，有效工作關(guān)系培養(yǎng)和保持良好公司形象的方法、藝術(shù)?！　〉谖逭?職業(yè)秘書信息管理工作規(guī)范，從職業(yè)秘書起著信息溝通的橋梁作用出發(fā)，介紹信息收集和處理，信息系統(tǒng)的建立、維護、利用、保密及電話、郵件應用等的工作規(guī)范?！　〉诹?職業(yè)秘書文檔管理工作規(guī)范，介紹文檔管理的內(nèi)容及分類、存儲、查閱、分裝、銷毀、保密等的工作規(guī)范。　　第七章 職業(yè)秘書辦公設備管理工作規(guī)范，介紹辦公設備管理及費用的內(nèi)容，申購、領(lǐng)用、日常管理辦公設備和費用報銷流程及管理規(guī)范?！　〉诎苏?職業(yè)秘書會務管理工作規(guī)范，闡述職業(yè)秘書會務工作的內(nèi)容，及會前準備、會中協(xié)調(diào)、會后整理的職責、方法、要求?！　”緯鴹l理清晰，內(nèi)容全面，并提供了許多自我訓練題，操作性極強，既可作為人事部門或單位領(lǐng)導聘任選拔職業(yè)秘書的參考，也可作為定期檢查、考評職業(yè)秘書工作績效的標準，同時可作為培訓部門培訓秘書人員和秘書人員自身修煉提升的教材。

內(nèi)容概要

　　《職業(yè)秘書任職資格與工作規(guī)范》系統(tǒng)介紹了職業(yè)秘書的任職資格考核標準、職業(yè)秘書綜合事務處理工作規(guī)范、信息管理工作規(guī)范、辦公設備管理工作規(guī)范、會務管理工作規(guī)范等方面的知識，并設計了一套職業(yè)秘書任職資格標準評定體系，為企業(yè)提供了一份詳盡的標準化的職業(yè)秘書工作準則；同時，為職業(yè)秘書不斷實現(xiàn)自我發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。秘書廣泛活躍于各級黨政機關(guān)和企事業(yè)單位，直接為領(lǐng)導機關(guān)，領(lǐng)導者個人處理日常事務，并做好服務，在承上啟下，溝通內(nèi)外、輔助管理等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。由于市場經(jīng)濟浪潮的沖擊，秘書工作內(nèi)容不斷拓展，工作理念不斷更新，這就要求秘書不斷提高自己的職業(yè)化和專業(yè)化素質(zhì)。

書籍目錄

第一章 職業(yè)秘書任職資格及考試標準第一節(jié) 秘書任職資格標準第二節(jié) 基礎(chǔ)類秘書任職資格標準第三節(jié) 助理類秘書任職資格標準第四節(jié) 秘書任職資格考證管理辦法第二章 職業(yè)秘書基本能力要求第一節(jié) 秘書基本素養(yǎng)第二節(jié) 秘書職業(yè)道德第三節(jié) 秘書形象要求第四節(jié) 秘書勝任能力第五節(jié) 秘書溝通協(xié)調(diào)能力第六節(jié) 秘書服務上司能力第七節(jié) 秘書公關(guān)接待能力第八節(jié) 秘書商務活動安排能力第九節(jié) 秘書分析能力第十節(jié) 秘書自我形象測試第十一節(jié) 秘書人際溝通能力測試第十二節(jié) 秘書人際交往能力測試第十三節(jié) 秘書談判能力測試第三章 職業(yè)秘書必備知識要求第一節(jié) 秘書日常應對禮儀第二節(jié) 秘書電話禮儀第三節(jié) 秘書社交禮儀第四節(jié) 秘書接待工作基本職責第五節(jié) 秘書茶點服務技巧第六節(jié) 秘書應具備的消防知識第七節(jié) 秘書應具備的初級救護知識第八節(jié) 公司秘書任職資格必備知識考題第四章 職業(yè)秘書綜合事務處理工作規(guī)范第一節(jié) 提高工作流程效率標準內(nèi)容第二節(jié) 自我開發(fā)管理工作規(guī)范第三節(jié) 例行事務處理工作規(guī)范第四節(jié) 例外事務處理工作規(guī)范第五節(jié) 時間管理工作規(guī)范第六節(jié) 有效溝通技巧第七節(jié) 計劃管理工作規(guī)范第八節(jié) 成本控制意識培訓工作規(guī)范第九節(jié) 遵循職業(yè)健康安全原則第十節(jié) 新老秘書工作交接規(guī)范第十一節(jié) 有效工作關(guān)系培訓規(guī)范第十二節(jié) 工作職責和工作能力認知要求第十三節(jié) 問題解決工作規(guī)范第十四節(jié) 保持公司形象工作規(guī)范第五章 職業(yè)秘書信息管理工作規(guī)范第六章 職業(yè)秘書文檔管理工作規(guī)范第七章 職業(yè)秘書辦公設備管理工作規(guī)范第八章 職業(yè)秘書會務管理工作規(guī)范

章節(jié)摘錄

　　二、儀容、儀表與形象設計　　秘書的工作場合和丁作性質(zhì)，要求你注重外在形象。秘書的專業(yè)形象總的要求是：整潔、端莊、清秀、成熟、能干?！　?．發(fā)型　　美的發(fā)型，對于一個人的形象來說，比化妝和服飾更為重要?！　∪魏我环N發(fā)型都可以是最時尚的，但要與身份、臉型相符?！　∶貢?jīng)常會出席一些正式場合和晚宴的活動，適合晚妝的發(fā)型需要很好的修飾。　　2．五官修飾　　在辦公室上班，是不允許濃妝艷抹的，但適當?shù)牡瓓y，可以讓你神采奕奕且個性鮮明?！　?．服飾　　秘書的形象代表著企業(yè)的形象，因此，塑造一個恰如其分的職業(yè)形象，不僅能給人留下好感，而且有助于開展工作?！　。?）秘書的服裝應該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，既能夠體現(xiàn)你的身份，又能增加別人對你的信任。強調(diào)多功能和多變化的服裝組合是秘書服飾設計的重點，最好是既表現(xiàn)出你的優(yōu)雅、大方，又顯得利落?！　。?）在辦公室內(nèi)穿著的服裝一般為各式套裝。應選擇不易起皺的好質(zhì)地面料?！　。?）在外出公務的場合里，秘書需要的服飾特點是讓自己來去自如，跟得上城市節(jié)奏，不太緊身，也不宜過分寬松?！　。?）在運動休閑的場合里，休閑裝扮也是秘書服飾設計的重點。休閑裝扮所需物品有：T恤、休閑套、牛仔系列、寬松棉質(zhì)裙或褲?！　∪?、秘書的行為規(guī)范　　秘書的一舉一動都反映著企業(yè)的形象，因此，注意儀表舉止是十分重要的。舉止規(guī)范的基本原則就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使對方對你產(chǎn)生尊重和信賴。舉止得當不僅是搞好人際關(guān)系的先決條件，也是修養(yǎng)和魅力的具體表現(xiàn)?！　?．站立規(guī)范　　站要有站姿，站可以站出一種情態(tài)，一種格調(diào)。作為職業(yè)女性，站立時應注意：　　頭部保持挺拔，目光平視，肩平直，胸略挺，不交叉雙0a站立?！　?．行走規(guī)范　　走路同樣要講究優(yōu)雅，走路時應注意：要盡量走成一條直線，步伐穩(wěn)健，步態(tài)輕盈，邁步時稍稍有些彈性飄逸感。膝蓋內(nèi)側(cè)似乎有些磨擦的感覺，手輕輕隨步伐前后擺動。　　3．會面規(guī)范　　面帶微笑，對方向你打招呼，要積極誠懇地作出表示，微笑著回應，向?qū)Ψ街乱?。　　與對方目光交流，問候與寒暄．這是見面時少不了的“開場白”，它本身并無特定意義，但能表示一種親切感，譬如說些“很高興認識你”之類的客氣話?！　〉谄吖?jié) 秘書公關(guān)接待能力　　接待工作頭緒多，涉及面廣，稍有不慎就會貽誤工作或損害公司聲譽，秘書應該極度重視。那么，怎樣才能做好接待工作，它有哪些基本要求和注意事項呢?　　一、要有服務至上的精神　　企業(yè)來賓一般都是商務上往來的重要客戶，作為秘書在承擔接待工作任務時，應把服務至上的精神落實到每個細小的工作環(huán)節(jié)中，體現(xiàn)到每個具體的接待對象身上去?！　。?）按公司有關(guān)規(guī)定，協(xié)調(diào)行動，統(tǒng)一對外口徑?！　。?）忠于公司，忠于上司，維護公司的權(quán)利和利益，維護企業(yè)形象，絕不損害公司的聲譽和利益，不做任何不利于公司的事，不說任何不利于公司的話。　?。?）在與來賓處理經(jīng)濟關(guān)系和友好往來中，要嚴格按公司的原則決策辦事?！　。?）要嚴格技公司規(guī)定做好保密工作，在和來賓的接觸中，要嚴防泄密?！　。?）嚴禁背著公司同來賓私自交往，不得利用職權(quán)和工作關(guān)系營私牟利，不許與來賓私自互相接受禮品?！　。?）嚴禁酗酒。在宴請來賓宴會上飲酒應以禮相待，不得超過本人酒量，謹防失態(tài)、失禮?！　。?）謙虛謹慎，不卑不亢，講文明、禮貌，注意服飾、儀容?！　《?、細致周到的工作安排　　無論來賓身份如何，都有其自身的工作任務。秘書在接待時，要在接到來訪通知時填寫報告卡片；擬定接待方案，直到具體實施的每個細節(jié)上，都要對來賓到后的每一項具體的工作，作出周到細致的設想和安排，分清各部門的職責，下達任務要明確具體，責任到人。在安排布置時，也要檢查督促，以免顧此失彼，陷于被動，貽誤工作。對來賓臨時提出的建議和要求，經(jīng)上司同意后及時作出妥善的安排或答復。在接待中，要積極出主意、想辦法，為上司當好　　參謀?！　∪袩崆橹艿降慕哟黠L　　秘書要認真改善服務態(tài)度，不斷提高服務質(zhì)量。在接待工作中，不論來賓職位高低，都要平等相待，熱情、主動地提供各種必要的服務，同時，要按公司規(guī)定的制度辦事，在熱情服務的同時，注意禮儀等活動要從簡節(jié)約，舉辦座談會、參觀、宴會等，都要精打細算，不鋪張浪費?！　〉诎斯?jié) 秘書商務活動安排能力　　富有經(jīng)驗并且熟悉業(yè)務的秘書往往由上司授權(quán)安排他的工作日程和訂約事宜，秘書根據(jù)所在企業(yè)的工作性質(zhì)、特點及要求分別制定全年、每個季度、每個月份、每個星期、甚至每一天的安排計劃。做好這些工作能為上司節(jié)省大量精力與時間，也使工作更有計劃，更有效率?！　∫弧⒑侠戆才派纤镜娜粘獭　樯纤景才湃粘?，要重點突出，仔細周到、一絲不茍?！　?0．掛電話前的禮貌　　掛電話前為避免錯誤，應該重復一次電話中的重要事項，再次明確目的之后，向?qū)Ψ秸f一聲：‘·謝謝”、“再見”之類的禮貌浯言。為了能給對方留下好的印象，千萬不要忽略最后的禮貌。另外要等對方掛下電話后，再放下話筒，放話筒時，一定要輕輕放下，這既是對對方的一種禮貌，也是為了愛護電話和不致影響其他人員工作?！　《鯓哟螂娫挕　〈螂娫捴?，應確定第一受話人、第二受話人；然后確定電話交談的內(nèi)容，如果內(nèi)容較多，應事先打個腹稿，力求表達清楚、簡練。給不熟悉的對象打電話時，要給對方以沉著、思路清晰的感覺。接通電話并確認電話號碼無誤時，應立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名，當對方答應你“稍候”時，應握著話筒靜候；假如對方告訴你“要找的人不在”時，切不可魯莽地將話筒“喀啦”一下掛斷，應道聲“謝謝”。　　向?qū)Ψ桨l(fā)出邀請或通知對方的，應把話說得簡單明確又符合禮儀規(guī)范。由于話筒傳聲與面談有所差異，因此，將話筒貼得太近或離得太遠都不是好習慣，一般地說，音量以聽清對方聲音為標準，語速相對平時說話慢些，必要時可升調(diào)向?qū)Ψ酵度ビ押玫摹拔⑿Α?，讓對方感到親切，但切不可裝腔作勢、拿腔拿調(diào)。不管是叫電話或者接電話，都應注意說話的節(jié)奏與速度?！　∫话銇碚f，速度應稍慢，吐字力求清楚，重要的詞浯

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