出版時(shí)間:2011-1 出版社:中國友誼出版公司 作者:泉正人 頁數(shù):156 譯者:孫曼
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前言
前言要做的工作太多,腦中亂成一團(tuán),無法集中精力干好眼前的工作。雖然制定了工作計(jì)劃,但從沒能按計(jì)劃完成過工作。辦公桌上亂成一團(tuán),經(jīng)常找不到重要文件。以為保存在電腦里的資料找不到了,只好重做一份。上述這些因?yàn)橐恍┘?xì)節(jié)而引起工作不順、浪費(fèi)時(shí)間和精力的現(xiàn)象,估計(jì)我們誰都遇到過吧。前些年,我也曾為這些現(xiàn)象苦惱過。當(dāng)時(shí),我同時(shí)經(jīng)營著三個(gè)公司,工作多得忙不過來,感覺很崩潰,有時(shí)從早上6點(diǎn)干到深夜12點(diǎn),仍然無法完成工作任務(wù)。其實(shí)我事先已經(jīng)按照輕重緩急把要干的事情排了序,但是后來不斷有其他工作插進(jìn)來,我的腦中也亂成一團(tuán)。明明制定了工作計(jì)劃,但卻從來沒能按計(jì)劃完成過工作。辦公桌和周圍到處都是文件,總之,腦中和身邊的環(huán)境都無法稱為“有序”。這樣工作,我的身體很快就受不了了。因?yàn)榻?jīng)常硬撐著,有好幾次我甚至昏倒在辦公室里。被工作壓得喘不過氣來的我禁不住想:“為什么我的工作效率這么低呢?”“工作沒做完的原因,也許是沒有及時(shí)進(jìn)行整理吧?”然后,我給自己定了幾個(gè)目標(biāo):嚴(yán)格執(zhí)行事先制定好的工作計(jì)劃,并且一定要完成。把自己的工作安排給部下,并且讓他們達(dá)到和自己做一樣的效果。不把時(shí)間浪費(fèi)在找東西上。爭取安排出工作以外的自由時(shí)間。要想實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo),就要對(duì)工作進(jìn)行更好的“規(guī)劃設(shè)計(jì)”。我就是因?yàn)闆]有把自己的工作和時(shí)間安排好、整理好,所以總覺得被工作追趕著,被時(shí)間追趕著,最后疲憊不堪。等我有意識(shí)地對(duì)工作進(jìn)行“規(guī)劃設(shè)計(jì)”后,我發(fā)現(xiàn)很多工作都能按計(jì)劃完成了?,F(xiàn)在,我同時(shí)經(jīng)營著五個(gè)公司,每天的工作都很忙,可我還能同時(shí)做到每年讀書300本以上,經(jīng)常去聽講座,上英語口語會(huì)話班,打高爾夫,每個(gè)月還能去海外視察旅行、演講,這些都算是為自己充電吧??傊?,我有了更多的自由時(shí)間可以做自己想做的事。經(jīng)營企業(yè)也是這樣,我使用了“超級(jí)整理術(shù)”后,我的員工工作變得更有效率了,我們的營業(yè)額也不斷上升。用最小的努力得到最大的成果我認(rèn)為所謂“規(guī)劃設(shè)計(jì)”,就是無論是誰,不管實(shí)踐多少次,都會(huì)取得同樣成果的系統(tǒng)方法。卓越的才能與堅(jiān)強(qiáng)的意志高學(xué)歷與性別超強(qiáng)記憶力也就是說,不依賴上述能力,用最小的努力獲得最大的成果,這就是我的“超級(jí)整理術(shù)”。當(dāng)然,這需要制定一些規(guī)則,然后只要按規(guī)則行事,誰都可能取得同樣的成果。現(xiàn)在,我自己每天就是按照這些規(guī)則行事的,我的員工們開展業(yè)務(wù)也都是按照這些規(guī)則行事的。超級(jí)整理術(shù)的優(yōu)點(diǎn)為自己或公司導(dǎo)入“超級(jí)整理術(shù)”的最大好處就是:可以獲得最適合自己的工作環(huán)境。其結(jié)果就是:無論是誰,都可以減少時(shí)間與精力的浪費(fèi),更有效率地開展工作。當(dāng)今社會(huì),如果一個(gè)公司沒有有效的規(guī)則,那是無法想象的。那樣的話,管理者和員工都會(huì)效率低下,即使每天加班到很晚,健康受損,積極性受挫,公司的業(yè)績也無法提高。這樣的后果是很可怕的。也許有些人感覺自己的狀態(tài)就是這樣的,正有些不知所措呢,那么就請(qǐng)讀一讀這本書吧。本書的最大目的就是:教您學(xué)會(huì)制定高效的整理規(guī)則和整理方法,使您獲得更充裕的時(shí)間,從而提高您的工作能力和工作效率。第一章, 強(qiáng)調(diào)不整理的危險(xiǎn)性,明確整理的重要性。第二章, 介紹辦公桌以及文件的整理方法,這是工作的基礎(chǔ)。第三章, 介紹現(xiàn)代人必須掌握的技能--關(guān)于電腦與電子郵件的整理方法,教您如何整理并活用那些日益龐大的信息。第四章, 教您如何整理混亂的大腦,使之不斷產(chǎn)生新的創(chuàng)意。第五章, 時(shí)間就是金錢,教您學(xué)會(huì)整理與金錢同樣重要的“時(shí)間”,學(xué)會(huì)相關(guān)的理念與方法??傊緯薪榻B的“超級(jí)整理術(shù)”并不難,是每個(gè)人都可以掌握并通過實(shí)踐就能夠看到效果的。您看,就連以前很不擅長整理的我,在繁忙的工作之余還能擠出時(shí)間與精力著書為大家介紹它,可見它是多么有效!衷心祝愿您能掌握 “超級(jí)整理術(shù)”,把工作與學(xué)習(xí)安排得更有效率,讓人生取得更加豐碩的成果。如果此書能助您實(shí)現(xiàn)自己的事業(yè)目標(biāo),那么沒有什么比這更令人欣慰的了。
內(nèi)容概要
超級(jí)整理術(shù)是一種不依靠卓越的才能和堅(jiān)強(qiáng)的意志力,不依靠高學(xué)歷,不依靠超強(qiáng)的記憶力,只要按設(shè)定的規(guī)則去做,就人人都可以做到的讓工作效率大幅度提升的簡單工作方法。
它整理的對(duì)象是紙質(zhì)文件、辦公桌、電腦文件、郵件、大腦信息、時(shí)間。整理的目的是為了提高工作效率。
通過整理,您會(huì)變得思路清晰,工作更有實(shí)效;工作之余有更多的時(shí)間可以自由支配。
作者簡介
他同時(shí)經(jīng)營不動(dòng)產(chǎn)門戶網(wǎng)站、咖啡店等5家企業(yè);每年讀書300本以上;經(jīng)常去聽講座、上英語口語班、打高爾夫;每個(gè)月都去海外視察旅行,演講;經(jīng)常在世界各國舉辦公益性講座和研討會(huì);寫出了多本暢銷書。
他1974年出生于日本橫濱,獲得麻省理工大學(xué)斯隆商學(xué)院行政管理碩士學(xué)位設(shè)立了日本最大的獨(dú)立金融教育機(jī)關(guān)——日本金融學(xué)習(xí)株式會(huì)社,與朋友共同創(chuàng)建了海外日本人商業(yè)網(wǎng)(JBN)。
他著有《理財(cái)素養(yǎng)》《超級(jí)工作法》《金錢的大腦訓(xùn)練》《成功投資力的磨練方法》等暢銷書。在日本廣受歡迎。
今天,他西渡中國,專為你我提高工作效率而來。他叫泉正人。
書籍目錄
◎前言
第一章 為什么我們需要整理
第一節(jié) 整理的目的是為了提高工作效率
◎以“高效工作”為目的并且實(shí)踐性很強(qiáng)的整理術(shù)
第二節(jié) 不擅長整理,會(huì)拖事業(yè)的后腿
◎不擅長整理人群的常見傾向
◎整理不需要能力
◎哪些人適合讀此書呢?
◎只要進(jìn)行整理,就不會(huì)白做功
◎整理的效果
◎多出來的時(shí)間該如何利用
◎整理時(shí)嘗試引進(jìn)“設(shè)計(jì)規(guī)則”理念
第三節(jié) “超級(jí)整理術(shù)”的內(nèi)容
◎整理的對(duì)象是什么
◎只要設(shè)計(jì)了規(guī)則,不需要記憶力
◎規(guī)則越簡單越好
◎趕緊開始整理吧
第二章 關(guān)于文件和辦公桌的整理
第一節(jié) 如何利用整理術(shù)創(chuàng)造出最好的工作環(huán)境
◎把時(shí)間花在找東西上很可惜
◎不要花費(fèi)時(shí)間去記“東西放在哪里了”
◎?qū)W會(huì)扔?xùn)|西吧
◎用后歸還原位很重要
◎盡量不打印紙質(zhì)文件
第二節(jié) 及時(shí)整理資料是為了有效利用信息
◎文件分為“正在辦理狀態(tài)”和“保存狀態(tài)”
◎“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法
◎統(tǒng)一大小和形狀
◎把正在操作中的文件放進(jìn)透明文件夾中
◎托盤的使用方法
◎重要的已辦文件用大文件夾保管
◎需要暫時(shí)保管的東西
第三節(jié) 使辦公桌成為舒適的工作場所
◎合理配置辦公桌上的空間
◎有時(shí)可以不收拾
第四節(jié) 關(guān)于書籍、雜志與名片的整理
◎已讀完的書,做好摘錄
◎把有用的內(nèi)容剪下來后雜志就可以扔了
◎定期整理名片
第五節(jié) 再次弄清楚整理的目的
◎仔細(xì)想想整理的目的
第三章 關(guān)于電腦與電子郵件的整理
第一節(jié) 充分使用電腦的功能
◎這個(gè)時(shí)代,IT知識(shí)很重要
◎把電腦當(dāng)作自己的“外腦”
◎把信息集中在一臺(tái)電腦內(nèi)
◎筆記本電腦里該存些什么
◎用“谷歌桌面”搜索信息
第二節(jié) 管理電腦內(nèi)信息時(shí)也用“超級(jí)整理術(shù)”
◎文件夾要大致分類
◎文件的命名很重要
◎桌面要整理清爽
◎?yàn)檎谵k理的文件設(shè)一個(gè)文件夾放在桌面上
◎備份資料也要整理好以降低風(fēng)險(xiǎn)
第三節(jié) 輸入信息時(shí)也要制定規(guī)則
◎信息靠量取勝,應(yīng)大量吸收
◎博客的最新信息用“RSS訂閱”收集
◎定期閱讀雜志收集信息
◎閱覽電子雜志時(shí)用別的軟件
◎收集信息時(shí)要確定主題
◎用E Memo Pad摘錄信息
◎用TO DO記錄需要定期回顧的信息
◎會(huì)議記錄的整理也應(yīng)制定規(guī)則,使之更有使用價(jià)值
◎用“日經(jīng)Telcom 21”收集報(bào)紙上的信息
第四節(jié) 郵件也用“超級(jí)整理術(shù)”迅速處理
◎郵件只讀一遍,然后立即回復(fù)
◎早回復(fù),對(duì)方也會(huì)盡快處理
◎已讀郵件用分類項(xiàng)目進(jìn)行整理
第四章 關(guān)于大腦信息的整理
第一節(jié) 忙碌時(shí)腦中一片混亂
◎不確定的事項(xiàng)太多的話,大腦容易混亂
◎把頭腦清空吧
第二節(jié) 把將要做的事全部記錄在TO DO上
◎事無大小,盡量多記錄在TO DO上
◎用OUTLOOK管理TO DO
第三節(jié) 爭取把工作委托給他人
◎?qū)⒐ぷ魑兴藭r(shí)的參考基準(zhǔn)是“小時(shí)工資”
第四節(jié) 用檢查目錄進(jìn)行整理會(huì)更高效
◎無論誰都適用的規(guī)則
第五節(jié) 開會(huì)也要設(shè)定規(guī)則
◎全體參會(huì)人員都應(yīng)知曉會(huì)議議題
◎當(dāng)場做好會(huì)議記錄并發(fā)送給參會(huì)人員
第六節(jié) 用規(guī)則來判斷開展一項(xiàng)新事業(yè)的可能性
◎用檢查目錄來整理新創(chuàng)意
第七節(jié) 規(guī)則要徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守
◎如何才能徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守
第八節(jié) 提高積極性的措施
第五章 關(guān)于時(shí)間的整理
第一節(jié) 用“超級(jí)整理術(shù)”改變時(shí)間的性質(zhì)
◎時(shí)間的性質(zhì)發(fā)生了變化
第二節(jié) 利用TO DO整理時(shí)間
◎設(shè)定定期工作任務(wù)
◎創(chuàng)意也要保存進(jìn)TO DO
◎規(guī)則也要保存進(jìn)TO DO
◎根據(jù)TO DO不慌不忙地開展工作
◎有效利用空暇時(shí)間
第三節(jié) 創(chuàng)造可以集中注意力的環(huán)境
◎一定要有“能夠努力工作”的時(shí)間段
第四節(jié) 打電話也要提高效率
第五節(jié) 不要把工作日與休息日分開考慮
◎后 記
章節(jié)摘錄
第二章 關(guān)于文件和辦公桌的整理第二節(jié) 及時(shí)整理資料是為了有效利用信息我們身邊會(huì)有很多紙質(zhì)文件,如:企劃書和提案書、參考資料、合同、賬單、宣傳冊(cè)等等,這些是我們辦公環(huán)境的重要組成部分。無論電腦和“無紙化辦公”多么普及,信息流通仍然離不開這些紙質(zhì)文件。所以,如何科學(xué)地收納它們,是一項(xiàng)重要的整理技能。但也無需考慮得太復(fù)雜。凡是過于復(fù)雜的事,一般都很難堅(jiān)持,整理也一樣,為了不半途而廢,我介紹的整理術(shù)都很簡單。先準(zhǔn)備下列幾樣工具吧:托盤透明文件夾口袋式的透明文件夾小文件柜(或抽屜式的小信箱)大紙盒有了這些工具,再分三個(gè)步驟進(jìn)行整理,只要您邁出第一步,后面就很簡單了。文件分為“正在辦理狀態(tài)”和“保存狀態(tài)”文件一般可分為兩類:正在辦理狀態(tài):與目前手頭工作有關(guān)的、或是看過后決定保留的文件。已辦、需保存狀態(tài):已處理完畢、但仍需要保存的文件,如合同、發(fā)票等。也就是說,正在辦理的文件,等到辦理完畢后,要么變成第二種狀態(tài),即需要保存起來,要么就應(yīng)及時(shí)丟棄。整理時(shí)最基本的步驟就是---首先把文件大致分為以上兩類。正在辦理的文件因?yàn)槭褂妙l率高,應(yīng)盡量擺放得離手邊近一點(diǎn),以方便隨時(shí)拿到。文件用完后應(yīng)及時(shí)存放,存放時(shí)也應(yīng)盡量使用透明文件夾,這樣可以對(duì)文件內(nèi)容一目了然。而那些已辦好、需保存起來的文件,因?yàn)椴怀S茫ㄗh放進(jìn)書櫥或紙箱內(nèi)保存。如果放進(jìn)大文件夾保存的話,應(yīng)在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽,標(biāo)上內(nèi)容,做到一目了然。只要做到上述幾項(xiàng),就可以說達(dá)到了整理的效果,可以確保您工作時(shí)“需要的物品”都集中擺放在您手邊了?!罢谵k理文件”和“需保存文件”的整理方法我自己工作時(shí),喜歡用兩層的小托盤和透明文件夾來存放“正在辦理文件”。每收到一份新的文件,我就把它放在小托盤的上層,能辦理的盡快辦理,辦完就處理掉,沒辦完就先保存起來。正在辦理的文件,我喜歡把它們保存在透明文件夾內(nèi),因?yàn)橥该魑募A既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應(yīng)盡量放在辦公桌的附近,以便于伸手就能拿到。關(guān)于“已辦好、需保存”的文件,我也把它們大致分為三類:近期需要用到的需要存放起來的不知以后是否需要,暫且保存起來的對(duì)我來說,“近期需要用到的”東西包括經(jīng)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、市場統(tǒng)計(jì)表、企劃書等等。也包括眼下暫時(shí)用不到,但下個(gè)月,或幾個(gè)月以后將要用到的文件,這些我都會(huì)放在透明文件夾內(nèi)?!靶枰娣牌饋淼摹蔽募?,包括合同、發(fā)票等重要文件,我會(huì)把它們按類別分別放進(jìn)口袋式透明文件夾內(nèi)保管。一些較少用到的文件,我會(huì)把它們按內(nèi)容分類(如企劃書、請(qǐng)求書等),放進(jìn)抽屜里保管。“不知以后是否需要,暫且保存起來的”文件,往往和工作有關(guān),“現(xiàn)在不需要,但不知哪天也許會(huì)用上”,這類文件因?yàn)槠綍r(shí)用得不多,所以沒必要整理得很細(xì),只需要把它們保存在文件夾中,用紙箱裝起來就可以了。到了年底大掃除時(shí),越是箱子下面的文件,越可以先丟棄。至于那些既不屬于“正在辦理”、又不屬于“需要保存”的文件,直接處理掉就可以了。統(tǒng)一大小和形狀文件、發(fā)票等有各種大小和形狀,一般來說,用A4紙打印的文件最多,郵件有明信片大小的,一些項(xiàng)目的詳細(xì)進(jìn)度表往往是用A3紙打印的。我建議,盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好,如果文件大小不一,看上去會(huì)不整齊,還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會(huì)夾雜著小紙頁,不小心就會(huì)把小紙頁弄丟。再說,購買用于整理的文件夾時(shí),如都是A4尺寸的,也比較統(tǒng)一,還可以節(jié)約成本。實(shí)在有大尺寸的資料,就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來的信息、或是寫在小記事本上的內(nèi)容,如果比A4小,我建議要么把它們輸入電腦,要么用訂書機(jī)訂在A4紙上。我個(gè)人很喜歡用訂書機(jī),不光在把文件裝訂成冊(cè)時(shí)用,想把一些小紙頁固定到A4紙上時(shí),我一般不用膠水,而是用訂書機(jī)一訂就好了。我還建議,把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來吧。比如說,藍(lán)色的用于存放“預(yù)算”類的,黑色的用于存放“資料”類的,這種方法很有效。但如果顏色種類太多,連本人都想不起來“某種顏色代表什么內(nèi)容”時(shí),那就失去意義了??傊?,規(guī)則要簡單到不費(fèi)腦子的程度,才是最好的。把正在操作中的文件放進(jìn)透明文件夾中對(duì)于正在辦理中的文件,最好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來,必要時(shí)又可以在桌上攤開,不需要時(shí)隨時(shí)可以丟棄,如需加上新的紙頁也很方便,無色、透明的文件夾最好用。正在辦理的文件,最好根據(jù)項(xiàng)目分開保存,只要是和這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的東西,統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去,如一個(gè)放不下時(shí),可分為幾個(gè)擺放,或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。使用透明文件夾時(shí)如注意到以下細(xì)節(jié)就更好了:(1) 給透明文件夾加上封面封面可用A4紙,上面寫清項(xiàng)目和合作方名稱,以及開始日期(最好用6位數(shù),如080801),這樣的話,就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯(cuò)。所謂封面,也就是夾進(jìn)此文件夾最上面的那張紙,用WORD文檔的固定格式打出來放進(jìn)去就可以了,我因?yàn)榻?jīng)常用到,所以把這個(gè)固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。當(dāng)然,有時(shí)沒有封面也能知道其中的內(nèi)容,但畢竟有封面的話,可以對(duì)內(nèi)容一目了然,也不必再一一翻看,因?yàn)槟切┓吹臅r(shí)間也算是白白浪費(fèi)掉的。為了減少時(shí)間的浪費(fèi),請(qǐng)給透明文件夾里的內(nèi)容加上封面吧。(2) 保管在大文件夾內(nèi)透明文件夾建議豎著放進(jìn)大文件夾內(nèi)進(jìn)行保管,因?yàn)闀?huì)頻繁用到,所以就把它們擺放在辦公桌附近吧,如文件柜上等。要是辦公桌附近沒有擺放的地方,也可以把大文件夾整個(gè)地放進(jìn)辦公桌的抽屜里。把透明文件夾放進(jìn)大文件夾時(shí),如果數(shù)量不多,也就無所謂什么順序,如果數(shù)量比較多的話,為了避免日后找起來麻煩,就需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悺1热缯f,有一種方法叫作“使用頻度分類法”,此分類法很有名,野口悠紀(jì)雄先生的《超整理法》一書中也有過介紹。其實(shí)做起來很簡單,就是“凡取出一份文件,還原時(shí)都從左側(cè)擺放”,其結(jié)果是,使用頻率高的文件,都集中在左側(cè)。如果大文件夾都擺滿了,就可以把位于右側(cè)的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類或直接處理掉。不過,別忘了上述方法只適用于“正在辦理的文件”,平時(shí)基本用不到的“已辦理、需保存”類文件最好還是按項(xiàng)目或內(nèi)容進(jìn)行分類,然后按照五十音圖的順序排列起來比較好。托盤的使用方法請(qǐng)求書、合同、企劃書以及準(zhǔn)備仔細(xì)閱讀的郵件等,最好用雙層托盤來擺放。頁數(shù)很多的話,可放進(jìn)透明文件夾中,因?yàn)槎际墙谝幚淼奈募酝斜P應(yīng)放在辦公桌上顯眼的地方。雙層托盤的上層放新文件,下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”--“保留文件”--“待辦文件”--“已辦文件”,總之,是按照時(shí)間來排序的。“新到文件”指那些剛收到的文件或傳真等等,明顯沒有用的就丟棄,剩下的先放進(jìn)托盤上層,等有空時(shí)再辦理。辦理時(shí)如果遇見一些問題,無法馬上辦完時(shí),就把它們放進(jìn)“保留文件”的托盤里去吧。重要的已辦文件用大文件夾保管整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁數(shù)的,也有插孔型、可調(diào)節(jié)頁數(shù)的,我一般用可自由調(diào)節(jié)頁數(shù)的大文件夾。使用這種大文件夾的幾個(gè)要點(diǎn)是;(1)放進(jìn)大文件夾的替換用紙,我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列,它的價(jià)格雖比一般產(chǎn)品貴一點(diǎn),但特別好用。當(dāng)放入多份文件時(shí),很容易確認(rèn)后面文件的內(nèi)容。(2)在大文件夾的側(cè)面加上標(biāo)簽,比如說,關(guān)于我所擁有的公寓大樓的資料,我就在所有大文件夾的側(cè)面全部按照“登記冊(cè)”、“合同”、“租賃者資料”等分類注明。關(guān)于標(biāo)簽中的項(xiàng)目名稱與順序,如“A公寓” 與“B公寓”,即使是兩套不同內(nèi)容的資料,也應(yīng)相互統(tǒng)一,這樣找起來會(huì)更加方便。有一種專門打印不干膠目錄條的機(jī)器,只要把信息登記在內(nèi),它就會(huì)按順序打印出所需要的目錄或標(biāo)簽。(3) 按五十音圖順序排列如果說存放著正在辦理類文件的透明文件夾按照時(shí)間順序排列比較好的話,那么,已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。當(dāng)然,根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件種類,也有其他比較好的分類方法,可以根據(jù)自己的需要選擇最合適的一種。關(guān)于分類方法,主要有以下幾種:按五十音圖分類按項(xiàng)目分類(標(biāo)明某某項(xiàng)目或某某企劃)按內(nèi)容分類(如報(bào)價(jià)表、工作日程表等)按客戶名稱分類按日期分類但并不是說,一旦決定按五十音圖分類,就必須全部按照五十音圖分類,也可以有例外。比如說,一般文件按照五十音圖分類,僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方,總之,應(yīng)靈活一些,要記住分類的目的是使自己工作起來更方便。決定分類方法時(shí),應(yīng)以“是不是能立刻找到”、“還原時(shí)是否方便”、“是否便于拿出來”等原則為基準(zhǔn),也應(yīng)注意不要過度分類。需要暫時(shí)保管的東西辦理完的文件、沒必要放進(jìn)大文件夾里的文件都應(yīng)及時(shí)丟棄。對(duì)于“不知是否還有用、先保管起來再說”的文件,我喜歡用紙箱來保存。一般放進(jìn)紙箱的文件,基本都是不會(huì)再翻看的,只能說是為了“預(yù)防萬一”才保存起來的。這些文件到了年底大掃除時(shí)就一并丟棄了吧。我覺得保存期為一年就足夠了,如果覺得“一年或許會(huì)用到一次”的資料,第二年卻根本沒用到的話,也盡快丟掉吧。
后記
估計(jì)有不少人因?yàn)闀r(shí)間不夠用而會(huì)發(fā)出這樣的感慨:如果再有點(diǎn)時(shí)間就好了!但是,除非您認(rèn)真思考過“如果有了可支配的時(shí)間,我將去做什么”這個(gè)問題,否則,就算有了自由時(shí)間也不知道該做什么的大有人在。所以說,關(guān)鍵的是要確立目標(biāo),明確自己想要做什么。然后再考慮該怎樣擠出時(shí)間,做自己想做的事情。關(guān)于擠出時(shí)間的方法,建議您參考一下本書中的“超級(jí)整理術(shù)”。如按照“超級(jí)整理術(shù)”去做的話,一開始可能會(huì)感覺相當(dāng)困難。俗話說“萬事開頭難”。一旦制定好“規(guī)則”并執(zhí)行以后,漸漸地您會(huì)發(fā)現(xiàn),您周邊的環(huán)境和您的思維,會(huì)自動(dòng)地保持在一種被整理得很有序的狀態(tài)中。哪怕是從一件小事著手,建議您立即開始參考本書中的方法,進(jìn)行整理吧。習(xí)慣了以后,您就可以根據(jù)自己的實(shí)際情況對(duì)“規(guī)則”進(jìn)行調(diào)整,之后,您就可以擁有一套有著您自身特色的“超級(jí)整理術(shù)”了!我曾經(jīng)和四位跨行業(yè)的實(shí)業(yè)家朋友共同創(chuàng)立了旨在為全世界的日本企業(yè)家提供援助的志愿者組織“JBN(在海外的日本人網(wǎng)絡(luò))”。我們?cè)谙耐摹⑿录悠?、洛杉磯、香港、上海、溫哥華、悉尼等地都舉辦過公益性的講座以及交流研討會(huì)。這四位實(shí)業(yè)家朋友在工作中都制定了自己獨(dú)特的“規(guī)則”,都非常擅長于整理自己的工作與思維。下面就簡單介紹一下這幾位朋友“JBN(在海外的日本人網(wǎng)絡(luò))成員”石田淳W(wǎng)ill-PM International 株式會(huì)社董事長兼CEO。行為科學(xué)經(jīng)營研究所所長。主要著作有:《短期內(nèi)改變組織--行為科學(xué)經(jīng)營》(鉆石出版社)等。島津良智Leader's Academy株式會(huì)社董事長兼CEO。著有:《下雨也喜悅》(前線出版社)等。鮒谷周史Second S他ge有限公司董事長。著有《工作是乘法》等。本田直之Leverage consulting株式會(huì)社董事長兼CEO。著有銷售量超過70萬本的暢銷書籍《杠桿作用》系列。我這幾位朋友雖說都相當(dāng)繁忙,但因?yàn)樗麄兌及凑铡俺?jí)整理術(shù)”制定了自己的工作“規(guī)則”,從而節(jié)約出時(shí)間,用來策劃在世界各地舉辦的JBN活動(dòng)。并且,通過與常駐世界各地的日本企業(yè)家交流經(jīng)驗(yàn)、交換信息,大家自身也學(xué)到了很多知識(shí),得到了很大的提高。可以說,在這個(gè)超越了國境的大環(huán)境中,我們的付出得到了更大的回報(bào)。所以說,“超級(jí)整理術(shù)”不僅可以使工作高效化、取得更大的工作成果,還可以使您擁有更多的自由時(shí)間,使自身能力得到進(jìn)一步提高。如果本書中所介紹的整理竅門能夠?qū)Ω魑坏淖陨戆l(fā)展有所幫助并能夠使各位朋友的生活更加充實(shí),作為本書著者,我將會(huì)感到無比欣慰。日本金融學(xué)習(xí)協(xié)會(huì)株式會(huì)社董事長泉正人2008年9月
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