秘書(shū)實(shí)務(wù)

前言

為了滿足高等職業(yè)技術(shù)院校文秘專業(yè)教學(xué)改革的需要，人力資源和社會(huì)保障部教材辦公室組織一批教學(xué)經(jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)踐能力強(qiáng)的教師與行業(yè)、企業(yè)的專家，在充分調(diào)研、討論專業(yè)設(shè)置和課程教學(xué)方案的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)了國(guó)內(nèi)首套任務(wù)驅(qū)動(dòng)型的高等職業(yè)技術(shù)院校文秘專業(yè)教材：《秘書(shū)寫(xiě)作》《秘書(shū)實(shí)務(wù)》《秘書(shū)禮儀》《文書(shū)與檔案管理》《辦公自動(dòng)化實(shí)務(wù)》《辦公室事務(wù)管理》《會(huì)議組織與管理》《秘書(shū)心理學(xué)及應(yīng)用》等。這套教材具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，根據(jù)企業(yè)秘書(shū)的工作實(shí)際，以《秘書(shū)》國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)于辦文、辦事、辦會(huì)等秘書(shū)基本工作的相關(guān)要求為核心，合理選擇教學(xué)內(nèi)容，并設(shè)計(jì)和確定典型的工作項(xiàng)目，其目的是通過(guò)這些項(xiàng)目的教學(xué)，使學(xué)生掌握相關(guān)的理論知識(shí)和操作技能，以滿足企業(yè)的實(shí)際需要和便于學(xué)校“雙證書(shū)”制度的貫徹與落實(shí)。第二，吸納全國(guó)高等職業(yè)技術(shù)院校的教改成果，按照“學(xué)以致用”的原則，將與秘書(shū)實(shí)際工作有關(guān)的文件寫(xiě)作、文書(shū)處理、辦公室事務(wù)處理、會(huì)議組織、辦公自動(dòng)化等理論知識(shí)和技能恰當(dāng)安排到各個(gè)工作項(xiàng)目中，并采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)的編寫(xiě)思路，設(shè)計(jì)教學(xué)過(guò)程，不但有利于激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，更有利于學(xué)生學(xué)習(xí)成就感的形成。第三，在教材的表現(xiàn)形式上，采用“以圖代文、以表代文”的表現(xiàn)形式，增強(qiáng)教材的形象性，降低了學(xué)習(xí)難度，有利于激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。在本套教材的編寫(xiě)過(guò)程中，得到有關(guān)省市教育部門(mén)、人力資源和社會(huì)保障部門(mén)以及一批高等職業(yè)技術(shù)院校的大力支持，教材的主編、參編、主審等有關(guān)人員做了大量的工作，在此，我們表示衷心的感謝！同時(shí)，懇切希望廣大讀者對(duì)教材提出寶貴的意見(jiàn)和建議，以便修訂時(shí)加以完善。

內(nèi)容概要

《秘書(shū)實(shí)務(wù)》為國(guó)家級(jí)職業(yè)教育規(guī)劃教材?！睹貢?shū)實(shí)務(wù)》是高等職業(yè)技術(shù)院校文秘專業(yè)的一門(mén)專業(yè)核心課程，培養(yǎng)學(xué)生從事秘書(shū)工作的職業(yè)技能?！睹貢?shū)實(shí)務(wù)》采用“任務(wù)驅(qū)動(dòng)”的編寫(xiě)思路，改變了同類教材以學(xué)科理論體系為主線的架構(gòu)，以秘書(shū)職業(yè)領(lǐng)域中常見(jiàn)的工作任務(wù)為載體，設(shè)定了秘書(shū)事務(wù)工作、會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)工作、文書(shū)與檔案工作3個(gè)模塊，設(shè)計(jì)了10個(gè)課題，涵蓋了34個(gè)任務(wù)。全書(shū)對(duì)理論知識(shí)的介紹以“適用”“夠用”為原則，重點(diǎn)說(shuō)明了各個(gè)工作任務(wù)的處理步驟，突出了操作的過(guò)程性，提供了實(shí)施工作的“樣板”，有助于培養(yǎng)學(xué)生在“照著做”的基礎(chǔ)上形成創(chuàng)造性工作的能力。
《秘書(shū)實(shí)務(wù)》適用于高等職業(yè)技術(shù)院校文秘專業(yè)的教學(xué)，同時(shí)也可作為在職文秘人員的工作參考書(shū)。
《秘書(shū)實(shí)務(wù)》主編韋志國(guó)，副主編閆永霞、趙會(huì)珍，王舜華參與編寫(xiě)。

書(shū)籍目錄

上篇 秘書(shū)事務(wù)工作(1)課題一 辦公環(huán)境與物品管理(1)任務(wù)1 布置辦公室(1)任務(wù)2 維護(hù)辦公環(huán)境及安全(10)任務(wù)3 采購(gòu)辦公物品(15)任務(wù)4 管理辦公物品(20)課題二 辦公室日常事務(wù)管理(25)任務(wù)1 編制工作日志和日程表(25)任務(wù)2 接打電話(32)任務(wù)3 安排值班(37)任務(wù)4 管理印信(42)任務(wù)5 管理郵件(48)任務(wù)6 管理辦公零用現(xiàn)金(53)課題三 接待工作(56)任務(wù)1 接待訪客(56)任務(wù)2 接待團(tuán)體(64)課題四 信息工作(70)任務(wù)1 收集信息(70)任務(wù)2 傳遞信息(82)任務(wù)3 提供信息利用(91)中篇 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)工作(96)課題五 會(huì)前籌備(96)任務(wù)1 擬訂會(huì)議方案(96)任務(wù)2 撰寫(xiě)并發(fā)送會(huì)議通知(103)任務(wù)3 布置會(huì)議場(chǎng)所(108)任務(wù)4 準(zhǔn)備會(huì)議用品(119)課題六 會(huì)中服務(wù)(126)任務(wù)1 接待參會(huì)人員(126)任務(wù)2 編制會(huì)議記錄與會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)(134)任務(wù)3 會(huì)議后勤服務(wù)(139)課題七 會(huì)后工作(144)任務(wù)1 會(huì)場(chǎng)善后工作(144)任務(wù)2 整理會(huì)議文件和編發(fā)會(huì)議紀(jì)要(147)任務(wù)3 評(píng)估和總結(jié)會(huì)議(151)課題八 商務(wù)活動(dòng)(155)任務(wù)1 安排商務(wù)會(huì)談(155)任務(wù)2 安排商務(wù)宴會(huì)(161)任務(wù)3 商務(wù)差旅(168)任務(wù)4 組織開(kāi)放參觀活動(dòng)(173)下篇 文書(shū)與檔案工作(182)課題九 文書(shū)工作(182)任務(wù)1 收文辦理(182)任務(wù)2 傳閱文件(189)任務(wù)3 發(fā)文辦理(193)課題十 檔案工作(202)任務(wù)1 立卷歸檔(202)任務(wù)2 管理聲像檔案(212)

章節(jié)摘錄

插圖：一、辦公物品管理的基本工作內(nèi)容辦公物品種類繁多，對(duì)其進(jìn)行管理也比較煩瑣。其中的耐用品管理相對(duì)簡(jiǎn)單，而易耗品的管理難度則比較大。辦公物品管理主要包括三方面內(nèi)容：辦公物品和設(shè)備的保管與使用、辦公物品的發(fā)放、辦公物品的盤(pán)點(diǎn)。其中保管、發(fā)放與盤(pán)點(diǎn)在下文中分別介紹，在此重點(diǎn)介紹一下辦公物品的基本使用要求。秘書(shū)對(duì)辦公物品的使用負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，要保證物盡其用，節(jié)約使用，防止辦公物品流失、浪費(fèi)。對(duì)于最有可能出現(xiàn)浪費(fèi)情況的重點(diǎn)設(shè)備、重點(diǎn)物品應(yīng)特別加強(qiáng)管理，主要是打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話等。對(duì)于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用應(yīng)控制總量，確有必要使用時(shí)方可使用，減少使用的隨意性和盲目性。在使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)之前，應(yīng)檢查核對(duì)文件，確保沒(méi)有錯(cuò)誤后再輸出，否則容易造成浪費(fèi)。如果有條件，可以為打印機(jī)、復(fù)印機(jī)安裝監(jiān)控設(shè)備。傳真機(jī)和電話的使用成本較高，也需監(jiān)控。使用傳真機(jī)應(yīng)建立一套相對(duì)完善的管理程序，經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用并需登記。電話的使用可以采取話費(fèi)控制或撥號(hào)范圍限制的方法，切實(shí)減少與工作無(wú)關(guān)的電話數(shù)量，提高經(jīng)費(fèi)的使用效率。二、保管辦公物品的基本要求1.專人負(fù)責(zé)在企事業(yè)單位中，辦公物品的保管需要由專人負(fù)責(zé)，秘書(shū)往往承擔(dān)這一工作。秘書(shū)作為管理者應(yīng)充分掌握辦公需求、物品種類、物品數(shù)量等信息。2.保障空間為了保證能準(zhǔn)時(shí)、連續(xù)供應(yīng)辦公物品，一般企事業(yè)單位設(shè)有存儲(chǔ)庫(kù)房或儲(chǔ)物柜，專門(mén)用于存放辦公物品。圖1-4-1即為辦公物品儲(chǔ)物柜。3.有序存放倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)立多個(gè)貨架或儲(chǔ)物柜以存放不同種類的物品。如果因辦公物品較少而使用一個(gè)貨架或儲(chǔ)物柜，也應(yīng)根據(jù)物品種類劃分必要的空間，避免不同類型的物品混雜存放。在存放時(shí)使用標(biāo)簽標(biāo)明存放位置，以便于尋找。

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