秘書(shū)

前言

　　1994年以來(lái)，勞動(dòng)和社會(huì)保障部職業(yè)技能鑒定中心、教材辦公室和中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)保障出版社組織有關(guān)方面專(zhuān)家，依據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)技能鑒定規(guī)范》，編寫(xiě)出版了職業(yè)技能鑒定教材及其配套的職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)200余種，作為考前培訓(xùn)的權(quán)威性教材，受到全國(guó)各級(jí)培訓(xùn)、鑒定機(jī)構(gòu)的歡迎，有力地推動(dòng)了職業(yè)技能鑒定工作的開(kāi)展。　　勞動(dòng)保障部從2000年開(kāi)始陸續(xù)制定并頒布了國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)勞動(dòng)力素質(zhì)提出了更高的要求。為了適應(yīng)新形勢(shì)，為各級(jí)培訓(xùn)、鑒定部門(mén)和廣大受培訓(xùn)者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，教材辦公室組織有關(guān)專(zhuān)家、技術(shù)人員和職業(yè)培訓(xùn)教學(xué)管理人員、教師，依據(jù)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)對(duì)各類(lèi)技能人才的需求，研發(fā)了職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材。　　新編寫(xiě)的教材具有以下主要特點(diǎn)：　　在編寫(xiě)原則上，突出以職業(yè)能力為核心。教材編寫(xiě)貫穿“以職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”的理念，依據(jù)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，反映崗位需求，突出新知識(shí)、新技術(shù)、新工藝、新方法，注重職業(yè)能力培養(yǎng)。凡是職業(yè)崗位工作中要求掌握的知識(shí)和技能，均作詳細(xì)介紹?！　≡谑褂霉δ苌希⒅胤?wù)于培訓(xùn)和鑒定。根據(jù)職業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況和培訓(xùn)需求，教材力求體現(xiàn)職業(yè)培訓(xùn)的規(guī)律，反映職業(yè)技能鑒定考核的基本要求，滿(mǎn)足培訓(xùn)對(duì)象參加各級(jí)各類(lèi)鑒定考試的需要?！　≡诰帉?xiě)模式上，采用分級(jí)模塊化編寫(xiě)?？v向上，教材按照國(guó)家職業(yè)資格等級(jí)單獨(dú)成冊(cè)，各等級(jí)合理銜接，步步提升，為技能人才培養(yǎng)搭建科學(xué)的階梯型培訓(xùn)架構(gòu)。橫向上，教材按照職業(yè)功能分模塊展開(kāi)，安排足量、適用的內(nèi)容，貼近生產(chǎn)實(shí)際，貼近培訓(xùn)對(duì)象需要，貼近市場(chǎng)需求?！　≡趦?nèi)容安排上，增強(qiáng)教材的可讀性。為便于培訓(xùn)、鑒定部門(mén)在有限的時(shí)間內(nèi)把最重要的知識(shí)和技能傳授給培訓(xùn)對(duì)象，同時(shí)也便于培訓(xùn)對(duì)象迅速抓住重點(diǎn)，提高學(xué)習(xí)效率，在教材中精心設(shè)置了“培訓(xùn)目標(biāo)”等欄目，以提示應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)，需要掌握的重點(diǎn)、難點(diǎn)、鑒定點(diǎn)和有關(guān)的擴(kuò)展知識(shí)。另外，每個(gè)學(xué)習(xí)單元后安排了單元測(cè)試題，每個(gè)級(jí)別的教材都提供了理論知識(shí)和操作技能考核試卷，方便培訓(xùn)對(duì)象及時(shí)鞏固、檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果，并對(duì)本職業(yè)鑒定考核形式有初步的了解。

內(nèi)容概要

　　教材以《國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)·秘書(shū)》為依據(jù)，緊緊圍繞“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”的編寫(xiě)理念，力求突出職業(yè)技能培訓(xùn)特色，滿(mǎn)足職業(yè)技能培訓(xùn)與鑒定考核的需要?！睹貢?shū)(國(guó)家職業(yè)資格4級(jí))》詳細(xì)介紹了秘書(shū)（國(guó)家職業(yè)資格四級(jí)）要求掌握的最新實(shí)用知識(shí)和技術(shù)。全書(shū)分為七個(gè)模塊單元，主要內(nèi)容包括：接待與禮儀、商務(wù)溝通與公共關(guān)系、辦公室事務(wù)管理、會(huì)議管理、文書(shū)擬寫(xiě)與處理、信息管理、文檔管理。每一單元后安排了單元測(cè)試題及答案，書(shū)末提供了理論知識(shí)和操作技能考核試卷，供讀者鞏固、檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果時(shí)參考使用?！　　睹貢?shū)(國(guó)家職業(yè)資格4級(jí))》是秘書(shū)（國(guó)家職業(yè)資格四級(jí)）職業(yè)技能培訓(xùn)與鑒定考核用書(shū)，也可供相關(guān)人員參加在職培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)使用。

書(shū)籍目錄

第1單元 接待與禮儀／1—29第一節(jié) 制訂接待計(jì)劃/2一、確定接待規(guī)格二、接待計(jì)劃的主要內(nèi)容三、制訂接待計(jì)劃的工作程序第二節(jié) 接待來(lái)訪(fǎng)團(tuán)體/7一、來(lái)訪(fǎng)團(tuán)體的迎送安排二、來(lái)訪(fǎng)團(tuán)體的食宿、交通和行程安排三、來(lái)訪(fǎng)團(tuán)體的參觀、游覽、娛樂(lè)活動(dòng)安排單元測(cè)試題/27單元測(cè)試題答案/29第2單元 商務(wù)溝通與公共關(guān)系／31—54第一節(jié) 商務(wù)溝通與傳播/32一、傳播的要素二、傳播的類(lèi)型三、傳播媒介四、傳播技巧第二節(jié) 公共關(guān)系的對(duì)象/39一、公眾的特征與類(lèi)別二、吸引公眾的方法第三節(jié) 公共關(guān)系組織機(jī)構(gòu)與人員/44一、公共關(guān)系組織機(jī)構(gòu)二、公共關(guān)系人員單元測(cè)試題/48單元測(cè)試題答案/53第3單元 辦公室事務(wù)管理／55—93第一節(jié) 辦公環(huán)境管理/56一、辦公環(huán)境的布置二、辦公環(huán)境的健康安全管理第二節(jié) 日常辦公事務(wù)管理/60一、印章和介紹信的使用與管理二、值班工作三、管理零用現(xiàn)金和履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)四、辦公用品與設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)與管理五、商務(wù)旅行管理六、時(shí)間管理第三節(jié) 領(lǐng)導(dǎo)日常工作的安排/88一、安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作的基本原則二、安排領(lǐng)導(dǎo)工作的方法三、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)單元測(cè)試題/91單元測(cè)試題答案/93第4單元 會(huì)議管理／95—143第一節(jié) 會(huì)前籌備/96一、擬定會(huì)議議程、日程和程序二、選擇會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)三、安排會(huì)場(chǎng)布置和座次四、確定與會(huì)人員五、發(fā)布會(huì)議信息六、落實(shí)后勤保障工作第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)/120一、秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)二、會(huì)議記錄三、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)四、會(huì)議值班五、會(huì)議信息第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)/133一、會(huì)議文件的收集和整理二、會(huì)議紀(jì)要三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算四、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與反饋單元測(cè)試題/141單元測(cè)試題答案/142第5單元 文書(shū)擬寫(xiě)與處理／145—183第一節(jié) 文書(shū)擬寫(xiě)/146一、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知二、報(bào)告三、請(qǐng)示四、問(wèn)答函五、簡(jiǎn)報(bào)六、意向書(shū)七、訂貨單八、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)第二節(jié) 收發(fā)文處理/180一、發(fā)文處理二、收文處理單元測(cè)試題/181單元測(cè)試題答案/183第6單元 信息管理／185—203第一節(jié) 信息與信息工作/186一、信息概述二、信息工作第二節(jié) 信息的收集/189一、信息收集的范圍和程序二、信息收集的方法三、信息收集的渠道四、信息收集的要求第三節(jié) 信息整理/192一、信息篩選二、信息分類(lèi)三、信息校核四、信息編寫(xiě)第四節(jié) 信息傳遞/196一、信息傳遞的要素二、信息傳遞的方式三、信息傳遞的方法四、信息傳遞的要求第五節(jié) 信息存儲(chǔ)/199一、信息存儲(chǔ)的載體二、信息存儲(chǔ)的步驟三、信息存儲(chǔ)的方式四、信息存儲(chǔ)的要求單元測(cè)試題/202單元測(cè)試題答案/203第7單元 文檔管理／205—249第一節(jié) 檔案分類(lèi)工作/206一、檔案整理工作二、全宗和全宗理論三、文書(shū)檔案的分類(lèi)四、科技檔案的分類(lèi)五、案卷排列六、編制案卷目錄七、編制檔號(hào)第二節(jié) 檔案檢索工作/221一、檔案檢索工作概述二、檔案著錄三、檔案標(biāo)引四、檔案檢索工具第三節(jié) 檔案鑒定工作/234一、檔案鑒定工作的內(nèi)容與意義二、檔案價(jià)值鑒定的原則與標(biāo)準(zhǔn)三、檔案的保管期限與保管期限表四、檔案鑒定的工作程序五、檔案的銷(xiāo)毀第四節(jié) 檔案保管工作/240一、檔案保管工作的內(nèi)容與要求二、檔案保管的物質(zhì)條件三、檔案庫(kù)房管理四、日常管理中的保護(hù)維護(hù)措施五、特殊載體檔案的保管六、檔案保管工作程序單元測(cè)試題/247單元測(cè)試題答案/249理論知識(shí)考核試卷（一）/250理論知識(shí)考核試卷（二）/259理論知識(shí)考核試卷（一）答案/267理論知識(shí)考核試卷（二）答案/268操作技能考核試卷（一）/269操作技能考核試卷（二）/272操作技能考核試卷（一）答案/275操作技能考核試卷（二）答案/278

章節(jié)摘錄

　　印章管理人員有權(quán)對(duì)印章使用進(jìn)行監(jiān)督。用印前，要審閱用印內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)糾正或報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后再用印。印章管理人員不得在空白憑證上蓋印，更不能“以印謀私”?！〔襟E　　5正確用印　　蓋章要端正、清晰、用力平均，印色濃淡適中，印章方向正確。為防止出現(xiàn)倒蓋印章現(xiàn)象，可在印章握柄上端做上標(biāo)記。要在規(guī)定的位置蓋印，上不壓正文，下騎年蓋月。對(duì)需要證明各頁(yè)之間完整聯(lián)系的材料，應(yīng)將其每一頁(yè)平均錯(cuò)開(kāi)，騎頁(yè)加蓋公章，保密文件在封口處還應(yīng)加蓋公章?！　〖由w鋼印時(shí)，不得將鋼印蓋在照片人的頭部或臉上，以免影響辨認(rèn)效果，應(yīng)在照片人的脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位蓋印?！　?）印章的停用。在單位發(fā)生合并、核銷(xiāo)、更改名稱(chēng)或其他原因原印章停止使用時(shí)，要做好以下善后工作：　?、侔l(fā)文通知有關(guān)單位，說(shuō)明印章停用原因和停用時(shí)間，宣布印章失效，并附印模?！　、谕Ｓ?、作廢的印章要及時(shí)送繳原制發(fā)機(jī)關(guān)處理，不得留在原單位。　?、蹖?duì)停用、作廢的印章應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀?！　、茕N(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)有兩人在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督?！　?．介紹信的使用與管理　　介紹信是機(jī)關(guān)或單位派出人員對(duì)外聯(lián)系工作、商洽事務(wù)并證明其身份的一種書(shū)面憑證，具有介紹和證明的雙重作用?！　。?）介紹信的種類(lèi)和形式　　1）介紹信的種類(lèi)。介紹信有多種類(lèi)型，如商洽介紹信、調(diào)動(dòng)介紹信、工作介紹信等。秘書(shū)部門(mén)管理的介紹信主要是工作介紹信。

圖書(shū)封面

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