國際會議組織與承辦

前言

　　會展業(yè)是集商務(wù)活動、會議展示、觀光游覽、對外宣傳“四位一體”的新興產(chǎn)業(yè)，正在成為帶動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)和最具生命力的朝陽產(chǎn)業(yè)，發(fā)展?jié)摿艽?。但目前會展人才?yán)重短缺，制約了該行業(yè)的快速發(fā)展。為了滿足高職高專培養(yǎng)會展人才的需要，我們在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，開發(fā)了會展專業(yè)系列教材，共15本?！　⑴c本系列教材編審工作的專家主要來自：商務(wù)部國際貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作研究院、中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會中國國際商會、中國會展經(jīng)濟(jì)研究中心、中國國際展覽館協(xié)會、亞洲博鰲論壇、中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會機(jī)械分會、中國國際科技會議中心、北京國際會展協(xié)會、北京節(jié)慶文化發(fā)展中心、中國義烏國際小商品博覽會組委會、成都國際會議展覽中心、香港亞太會展研究中心、博智會展設(shè)施管理（香港）有限公司、圓桌會議顧問公司（臺北），以及北京聯(lián)合大學(xué)國際商務(wù)學(xué)院、北京大學(xué)環(huán)境學(xué)院旅游研究與規(guī)劃中心、廣州大學(xué)旅游學(xué)院、成都理工大學(xué)商學(xué)院、廈門國際會展學(xué)院等，他們是會展業(yè)內(nèi)的資深專家和教師，其中不乏業(yè)內(nèi)權(quán)威和知名人士，對會展行業(yè)的工作實(shí)際和高等職業(yè)技術(shù)院校的教學(xué)情況十分了解。在編寫教材時，這些專家對教材的定位、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)進(jìn)行了反復(fù)研究和推敲，努力使教材具有以下特點(diǎn)：　　1?根據(jù)會展行業(yè)相關(guān)崗位的需要及會展專業(yè)工作人員應(yīng)具備的職業(yè)能力（策劃能力、溝通協(xié)調(diào)能力、宣傳推介能力、組織管理能力、籌資能力），確定教材的知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)，突出教材的實(shí)用性，使學(xué)生學(xué)到的知識和技能真正能夠適應(yīng)職業(yè)崗位的需要?！　??將專家們從事會展業(yè)所積累的經(jīng)驗(yàn)以及該行業(yè)的新技術(shù)、新理念，有機(jī)地融入到相關(guān)章節(jié)中，突出教材的先進(jìn)性和可操作性。　　3?按照教學(xué)規(guī)律和學(xué)生的認(rèn)知規(guī)律，在精選素材的基礎(chǔ)上，合理編排教材內(nèi)容，從而易教、易學(xué)。尤其是在教材中安排了大量案例，將為學(xué)生的入門學(xué)習(xí)和相關(guān)內(nèi)容的導(dǎo)入鋪平道路?！　≡诮滩木帉戇^程中，得到了商務(wù)部國際貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作研究院、中國會展經(jīng)濟(jì)研究中心的大力支持；參與教材編寫的行業(yè)專家和教師傾注了大量心血，將他們多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)無私地奉獻(xiàn)給讀者；參與審稿的專家也提出了許多具有建設(shè)性的意見和建議，為教材的順利出版做出了貢獻(xiàn)。在此，我們表示衷心的感謝！同時，懇切希望廣大讀者對教材提出寶貴的意見和建議，以便修訂時加以完善。

內(nèi)容概要

　　《國際會議組織與承辦》為國家級職業(yè)教育規(guī)劃教材。《國際會議組織與承辦》根據(jù)會展行業(yè)的崗位要求和高職、高專會展專業(yè)的教學(xué)實(shí)際，由勞動和社會保障部教材辦公室組織編寫。內(nèi)容涉及在我國舉辦國際會議的有關(guān)外事政策、向國際組織申辦國際會議并涉及國際會議的策劃、會議籌備、交流活動、財(cái)務(wù)管理、現(xiàn)場管理和附設(shè)展覽等?！秶H會議組織與承辦》為高職、高專院校會展專業(yè)教材，也可作為成人高校、本科院校舉辦的二級職業(yè)院校和民辦高校的會展專業(yè)教材或用于會展行業(yè)的各種短期培訓(xùn)等。對于從事會展旅游工作的有關(guān)人員也有很高的參考價(jià)值。

書籍目錄

第一章 國際會議概述（1）第一節(jié) 國際會議的基本知識（1）第二節(jié) 國際會議的主要分類（6）第二章 國際會議的策劃（14）第一節(jié) 策劃發(fā)起國際組織的會議（14）第二節(jié) 我國機(jī)構(gòu)策劃發(fā)起的國際會議（20）第三節(jié) 國際會議的審批程序（25）第三章 國際會議的申辦（31）第一節(jié) 申辦國際會議的準(zhǔn)備工作（31）第二節(jié) 國際會議的申辦文件（36）第三節(jié) 現(xiàn)場申辦的主要活動（43）第四章 國際會議的前期籌備（49）第一節(jié) 建立會議組織機(jī)構(gòu)（49）第二節(jié) 國際會議的流程管理（54）第三節(jié) 國際會議的常用合同（59）第四節(jié) 專業(yè)會議組織機(jī)構(gòu)（62）第五章 國際會議的征文（68）第一節(jié) 國際會議的征文通知（68）第二節(jié) 國際會議征文通知的發(fā)放（75）第三節(jié) 國際會議的論文評審（79）第六章 國際會議的注冊（86）第一節(jié) 國際會議的注冊通知（86）第二節(jié) 會議代表的預(yù)先注冊（97）第三節(jié) 國際會議的現(xiàn)場注冊（104）第七章 國際會議的交流活動（117）第一節(jié) 國際會議的交流日程（117）第二節(jié) 國際會議的論文集（123）第三節(jié) 交流活動的硬件設(shè)施（127）第四節(jié) 國際會議的同聲傳譯（133）第八章 國際會議的現(xiàn)場管理（141）第一節(jié) 國際會議的大型活動（141）第二節(jié) 國際會議的餐飲活動（147）第三節(jié) 工作人員的現(xiàn)場管理（153）第九章 國際會議的旅游活動（161）第一節(jié) 會議代表的國際旅行（161）第二節(jié) 陪同人員活動（165）第三節(jié) 國際會議的旅游（169）第四節(jié) 國際會議的專業(yè)參觀（175）第十章 國際會議的財(cái)務(wù)管理（182）第一節(jié) 國際會議的財(cái)務(wù)預(yù)測（182）第二節(jié) 國際會議的財(cái)務(wù)預(yù)算（186）第三節(jié) 國際會議的成本控制（194）第十一章 國際會議的附設(shè)展覽（200）第一節(jié) 附設(shè)展覽的前期策劃（200）第二節(jié) 附設(shè)展覽的宣傳（206）第三節(jié) 附設(shè)展覽的展前籌備（212）第四節(jié) 附設(shè)展覽的現(xiàn)場管理（215）第十二章 國際會議的贊助（224）第一節(jié) 國際會議的贊助文件（224）第二節(jié) 國際會議的贊助活動（231）第十三章 國際會議的后續(xù)工作（241）第一節(jié) 國際會議的財(cái)務(wù)結(jié)算（241）第二節(jié) 國際會議的總結(jié)（246）第三節(jié) 國際會議的評估（250）

章節(jié)摘錄

　　會議組織者在這個階段的主要工作是建立會議機(jī)構(gòu)、制定詳細(xì)的工作計(jì)劃、編制會議初步預(yù)算和落實(shí)籌備經(jīng)費(fèi)，根據(jù)需要可將國際會議委托給專業(yè)會議機(jī)構(gòu)組織。這個工作也放在這個階段完成?！　?．會議征文階段　　國際會議是否能夠舉辦成功，最重要的標(biāo)志就是代表的數(shù)量，特別是國外會議代表的數(shù)量。與會代表數(shù)量較少可能有各種原因，但是會議營銷的失敗可能是很重要的原因。國際會議的營銷主要圍繞征集論文的活動進(jìn)行，會議學(xué)術(shù)水平高低和會議規(guī)模大小，完全取決于會議論文征集工作是否成功。因此，營銷階段經(jīng)歷的時間最長，許多會議都需要1～2年的時間。　?。?）論文征集工作的開始　　會議的組織機(jī)構(gòu)建立后，程序委員會就應(yīng)立即開始策劃有關(guān)會議的專業(yè)內(nèi)容，一般應(yīng)在會議召開前的20個月左右開始啟動?！　。?）論文征集通知　論文征集通知是國際會議最主要的營銷材料。當(dāng)程序委員會確定了主要專業(yè)內(nèi)容后，會議秘書處就要安排征文通知的編輯和印刷工作。應(yīng)盡量提早向潛在的參會人員發(fā)出征集論文通知，一般不要晚于會前16個月。　?。?）征集論文通知的發(fā)放　　征集論文通知要通過各種形式向外發(fā)放，這就像一個企業(yè)做宣傳廣告一樣，最好要讓全世界各個國家在該領(lǐng)域里工作和學(xué)習(xí)的人員都能得到會議的信息，以引起他們的關(guān)注，從而提交論文?！　。?）論文提交的截止時間　　每個國際會議要規(guī)定代表向會議提交論文的最后時間，稱為論文提交的截止日期，這是整個國際會議籌備計(jì)劃中的第一個重要日期。通常是將這個時間設(shè)定在舉辦會議的前一年。若會議是在上半年召開，則這個日期可設(shè)定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召開的國際會議，可將征集論文的截止時間設(shè)定在前一年年底。有個別的會議將截止日期設(shè)定在當(dāng)年，由于離開會的時間太近，所以效果都不甚理想。　?。?）論文的審查和論文接受通知書的發(fā)出　　由于許多會議代表都需要憑國際會議的論文接受通知書，向所在機(jī)構(gòu)申請參加會議的經(jīng)費(fèi)，因此會議組織者就應(yīng)本著越早越好的原則給論文作者發(fā)放論文接受通知書。

編輯推薦

　　《國際會議組織與承辦》力求突出以下特點(diǎn)：　　第一是突出政策性。在我國舉辦任何一個國際會議都屬于外事活動，必須嚴(yán)格執(zhí)行我國關(guān)于組織和召開國際會議的各項(xiàng)政策，這也是我國和其他國家舉辦國際會議的最大區(qū)別?！秶H會議組織與承辦》中詳細(xì)介紹了在實(shí)際工作中如何貫徹、執(zhí)行國家的相關(guān)政策?！　〉诙亲⒅貙?shí)用性。書中沒有空泛的概念性理論，而把重點(diǎn)放在如何進(jìn)行實(shí)際操作，力求給讀者提供全面、詳細(xì)和實(shí)用的管理操作知識和技能。

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