辦公室管理實務(wù)

前言

辦公室是社會組織中為領(lǐng)導(dǎo)決策和實施決策服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐，是單位信息的聚散地。一個單位形象好壞，效率高低，領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)與否，在很大程度上取決于辦公室工作人員的能力和水平。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室的工作內(nèi)容和工作方式也在不斷地發(fā)生深刻的變化，做好辦公室工作僅靠原有的勘勞、耐心、細(xì)致已不能滿足當(dāng)今社會對辦公室工作的要求，更需要具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力和不斷接受新生事物的能力。本書側(cè)重于學(xué)員的素質(zhì)教育，做到理論精簡、技能強(qiáng)化，把提高學(xué)生的實踐能力和應(yīng)用能力放在首位。全書詳略得當(dāng)，難易適中，每章節(jié)均由新穎案例導(dǎo)入，章節(jié)后安排大量的綜合實訓(xùn)和典型案例分析，既突出了高職高專院校的辦學(xué)特色，又能活躍課堂氣氛、優(yōu)化教學(xué)效果。本書由泉州黎明職業(yè)大學(xué)研究館員李洪喜主編，他負(fù)責(zé)編寫大綱，對全書統(tǒng)稿、總撰、修改定稿及有關(guān)章節(jié)編寫。閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院、南通職業(yè)大學(xué)等院校加盟，參編人員多為長期從事秘書專業(yè)教學(xué)、有著豐富實踐經(jīng)驗的教師。具體分工如下：第一章、第六章由南通職業(yè)大學(xué)秦旺鋒老師編寫。第二章、第十一章由黎明職業(yè)大學(xué)郭明蘭老師編寫。第三章、第四章、第五章由黎明職業(yè)大學(xué)陳蘊賢老師編寫。第七章、第八章由閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院張再欣老師編寫。第九章、第十二章、第十三章由黎明職業(yè)大學(xué)李洪喜老師編寫。第十章由閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院張學(xué)椿老師編寫。黎明職業(yè)大學(xué)呂藝高老師負(fù)責(zé)校對并收集相關(guān)資料。本書在編寫過程中，參閱、摘引了有關(guān)專家、學(xué)者的專著及有關(guān)報刊等資料，在此表示衷心的感謝。

內(nèi)容概要

本書主要包括：緒論，環(huán)境管理，時間管理，文書處理，電話聯(lián)絡(luò)，保密工作，接待工作，信訪工作，印信管理，物品管理，差旅工作，值班工作，信息管理等十三章內(nèi)容。書中最大的特點是理論精簡，實訓(xùn)量大。對實踐能力要求較高的章節(jié)，如：接待工作、信息管理、文書工作、電話聯(lián)絡(luò)、差旅工作等內(nèi)容作了重點闡述和介紹。 本書適合于作高職高專院校秘書專業(yè)教材和從事辦公室工作人員的參考書。

書籍目錄

第一章緒論第一節(jié)辦公室的工作內(nèi)容和特點第二節(jié)辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置綜合練習(xí)與實訓(xùn)第二章環(huán)境管理第一節(jié)環(huán)境管理概述第二節(jié)維護(hù)辦公場所和辦公設(shè)備的安全第三節(jié)做好緊急情況的應(yīng)對和事故記錄綜合練習(xí)與實訓(xùn)第三章時間管理第一節(jié)時間管理概述第二節(jié)日程管理綜合練習(xí)與實訓(xùn)第四章文書處理第一節(jié)文書處理概述第二節(jié)收文處理程序第三節(jié)發(fā)文處理程序第四節(jié)辦畢文處理綜合練習(xí)與實訓(xùn)第五章電話聯(lián)絡(luò)第一節(jié)電話聯(lián)絡(luò)概述第二節(jié)電話記錄工作第三節(jié)接撥電話處理綜合練習(xí)?實訓(xùn)第六章保密工作第一節(jié)不同載體的保密措施第二節(jié)辦公室涉及保密的工作環(huán)節(jié)第三節(jié)做好組織中特定信息的保密工作第四節(jié)國家秘密相關(guān)知識介紹綜合練習(xí)與實訓(xùn)第七章接待工作第一節(jié)接待的類型與規(guī)格第二節(jié)接待前準(zhǔn)備工作第三節(jié)具體接待工作?四節(jié)涉外接待工作綜合練習(xí)與實訓(xùn)第八章信訪工作第一節(jié)信訪工作概述第二節(jié)信訪工作的程序與方法第三節(jié)企業(yè)信訪工作綜合練習(xí)與實訓(xùn)第九章印信管理第一節(jié)印章的作用與種類第二節(jié)印章的管理與使用第三節(jié)信證的管理與使用綜合練習(xí)與實訓(xùn)第十章物品管理第一節(jié)辦公用品與設(shè)備管理第二節(jié)采購預(yù)算方案的制定第三節(jié)辦公資源的管理綜合練習(xí)與實訓(xùn)第十一章差旅工作第一節(jié)差旅工作概述第二節(jié)國外商務(wù)旅行第三節(jié)大型團(tuán)隊旅行活動綜合練習(xí)與實訓(xùn)第十二章值班工作第一節(jié)值班工作概述第二節(jié)值班工作的特點和要求第三節(jié)值班工作制度綜合練習(xí)與實訓(xùn)第十三章信息管理第一節(jié)信息管理概述第二節(jié)信息收集工作第三節(jié)信息處理工作綜合練習(xí)與實訓(xùn)

章節(jié)摘錄

插圖：（三）服務(wù)性辦公室不同于其他職能部門，是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作，是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。不僅不能獨立決策，而且也不參與決策，只是為領(lǐng)導(dǎo)做一些輔助性、服務(wù)性的工作，發(fā)揮參謀助手作用。職能部門都有明確而具體的業(yè)務(wù)工作目標(biāo)和業(yè)務(wù)工作范圍，如機(jī)關(guān)的人事處是管理干部的；工廠的生產(chǎn)科是管理生產(chǎn)的；學(xué)校的教務(wù)處是管理教學(xué)的，等等。辦公室不像這些職能部門那樣承擔(dān)具體的業(yè)務(wù)工作，它是直接為本單位的領(lǐng)導(dǎo)、各部門和下級服務(wù)的。服務(wù)工作的好壞，在一定程度上反映辦公室工作的優(yōu)劣。因此，服務(wù)性是辦公室工作的又一重要特性。對于這一點，辦公室人員一定要有清醒的認(rèn)識，要忠于職守、恪守職責(zé)，全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)，為上級、同級、下級機(jī)關(guān)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。第一，要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。這里所謂的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是領(lǐng)導(dǎo)人、領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實現(xiàn)其目標(biāo)的過程中所提意見的實質(zhì)和目的，是領(lǐng)導(dǎo)提出的工作意見總體表達(dá)的真意、實質(zhì)、核心和出發(fā)點。領(lǐng)導(dǎo)意圖蘊含在文件、指示、會議發(fā)言和口頭交代之中，甚至蘊含在各種身勢眼神暗示、舉手投足之間。要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，關(guān)鍵靠理解和領(lǐng)悟。首先要了解上級的意見、政策、要求，吃透上級精神；其次要了解本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，包括領(lǐng)導(dǎo)人的個性和愛好、知識水平等；還要熟悉本機(jī)關(guān)各職能部門的職責(zé)范圍及主要負(fù)責(zé)人，努力與各部門建立良好的關(guān)系，以便于以后協(xié)調(diào)工作的開展。第二，要了解機(jī)關(guān)工作，準(zhǔn)確、深刻地領(lǐng)會各項工作的目的和意義，這是實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)。這里講的了解機(jī)關(guān)工作，首先是要站在宏觀的、領(lǐng)導(dǎo)的角度去對待每一件工作，而不是站在局部的、自己的角度去考慮問題；要準(zhǔn)確地理解中心工作，既要保證中心工作的開展，又不延誤其他工作的處理，在時間上、精力上合理分配，否則，往往會手忙腳亂，甚至南轅北轍，適得其反。再次是對領(lǐng)導(dǎo)指示過、交代過的工作，要件件有著落，還要起好拾遺補缺、提醒督促的作用。

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《辦公室管理實務(wù)》側(cè)重于學(xué)員的素質(zhì)教育，做到理論精簡、技能強(qiáng)化，把提高學(xué)生的實踐能力和應(yīng)用能力放在首位。全書詳略得當(dāng)，難易適中，每章節(jié)均由新穎案例導(dǎo)入，章節(jié)后安排大量的綜合實訓(xùn)和典型案例分析，既突出了高職高專院校的辦學(xué)特色，又能活躍課堂氣氛、優(yōu)化教學(xué)效果。

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