辦公室實(shí)務(wù)

前言

一年前，上海電視大學(xué)開設(shè)了“現(xiàn)代文員”專業(yè)，委托我們編寫一部《辦公室實(shí)務(wù)》，作為專業(yè)的基礎(chǔ)教材。我們欣然接受了。我們認(rèn)為，“現(xiàn)代文員”這個(gè)專業(yè)名稱，既是創(chuàng)新，又有根據(jù)，概念科學(xué)，定位確切。1980年，上海大學(xué)文學(xué)院、江漢大學(xué)、南開大學(xué)分校，成都大學(xué)、西北建工學(xué)院等院校首先設(shè)置了“秘書專業(yè)”，開始培養(yǎng)這方面的人才。由于它適應(yīng)了社會(huì)的急迫需要，這個(gè)專業(yè)得到了迅猛的發(fā)展，爾后開設(shè)本專業(yè)的學(xué)校如雨后春筍。到了2000年，全曰制高校設(shè)置秘書專業(yè)的已達(dá)205所，加上職工大學(xué)、電視大學(xué)、民辦高校、中專，這個(gè)數(shù)宇就更大了。20多年以來(lái)，有些院校至今仍沿用“秘書專業(yè)”這個(gè)統(tǒng)稱，有些再加以細(xì)分，如“行政秘書”、“企業(yè)秘書”、“科技秘書”、“電子商務(wù)秘書”、“法律秘書”、“涉外秘書”等。值得注意的是出現(xiàn)了“涉外文秘”專業(yè)，在“秘”之前加了個(gè)“文”字?！拔摹闭?，指“文書”，也指“文員”，是由來(lái)已久的，有根據(jù)的。在我國(guó)，20世紀(jì)70年代以前，政府機(jī)關(guān)和軍隊(duì)內(nèi)幫助上司處理文書、事務(wù)的工作人員就有兩個(gè)正式職稱——“秘書”和“文書”?；鶎訂挝?，如鄉(xiāng)政府、鎮(zhèn)政府、連隊(duì)稱“文書”（文書工作人員，即文員）；縣、團(tuán)以上機(jī)關(guān)和大中型企業(yè)則稱“秘書”；法院、檢察院內(nèi)則有“書記員”（相當(dāng)于“文書”、“文員”）。

內(nèi)容概要

本書是為上海電視大學(xué)、中央電視大學(xué)“現(xiàn)代文員”專業(yè)需要而編寫的專業(yè)基礎(chǔ)教材之一。全書由辦公室實(shí)務(wù)，文員實(shí)務(wù)，電話、電子通訊，郵件收發(fā)，接待實(shí)務(wù)，信訪實(shí)務(wù)，會(huì)議組織與服務(wù)，日程安排，差旅事宜，照料上司身邊瑣事，交際與禮儀，辦公室用語(yǔ)，印信、值班工作，文書與檔案實(shí)務(wù)，電子文檔實(shí)務(wù)等部分組成。具體而翔實(shí)地介紹了有關(guān)文員與秘書工作的程序、方法和技巧。本書的最大特點(diǎn)是極具務(wù)實(shí)操作的針對(duì)性，不僅適合有關(guān)專業(yè)的教學(xué)課程，而且也可廣泛地應(yīng)用于相關(guān)人員的培訓(xùn)速成。

書籍目錄

第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述  1.辦公室的含義與職能  2.辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容  3.辦公室環(huán)境的布置和管理  4.辦公器械的使用  5.辦公用品的準(zhǔn)備  6.辦公室和接待室的管理  7.辦公室零用現(xiàn)金管理第二章 文員實(shí)務(wù)  1.文員的工作順序  2.文員管理時(shí)間、費(fèi)用的方法  3.文員的工作方法第三章 電話、電子通訊  1.電話接打  2.新型電子媒體的運(yùn)用  3.新型電子工具的利用第四章 郵件收發(fā)  1.郵件的收取  2.郵件的分揀  3.郵件的拆封  4.郵件的處理  5.上司不在時(shí)郵件的處理  6.郵件寄發(fā)前的準(zhǔn)備  7.郵件的寄發(fā)  8.電子郵件處理實(shí)務(wù)第五章 接待實(shí)務(wù)  1.文員與接待  2.接待的基本禮節(jié)  3.接待平時(shí)來(lái)訪者的實(shí)務(wù)  4.接待計(jì)劃中來(lái)賓的實(shí)務(wù)第六章 信訪實(shí)務(wù)  1.來(lái)信的受理與處理  2.來(lái)訪的接待與處理  3.來(lái)電的接聽與處理  4.企業(yè)信訪工作實(shí)例第七章 會(huì)議及會(huì)談實(shí)務(wù)  1.文秘人員與會(huì)議  2.會(huì)議的基本知識(shí)  3.會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備  4.會(huì)議中的實(shí)務(wù)  5.會(huì)議記錄的制作  6.會(huì)議后的實(shí)務(wù)  7.編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要  8.為上司參加會(huì)議作安排  9.和同事一起開會(huì)  10.會(huì)見與會(huì)談實(shí)務(wù)  11.召開各種形式會(huì)議的方法  12.提高會(huì)議效率第八章 日程安排  1.日程安排與文秘人員  2.日程安排的意義  3.文秘人員在日程安排中的工作  4.日程安排計(jì)劃表的種類和管理  5.日程安排計(jì)劃管理第九章 差旅事宜  1.文秘人員的職責(zé)  2.與上司一起旅行  3.差旅的預(yù)訂工作  4.國(guó)(境)外旅行  5.旅行結(jié)束后的工作第十章 照料上司身邊瑣事  1.照料身邊瑣事的意義  2.照料身邊瑣事的準(zhǔn)備  3.照料身邊瑣事的做法第十一章 交際與禮儀  1.日常舉止規(guī)范  2.握手禮儀與名片的使用  3.交際應(yīng)酬的內(nèi)容和信息收集  4.喜慶實(shí)務(wù)和宴會(huì)禮儀  5.喪事實(shí)務(wù)和吊唁禮儀  6.與社會(huì)團(tuán)體擴(kuò)大交往的準(zhǔn)備  7.禮品和賀卡的處理  8.捐贈(zèng)記錄的保存第十二章 辦公室用語(yǔ)  1.文員和口頭語(yǔ)言  2.敬語(yǔ)的使用  3.接待用語(yǔ)的使用  4.說(shuō)話的方法  5.聽話的方法  6.社交話題的選擇第十三章 印信、值班工作  1.印章的制發(fā)和使用  2.介紹信的保管和使用  3.電子簽名和電子印章的制作及使用  4.保密工作的范圍和內(nèi)容  5.值班工作的任務(wù)和要求第十四章 文書與檔案實(shí)務(wù)  1.公務(wù)文書的特點(diǎn)和作用  2.公務(wù)文書的種類和格式  3.文書處理的內(nèi)容和方法  4.文書管理的內(nèi)容和要求  5.檔案收集的對(duì)象和制度  6.立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和做法  7.檔案的保管和利用  8.文書歸檔新規(guī)則的內(nèi)容和方法第十五章 電子文檔實(shí)務(wù)  1.電子文檔的特征和類型  2.電子文件的收集和積累  3.電子文檔的傳輸  4.電子文件的整理和著錄  5.電子文檔的存儲(chǔ)  6.電子文件的歸檔  7.電子文檔的利用與管理附一：調(diào)查表附二：實(shí)務(wù)測(cè)試主要參考書目

章節(jié)摘錄

插圖：第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述1.辦公室的含義與職能1.1 辦公室的含義辦公室，一個(gè)常用的很普通的名詞，卻有著多種含義。顧名思義，辦公室是辦公的場(chǎng)所。辦公，是指管理人員和文職人員的日常工作，有辦公室、桌、椅，有文件、文具、電話、電腦和其他設(shè)備，工作的特點(diǎn)主要是腦力勞動(dòng)；場(chǎng)所，是指室內(nèi)，而不是露天操作，如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，也不是棚內(nèi)操作，如貨運(yùn)或養(yǎng)殖勞動(dòng)等。如果具體分析，辦公室有以下幾種不同的含義。（1）廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。（2）狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所。譬如：教師辦公室、護(hù)士辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、院長(zhǎng)辦公室等。（3）特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。級(jí)別高的又稱“辦公廳”。如：中共中央辦公廳、上海市人民政府辦公廳，中級(jí)的或基層的稱辦公室，如江蘇省昆山市人民政府辦公室、三星公司辦公室等。

編輯推薦

《辦公室實(shí)務(wù)》是陸瑜芳編寫的，由復(fù)旦大學(xué)出版社出版。

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