秘書辦公自動化實用教程

前言

2007年12月，浙江大學(xué)出版社邀請省內(nèi)外數(shù)十所開設(shè)文秘專業(yè)的高職高專院校的教學(xué)負(fù)責(zé)人召開了高職高專文秘專業(yè)教學(xué)及教材建設(shè)研討會。會議重點研討了當(dāng)前高職高專文秘專業(yè)建設(shè)、課程設(shè)置、招生就業(yè)、教材使用、工學(xué)結(jié)合課程改革等情況。大家一致認(rèn)為，教材建設(shè)是文秘專業(yè)建設(shè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，配合教學(xué)改革進(jìn)行教材改革已迫在眉睫。會議決定開發(fā)一套“高職高專文秘專業(yè)工學(xué)結(jié)合規(guī)劃教材”。針對高職高專文秘專業(yè)的實際情況，結(jié)合目前秘書職業(yè)崗位需求和工作特點，浙江大學(xué)出版社確定了新編高職高專文秘專業(yè)工學(xué)結(jié)合系列教材的基本原則。即：思想性、科學(xué)性和方法論相統(tǒng)一；先進(jìn)性和基礎(chǔ)性相統(tǒng)一；理論知識和實踐知識相統(tǒng)一；綜合性和針對性相統(tǒng)一；教材內(nèi)容與秘書職業(yè)崗位無縫接軌。同時根據(jù)高職秘書人才培養(yǎng)計劃，遵循“以夠用為度，以適用為則，以實用為標(biāo)”方針，以職業(yè)活動為導(dǎo)向，以職業(yè)技能為核心，突出項目化、任務(wù)驅(qū)動的教學(xué)特點，體現(xiàn)實用性、技能性、職業(yè)性、融趣味性和可讀性于一體的高職教育教學(xué)特色。本系列教材主編和編寫人員都是經(jīng)過精選的，主要選擇富有教學(xué)和教學(xué)改革實踐經(jīng)驗的高職高專院校秘書專業(yè)的教師或秘書專業(yè)研究人員來擔(dān)任。教材內(nèi)容組合新知識、新技術(shù)、新內(nèi)容、新案例、新材料，體現(xiàn)最新發(fā)展動態(tài)，具有前瞻性。編寫體例新穎，主次分明；概念明確、案例豐富，同時安排了大量的便于教學(xué)過程中操作的實訓(xùn)方案，并有配套的習(xí)題和教學(xué)課件。為了確保教材的編寫質(zhì)量，浙江大學(xué)出版社邀請了當(dāng)前國內(nèi)一流的文秘專業(yè)教學(xué)與研究方面的權(quán)威專家、學(xué)者對本套文秘專業(yè)工學(xué)結(jié)合改革教材進(jìn)行了認(rèn)真的審稿。專家們普遍給予了高度的肯定，同時也提出了很多寶貴的意見和建議，使得這套教材能更加完善。相信這是一套學(xué)生便于學(xué)習(xí)訓(xùn)練、教師便于教學(xué)指導(dǎo)的好教材。

內(nèi)容概要

本教材作為高等職業(yè)院校文秘專業(yè)的主干課程——辦公自動化的配套教材，旨在引導(dǎo)學(xué)生系統(tǒng)地了解和掌握辦公自動化軟硬件的基礎(chǔ)知識、基本操作方法和技巧，從而具備良好的計算機實際應(yīng)用能力和計算機文化素質(zhì)以及數(shù)字化辦公的技術(shù)思路。    本教材是編者基于近幾年對大量秘書崗位辦公自動化實際應(yīng)用狀況的深入調(diào)研編寫而成。編寫本書之前，編者曾對當(dāng)前企事業(yè)單位秘書人員辦公自動化軟硬件設(shè)備的應(yīng)用情況進(jìn)行了廣泛的調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上深入分析秘書職業(yè)崗位人員的辦公自動化能力要求。    本教材的軟件部分，尤其是Office軟件，在編寫過程中采用以實例導(dǎo)入，串起、整合軟件的具體功能，讓學(xué)生在制作作品、完成任務(wù)的過程中，真正獲得操作軟件的綜合能力；為適應(yīng)目前企業(yè)內(nèi)OA系統(tǒng)的普遍使用，教材專門加入了OA系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容。教材創(chuàng)新性地增加了計算機系統(tǒng)優(yōu)化、安全保護(hù)以及輔助秘書辦公相關(guān)軟件的基本操作方法等內(nèi)容。本教材硬件部分的編寫強調(diào)“夠用’’原則?；谟布N類及型號多樣性突出以及在實際工作中硬件使用上手較快的特點，本教材在硬件編寫時，側(cè)重于介紹各硬件的結(jié)構(gòu)（方便更換耗材以及簡單消缺等操作的學(xué)習(xí)）、基本使用方法以及維護(hù)保養(yǎng)等方面的知識。針對優(yōu)盤、移動硬盤、錄音筆等新型辦公設(shè)備在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，特別添加了這些設(shè)備的使用及維護(hù)保養(yǎng)等內(nèi)容。    本教材的編寫堅持從實際出發(fā)、學(xué)以致用的原則，強調(diào)能力為本、任務(wù)驅(qū)動。軟件篇和硬件篇安排上略有不同。軟件篇各模塊均采用從項目到任務(wù)的編排體例。硬件篇取消了項目背景和項目任務(wù)，但也盡量減少原理性知識的篇幅，側(cè)重介紹各硬件設(shè)備的使用和維護(hù)保養(yǎng)方法。教材編寫中充分考慮了高職學(xué)生的特點，力爭使教材有利于調(diào)動學(xué)生積極性，有利于教師組織教學(xué)活動。    為結(jié)合能力本位、工學(xué)結(jié)合的教學(xué)模式，強調(diào)學(xué)生辦公自動化能力的掌握，并突出秘書應(yīng)用情境，從而使學(xué)生能更好地適應(yīng)企事業(yè)單位對秘書人才辦公自動化能力的需求。本教材在內(nèi)容編寫以及實訓(xùn)任務(wù)的設(shè)置中，充分考慮企業(yè)秘書的實際情形，讓學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中逐步適應(yīng)企業(yè)，對秘書辦公自動化的要求。

書籍目錄

緒論  §1 信息時代與辦公自動化  §2 辦公自動化設(shè)備及軟件　§3 辦公自動化的發(fā)展歷程軟件篇　模塊一 文字處理軟件Word　　項目一 利用Word制作會議備忘錄　　　任務(wù)一 創(chuàng)建新文檔　　　任務(wù)二 保存和管理文檔　　　任務(wù)三 錄入與編輯文檔　　　任務(wù)四 格式化文檔　　項目二 利用Word設(shè)計制作產(chǎn)品說明書　　　任務(wù)一 插入藝術(shù)字　　　任務(wù)二 插入圖片　　　任務(wù)三 編輯圖片　　　任務(wù)四 插入自選圖形　　　任務(wù)五 使用文本框　　項目三 利用Word制作會議日程安排表　　　任務(wù)一 創(chuàng)建表格　　　任務(wù)二 編輯表格　　　任務(wù)三 設(shè)置單元格　　項目四 打印會議日程安排表，　　　任務(wù)一 頁面設(shè)置　　　任務(wù)二 打印預(yù)覽　　　任務(wù)三 文檔打印　　實訓(xùn)一　模塊二 演示文稿制作軟件PowerPoint　　項目一 利用PowerPoint制作一份打印機使用說明書　　　任務(wù)一 創(chuàng)建演示文稿　　　任務(wù)二 保存和管理演示文稿　　　任務(wù)三 編輯演示文稿　　　任務(wù)四 美化演示文稿　　項目二 利用PowerPoint制作一份產(chǎn)品市場調(diào)查報告　　　任務(wù)一 插入表格、圖片和圖表　　　任務(wù)二 插入自選圖形　　　任務(wù)三 插入音頻、視頻、Flash文件　　　任務(wù)四 插入超鏈接和動作按鈕　　　任務(wù)五 幻燈片切換和動畫效果　　　任務(wù)六 放映演示文稿　　項目三 演示文稿的打包及打印　　　任務(wù)一 演示文稿的打包　　　任務(wù)二 演示文稿的打印　　　實訓(xùn)二　模塊三 電子表格制作軟件Excel　　項目一 利用Excel制作員工培訓(xùn)日程安排表　　　任務(wù)一 創(chuàng)建工作簿文件　　　任務(wù)二 插入和編輯數(shù)據(jù)　　　任務(wù)三 修飾和美化數(shù)據(jù)表格　　項目二 利用Excel制作銷售統(tǒng)計分析表　　　任務(wù)一 調(diào)用系統(tǒng)函數(shù)　　　任務(wù)二 數(shù)據(jù)圖表化　　　任務(wù)三 頁面設(shè)置和打印　　項目三 在工資統(tǒng)計表中查詢和匯總數(shù)據(jù)　　　任務(wù)一 創(chuàng)建員工工資統(tǒng)計表　　　任務(wù)二 使用公式　……硬件篇

章節(jié)摘錄

插圖：四、辦公自動化對于文秘工作的意義辦公自動化就是利用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化，也就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最終實現(xiàn)提高決策效能的目的。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：1．建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的局域網(wǎng)系統(tǒng)和郵件系統(tǒng)，可使組織內(nèi)部的通信和信息交流方便、快捷、通暢。2．建立信息發(fā)布的平臺。在組織內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，通過電子公告、論壇、電子刊物等形式，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，方便員工及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。3．實現(xiàn)工作流程的自動化。企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部的局域網(wǎng)辦公系統(tǒng)可以實現(xiàn)實時監(jiān)控、跟蹤，能解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文件、各種審批、請示、匯報等，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。4．實現(xiàn)文檔管理等事務(wù)處理的自動化。這個功能可使各類文檔（包括各種文件、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并提供方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在相應(yīng)的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，傳統(tǒng)手工辦公的情況下，文檔的檢索也存在很大難度，非常不方便。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。5．輔助辦公。是指利用管理信息系統(tǒng)對各種辦公信息如會議、車輛、物品、圖書等進(jìn)行有效管理。日常事務(wù)性的辦公工作都可充分利用辦公自動化技術(shù)輔助辦公。

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韓玉芬主編的《秘書辦公自動化實用教程》作為高等職業(yè)院校文秘專業(yè)的主干課程——辦公自動化的配套教材，旨在引導(dǎo)學(xué)生系統(tǒng)地了解和掌握辦公自動化軟硬件的基礎(chǔ)知識、基本操作方法和技巧，從而具備良好的計算機實際應(yīng)用能力和計算機文化素質(zhì)以及數(shù)字化辦公的技術(shù)思路。文秘人員常用的辦公軟硬件雖然不斷更新，但其核心功能相對還是比較穩(wěn)定的，比如Office系列、通信軟件、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等，結(jié)合考慮各地各校教學(xué)的實際情況，本次修訂沒有采用最新版的辦公軟件，Office系列仍然基于2003版，硬件部分也是如此。

圖書封面

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