檔案管理學(xué)簡明教程

內(nèi)容概要

本書的引論，講述了檔案和檔案工作的概況，使讀者對檔案的屬性、價值、作用，以及檔案工作的性質(zhì)、基本原則等諸多問題有個基本的了解與認(rèn)識，為進(jìn)一步學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)管理知識奠定基礎(chǔ)。    從第1章到第8章，依次講解了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研等8個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管理知識。由于專門檔案和特殊體檔案的管理有其特殊性，所以第9章講解了人事檔案和會計檔案等專門檔案的管理，第10章講解了音像檔案和電子擋案等特殊載體檔案的管理。    全書既注重于檔案管理的基本理論和技術(shù)方法，也考慮到文秘專業(yè)的特點(diǎn)和需要，因而知識內(nèi)容全面而簡明。同時，各章附有閱讀資料、思考題、操作題和問答題，力圖反映出檔案管理的新情況與新成果，以加強(qiáng)學(xué)生分析問題和解決問題能力的培養(yǎng)。

書籍目錄

引論 檔案與檔案工作  第一節(jié) 檔案  第二節(jié) 檔案工作第一章 檔案的收集  第一節(jié) 檔案收集工作概述  第二節(jié) 檔案室的收集工作  第三節(jié) 檔案館的收集工作第二章 檔案的整理  第一節(jié) 檔案整理工作概述  第二節(jié) 區(qū)分全宗  第三節(jié) 全宗內(nèi)檔案的分類  第四節(jié) 立卷  第五節(jié) 案卷排列和案卷目錄編制第三章 檔案價值的鑒定工作概述  第一節(jié) 檔案價值鑒定工作概述  第二節(jié) 檔案價值鑒定的工作方法  第三節(jié) 檔案保管期限表  第四節(jié) 檔案鑒定工作制度第四章 檔案保管工作  第一節(jié) 檔案保管工作概述  第二節(jié) 保管工作的技術(shù)與方法  第三節(jié) 保管工作技能訓(xùn)練  第四節(jié) 全宗卷第五章 檔案統(tǒng)計工作  第一節(jié) 檔案統(tǒng)計工作概述   第二節(jié) 統(tǒng)計方法及步驟  第三節(jié) 檔案統(tǒng)計技能訓(xùn)練第六章 檔案檢索工作  第一節(jié) 檔案檢索工作概述  第二節(jié) 檢索技術(shù)與方法  第三節(jié) 檔案檢索技能第七章 檔案的得用工作  第一節(jié) 檔案利用工作概述  第二節(jié) 開展檔案利用工作的方式和途徑  第三節(jié) 開放檔案第八章 檔案的編研工作  第一節(jié) 檔案編研工作概述  第二節(jié) 編研工作方法  第三節(jié) 編研技能訓(xùn)練第九章 專門檔案管理  第一節(jié) 專門檔案概述  第二節(jié) 人事檔案管理  第三節(jié) 會計檔案管理第十章 特殊載體檔案管理  第一節(jié) 音像檔案管理  第二節(jié) 電子檔案管理

章節(jié)摘錄

　　三、立卷的方法　　立卷的具體方法，主要是了解文件的內(nèi)容及其形成過程，找出文件之間的共同點(diǎn)，把具有共同點(diǎn)的一組文件立成案卷。通常情況下，文件的共同點(diǎn)有六個方面，即問題、作者、名稱、時間、地區(qū)、通訊者，即通常所說的6個特征?！　?一)按問題立卷　　問題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作問題或涉及的人物、事件、事物等。同一問題的文件，可以組成一個案卷。　　由于各機(jī)關(guān)單位的工作總是貫徹有關(guān)的方針政策，處理和解決一定的問題，它所形成的文件，總是圍繞某一方面的問題而產(chǎn)生的。把相同問題的文件組合在一起，可以保持文件內(nèi)容方面的聯(lián)系，反映出一個活動的全貌，利用者可以按文件內(nèi)容所敘述的問題查找文件，便于檢索利用。因此，按問題立卷是一種最常用的主要的方法?！　?二)按作者立卷　　作者是指撰寫和制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個人。將屬于同一作者的文件組合成案卷，便于反映本機(jī)關(guān)的工作以及別的機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)的聯(lián)系。由于作者的職能和地位不同，按作者立卷，就自然地區(qū)分文件的重要程度和保存價值?！　?三)按名稱立卷　　將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。不同的文件名稱，反映了文件的不同效能和作用。按名稱立卷，也能較好地反映機(jī)關(guān)的工作活動，還可以適當(dāng)?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價值，是一種不可缺少的立卷方法?！　?四)按時間立卷　　就是按文件形成的時間或文件的內(nèi)容針對的時間，將屬于同一年度、季度或月份的文件分別組成案卷。一些時間針對性比較明顯的文件，如年度預(yù)算、季度計劃、月份統(tǒng)計報表等，通常是按文件內(nèi)容針對的時間立卷。　　(五)按地區(qū)立卷　　就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)(如省、市、縣、鄉(xiāng))的文件組成案卷，或者把同屬某一地區(qū)的作者的文件組成案卷?！　?六)按通訊者立卷　　將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)就某個問題或幾個問題的來往文書組成案卷?！　∥募g的聯(lián)系是錯綜復(fù)雜的，因此，往往不能只從文件某一方面的特點(diǎn)去組卷，應(yīng)該靈活地采用各種立卷方法，特別要善于結(jié)合運(yùn)用幾種立卷特征立卷。在實際工作中，只采用單一特征立成案卷是很少的，一般說來，運(yùn)用兩三個或三四個特征結(jié)合立成的案卷比較多?，F(xiàn)在人們在工作中，又總結(jié)出常用的分類方法：　　1．“一事一卷”。即“立小卷”，就是凡是一個問題、一次會議、一項工作、一起案件、一種活動形成的文件材料，不管頁數(shù)多少，只要保管價值相同，都可以單獨(dú)組成一卷?！　?．“四分四注意”。即分年度，注意文件內(nèi)容針對的時間；分級別，注意上下級文件之間的聯(lián)系；分問題，注意問題的聯(lián)系準(zhǔn)確，結(jié)合運(yùn)用文件的作者、名稱、時間、地區(qū)和通訊者特征；分保管價值，注意保持材料的完整性?！　×⒕頃r還應(yīng)當(dāng)考慮文件的重要程度、保存價值和文件的數(shù)量。對于反映本機(jī)關(guān)主要職能活動及有重要查考研究價值的文件，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)組卷，以便于日后的保管、移交和鑒定工作。案卷不宜太厚或太薄，以1至1．5厘米為宜。　　四、卷內(nèi)文件整理　　文件組成案卷后，還需要進(jìn)一步對卷內(nèi)文件進(jìn)行整理。具體工作內(nèi)容主要包括：卷內(nèi)文件排列和編號、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表?！　?一)卷內(nèi)文件的排列和編號　　對卷內(nèi)文件，要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件排列可采用按時間排列、按作者排列、按卷內(nèi)文件的重要程度排列、按問題排列、按地區(qū)排列、按文件名稱排列等方法。無論采取哪種方法排列，必須注意保持請示與批復(fù)、正件與附件、同一文件的各種不同稿本(正本、原稿、草案等)之間不可分離的聯(lián)系。卷內(nèi)文件排好之后，應(yīng)按統(tǒng)一方法給文件編上頁號，固定次序．以便查找利用和保護(hù)文件?！　?二)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表　　卷內(nèi)文件目錄放在卷首。它的作用是向利用者介紹卷內(nèi)文件的情況，便于查找卷內(nèi)文件，也能起到保護(hù)卷內(nèi)文件的作用。其項目包括順序號、文件作者、發(fā)文號、文件標(biāo)題、文件日期、所在頁號、備注。格式見下表：　　卷內(nèi)文件目錄　　┏━━━━┳━━━━━┳━━━━┳━━━━━━━┳━━━━┳━━━━━┳━━━━━　　┃順序號　┃文件作者　┃發(fā)文號　┃　　文件標(biāo)題　┃　日期　┃所在頁號　┃　　備注　┃　　┣━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━━━━╋━━━━╋━━━━━╋━━━━━　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　┃　　　　　　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　　┃　　┣━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━━━━╋━━━━╋━━━━━╋━━━━━　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　┃　　　　　　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　　┃　　┣━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━━━━╋━━━━╋━━━━━╋━━━━━　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　┃　　　　　　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　　┃　　┣━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━━━━╋━━━━╋━━━━━╋━━━━━　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　┃　　　　　　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　　┃　　┣━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━━━━╋━━━━╋━━━━━╋━━━━━　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　┃　　　　　　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　　┃　　┣━━━━╋━━━━━╋━━━━╋━━━━━━━╋━━━━╋━━━━━╋━━━━━　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　┃　　　　　　　┃　　　　┃　　　　　┃　　　　　┃　　┗━━━━┻━━━━━┻━━━━┻━━━━━━━┻━━━━┻━━━━━┻━━━━━　　卷內(nèi)文件目錄的填寫一般是逐件登記。順序號也就是卷內(nèi)文件的件號。有些文件的標(biāo)題如不能確切地反映文件的內(nèi)容，或無標(biāo)題，填寫時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫確切的標(biāo)題?！　淇急矸旁诎妇碜詈?，用以注明卷內(nèi)文件的基本情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況。備考表的項目主要有本卷情況說明、立卷人和檢查人員簽名、立卷時間。格式見下表：　　卷內(nèi)備考表　　本卷情況說明　　立卷人：　　檢查人：　　立卷時間　　本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫、簽名并標(biāo)注時間?！　×⒕砣耍河韶?zé)任立卷者簽名?！　z查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。　　立卷時間：填寫完成的立卷日期?！　∥濉妇矸饷娴木幠亢桶妇硌b封　　(一)案卷封面的編目　　卷內(nèi)文件整理完畢后，要以案卷為單位在封面上編目。主要項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號、檔號?！　∪诿Q相同于立檔單位的名稱?！　☆惸棵Q指全宗分類方案的第一級類目名稱?！　“妇眍}名即案卷標(biāo)題，是封面中最主要的項目，用來概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分。它為查找利用提供線索，也是編制各種檢索工具的基礎(chǔ)。擬寫標(biāo)題是檔案編目的主要內(nèi)容之一，是文書立卷人員和檔案管理人員的一項基本功。　　擬寫案卷標(biāo)題的基本要求：　　1．熟悉卷內(nèi)文件情況。擬寫案卷標(biāo)題不要倉促下筆，應(yīng)該從頭到尾看一遍，以熟悉卷內(nèi)文件的基本情況，理出頭緒?！　?．概括文件內(nèi)容要求文字簡練、表達(dá)準(zhǔn)確。當(dāng)文件內(nèi)容比較單一時，直書標(biāo)題，簡便易行。當(dāng)文件內(nèi)容和成分比較復(fù)雜時，標(biāo)題就應(yīng)該概括一些。要求做到：利用者一看標(biāo)題就知道卷內(nèi)是一些什么文件，起到“引路”作用?！　?．標(biāo)題結(jié)構(gòu)力求完整。案卷標(biāo)題的一般結(jié)構(gòu)是：　　作者——問題(事由)——文種(名稱)　　必要時還須標(biāo)出地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時間。

媒體關(guān)注與評論

　　編寫一本主要供文秘專業(yè)學(xué)生使用的檔案管理學(xué)教材是我的夙愿?！　∧壳耙呀?jīng)出版和正在使用的檔案管理學(xué)教材有許多種，大多供檔案專業(yè)學(xué)生使用，一般不太適合文秘專業(yè)。文秘專業(yè)的學(xué)生，為適應(yīng)今后工作的需要，應(yīng)該了解和掌握檔案管理的基本理論和技能，有較強(qiáng)的實際操作能力，并將側(cè)重于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案管理工作。正是出于這樣的考慮，所以在寧波召開的文秘專業(yè)教材編寫會議上，確定編寫檔案管理學(xué)新教材。　　本書在檔案管理的理論和技術(shù)方面，對闡釋的內(nèi)容有所取舍，篇幅也略小了一些，故書名定為《檔案管理學(xué)簡明教程》?！　榱耸咕帉懙慕滩暮喢?，既能適合文秘專業(yè)使用，又能反映出檔案管理的新情況和增強(qiáng)學(xué)生動腦動手能力，除了在篇章結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上作了比較精心的安排外，同時也對參編人員進(jìn)行了較為認(rèn)真的組織安排。寧波工程學(xué)院的陳武英副教授、天津師范大學(xué)的曾永仁副教授、湖州檔案館的沈楚琴副研究館員，在繁忙的工作中，抽出時間參加了本書的編寫。此外，金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院的趙俞凌和陳清、衢州職業(yè)技術(shù)學(xué)院的章俐和我校的鈕綺也積極地參與了編寫。在此，謹(jǐn)對參加編寫的各位同仁以及付出努力的其他同志，表示衷心的謝忱。本書在編寫過程中，利用了一些同行的研究成果，對他們表示深深的謝意?！　【帉憰r的初衷，是想使該書在理論與實踐、動腦與動手、傳統(tǒng)與改革等諸多方面能夠很好地結(jié)合起來。由于對情況的了解尚不夠全面，時間倉促，水平所限，可能難以達(dá)到預(yù)期的設(shè)想。敬請同仁不吝指教。

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