秘書實務(wù)

前言

　　隨著社會以及信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)對秘書相關(guān)人才的需求日益增加，對秘書從業(yè)技能的要求也日益提高，文秘專業(yè)以及行政管理、工商管理、傳播學(xué)、檔案學(xué)、公共關(guān)系、英語等各個相關(guān)專業(yè)的學(xué)生參加秘書國家職業(yè)技能鑒定的人數(shù)一直以來居高不下。同時，各個院校的專業(yè)老師一直在積極探索，使課程不斷改進(jìn)，教學(xué)和實訓(xùn)手段不斷提高，力爭實現(xiàn)人才培養(yǎng)與社會需求的接軌?！　≈醒霃V播電視大學(xué)出版社在出版秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程的基礎(chǔ)上，組織專家和經(jīng)驗豐富的教師策劃并編寫了秘書“雙證”教育系列教材，主要包括《秘書實務(wù)》、《秘書應(yīng)用寫作》、《辦公自動化應(yīng)用》、《信息與檔案管理》、《秘書禮儀》、《秘書綜合實訓(xùn)》。這些教材是眾多秘書及相關(guān)專業(yè)的教師、培訓(xùn)師在秘書職業(yè)資格考試培訓(xùn)與秘書教育、教學(xué)中長期努力探討、調(diào)研，不斷實踐、總結(jié)教學(xué)體會的結(jié)晶，既保證理論知識能用、夠用，又促使、引導(dǎo)課內(nèi)實訓(xùn)達(dá)到崗位模擬、環(huán)境模擬和任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)，使學(xué)生在學(xué)習(xí)期間不斷向職業(yè)目標(biāo)前進(jìn)，從而為就業(yè)做好知識與技能的充分準(zhǔn)備?！　”鞠盗薪滩囊罁?jù)《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合人才需求的最新發(fā)展，把職業(yè)取證所需要的知識和技能轉(zhuǎn)化到日常學(xué)習(xí)和訓(xùn)練中，使學(xué)習(xí)者能夠更好地理解、把握自己的職業(yè)目標(biāo)并提高技能操作水平，使教育者能夠更好地把握專業(yè)教學(xué)體系與職業(yè)技能培訓(xùn)的結(jié)合點，也為社會上的自學(xué)成才者提供一套帶有工具性質(zhì)的工作學(xué)習(xí)用書，從而推動我國秘書職業(yè)教育與職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)接軌，與社會人才需求接軌。

內(nèi)容概要

　　《秘書實務(wù)》是文秘及相關(guān)專業(yè)一門重要的專業(yè)基礎(chǔ)課程，這門課程應(yīng)用性強，要求從秘書工作實際出發(fā)，通過介紹秘書實務(wù)的各項工作內(nèi)容、基本要求、操作規(guī)范、實施程序以及注意事項等，使學(xué)生了解秘書實務(wù)的工作方法和技巧，具備從事現(xiàn)代通用秘書工作的素質(zhì)和能力，達(dá)到各企事業(yè)單位、社會團(tuán)體的辦公室人員相應(yīng)崗位的要求，進(jìn)而使秘書專業(yè)的學(xué)生具備過硬的職業(yè)能力和較高的操作水平。主要內(nèi)容包括辦公室事務(wù)管理、會議管理、商務(wù)文書運用及信息管理、差旅安排、商務(wù)活動組織與管理、秘書溝通與協(xié)調(diào)、秘書財務(wù)管理等。

書籍目錄

第一章　秘書職業(yè)形象塑造第一節(jié)　秘書的著裝規(guī)范一、著裝的原則和規(guī)范二、男士著裝禮儀三、女士著裝禮儀第二節(jié)　秘書的妝容一、儀容禮儀二、化妝規(guī)范第三節(jié)　秘書的舉止行為規(guī)范一、姿態(tài)的規(guī)范二、手勢的運用三、表情語第四節(jié)　秘書的語言談吐一、語言談吐的藝術(shù)二、言談的注意事項第二章　辦公室事務(wù)管理工作第一節(jié)　辦公環(huán)境的維護(hù)和管理一、辦公室環(huán)境的構(gòu)成二、辦公環(huán)境的維護(hù)和管理三、辦公環(huán)境的基本要求和安全檢查第二節(jié)　辦公室電話工作一、樹立良好的電話形象二、常用的電話禮儀三、接打電話工作過程描述第三節(jié)　接待工作一、接待工作原則二、接待工作過程描述第四節(jié)　辦公程序管理與時間管理一、辦公程序管理二、時間管理第五節(jié)　辦公用品的管理一、常用辦公用品二、辦公用品的訂購三、辦公用品的存儲管理四、辦公用品的發(fā)放五、辦公資源的調(diào)配六、辦公用品節(jié)約使用的措施第六節(jié)　值班工作一、值班工作的主要內(nèi)容二、值班工作的要求三、值班工作的過程描述第七節(jié)　印信管理一、印章的管理二、介紹信的管理第八節(jié)　郵件信函的處理一、郵件的簽收二、郵件的分送傳閱三、郵件的寄發(fā)第九節(jié)　處理突發(fā)事件一、突發(fā)事件的種類二、突發(fā)事件的處理原則三、突發(fā)事件的預(yù)防措施四、突發(fā)事件的應(yīng)對措施五、突發(fā)事件處理的工作流程第三章　會議管理第一節(jié)　會議工作概述一、會議的內(nèi)涵二、會議的原則三、會議的類型?、會議成本分析與計算第二節(jié)　會議準(zhǔn)備工作一、會議策劃方案二、會議籌備方案三、會議時間的安排四、會議地點的確定五、會議文件資料的準(zhǔn)備六、會場的布置七、會議所需物品與設(shè)備的準(zhǔn)備八、會議食宿與交通娛樂的安排九、會議經(jīng)費的預(yù)算十、會議突發(fā)事件的處理十一、遠(yuǎn)程視頻會議的組織第三節(jié)　會中管理工作一、會前檢查二、組織簽到和登記三、會議記錄工作四、會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作五、會議信息與通訊工作六、會議協(xié)調(diào)配合工作第四節(jié)　會后組織與服務(wù)一、會議返程工作二、會議經(jīng)費收款與結(jié)算三、會議材料的整理四、會議工作的總結(jié)五、會議效果的評估工作六、會議決議的催辦和反饋第四章　文書運轉(zhuǎn)與信息管理第一節(jié)　文書運轉(zhuǎn)概述一、應(yīng)用文書的含義與分類二、通用公文的格式第二節(jié)　收文辦理與發(fā)文辦理一、收文與發(fā)文的內(nèi)涵與原則二、收文辦理三、發(fā)文辦理第三節(jié)　信息工作概述一、信息與信息分類二、信息資源與信息系統(tǒng)第四節(jié)　信息管理工作一、信息管理內(nèi)涵與原則二、信息管理流程第五章　商務(wù)活動第一節(jié)　商務(wù)談判工作一、商務(wù)談判的內(nèi)容與特點二、商務(wù)談判的類型三、商務(wù)談判的環(huán)境四、談判人員的構(gòu)成五、商務(wù)談判的程序六、商務(wù)談判的策略第二節(jié)　商務(wù)談判中秘書的工作一、談判前的準(zhǔn)備二、談判中的工作三、談判后的服務(wù)第三節(jié)　商務(wù)活動的組織與安排一、開放參觀活動的組織安排二、宴請活動的安排三、簽字儀式的組織與準(zhǔn)備四、典禮活動的組織與準(zhǔn)備五、信息發(fā)布會的組織與準(zhǔn)備六、大型商務(wù)活動的組織協(xié)調(diào)第六章　差旅安排第一節(jié)　了解商務(wù)旅行的基本情況一、了解商務(wù)旅行的基本目的二、了解商務(wù)旅行的地點三、了解商務(wù)旅行的時間四、了解商務(wù)旅行的人員安排五、了解商務(wù)活動的其他參加者第二節(jié)　國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備一、交通工具和酒店的選擇、預(yù)訂二、商務(wù)旅行計劃和日程表的制訂三、商務(wù)旅行資料、文件和用品的準(zhǔn)備四、國內(nèi)旅行注意事項第三節(jié)　國外商務(wù)旅行的準(zhǔn)備一、出國手續(xù)的辦理二、旅行國家基本資料的收集三、出國旅行的注意事項第七章　溝通與協(xié)調(diào)第一節(jié)　溝通的概念與過程一、溝通的概念二、溝通的過程第二節(jié)　溝通的類型一、自我溝通二、人際溝通三、組織溝通四、公共場合溝通五、媒體溝通六、跨文化溝通第三節(jié)　沖突與有效溝通一、沖突的定義和類型二、沖突的處理方式三、有效溝通的原則第四節(jié)　秘書溝通的特點與原則一、溝通的內(nèi)容二、溝通的特點和原則三、與上司溝通的技巧第八章　秘書財務(wù)常識第一節(jié)　財會知識一、會計基本流程二、出納工作流程三、零用現(xiàn)金與票務(wù)處理第九節(jié)　稅務(wù)常識一、稅收基本特征與種類二、稅務(wù)處理第三節(jié)　金融常識一、貨幣與信用二、社會保險三、我國金融機構(gòu)體系參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　?。ㄋ模┴Q大拇指　　在我國，豎大拇指是積極的信號，通常指高度的稱贊，但在希臘則表示讓對方滾蛋。在新西蘭、澳大利亞也有惡意罵人的含義?！　。ㄎ澹癡”字手勢　　右手食指、中指向外伸出，掌心向外，構(gòu)成英文字母“V”字，是英國首相丘吉爾在二戰(zhàn)中首次使用，代表勝利的意思；但在希臘等國家這卻是侮辱的手勢；而如果掌心向內(nèi)在英國、澳大利亞、新西蘭等英語國家就是侮辱的手勢?！　。┲更c自己　　不要使用右手食指或者大拇指，顯得很粗俗。與外賓談話涉及自己時，可以伸出右手，手指并攏，手掌朝向身體，按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內(nèi)在修養(yǎng)?！　∥覀兊囊恍┝?xí)慣性的手勢在涉外場合最好不要用，否則容易引起誤解或造成失禮。如用右手食指甚至大拇指指人、指路、指示某種事物都是失禮的。與阿拉伯國家等信仰伊斯蘭教的人交往忌用左手，因為他們認(rèn)為左手是不潔凈的。三、表情語表情也是一種溝通的語言。在涉外活動中，秘書人員的待人態(tài)度和表情更為重要。秘書的表情應(yīng)自然、鎮(zhèn)定、平和，不過分外露?！　。ㄒ唬┪⑿Α　∥⑿κ侨穗H溝通最好的橋梁，是待人接物最基本的表情。微笑應(yīng)是發(fā)自內(nèi)心的，真誠友好地對待每一個人就會經(jīng)常微笑。當(dāng)心情不好時要學(xué)會控制自己的情緒，露出“職業(yè)性”的微笑。這并不是虛偽，而是體現(xiàn)了秘書的敬業(yè)精神。因為工作時我們代表的是組織而不僅僅是自己。要注意自己的笑“相”和“度”，是微笑，而不是整天哈哈大笑，也不必非得露幾顆牙，只要笑得自然親切讓人舒服即可。　?。ǘ┠抗狻　　把劬κ切撵`的窗戶”，目光也是構(gòu)成面部表情的一個重要因素。在日本、印度、柬埔寨等亞洲和非洲國家忌盯視對方眼睛，但在法國、意大利、拉美及中東國家眼神是表示誠摯專一的。在國際通行的禮儀中，要求談話的大部分時間要注視對方。如果一個人與人交往時總看別處而不注視對方會給人消極的印象，如不自信、心虛甚至不誠實。不論中外，日光游移不定的人都不會給人以信任感。

圖書封面

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