會務組織

內(nèi)容概要

張麗編著的《會務組織》在借鑒其他同類教材的基礎上，以企業(yè)秘書工作實踐為導向，以培養(yǎng)文秘專業(yè)學生的辦會操作能力和職業(yè)素養(yǎng)為主旨，采用循環(huán)遞進的項目課程的設計模式，徹底打破了傳統(tǒng)教材的按“會前”、“會中”、“會后”的流程章節(jié)設計，選取了五個典型的公司常見會議為會務工作項目，這五個典型工作項目的選擇是從簡單到復雜，由小會到大會，由內(nèi)部到外部，由狹義的概念到廣義的概念，會務工作側(cè)重點從組織與服務到策劃與實施，遵循了學生學習循序漸進的規(guī)律。在將來的實際工作中，學生從最初的前臺接待崗位到部門文員到公司秘書工作崗位，對其辦會能力的要求也是逐漸提高的。學生通過本教材的操作訓練，可以解決傳統(tǒng)會務教材學習中“知道”與“會做”的脫節(jié)問題，從而能夠勝任公司一般的會務組織工作。

書籍目錄

項目準備
項目一 安排例會
 任務一 準備例會
 環(huán)節(jié)1 編制議程表
 環(huán)節(jié)2 預訂會議室
 環(huán)節(jié)3 發(fā)送會議通知
 環(huán)節(jié)4 準備文件資料
 任務二 組織與引導會議
 環(huán)節(jié)1 會議簽到
 環(huán)節(jié)2 做會議記錄
 環(huán)節(jié)3 提供會間服務
 環(huán)節(jié)4 提示會議按計劃進行
 任務三 清理會場
 環(huán)節(jié)1 清退會議文件資料
 環(huán)節(jié)2 整理會議室
項目二 組織研討會
 任務一 擬辦研討會
 環(huán)節(jié)1 編制日程表
 環(huán)節(jié)2 制發(fā)會議通知
 環(huán)節(jié)3 布置會場
 環(huán)節(jié)4 制作會議證件和標識
 環(huán)節(jié)5 安排會間食宿
 環(huán)節(jié)6 準備會議資料、用品
 任務二 組織與服務會議
 環(huán)節(jié)1 會議報到
 環(huán)節(jié)2 會議現(xiàn)場服務
 環(huán)節(jié)3 編發(fā)會議簡報
 環(huán)節(jié)4 安排集體合影，編印通訊錄
 任務三 總結(jié)會議
 環(huán)節(jié)1 安排返程
 環(huán)節(jié)2 整理會議文件資料
 環(huán)節(jié)3 會議總結(jié)
項目三 舉辦公司年會
 任務一 籌備年會
 環(huán)節(jié)1 擬訂年會方案
 環(huán)節(jié)2 布置會場
 任務二 服務與協(xié)調(diào)會議
 環(huán)節(jié)1 會議禮儀服務
 環(huán)節(jié)2 組織頒獎、娛樂、宴請等活動
 環(huán)節(jié)3 會議現(xiàn)場協(xié)調(diào)
 任務三 善后工作
 環(huán)節(jié)1 結(jié)算報銷會議費用
 環(huán)節(jié)2 會議總結(jié)
項目四 召開新聞發(fā)布會
 任務一 籌辦新聞發(fā)布會
 環(huán)節(jié)1 確定發(fā)布會主題和流程
 環(huán)節(jié)2 制發(fā)邀請函（或請柬）
 環(huán)節(jié)3 人員安排
 環(huán)節(jié)4 布置發(fā)布會現(xiàn)場
 環(huán)節(jié)5 準備發(fā)布會材料
 任務二 現(xiàn)場應酬與協(xié)調(diào)
 環(huán)節(jié)1 處理會中突發(fā)事件
 環(huán)節(jié)2 現(xiàn)場應酬與協(xié)調(diào)
 任務三 會后信息溝通
 環(huán)節(jié)1 編寫新聞稿
 環(huán)節(jié)2 總結(jié)會議
項目五 策劃公司周年慶典
 任務一 籌劃慶典活動
 環(huán)節(jié)1 策劃慶典
 環(huán)節(jié)2 成立會務籌備機構
 環(huán)節(jié)3 發(fā)布會議信息
 環(huán)節(jié)4 與上司溝通會議情況
 任務二 服務、溝通與協(xié)調(diào)活動
 環(huán)節(jié)1 接待、服務與協(xié)調(diào)
 環(huán)節(jié)2 信息溝通與服務
 環(huán)節(jié)3 處理突發(fā)事件
 任務三 總結(jié)評估活動
參考文獻

章節(jié)摘錄

版權頁：插圖：知里詳細標明了會場路線圖，但經(jīng)歷了前車之鑒的她覺得應該站在與會者的角度周到地考慮問題，僅僅在會議通知中說明會址是不夠的，為了使與會人員到達會址后，能夠順利找到會場，在布置會場時，鐘苗和其他負責會務工作的同事還繪制會場電子地圖并在現(xiàn)場設置了一些會場標識。為了保證與會人在不熟悉的環(huán)境里及時參加會議，一份簡單的會議地圖是必不可少的，它不僅能節(jié)省與會人找會議室的時間，也能使會前一系列工作都順利開展。鐘苗找會議地點負責人拿到會場的地圖，借助已有的資源提供大致的信息，開始自己考察，將需要的所有資源都實地考察清楚，審視地圖所標示的會議地點周圍設施的準確性，如茶水間、洗手間的位置等，大致觀察每個會議室的基本情況如會議室大小是否差不多，大概能坐多少人等。然后根據(jù)現(xiàn)場考察情況繪制會場地圖，將需要用到的區(qū)域突出顯示，所需配套設施用指定的圖標明確標識。地圖繪制完成后鐘苗自己先打印了一份給其他會務人員傳閱完善。大家又對地圖上會議室的安排使用連續(xù)編號以便于與會人尋找、整個地圖的繪制方向要更人性化等方面提出修改意見。同時鐘苗打算在與會人員下車處，張貼會場路線圖；在會場的大門口或一些轉(zhuǎn)彎處等，安排會務服務人員，指引路線。指示牌上內(nèi)容使與會者一目了然，擺放時，注意在與會者下車的地方、轉(zhuǎn)彎處、路口處等容易走錯的地方均要擺放。因張貼標識的地點在制作指引牌時已確定，所以安排會務人員小張一個人制作和張貼指引標識。鐘苗提醒小張指引標識的粘貼位置及各標識之間的距離要充分結(jié)合人們的行為習慣，把標識粘貼在人們拐彎最容易看到的墻壁，在直性路線中貼右行方向。小張在粘貼指引牌時用透明膠帶挽成環(huán)行貼在指引標識背面，盡量統(tǒng)一粘貼的高度，她在粘貼的過程中還帶了一本便簽紙，一旦發(fā)現(xiàn)有個別標識缺失，就立即把標識記在兩張便簽紙上，其中一張粘在需要粘貼標識的墻壁上，以便在補充標識時能快速找到需要粘貼的地點；另外一張保存，方便制作缺失的標識。指引標識張貼好以后鐘苗沒有忘記通知物業(yè)及清潔工在會議結(jié)束前不要將標識撕掉。鐘苗又交代小張在研討會最后一個議題開始后便可以將指引標識按張貼順序撕掉，對撕掉的標識做好回收工作。

編輯推薦

《會務組織》是全國職業(yè)院校商務文秘類專業(yè)“十二五”規(guī)劃教材,工作過程導向的項目課程系列教材之一。

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